Przyjmowanie towarów

Przejdź do:

• Czym jest przyjęcie do magazynu?
• Zaawansowane: Jak działa przyjęcie do magazynu? 
  • Koncepcja 1: Produkty należące do kupującego
  • Koncepcja 2: „Przyjmij jako” pozycję magazynową
  • Koncepcja 3: Produkty wzorcowe
    • Szczegółowe omówienie: Jak produkty wzorcowe i zamienniki przyspieszają przyjęcie do magazynu
• Przewodnik: Jak przyjmować towary do magazynu
• Zwrot towaru do dostawcy

Przyjęcie do magazynu

Gdy otrzymujesz dostawę powiązaną z Zamówieniem Zakupu, możesz użyć PurchasePlus, aby „przyjąć” towary (tj. cyfrowo odnotować otrzymane pozycje i ilości), dzięki czemu wiesz, kiedy Twoje Zamówienie Zakupu zostało zrealizowane, i możesz bez obaw opłacić Fakturę Dostawcy. Ta funkcja jest standardem w niemal każdej konfiguracji PurchasePlus.

Użytkownicy naszego opcjonalnego modułu Magazyn mogą pójść o krok dalej i wybrać opcję „Przyjmij towary do magazynu”, co oznacza, że ilości Pozycji Magazynowych w określonej Lokalizacji Magazynowej są aktualizowane automatycznie, a nowo przyjęte towary mogą być natychmiast widoczne w Raportach, używane w Przesunięciach, liczone podczas Inwentaryzacji lub ponownie zamawiane w ramach Zapotrzebowania z lokalizacji magazynowej.

Jak to działa

Aby zharmonizować zdecentralizowaną, nastawioną na efektywność platformę zakupową PurchasePlus ze szczegółową kontrolą zapasów wymaganą przez kierowników magazynów, wprowadziliśmy na naszej platformie trzy ważne koncepcje:

1. Kwalifikowalność pozycji magazynowej
2. „Przyjmij jako”
3. „Produkty wzorcowe” i dopasowywanie produktów

Zalecamy, aby każdy Użytkownik Magazynu zapoznał się z tymi trzema zasadami przed przystąpieniem do Przyjmowania Towarów do Magazynu.

Koncepcja 1: Kwalifikowalność pozycji magazynowej

Gdy pomyślnie Przyjmiesz Towary do Magazynu, skutkiem jest zwiększenie stanu Twoich Pozycji Magazynowych (tj. wzrost ilości) w określonej Lokalizacji Magazynowej:

W PurchasePlus Pozycje Magazynowe muszą być:

1. Produktami, które są „własnością” Twojej Organizacji — tj. są Produktami „będącymi własnością kupującego”.
2. Produktami z Opakowaniem Sprzedażowym wynoszącym „Pojedyncza sztuka (Each of 1)”.

Odnośnie Punktu 1 powyżej, oznacza to, że nie możesz utrzymywać Produktów należących do dostawcy jako Pozycji Magazynowych. Ma to na celu uniknięcie sytuacji, w której Dostawca mógłby zaktualizować swój Produkt, zmieniając jego nazwę, Opakowanie Sprzedażowe lub Jednostkę Miary, co wpłynęłoby na Twoje Poziomy Zapasów i Wyceny poza Twoją kontrolą. 

To ograniczenie sprawia, że szczegółowa i ścisła kontrola nad Magazynem jest możliwa od ręki, ale Tworzenie oraz Zarządzanie Pozycjami Magazynowymi może wymagać od Kupujących nieco czasu podczas wstępnej konfiguracji. Sam proces jest jednak prosty, a nasz zespół zawsze służy pomocą. 

Koncepcja 2: „Przyjmij jako”

Podczas Przyjmowania Towarów do Magazynu częstym scenariuszem jest sytuacja, w której Odbierane Towary są bardzo zbliżone, ale nie identyczne z Pozycjami Magazynowymi prowadzonymi w Twoim Magazynie. 

Prosty przykład: możesz zdecydować się na prowadzenie ogólnej pozycji magazynowej „Pomidor”. Kiedy zamawiasz pomidory u swojego Dostawcy, może on przesłać:

• Pomidor rzymski
• Pomidor malinowy
• Pomidor gałązka

...z których każdy możesz Przyjąć jako swoją pozycję magazynową „Pomidor”, aby zwiększyć jej Poziom Zapasów. Podczas procesu Przyjęcia to wyłącznie od Ciebie zależy, które pozycje Przyjmiesz jako daną Pozycję Magazynową; możliwe jest nawet Przyjęcie niepowiązanych pozycji (np. „Puszka napoju gazowanego”) jako Twojej Pozycji Magazynowej (np. „Pomidor”) i zwiększenie jej stanu.

WSKAZÓWKA: Nadawaj swoim Pozycjom Magazynowym dość ogólny charakter, aby zapewnić elastyczność i szybkość podczas procesu Przyjęcia.

Bez obaw — nie musisz ręcznie wybierać odpowiednich Pozycji Magazynowych do opcji Przyjmij jako podczas procesu przyjęcia. PurchasePlus inteligentnie zasugeruje i wstępnie uzupełni Pozycje Magazynowe, które ściśle odpowiadają pozycjom dostarczonym przez Dostawcę, aby przyspieszyć Twoją pracę.

Dowiedz się więcej o tej strategii dopasowywania w następnej sekcji.

Koncepcja 3: Produkty wzorcowe i dopasowywanie produktów

PurchasePlus przechowuje w swojej bazie danych miliony produktów należących do Kupujących i Dostawców. Ponadto wewnętrznie zarządzamy obszerną listą „Produktów wzorcowych”, których jesteśmy „właścicielami”. Czasami zobaczysz Produkty z Właścicielem oznaczonym jako „Marketboomer” — to firma stojąca za PurchasePlus!

Produkty będące własnością Kupujących (np. Pozycje Magazynowe) lub Produkty należące do Dostawców mogą zostać „Dopasowane” do jednego z naszych Produktów Wzorcowych przez nasz zespół ekspertów:

Umożliwia to Kupującym:

• Dostęp do porównywania cen w czasie rzeczywistym dla tej samej pozycji sprzedawanej przez wielu Dostawców (np. podczas tworzenia Zapotrzebowania),
• Tworzenie efektywnych List Zakupowych, które są łatwe w obsłudze dla użytkowników w ich Organizacji, oraz
• Przyspieszenie procesu Przyjęcia do Magazynu.

Szczegółowe omówienie: Jak produkty wzorcowe i zamienniki przyspieszają przyjęcie do magazynu

Przyjęcie do Magazynu wiąże się ze złożonym „przypisaniem”:

1. Pozycji Magazynowej, której stan chcesz zwiększyć w swoim Magazynie, do
2. Rzeczywistego, unikalnego Produktu, który przesłał Twój Dostawca.

Sposób, w jaki PurchasePlus ułatwia to przypisanie bez konieczności ręcznego przypisywania przez użytkownika Pozycji Magazynowej do każdego Produktu na Zamówieniu Zakupu, opiera się na Produktach Dopasowanych do Wzorca oraz Produktach Będących Zamiennikami.  

• Produkty wzorcowe: Jeśli Twoje Pozycje Magazynowe zostały dopasowane do Produktu Wzorcowego przez nasz zespół ORAZ Twoi Dostawcy mają oferty cenowe na ten Produkt Wzorcowy, wówczas po zamówieniu Produktu Wzorcowego (na przykład w ramach Zapotrzebowania z Listy Zakupowej) dopasowana Pozycja Magazynowa zostanie automatycznie wybrana podczas Przyjmowania tej dostawy do Magazynu.
• Produkty zamienne: jak wspomniano powyżej, Pozycja Magazynowa musi mieć Opakowanie Sprzedażowe „Pojedyncza sztuka (Each of 1)”. Jednak Produkt Twojego Dostawcy może być sprzedawany w kartonie po 24 sztuki. W naszym systemie są one traktowane jako różne Produkty, ale można je „powiązać” na potrzeby Przyjęcia do Magazynu, tworząc Relację Produktu Zamiennego. 

Jeśli Przyjmujesz dostawę do Magazynu i między Produktem Dostawcy a Twoją Pozycją Magazynową nie ma dopasowania do Produktu Wzorcowego ani Relacji Produktu Zamiennego, PurchasePlus dołoży wszelkich starań, aby zasugerować inne dopasowania (w oparciu o szereg czynników, takich jak podobieństwo Produktów). Zaleca się jednak dokładne przejrzenie dopasowań, a nawet ręczne Wybranie Pozycji Magazynowej (lub Utworzenie zupełnie nowej Pozycji Magazynowej) samemu. Gdy zrobisz to po raz pierwszy, nasz system automatycznie utworzy Relację Produktu Zamiennego i zapamięta ją na potrzeby przyszłych zadań Przyjęcia do Magazynu!

Przyjmowanie towarów do magazynu

Przyjęcie do Magazynu rozpoczyna się od Utworzenia nowego Dokumentu Przyjęcia PZ. W PurchasePlus Dokumenty Przyjęcia muszą być tworzone na podstawie Zamówień Zakupu; nie ma możliwości utworzenia Dokumentu Przyjęcia bez powiązania z Zamówieniem Zakupu. 

Do utworzenia nowego Dokumentu Przyjęcia:

Krok 1: Przejdź do [Zamówienia Zakupu] → [Pokaż wszystkie] z bocznego paska nawigacji. Kliknij ikonę [Ciężarówki] w kolumnie Dokument PZ, aby utworzyć Dokument Przyjęcia do danego Zamówienia Zakupu:

Krok 2: Wybierz [Przyjmij do magazynu]:

...i wypełnij pola, które się pojawią:

• „Docelowa lokalizacja magazynowa” to Lokalizacja Magazynowa, w której stany Pozycji Magazynowych zostaną zwiększone.
• „Przyjmij wszystkie oczekujące pozycje” oznacza, że każda pozycja na Dokumencie Przyjęcia zostanie wstępnie wypełniona pozostałą ilością oczekującą na przyjęcie. Przed sfinalizowaniem Dokumentu Przyjęcia nadal warto ręcznie sprawdzić każdą pozycję.
• „Data fizycznego przyjęcia” oznacza datę fizycznego otrzymania Towarów, ponieważ często może ona różnić się od daty utworzenia Dokumentu Przyjęcia.

Po wypełnieniu tych trzech pól kliknij [Utwórz Dokument Przyjęcia].

Krok 3: Wyświetlona strona to Roboczy Dokument Przyjęcia PZ. Zalecamy dokładne sprawdzenie każdej Pozycji na Dokumencie Przyjęcia, aby upewnić się, że zarówno Ilość przyjmowanych pozycji, jak i Pozycja Magazynowa, jako którą przyjmujesz każdy towar, są prawidłowe:

Jeśli w Kroku 2 wybrano „Przyjmij wszystkie oczekujące pozycje”, może być konieczna zmiana Ilości Towarów do Przyjęcia w przypadku dostawy w nadmiarze lub niekompletnej.

Jeśli chcesz wybrać inną Pozycję Magazynową niż ta wybrana automatycznie przez PurchasePlus, najpierw kliknij przycisk [Opcje zaawansowane] przy danej Pozycji (patrz obrazek poniżej). Uwaga: Jeśli przyjmujesz tę Pozycję Magazynową po raz pierwszy, musisz najpierw Utworzyć Nową Pozycję Magazynową.

Następnie kliknij ikonę Kosza, aby wyczyścić wybór:

Na koniec pojawi się monit o wybranie pozycji z listy Sugerowane Pozycje lub Wyszukanie konkretnej Pozycji Magazynowej:

Kliknij [Zastosuj zmiany]. 

Krok 4: Kliknij [Oznacz jako przyjęte], aby sfinalizować Dokument Przyjęcia. Wskazane Pozycje Magazynowe zostaną zwiększone o Przyjętą Ilość w docelowej Lokalizacji Magazynowej za pośrednictwem Przesunięcia typu Przyjęcie Magazynowe.  

Uwaga: Kiedy w danej Lokalizacji Magazynowej trwa Inwentaryzacja, Przesunięcia Przyjęcia do Magazynu nie są realizowane automatycznie. Zamiast tego użytkownicy muszą zlokalizować Przesunięcie Przyjęcia do Magazynu i ręcznie kliknąć [Oznacz jako zakończone], gdy będą na to gotowi.

Po Zakończeniu Inwentaryzacji Przyjęcia do Magazynu są ponownie wykonywane automatycznie.

Zwrot towaru do dostawcy

Po Przyjęciu Towaru do Magazynu jego Poziom Zapasów można skorygować wyłącznie za pomocą Przesunięć.

W sytuacji, gdy zachodzi potrzeba zwrotu Towaru do Dostawcy, wykonaj następujące kroki.

Najpierw utwórz nowe Przesunięcie typu „Korekta Magazynowa”, ustaw jako Lokalizację Źródłową Lokalizację Magazynową, w której towar został pierwotnie przyjęty, a jako Lokalizację Docelową wybierz Dostawcę, do którego towar jest zwracany:

Następnie wyszukaj Pozycje Magazynowe, które mają zostać zwrócone do Dostawcy. Określ Ilość do zwrotu, a następnie powtórz tę czynność dla każdej zwracanej Pozycji Magazynowej. Możesz użyć filtra [[Ukryj pozycje o zerowej ilości]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity), aby ułatwić przeglądanie Przesunięcia.

Po dodaniu wszystkich Pozycji Magazynowych i Ilości do Przesunięcia możesz przesłać Przesunięcie do Zatwierdzenia lub kliknąć [Oznacz jako zakończone] (w zależności od uprawnień użytkownika):

Gdy Przesunięcie zostanie Oznaczone jako zakończone, Poziomy Zapasów w PurchasePlus zostaną odpowiednio zaktualizowane. Komunikacja z Dostawcą i kurierem (w razie potrzeby) musi jednak odbywać się poza platformą.