Przeglądanie faktur

PurchasePlus oferuje przetwarzanie faktur Kupującym w naszej sieci, co obejmuje funkcjonalność odbierania, interpretowania, oznaczania flagami lub uzgadniania faktur (oraz faktur korygujących) przesyłanych im przez Dostawców.

Główną korzyścią z tego modułu jest to, że nasze oprogramowanie może natychmiast porównać a) to, co zostało zafakturowane, z b) tym, co zostało zamówione, oraz c) tym, co zostało odebrane, dzięki czemu rozbieżności mogą zostać sprawdzone przez człowieka, lub oprogramowanie automatycznie uzgodni zgodne faktury w celu szybszej płatności.

Obecność danych faktury w PurchasePlus oznacza, że jako Dostawca możesz przeglądać informacje dotyczące statusu faktury (np. czy ma status Oczekuje na zatwierdzenie z powodu jednej lub większej liczby flag na fakturze, czy też jest uzgodniona i gotowa do płatności w następnym cyklu rozliczeniowym), a także w razie potrzeby zostawić komentarz dla swoich Kupujących.

Przejdź do:

• Wszystkie faktury
• Statusy faktur
• Dlaczego moja faktura ma status Oczekuje na zatwierdzenie?
• Zostaw komentarz

---

Wszystkie faktury

Każda faktura, która została:

a) wprowadzona do PurchasePlus oraz

b) przypisana do Twojej organizacji Dostawcy jako „Dostawca”,

...jest dostępna do wglądu w sekcji [Invoices] → [View All]:

Chociaż numer faktury w PurchasePlus może nie być identyczny z Twoim numerem faktury, kliknięcie [Invoice Number] dowolnej faktury w tabeli spowoduje wyświetlenie dodatkowych informacji na jej temat.

1. Panel salda faktury (Invoice Balance Panel). Ta sekcja informuje, czy suma faktury i suma pozycji faktury są identyczne. 
2. Panel statusu (Status Panel). Ta sekcja informuje, w jakim Statusie znajduje się obecnie faktura. 
3. Widoki kart faktury (Invoice Tab Views). Te karty umożliwiają przełączanie się między widokiem podsumowania (na ilustracji powyżej), komentarzami dodanymi do faktury, załącznikami do faktury, a jeśli faktura ma status Oczekuje na zatwierdzenie, możesz przejść do karty Flags, aby wyświetlić flagi faktury.
4. Pozycje faktury (Invoice Lines). Każda pozycja zawiera podstawowe informacje o fakturowanym produkcie, ilości, cenie jednostkowej i sumie, a także dodatkowe informacje, takie jak to, czy dana pozycja faktury została dopasowana przez PurchasePlus (lub użytkownika w organizacji Kupującego) do pozycji w zamówieniu zakupu (Purchase Order), czy została oznaczona jako odebrana i inne.
5. Sumy (Totals). Na dole tabeli pozycji faktury znajdują się sumy, w których można sprawdzić informacje takie jak suma faktury (netto), łączna kwota podatku oraz wszelkie opłaty za dostawę uwzględnione na fakturze.
6. Panel informacji (The Info Panel). Kliknięcie ikony [i] wyświetli jeszcze więcej danych dotyczących faktury w kontekście PurchasePlus, na przykład dział, do którego przypisano fakturę, dopasowane zamówienie zakupu i inne.
7. Plik PDF faktury. Kliknij ten przycisk, aby wyświetlić plik PDF, który wpłynął do PurchasePlus i posłużył za podstawę faktury widocznej na ekranie.
8. Więcej opcji (More Options). Tutaj możesz wydrukować fakturę, wyświetlić rejestr audytu (Audit Log) i wykonać inne czynności.
9. Widok zaawansowany (Advanced View). Tutaj możesz sprawdzić więcej informacji o sposobie kodowania, podziału i przypisania poszczególnych pozycji na fakturze.
10. Informacje o pozycji faktury (Invoice Line Information). Tutaj możesz przeglądać szczegółowe informacje dotyczące danej pozycji faktury. Może to być pomocne przy weryfikacji statusu powiązania (Linked) i odbioru (Received) pozycji oraz zrozumieniu ewentualnych rozbieżności między ceną na fakturze a ceną w zamówieniu zakupu.

Statusy faktur

Wszystkie faktury w PurchasePlus mają jeden z następujących statusów:

• Open: Faktura o statusie Open została utworzona, ale nie została jeszcze uzgodniona (Reconciled). W zależności od preferencji Kupującego faktura o statusie Open może wymagać dopasowania do zamówienia zakupu lub wygenerowania potwierdzeń odbioru towaru (Goods Receiving Notes) w odniesieniu do dopasowanego zamówienia zakupu. Kupujący mogą nadal pracować nad otwartą fakturą, a osoby zatwierdzające faktury mogą rozwiązywać wszelkie zgłoszone flagi. Jeśli na fakturze nie ma żadnych flag, mogą ręcznie oznaczyć ją jako uzgodnioną (Reconciled) lub nasze oprogramowanie zrobi to automatycznie.
• Awaiting Approval: Faktura ma przypisaną co najmniej jedną flagę faktury i wymaga zatwierdzenia przez wyznaczone osoby zatwierdzające w ich organizacji. Po uzyskaniu zatwierdzeń faktura przejdzie w stan uzgodnienia (Reconciled).
• Reconciled: Faktura o statusie Reconciled pomyślnie przeszła wszystkie weryfikacje wymagane przez Kupującego i kwalifikuje się teraz do wyeksportowania do zewnętrznego systemu księgowego jego organizacji. 
• Parked: Faktura o statusie Parked została zaparkowana przez użytkownika w organizacji Kupującego, ponieważ może wymagać dalszej analizy lub dyskusji. 
• Cancelled: Faktura o statusie Cancelled została anulowana przez użytkownika w organizacji Kupującego i nie jest już używana.
• Export Ready or Exported: Faktura została oznaczona przez Kupującego jako Reconciled i jest gotowa do wyeksportowania (lub została już wyeksportowana) do systemu księgowego w celu realizacji płatności.

Oczekuje na zatwierdzenie

PurchasePlus stale analizuje wszystkie faktury i faktury korygujące w stanach „Open” oraz „Awaiting Approval” i zgłasza flagi na poziomie nagłówka lub pozycji dokumentu, zgodnie z ustawieniami wybranymi przez Kupującego.

„Flaga” (Flag) to zgłoszone zastrzeżenie dotyczące faktury lub faktury korygującej, mające na celu zwrócenie uwagi na wszelkie kwestie wymagające weryfikacji przed zatwierdzeniem przez wyznaczonych użytkowników w organizacjach Kupujących. Flagi gwarantują, że tylko faktury i faktury korygujące spełniające określone kryteria danej organizacji mogą przejść do stanu uzgodnienia (Reconciled) w PurchasePlus bez ręcznej interwencji. 

Jeśli faktura ma status Awaiting Approval, oznacza to, że na dokumencie znajduje się jedna lub więcej flag. Możesz otworzyć kartę [Flags] na fakturze o statusie Awaiting Approval, aby poznać poszczególne flagi powodujące przejście faktury w ten stan:

Przejdź pod ten link, aby uzyskać dodatkowe informacje o każdej z flag, które mogą zostać nałożone na fakturę lub fakturę korygującą. Pamiętaj jednak, że artykuł ten jest artykułem dla Kupujących (tj. został napisany z myślą o Kupujących). 

Podsumowując, jako Dostawca prawie nigdy nie będziesz mieć możliwości samodzielnego rozwiązania flag za pomocą działań w PurchasePlus. Możesz jednak skorzystać z funkcji komentarzy na fakturze, jeśli chcesz skontaktować się z Kupującym na platformie PurchasePlus i zachować wszystkie informacje dotyczące faktury w jednym miejscu. 

Zostaw komentarz

Krok 1: Przejdź do sekcji [Invoices] → [View All] w bocznym menu nawigacyjnym:

Krok 2: Odszukaj interesującą Cię fakturę i kliknij [Invoice Number] w tabeli: 

Krok 3: Przejdź do karty [Comments] na fakturze:

Krok 4: Wpisz swój komentarz, upewnij się, że zaznaczono pole wyboru [External Comment], i naciśnij klawisz Enter, aby opublikować komentarz do weryfikacji przez Kupujących:

***

W przypadku dodatkowych pytań lub potrzeby uzyskania wsparcia prosimy o kontakt pod adresem invoicing.team@purchaseplus.com