Przegląd

Przejdź do:

• Wprowadzenie
• Tworzenie nowego Zapotrzebowania
• Typy Zapotrzebowań
• Ustawienia Zapotrzebowania
• Tryb zakupów podstawowy a zaawansowany
• Zatwierdzanie Zapotrzebowania
• Powiązane dokumenty
• Statusy Zapotrzebowania
• Rozwiązywanie problemów
  • Produkty Dostawcy niedostępne w magazynie

Czym jest zapotrzebowanie?

Zapotrzebowanie to prośba o towary, które Kupujący chce nabyć od swoich Dostawców.

W PurchasePlus Użytkownik w Organizacji Kupującego może utworzyć Zapotrzebowanie, dodać Produkty, które chce kupić, oraz określić ilości danego Produktu. Gdy użytkownik jest zadowolony ze swojego Zapotrzebowania, może przesłać je do zatwierdzenia przez Kierownika Działu, Menedżera Operacyjnego lub Finansowego w swojej Organizacji.

Gdy tylko Zapotrzebowanie zostanie przesłane do Zatwierdzenia, ceny zawartych w nim Produktów zostają „zamrożone” (ang. snapshotted) i zostaną przeniesione do Zamówień Zakupu bez względu na jakiekolwiek zmiany cen po przesłaniu Zapotrzebowania.

Jeśli Zapotrzebowanie użytkownika zostanie następnie Zatwierdzone, Zamówienia Zakupu zostaną wygenerowane automatycznie (i wysłane, w zależności od ustawień Zapotrzebowania) do każdego Dostawcy uwzględnionego w Zapotrzebowaniu.

Tworzenie Zapotrzebowania

Użytkownicy mogą utworzyć nowe Zapotrzebowanie, klikając:

• [Zapotrzebowania] → [Nowe zapotrzebowanie] w bocznym pasku nawigacyjnym,
• Przycisk [Utwórz nowe zapotrzebowanie] u góry tabeli [Zapotrzebowania] → [Wyświetl wszystkie],
• [Zamówienia zakupu] → [Nowe zamówienie zakupu] w bocznym pasku nawigacyjnym lub
• [Rozpocznij zakupy] na Pulpicie nawigacyjnym.

Wszystkie te opcje przenoszą użytkownika na stronę Utwórz nowe zapotrzebowanie na zakup:

W zależności od Uprawnień użytkownika Kupującego oraz ustawień konfiguracyjnych jego Organizacji dostępnych będzie kilka różnych Typów Zapotrzebowań. Kliknij każdy typ Zapotrzebowania, aby dowiedzieć się więcej.

1. Zapotrzebowanie od wszystkich dostawców, które zapewnia użytkownikowi listę wszystkich Produktów w ofercie od wszystkich połączonych Dostawców jego Organizacji. To świetny sposób na zakupy i porównywanie ofert cenowych dla szerokiej gamy produktów.
2. Zapotrzebowanie od pojedynczego dostawcy, które zapewnia użytkownikowi listę wszystkich Produktów aktualnie dostępnych dla Twojej Organizacji od jednego wybranego Dostawcy.
3. Zapotrzebowanie z listy zakupowej, które jest zdefiniowaną wcześniej listą Produktów. Listy zakupowe to świetny sposób dla Menedżerów i Kierowników Działów na określenie dokładnych Produktów, które powinni kupować inni użytkownicy w ich Organizacji podczas tworzenia Zapotrzebowania. Wyceny od każdego z włączonych Dostawców pojawią się przy każdej pozycji na Liście zakupowej.
4. Zapotrzebowanie niestandardowe, które umożliwia użytkownikowi zamawianie pozycji ad-hoc od włączonych Dostawców. Zapotrzebowanie niestandardowe może być używane, gdy żaden z pozostałych typów Zapotrzebowań nie jest odpowiedni.
5. Zapotrzebowanie zewnętrzne, które umożliwia użytkownikom tworzenie Zapotrzebowania poprzez zakupy na zewnętrznej stronie e-commerce Dostawcy, jeśli Dostawca włączył tę funkcję w PurchasePlus. Użytkownik będzie mógł korzystać z pełnej funkcjonalności witryny Dostawcy, aby zamówić towary. Po zakończeniu zakupów na stronie Dostawcy nastąpi przekierowanie z powrotem do PurchasePlus, a wybrane produkty, ceny i ilości zostaną automatycznie dodane do Zapotrzebowania w PurchasePlus.
6. Zapotrzebowanie ponownego zamówienia, które daje użytkownikom możliwość ponownego zamówienia pozycji z poprzedniego Zapotrzebowania, Zamówienia Zakupu lub Faktury.
7. Zapotrzebowanie z lokalizacji magazynowej, które pozwala użytkownikom naszego modułu Magazyn uzupełniać Pozycje Magazynowe w określonej Lokalizacji Magazynowej, korzystając z dodatkowych funkcji ułatwiających zakup właściwych Produktów we właściwych Ilościach i ścisłą kontrolę poziomów zapasów.

Zapotrzebowania można również tworzyć za pomocą Szybkiego tworzenia (Quick Create). Gdy opcja ta jest włączona dla Organizacji, użytkownicy, którzy klikną przycisk [Rozpocznij zakupy] na stronie [Główna], zobaczą uproszczony proces tworzenia Zapotrzebowania, wymagający jedynie (opcjonalnego) pola Referencji. Zapotrzebowanie zostanie utworzone jako typ „Wszyscy dostawcy” i będzie ustawione w trybie Zakupów podstawowych (chociaż użytkownik nadal będzie mieć możliwość tworzenia innych typów Zapotrzebowań).

Ustawienia Zapotrzebowania

Do każdego typu Zapotrzebowania stosowane są różne Ustawienia. Ustawienia te mogą być istotne dla Dostawców (na przykład Adres dostawy lub Data dostawy) lub dla współpracowników użytkownika (na przykład przypisanie Zapotrzebowania do Działu i Kodu konta).

Po raz pierwszy Ustawienia te można zdefiniować w formularzu [Utwórz nowe zapotrzebowanie]:

Domyślnie pole wyboru [Wyślij zamówienia zakupu do dostawców] będzie zaznaczone, co oznacza, że PO zostanie automatycznie wysłane do Dostawcy po jego pełnym zatwierdzeniu. W przypadkach, gdy:

1. Tworzysz Zamówienie Zakupu z mocą wsteczną (tzn. towary zostały już Odebrane i Zafakturowane) lub
2. Tworzysz Zakup, który został dokonany poza PurchasePlus (np. telefonicznie),

...ważne jest, aby odznaczyć pole wyboru [Wyślij zamówienia zakupu do dostawców], aby zminimalizować nieporozumienia lub ryzyko podwójnego zamówienia.

Gdy Zapotrzebowanie zostanie utworzone i znajdzie się w stanie Otwarte, jego Ustawienia mogą być aktualizowane przez użytkowników z odpowiednimi Uprawnieniami poprzez (a) najechanie kursorem na dane Ustawienie w tabeli [Zapotrzebowania] → [Wyświetl wszystkie]:

...lub (b) przejście do Zapotrzebowania z poziomu tabeli i przejście do zakładki [Ustawienia] lub [Panel informacyjny]:

Możesz znaleźć i zaktualizować Ustawienie(a), a następnie kliknąć [Zapisz zmiany]:

Uwaga: niektóre Ustawienia są polami systemowymi i dlatego nie mogą być edytowane przez Użytkowników.

Tryb zakupów podstawowy a zaawansowany

Zapotrzebowania można tworzyć w Trybie zakupów podstawowych lub w Trybie zakupów zaawansowanych.

Tryb zakupów podstawowych to domyślny, kafelkowy, wysoce wizualny tryb, z którego korzystają użytkownicy podczas tworzenia Zapotrzebowania:

Jeśli użytkownik wybierze opcję [Włącz zakupy zaawansowane] na stronie Tworzenia Zapotrzebowania, zobaczy zaawansowaną, mniej wizualną tabelę, za pomocą której może tworzyć Zapotrzebowania:

Zatwierdzanie Zapotrzebowania

Gdy Zapotrzebowanie zostanie przesłane przez użytkownika do zatwierdzenia, przechodzi ono do stanu Oczekujące na zatwierdzenie i trafia do Przepływu pracy zatwierdzania, który ma zastosowanie do wskazanego w Zapotrzebowaniu Działu i Kodu konta.

Użytkownicy wyznaczeni w pierwszym szczeblu Przepływu pracy zatwierdzania otrzymają wiadomość e-mail z informacją, że Zapotrzebowanie zostało przesłane i że mogą Zatwierdzić Zapotrzebowanie. Użytkownicy ci to zazwyczaj Kierownicy Działów, Menedżerowie Finansowi lub Operacyjni w Organizacji Kupującej.

Wyznaczone osoby zatwierdzające mają dostęp do Zapotrzebowań, które mogą zatwierdzić, klikając [Zapotrzebowania] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie]:

Gdy Zapotrzebowanie przejdzie przez wszystkie odpowiednie etapy Przepływu pracy zatwierdzania, tworzone jest jedno lub więcej Zamówień Zakupu, które można wysłać do Dostawcy (lub Dostawców), których produkty zostały uwzględnione w Zapotrzebowaniu.

Nowo utworzone Zamówienia Zakupu można wysłać do Dostawców ręcznie, ale często zdarza się, że użytkownik włączył automatyczne ustawienie [Wyślij zamówienia zakupu do dostawców] w Zapotrzebowaniu lub to samo ustawienie zostało włączone w Preferencjach użytkownika, dzięki czemu Zamówienia Zakupu są wysyłane przez PurchasePlus do preferowanego miejsca docelowego Dostawcy, gdy tylko Zapotrzebowanie zostanie Zatwierdzone.

Gdy Zapotrzebowanie zostanie Zatwierdzone (a wynikowe Zamówienia Zakupu zostaną utworzone), Zapotrzebowanie nie może być już edytowane. Wymagane zmiany można w niektórych przypadkach wprowadzić w wygenerowanym Zamówieniu (lub Zamówieniach) Zakupu, przechodząc do zakładki [Ustawienia] Zamówienia Zakupu.

Powiązane dokumenty

Zapotrzebowania mogą być powiązane z:

• Jednym lub kilkoma Zamówieniami Zakupu, które są tworzone po Zatwierdzeniu Zapotrzebowania,
• Jedną lub wieloma Fakturami, które są dopasowywane do Zamówień Zakupu utworzonych po Zatwierdzeniu Zapotrzebowania,
• Załącznikami, czyli plikami przesyłanymi do Zapotrzebowania, aby dodać kontekst i ważne informacje dla Osób zatwierdzających i innych Osób przeglądających.

Statusy Zapotrzebowania

Zapotrzebowania mogą znajdować się w kilku różnych stanach, co dostarcza ważnych informacji o Zapotrzebowaniu.

• Otwarte: Zapotrzebowanie w statusie Otwarte można traktować jako Wersję roboczą – w rzeczywistości użytkownik, który utworzył Zapotrzebowanie, może zobaczyć je w sekcjach „Moje wersje robocze” w różnych miejscach aplikacji PurchasePlus. Dopóki Zapotrzebowanie jest w stanie Otwartym, można je edytować, dodawać lub usuwać Produkty, a także je anulować. Aby przesunąć Zapotrzebowanie dalej, należy przesłać je do zatwierdzenia, klikając [Prześlij zapotrzebowanie].
• Oczekujące na zatwierdzenie: Zapotrzebowanie Oczekujące na zatwierdzenie zostało przesłane do zatwierdzenia, ale nie uzyskało jeszcze ostatecznej zgody. Wszyscy odpowiedni użytkownicy w przepływie pracy zatwierdzania muszą wyrazić zgodę, aby Zapotrzebowanie stało się Zatwierdzone. Przeczytaj nasz artykuł o Zatwierdzaniu Zapotrzebowania, aby uzyskać więcej informacji.
• Anulowane: Anulowane Zapotrzebowanie to Zapotrzebowanie, które zostało Anulowane, gdy znajdowało się w stanie Otwarte, Oczekujące na zatwierdzenie lub Odrzucone. Anulowane Zapotrzebowanie nie może zostać ponownie otwarte i nie jest już w żaden sposób używane w Twojej Organizacji. Na Anulowanym Zapotrzebowaniu nie można wykonać żadnych działań.
• Zatwierdzone: Zatwierdzone Zapotrzebowanie to Zapotrzebowanie, które zostało przesłane do zatwierdzenia, a następnie zatwierdzone przez odpowiednich użytkowników w Przepływie pracy zatwierdzania. Zatwierdzone Zapotrzebowanie wygeneruje Zamówienia Zakupu dla każdego Dostawcy uwzględnionego w Zapotrzebowaniu. Zatwierdzone Zapotrzebowanie można zamknąć lub pozostawić w stanie Zatwierdzone.
• Odrzucone: Odrzucone Zapotrzebowanie to Zapotrzebowanie, które zostało przesłane do zatwierdzenia, a następnie odrzucone przez użytkownika zatwierdzającego w Przepływie pracy zatwierdzania. Odrzucone Zapotrzebowanie można anulować lub wznowić zakupy i przesłać Zapotrzebowanie ponownie.
• Zamknięte: Zamknięte Zapotrzebowanie to ostateczny stan, w jakim może znajdować się Zapotrzebowanie.

Rozwiązywanie problemów

Produkty Dostawcy niedostępne w magazynie

Od czasu do czasu Dostawca może oznaczyć jeden ze swoich Produktów jako „Brak w magazynie”. Kupujący zostaną ostrzeżeni, że Produkt jest Niedostępny w magazynie podczas tworzenia Zapotrzebowania:

Kupującemu nie uniemożliwia się dodania Produktu do Zapotrzebowania — jest to tylko ostrzeżenie — należy jednak pamiętać, że jeśli Produkt jest potrzebny szybko, należy:

1. Zamówić inną Ofertę cenową Dostawcy dla tego samego Produktu (po ocenie, czy różnica w cenie, czyli „premia”, jest warta przyspieszenia dostawy) lub
2. Zamówić Produkt Zamienny.