Przyjęcie towaru

Oznaczenie pozycji Zamówienia zakupu jako Odebrane informuje użytkowników w Twojej Organizacji, kiedy Zamówienie zakupu może zostać zamknięte.

Jest to również kluczowe przy przetwarzaniu Faktur, jeśli Twoja Organizacja zdecydowała się na 3-kierunkowe uzgadnianie AP; oznacza to, że pozycje Faktury są porównywane z tym, co zostało zamówione (na Zamówieniu zakupu) oraz z tym, co zostało przyjęte (na Dokumencie przyjęcia towaru), zanim będzie można je Uzgodnić.

Utwórz Dokument przyjęcia towaru

Aby utworzyć nowy Dokument przyjęcia towaru, przejdź do [Zamówienia zakupu] → [Wyświetl wszystkie] w bocznym menu nawigacyjnym. Kliknij ikonę [Ciężarówki] w kolumnie Dokumentu przyjęcia (GR Note), aby utworzyć Dokument przyjęcia towaru powiązany z danym Zamówieniem zakupu.

Alternatywnie otwórz Zamówienie zakupu i kliknij [Przyjmij towar]. Zawsze spowoduje to otwarcie ekranu Utwórz dokument przyjęcia.

Przyjmij do Magazynu

Na ekranie tworzenia dokumentu przyjęcia wybierz [Przyjmij do Magazynu] lub [Nie przyjmuj do Magazynu]. Opcja [Przyjmij do Magazynu] aktualizuje Stany magazynowe w wybranej Lokalizacji magazynowej.

Jeśli funkcja Magazynu nie jest włączona dla Twojej Organizacji, opcja [Przyjmij do Magazynu] jest wyłączona, a [Nie przyjmuj do Magazynu] jest wybierana automatycznie. Opcja [Nie przyjmuj do Magazynu] jest dostępna dla każdej konfiguracji Magazynu, w tym dla Organizacji bez Magazynu oraz ze starszą wersją Magazynu (Legacy Inventory).

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz artykuł Przyjmowanie towarów do Magazynu.

Przyjmij wszystkie oczekujące pozycje

Po wybraniu opcji [Przyjmij do Magazynu] lub [Nie przyjmuj do Magazynu] możesz zaznaczyć opcję [Przyjmij wszystkie oczekujące pozycje]. Domyślnie jest ona wyłączona.

Uwaga – w przypadku Legacy Inventory opcja [Przyjmij wszystkie oczekujące pozycje] pojawia się tylko przy wybranej opcji [Nie przyjmuj do Magazynu].

Włączenie tej opcji oznacza, że każda oczekująca pozycja z Zamówienia zakupu – niezależnie od tego, czy była wcześniej Częściowo odebrana, czy nie – zostanie wstępnie wypełniona jako Całkowicie odebrana na tworzonym Dokumencie przyjęcia towaru. Masz wtedy możliwość edycji ilości Przyjmowanych towarów lub sfinalizowania Dokumentu przyjęcia towaru poprzez kliknięcie [Oznacz jako odebrane].

Zarządzanie wersją roboczą Dokumentu przyjęcia towaru

Gdy tylko klikniesz [Przyjmij towar] na Zamówieniu zakupu, zostanie utworzona Wersja robocza Dokumentu przyjęcia towaru. Możesz wykonać następujące czynności według potrzeb lub kliknąć [Zapisz jako wersję roboczą], aby powrócić do poprzedniego ekranu.

a) Dostosuj Ilość przyjmowaną dla dowolnej pozycji na Dokumencie przyjęcia towaru.

b) Uzyskaj dostęp do Opcji zaawansowanych, aby:

• Wyświetlić podsumowanie Ilości,
• Wyświetlić Powiązane pozycje faktury,
• Nadpisać Cenę jednostkową przyjęcia. Jest to dość powszechny scenariusz, mający miejsce, gdy Cena przyjęcia różni się od Ceny pozycji na Zamówieniu zakupu (lub Pozycji faktury, jeśli jest już Powiązana z Fakturą). Więcej informacji można znaleźć w naszym artykule: Nadpisywanie ceny jednostkowej podczas przyjęcia.
• Wprowadzić Komentarz do pozycji,
• Zapisać Datę ważności produktu,
• Zapisać Temperaturę pojazdu,
• Zapisać Temperaturę produktu.

c) [Dodaj produkt]. Jest to przydatne, gdy na przykład musisz Przyjąć produkt niestandardowy (ad-hoc), który dotarł z dostawą, ale nie znajdował się na Zamówieniu zakupu.

d) [Pokaż lub ukryj szczegóły] Dokumentu przyjęcia.

e) [Więcej opcji], co pozwala na:

• [Wyświetl rejestr audytu]
• [Otwórz w Legacy P+]
• [Anuluj dokument przyjęcia]
• [Uzyskaj pomoc].

f) [Oznacz jako odebrane]. Kliknij ten przycisk, gdy zakończysz edycję Dokumentu przyjęcia towaru i zatwierdzisz dane, które mają zostać zapisane.

g) Przejdź do zakładki [Ustawienia] Dokumentu przyjęcia towaru. Pole „Data dostawy” wskazuje zapisaną datę.

h) Możesz ukryć pozycje Już odebrane, klikając [Ukryj już odebrane pozycje] w górnej części strony.

Finalizowanie Dokumentu przyjęcia towaru

Kliknięcie [Oznacz jako odebrane] na Wersji roboczej Dokumentu przyjęcia towaru spowoduje zmianę statusu dokumentu roboczego na „ODEBRANE”.

Najpierw przejdziesz do strony potwierdzenia, gdzie możesz kliknąć przycisk [Wyświetl], aby zobaczyć sfinalizowany Dokument przyjęcia. Jeśli dostawa została Przyjęta do Magazynu, zobaczysz także łącze do wszelkich utworzonych Dokumentów przesunięcia (Transfer Notes).

Ponadto pojawi się widżet o nazwie „Więcej zamówień zakupu”, który zawiera listę innych Zamówień zakupu z terminem Dostawy na dziś lub jutro (na podstawie Daty dostawy w Zamówieniach zakupu):

Dokument przyjęcia zostanie na stałe zapisany w zakładce Dokumenty przyjęcia na Zamówieniu zakupu, do którego należy:

Najlepsze praktyki

PurchasePlus umożliwia obecnie zespołom ds. przyjęć przetwarzanie ilości pozycji przekraczających pierwotną ilość na pozycji Zamówienia zakupu (PO). Nie ma sztywnej blokady, ostrzeżenia ani domyślnego limitu tolerancji ograniczającego nadmierne przyjęcia (over-receipts). W całym systemie około 5% wszystkich odebranych pozycji PO (czyli 1 na 20 pozycji) obejmuje ilości większe niż pierwotnie zamówione.

To elastyczne podejście do przyjmowania towarów zapewnia, że stany magazynowe dokładnie odzwierciedlają fizyczne towary znajdujące się w posiadaniu natychmiast po dostawie.

Typowe scenariusze nadmiernych przyjęć

• Pozycje o zmiennej wadze: Produkty sprzedawane na wagę, objętość lub wymiary często nie mogą być dostarczone w dokładnych, zaokrąglonych wartościach. Na przykład zamówienie zakupu wystawione na 10 kg mielonego mięsa może dotrzeć od dostawcy jako partia 10,66 kg. Zespół ds. przyjęć powinien zarejestrować faktycznie dostarczone 10,66 kg, aby zapewnić dokładność magazynową i kosztową.
• Pozycje gratisowe, promocje i próbki: Dostawcy często dołączają towar promocyjny (np. „Kup 10, odbierz 2 gratis”) lub niefakturowane próbki produktów. Aby upewnić się, że te dodatkowe jednostki są prawnie ewidencjonowane i dostępne do sprzedaży lub użycia, muszą zostać zarejestrowane w momencie odbioru, nawet jeśli nie było ich na pierwotnej pozycji PO.
• Nadwyżki w dostawach od dostawców: Sporadyczne błędy pakowania u dostawcy lub korekty jednostek miary mogą skutkować otrzymaniem dodatkowego fizycznego towaru.

Najlepsze praktyki dla zespołów ds. przyjęć

1. Zawsze rejestruj stany faktyczne: Wprowadzaj rzeczywistą ilość fizyczną z dostawy, zamiast dopasowywać liczbę na siłę do pozycji PO.
2. Nie modyfikuj pierwotnych PO przed przyjęciem: Moduł przyjęć natywnie obsługuje rozbieżności; modyfikowanie bazowego PO przed przyjęciem zniekształca pierwotną historię zamówień.
3. Weryfikuj dokumentację: Przed sfinalizowaniem dokumentu przyjęcia upewnij się, że wszelkie nadwyżki towaru są zgodne z dowodami dostawy dostawcy lub promocyjnymi listami przewozowymi.