Przyjęcie towaru

Oznaczenie pozycji Zamówienia zakupu jako odebrane informuje użytkowników w Twojej organizacji o tym, kiedy zamówienie zakupu może zostać zamknięte.

Jest to również kluczowe przy przetwarzaniu Faktur, jeśli Twoja organizacja zdecydowała się na trójstronne uzgadnianie faktur (3-Way AP Matching). Oznacza to, że pozycje faktury są porównywane z tym, co zostało zamówione (w zamówieniu zakupu) oraz z tym, co zostało przyjęte (w Dokumencie przyjęcia towaru (PZ)), zanim faktura będzie mogła zostać uzgodniona.

Przejdź do:

• Tworzenie dokumentu przyjęcia towaru
  • Przyjęcie do magazynu
  • Przyjęcie wszystkich pozostałych towarów
• Zarządzanie (wersją roboczą) dokumentu przyjęcia towaru
• Finalizowanie dokumentu przyjęcia towaru

Tworzenie dokumentu przyjęcia towaru

Aby utworzyć nowy dokument przyjęcia towaru, przejdź do [Zamówienia zakupu] → [Wyświetl wszystkie] w bocznym menu nawigacyjnym. Kliknij ikonę [Ciężarówki] w kolumnie Dokument PZ, aby utworzyć dokument przyjęcia towaru dla danego zamówienia zakupu. 

Alternatywnie możesz wejść w zamówienie zakupu i kliknąć jeden z przycisków [Przyjmij towar] dostępnych w widoku zamówienia zakupu.

Przyjęcie do magazynu

Jeśli Twoja organizacja korzysta z Modułu magazynowego, pojawi się opcja przyjęcia towaru do lokalizacji magazynowej w module magazynu, dzięki czemu stany magazynowe w tej lokalizacji zostaną odpowiednio zaktualizowane.

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz artykuł Przyjmowanie towarów do magazynu.

Przyjęcie wszystkich pozostałych towarów

Po podjęciu decyzji, czy chcesz przyjąć towar do magazynu (lub jeśli Twoja organizacja nie korzysta z modułu Magazyn), możesz wybrać opcję wstępnego wypełnienia dokumentu przyjęcia towaru pozostałymi ilościami z zamówienia zakupu. Jest to niezwykle przydatna funkcja pozwalająca zaoszczędzić czas, która znacznie przyspiesza proces przyjmowania towarów — dzięki temu nawet najdłuższe zamówienie zakupu można oznaczyć jako w pełni przyjęte zaledwie kilkoma kliknięciami:

Włączenie tej opcji oznacza, że każda pozostała pozycja w zamówieniu zakupu — niezależnie od tego, czy została wcześniej częściowo przyjęta, czy nie — zostanie wstępnie wypełniona jako w pełni przyjęta pozycja w generowanym dokumencie przyjęcia towaru. Następnie możesz edytować ilości przyjmowanych towarów lub sfinalizować dokument przyjęcia towaru, klikając [Oznacz jako odebrane].

Zarządzanie wersją roboczą dokumentu przyjęcia towaru

Gdy tylko klikniesz [Przyjmij towar] w zamówieniu zakupu, utworzona zostanie wersja robocza dokumentu przyjęcia towaru. W razie potrzeby możesz wykonać następujące czynności lub kliknąć [Zapisz jako wersję roboczą], aby powrócić do poprzedniego ekranu.

a) Dostosuj przyjmowaną ilość dowolnej pozycji na dokumencie przyjęcia towaru.

b) Uzyskaj dostęp do Opcji zaawansowanych, aby:

• Wyświetlić podsumowanie ilości,
• Wyświetlić powiązane pozycje faktur,
• Zastąpić przyjmowaną cenę jednostkową. Jest to dość powszechny scenariusz, mający miejsce, gdy cena przyjęcia różni się od ceny pozycji w zamówieniu zakupu (lub pozycji faktury, jeśli jest już powiązana z fakturą). Więcej informacji znajdziesz w naszym artykule: Zastąpienie ceny jednostkowej podczas przyjęcia towaru.
• Wprowadzić komentarz do pozycji, 
• Zarejestrować datę ważności produktu,
• Zarejestrować temperaturę pojazdu,
• Zarejestrować temperaturę produktu.

c) [Dodaj produkt]. Jest to przydatne, gdy na przykład musisz przyjąć dodatkowy produkt, który dotarł z dostawą, ale nie był uwzględniony w zamówieniu zakupu.

d) [Pokaż lub ukryj szczegóły] dokumentu przyjęcia towaru.

e) [Więcej opcji], co pozwala na:

• [Wyświetl dziennik audytu]
• [Otwórz w Legacy P+]
• [Anuluj dokument przyjęcia towaru]
• [Uzyskaj pomoc].

f) [Oznacz jako odebrane]. Kliknij ten przycisk, gdy zakończysz edycję dokumentu przyjęcia towaru i upewnisz się, że wprowadzone dane są poprawne.

g) Przejdź do zakładki [Ustawienia] w dokumencie przyjęcia towaru.

h) Możesz ukryć już odebrane pozycje, klikając [Ukryj już odebrane pozycje] w górnej części strony.

Finalizowanie dokumentu przyjęcia towaru

Kliknięcie [Oznacz jako odebrane] w wersji roboczej dokumentu przyjęcia towaru spowoduje zmianę statusu dokumentu roboczego na „ODEBRANE”.

Najpierw trafisz na stronę potwierdzenia, gdzie możesz kliknąć przycisk [Wyświetl], aby zobaczyć sfinalizowany dokument przyjęcia towaru. Jeśli dostawa została przyjęta do magazynu, zobaczysz także link do wszelkich utworzonych dokumentów przesunięcia magazynowego.

Ponadto zobaczysz widżet o nazwie „Więcej zamówień zakupu”, w którym wymienione są inne zamówienia zakupu z planowaną dostawą na dziś lub jutro (na podstawie daty dostawy w zamówieniach zakupu):

Dokument przyjęcia towaru zostanie trwale zapisany w zakładce Dokumenty przyjęcia towaru zamówienia zakupu, do którego należy:

Dobre praktyki

PurchasePlus umożliwia obecnie zespołom ds. przyjęć przetwarzanie ilości pozycji przekraczających pierwotną ilość z pozycji zamówienia zakupu (PO). W systemie nie ma sztywnej blokady, ostrzeżenia ani domyślnego limitu tolerancji ograniczającego przyjęcia nadwyżkowe. W całym systemie około 5% wszystkich odebranych pozycji zamówień zakupu (czyli 1 na 20 pozycji) dotyczy ilości większych niż pierwotnie zamówione.

Taka elastyczność przyjmowania dostaw zapewnia, że stany magazynowe dokładnie odzwierciedlają fizyczne towary znajdujące się na stanie bezpośrednio po dostawie.

Typowe scenariusze przyjęć z nadwyżką

• Produkty o zmiennej wadze: Produkty sprzedawane na wagę, objętość lub wymiary często nie mogą zostać dostarczone w dokładnych, zaokrąglonych ilościach. Na przykład zamówienie zakupu wystawione na 10 kg mielonego mięsa może dotrzeć od dostawcy jako partia o wadze 10,66 kg. Zespół przyjmujący powinien zarejestrować faktycznie dostarczone 10,66 kg, aby zapewnić precyzję stanów magazynowych i kosztów.
• Towary gratisowe, promocje i próbki: Dostawcy często dołączają towar promocyjny (np. „Kup 10, odbierz 2 gratis”) lub niefakturowane próbki produktów. Aby upewnić się, że te dodatkowe jednostki są prawidłowo ewidencjonowane i dostępne do sprzedaży lub zużycia, należy je zarejestrować w momencie odbioru, nawet jeśli nie ma ich w pierwotnej pozycji zamówienia zakupu.
• Nadwyżki w dostawach od dostawców: Sporadyczne błędy pakowania u dostawcy lub korekty jednostek miary mogą skutkować nadmiarem fizycznego towaru.

Dobre praktyki dla zespołów ds. przyjęć

1. Zawsze rejestruj faktyczne stany fizyczne: Wprowadzaj rzeczywistą, fizycznie dostarczoną ilość, zamiast dopasowywać ją na siłę do pozycji zamówienia zakupu.
2. Nie koryguj pierwotnych zamówień zakupu przed przyjęciem: Moduł przyjęć natywnie obsługuje rozbieżności; modyfikowanie bazowego zamówienia zakupu przed odbiorem zniekształca pierwotną historię zamówień.
3. Weryfikuj dokumentację: Przed sfinalizowaniem dokumentu przyjęcia upewnij się, że wszelkie nadwyżki towaru są zgodne z dowodami dostawy dostawcy lub promocyjnymi listami przewozowymi.