Faktury

Przejdź do:

• Wprowadzenie
• Zarządzanie fakturami
• Fakturowanie bezpapierowe (Paperless Invoicing)
• Tworzenie faktur
• Statusy faktur
• Dopasowywanie zamówień zakupu i przyjęć towaru
  • Łączenie pozycji faktury i pozycji zamówienia zakupu
• Flagi i progi faktur
• Tryb zaawansowany zarządzania fakturami
  • Panele szybkiego podglądu na szerokich monitorach
• Zatwierdzanie faktur
• Eksportowanie faktur

Faktura

Faktura to dokument, który Dostawca przesyła do Nabywcy, określający Produkty i Ilości dostarczone Nabywcy przez Dostawcę, za które Dostawca oczekuje zapłaty.

Faktura zawiera szczegółowe informacje na temat towarów dostarczonych Nabywcy – na przykład wartości jednostkowe każdego Produktu pomnożone przez Ilość każdego dostarczonego Produktu, a także kwoty podatku oraz wartości łączne, których zapłaty oczekuje Dostawca.

Faktury mogą również zawierać informacje o Dostawcy (np. dane kontaktowe, NIP/ABN, warunki płatności, dane konta bankowego), które ułatwiają Nabywcy bezpieczne i bezproblemowe dokonanie płatności na rzecz Dostawcy.

Zarządzanie fakturami

Jako kompleksowy system Procure-to-Pay, Faktury są kluczowym elementem PurchasePlus. Nasze oprogramowanie oferuje bogatą funkcjonalność, która pomaga Nabywcom kontrolować wydatki na Fakturach od Dostawców.

W skrócie, funkcje zarządzania fakturami pomagają zweryfikować, czy to, za co Dostawca wystawił fakturę Twojej Organizacji, jest (a) tym, co zamówiono, (b) tym, co rzeczywiście zostało dostarczone, oraz (c) zostało zatwierdzone do płatności przez wszystkich wymaganych użytkowników w Twojej Organizacji. 

Fakturowanie bezpapierowe (Paperless Invoicing)

Wyjątkowo zaawansowanym elementem oferty PurchasePlus jest moduł Paperless Invoicing, stanowiący opcjonalny dodatek do Twojego systemu PurchasePlus. 

Organizacjom korzystającym z modułu Paperless Invoicing przypisywany jest Adres e-mail do fakturowania bezpapierowego, na który:

• Użytkownicy w Twojej Organizacji (np. pracownicy wewnętrzni) mogą przesyłać faktury PDF od Dostawców, które zostaną automatycznie zeskanowane i utworzone jako nowe Faktury dostępne w PurchasePlus.
• Można przekazać Dostawcom, aby wysyłali swoje Faktury bezpośrednio na ten adres e-mail, po czym zostaną one automatycznie utworzone na Twoim koncie PurchasePlus.

Paperless Invoicing wykorzystuje optyczne rozpoznawanie znaków (OCR), sztuczną inteligencję (AI), uczenie maszynowe (ML) oraz naszą unikalną usługę Human-In-The-Loop, aby:

1. Cyfrowo „odczytać” faktury PDF przesyłane przez Ciebie lub Twoich Dostawców na adres e-mail Paperless Invoicing,
2. Automatycznie utworzyć Fakturę w PurchasePlus,
3. Podejmować próby „dopasowania” Faktury do Zamówienia zakupu, oraz
4. Przetwarzać pozycje jedna po drugiej, uwzględniając progi Flag faktur ustawione przez Twoją Organizację. 

Wiadomości e-mail (wraz z załącznikami PDF) odebrane na adres Paperless Invoicing są dostępne do przeglądania i zarządzania w sekcji [Wiadomości bezpapierowe] w menu nawigacji bocznej:

Dowiedz się więcej o sekcji Wiadomości bezpapierowe.

Tworzenie faktur

Użytkownicy posiadający uprawnienie „Zarządzanie fakturami i notami kredytowymi” mogą ręcznie utworzyć Fakturę w PurchasePlus, klikając opcję [Faktury] → [Nowa faktura] w bocznym menu nawigacyjnym.

Aby uzyskać więcej informacji, przeczytaj nasz artykuł o tworzeniu nowej faktury.

Statusy faktur

Faktury mogą znajdować się w jednym z wielu stanów:

• Otwarta: Otwarta Faktura została utworzona, ale nie została jeszcze Uzgodniona. W zależności od preferencji Twojej Organizacji Otwarta Faktura może wymagać dopasowania do Zamówienia zakupu lub posiadania Protokołów przyjęcia towaru utworzonych dla dopasowanego Zamówienia zakupu. Możesz kontynuować edycję Otwartej Faktury, aby rozwiązać zgłoszone Flagi. Jeśli na Fakturze pojawiły się Flagi, możesz oznaczyć ją jako Oczekująca na zatwierdzenie, a odpowiednie Osoby zatwierdzające zostaną powiadomione. Jeśli na Fakturze nie ma żadnych Flag, możesz oznaczyć ją jako Uzgodniona. Otwartą Fakturę można również Wstrzymać lub Anulować.
• Oczekująca na zatwierdzenie: Faktura Oczekująca na zatwierdzenie posiada jedną lub więcej zgłoszonych Flag faktury i wymaga teraz zatwierdzenia przez jedną lub więcej Osób zatwierdzających w Twojej Organizacji. Po uzyskaniu zatwierdzeń Faktura przejdzie w stan Uzgodniona.
• Uzgodniona: Uzgodniona Faktura pomyślnie przeszła wszystkie weryfikacje wymagane przez Twoją Organizację i jest gotowa do wyeksportowania do zewnętrznego systemu księgowego. Nie można wprowadzać zmian na Fakturze, gdy znajduje się ona w stanie Uzgodniona. Jeśli chcesz wprowadzić zmiany, możesz Ponownie otworzyć fakturę.
  • Uwaga: Użytkownicy z uprawnieniem „Może superzatwierdzać faktury i noty kredytowe” mają możliwość edycji niektórych pól na Uzgodnionej Fakturze. Dowiedz się więcej.
• Wstrzymana: Wstrzymana Faktura została zaparkowana przez użytkownika w Twojej Organizacji, ponieważ może wymagać dalszej analizy lub dyskusji. Nie można wprowadzać zmian w Fakturze o statusie Wstrzymana. W razie potrzeby możesz Ponownie otworzyć fakturę, aby kontynuować jej edycję. 
• Anulowana: Anulowana Faktura została anulowana przez użytkownika i nie jest już procedowana w Twojej Organizacji. Nie można wprowadzać zmian w Fakturze w stanie Anulowana. Jeśli chcesz przywrócić Fakturę i wprowadzić w niej zmiany, możesz Ponownie otworzyć fakturę.
• Gotowa do eksportu: Faktura gotowa do eksportu jest dostępna w module [Faktury] → [Centrum eksportu] w celu dołączenia do najbliższego Pliku eksportu. Po pomyślnym wyeksportowaniu Faktury do zewnętrznego systemu księgowego Organizacji jej status zmieni się na Wyeksportowana. Nie można modyfikować Faktury, gdy ma status Gotowa do eksportu. W razie potrzeby możesz Przywrócić fakturę do stanu Uzgodniona, a następnie Ponownie otworzyć fakturę, aby wprowadzić w niej zmiany.
  • Uwaga: Ten status jest dostępny tylko dla Organizacji typu B.
• Eksportowanie: Faktura o statusie Eksportowanie jest obecnie w trakcie eksportu do zewnętrznego systemu księgowego Organizacji. Proces ten zazwyczaj trwa kilka minut. Po pomyślnym zakończeniu eksportu status Faktury zostanie zaktualizowany do Wyeksportowana. W trakcie trwania procesu eksportu nie można wprowadzać zmian na Fakturze. W razie potrzeby możesz Przywrócić fakturę do stanu Uzgodniona, aby wyeksportować ją ponownie lub Ponownie otworzyć fakturę w celu edycji.
  • Uwaga: Ten status jest dostępny tylko dla Organizacji typu A.
• Wyeksportowana: Wyeksportowana Faktura została uwzględniona w jednym lub kilku plikach eksportu i pomyślnie przesłana do zewnętrznego systemu księgowego Twojej Organizacji. Na Wyeksportowanej Fakturze nie można dokonywać zmian. W razie potrzeby możesz przywrócić Fakturę do stanu Uzgodniona, a następnie Ponownie otworzyć fakturę, aby nanieść poprawki.

Dopasowywanie zamówień zakupu i przyjęć towaru

Gdy Dostawca przesyła Nabywcy Fakturę, dobrą praktyką jest upewnienie się, że Faktura jest Uzgodniona przed zatwierdzeniem jej do płatności. 

PurchasePlus pomaga Nabywcom w uzgadnianiu Faktur na dwa sposoby, w zależności od preferowanego modelu pracy działu finansowego.

• Poprzez dopasowanie Zamówienia zakupu do Faktury, aby upewnić się, że to, co zafakturował Dostawca, rzeczywiście odpowiada temu, co Nabywca zamówił. Jest to czasami określane jako dwustronne dopasowanie zobowiązań („2-Way AP Matching”).
• Poprzez dopasowanie Zamówienia zakupu oraz jego Przyjęć towaru do Faktury, aby upewnić się, że pozycje zafakturowane przez Dostawcę odpowiadają temu, co Nabywca zamówił i odebrał. Jest to określane jako trójstronne dopasowanie zobowiązań („3-Way AP Matching”): 

Łączenie pozycji faktury i pozycji zamówienia zakupu

W zależności od ustawień skonfigurowanych dla Twojej Organizacji w PurchasePlus, po dopasowaniu Faktury do Zamówienia zakupu wszystkie pozycje na Fakturze są porównywane ze wszystkimi pozycjami na Zamówieniu zakupu. Gdy dwie pozycje są zgodne, zostają ze sobą połączone. Więcej informacji można znaleźć w artykule Łączenie lub rozłączanie pozycji faktury i pozycji zamówienia zakupu. 

Flagi i progi faktur

Gdy Zamówienie zakupu zostanie dopasowane do Faktury, PurchasePlus porównuje szczegóły na poziomie pozycji Faktury ze szczegółami połączonej pozycji Zamówienia zakupu, ułatwiając identyfikację wszelkich niepokojących rozbieżności. Jeśli zostaną wykryte rozbieżności, system zgłosi Flagę faktury, co uniemożliwi automatyczne Uzgodnienie (i Wyeksportowanie) Faktury do momentu rozwiązania problemu związanego z Flagą.

Niektórymi Flagami można precyzyjnie zarządzać, ustawiając Próg flagi faktury. Wskazuje on systemowi dokładny dopuszczalny poziom odchylenia między Zamówieniem zakupu a Fakturą, jaki akceptuje Twoja Organizacja, oraz sytuacje, w których Flaga powinna zostać zgłoszona.

Tryb zaawansowany zarządzania fakturami

Zaawansowani użytkownicy PurchasePlus mogą korzystać z Trybu zaawansowanego faktury, aby dodawać istotne szczegóły do Faktury, jej Pozycji lub Podpozycji na potrzeby księgowości i eksportu. Więcej informacji można znaleźć w naszym artykule o Aktualizowaniu pozycji faktury za pomocą trybu zaawansowanego.

Panele szybkiego podglądu na szerokich monitorach

Zaawansowani użytkownicy korzystający z PurchasePlus na dużych monitorach mogą również skorzystać z Paneli szybkiego podglądu faktury, które pojawiają się po prawej stronie Faktury:

Panel szybkiego podglądu faktury można skonfigurować tak, aby wyświetlał:

• Komentarze dodane do Faktury przez innego użytkownika w Twojej Organizacji lub bezpośrednio przez Dostawcę, jeśli korzysta z PurchasePlus,
• Łącza do powiązanych dokumentów – np. Zamówienia zakupu dopasowanego do Faktury lub Protokołów przyjęcia towaru powiązanych z tym Zamówieniem zakupu,
• Nierozwiązane Flagi na Fakturze (jeśli występują),
• Informacje dotyczące przepływu zatwierdzania (Workflow), do którego trafiła ta Faktura. 

Możesz użyć przycisku [Zarządzaj] w prawym górnym rogu Panelu szybkiego podglądu, aby dostosować zawartość wyświetlaną w panelach.

Panel szybkiego podglądu nie będzie widoczny, jeśli monitor nie jest wystarczająco szeroki, aby pomieścić pozostałe elementy ekranu.

Zatwierdzanie faktury

Jeśli Faktura nie przejdzie automatycznie wszystkich kontroli przeprowadzanych przez system (tzn. zostanie zgłoszona co najmniej jedna Flaga faktury), musi zostać zatwierdzona przez jednego lub więcej użytkowników, zanim będzie mogła przejść do stanu Uzgodniona i zostać wyeksportowana do Twojego systemu księgowego.

Użytkownicy uprawnieni do zatwierdzania faktur są definiowani w Przepływach zatwierdzania faktur, które konfigurują Administratorzy w Twojej Organizacji we współpracy z ekspertami platformy PurchasePlus. Aby dowiedzieć się więcej, przeczytaj nasz artykuł o Zatwierdzaniu faktur.

Eksportowanie faktur

Faktury można eksportować z PurchasePlus do systemu księgowego na dwa sposoby, w zależności od Typu Twojej Organizacji.

Organizacje typu A a typu B

• Organizacje typu A ręcznie eksportują Faktury (oraz Noty kredytowe) pojedynczo. Można to zrobić w dowolnym momencie po przejściu faktury do stanu Uzgodniona.
• Organizacje typu B najpierw oznaczają Fakturę (lub Notę kredytową) jako gotową do eksportu, a następnie tworzą i przesyłają Plik eksportu partii, zawierający wszystkie Faktury i Noty kredytowe oznaczone jako gotowe do eksportu od czasu ostatniego eksportu. 

Docelowe systemy finansowo-księgowe i formaty eksportu

Dokładne elektroniczne miejsce docelowe oraz format plików eksportu dla Organizacji typu A i typu B są konfigurowane na etapie wdrażania systemu PurchasePlus, jednak w razie potrzeby konfiguracja ta może zostać zmodyfikowana po wdrożeniu w ścisłej współpracy z zespołem PurchasePlus. Skontaktuj się z naszym zespołem Customer Success, aby uzyskać więcej informacji.