Przegląd

Zrozumienie modelu Organizacji w PurchasePlus i jego implikacji to jeden z najlepszych sposobów, aby stać się zaawansowanym użytkownikiem PurchasePlus.

Jest to pierwsza część 6-częściowej serii przeznaczonej dla wszystkich Administratorów Systemu. 

Przejdź do:

• Organizacja
  • Typy Organizacji
  • Podmioty prawne
  • Status weryfikacji
• Hierarchia Organizacji
  • Przykładowa hierarchia
  • Przeglądanie hierarchii Organizacji
• Członkostwo w Organizacji
• Zaawansowane – Systemy AP
  • Formaty eksportu AP
  • Warianty formatu eksportu AP
  • Typ eksportu systemu AP

Organizacja

Organizacja to jednostka w PurchasePlus, która może reprezentować:

• Kupującego,
  • Pojedynczy hotel, szpital lub obiekt rekreacyjny,
    • Dział w ramach danego obiektu, lub
• Dostawcę.

Organizacje w PurchasePlus można klasyfikować na różne sposoby. W zależności od ich klasyfikacji oraz wysoce konfigurowalnych ustawień Organizacji mogą one wchodzić ze sobą w zaawansowane interakcje – ostatecznie umożliwiając Organizacjom Kupującym zamawianie odpowiednich produktów od właściwych Organizacji Dostawców po właściwej cenie.

Gdy użytkownicy logują się do PurchasePlus, logują się do danej Organizacji, aby prowadzić działalność i realizować zadania w jej imieniu. Funkcjonalność dostępna dla każdego użytkownika zależy częściowo od Typu Organizacji, jej Ustawień, jej miejsca w Hierarchii Organizacji oraz indywidualnego zestawu Uprawnień użytkownika.

Organizacje posiadają unikalny identyfikator Organizacji (ID), Nazwę Organizacji oraz szereg różnych identyfikatorów, opisów i danych kontaktowych, które użytkownicy z uprawnieniem „Zarządzanie Organizacjami” mogą przeglądać i edytować w zakładce [Ogólne] Organizacji:

Typy Organizacji

Organizacje można sklasyfikować jako Kupującego lub Dostawcę. Funkcjonalność dostępna dla użytkowników logujących się do poszczególnych Typów Organizacji znacznie się różni:

• Dostawcy mają dostęp do funkcji tworzenia i zarządzania Produktami oraz Katalogami, a także dodatkowego wglądu w swoje Faktury i Zamówienia Zakupu pochodzące z PurchasePlus.
• Kupujący mają dostęp do naszej wysoce konfigurowalnej platformy procure-to-pay (Produkty, Katalogi, Zapotrzebowania, Zatwierdzenia, Zamówienia Zakupu, Przyjęcia towaru, Elektroniczne uzgadnianie faktur), a także dodatkowych modułów, takich jak Zarządzanie Zapasami, Receptury, Punkt sprzedaży (POS) i inne.

Podmioty prawne

Organizacje w PurchasePlus mogą być Podmiotami prawnymi lub Podmiotami nieposiadającymi osobowości prawnej.

Podmiot prawny to Spółka lub Jednostka gospodarcza zarejestrowana w centralnym rejestrze działalności gospodarczej w danym kraju, posiadająca numer rejestrowy firmy (np. w Australii jest to ABN, a w Polsce NIP/KRS). Jednostki prowadzące działalność handlową (np. Hotel) powinny być prawie zawsze konfigurowane jako Podmioty prawne, natomiast Działy (czyli podorganizacje) w ramach tej jednostki (np. Służba pięter) powinny być zazwyczaj konfigurowane jako Podmioty nieposiadające osobowości prawnej.  

Podmioty prawne i Podmioty nieposiadające osobowości prawnej są traktowane inaczej w PurchasePlus. Na przykład Podmiot nieposiadający osobowości prawnej (tj. Dział lub Organizacja podrzędna) może generować Zapotrzebowania i Zamówienia Zakupu, ale najbliższa Organizacja nadrzędna będąca Podmiotem prawnym zostanie ustawiona jako Kupujący tego Podmiotu prawnego:

Status weryfikacji

Organizacje w PurchasePlus mogą mieć status Zweryfikowana lub Niezweryfikowana.

Zweryfikowana Organizacja to Organizacja Kupującego lub Zarejestrowana Organizacja Dostawcy. Oznacza to, że rzeczywiści użytkownicy będą logować się do tej Organizacji i wykonywać swoje zadania.

Niezweryfikowana Organizacja to Organizacja Dostawcy zarządzana przez Kupującego (tj. Dostawca zarządzany samodzielnie), do której żaden użytkownik nigdy się nie loguje.

Hierarchia Organizacji

Organizacje mogą być w nieskończoność „zagnieżdżane” pod innymi Organizacjami. W ten sposób cyfrowo odzwierciedlamy strukturę organizacyjną w świecie rzeczywistym. Taka struktura pozwala Kupującym przeglądać swoje Obiekty, Obiektom przeglądać swoje Działy, a Działom przeglądać ich specyficzne dokumenty i dane. 

Dodatkowo ten model Hierarchii Organizacji jest używany do uniemożliwiania użytkownikom będącym członkami jednego węzła organizacyjnego przeglądania danych należących do innych węzłów, z którymi nie są powiązani, dając jednocześnie użytkownikom będącym członkami Organizacji Nadrzędnych wgląd we wszystko, co znajduje się poniżej. 

Użytkownik zalogowany do Organizacji Nadrzędnej będzie mógł wybierać jej Organizacje Podrzędne podczas wykonywania różnych czynności w PurchasePlus. Te organizacje podrzędne są często określane w systemie jako „Działy”; Dział to po prostu Organizacja Podrzędna zagnieżdżona pod Organizacją Bieżącej Sesji – czyli Organizacją, do której użytkownik jest aktualnie zalogowany. 

Użytkownicy zalogowani do Organizacji Podrzędnych nie będą mogli prowadzić operacji w imieniu swoich Organizacji Nadrzędnych, chociaż wiele funkcji (na przykład Katalogi, Receptury i inne) kaskadowo przechodzi w dół hierarchii – co oznacza, że Organizacje Podrzędne „dziedziczą” struktury danych od swoich Organizacji Nadrzędnych i nie ma potrzeby konfigurowania ich po raz kolejny.

Przykładowa hierarchia Organizacji

Poniższy przykład ilustruje, jak Organizacja może zostać skonfigurowana w działającej Hierarchii oraz jakie znaczenie mają Status podmiotu prawnego i Status weryfikacji.

Grupa Klientów: Inland Hotels Group (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)

1. Obiekt: Tamworth South Hotel (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
   1. Dział: TSH Kitchen (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Dział: TSH Cafe (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   3. Dział: TSH Alcohol (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
2. Obiekt: Tamworth Central Club (isVerified = TRUE, isLegalEntity = TRUE)
3. 1. Dział: TCC Front Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   1. Dział: TCC Back Bar (isVerified = FALSE, isLegalEntity = FALSE)
   2. Dział: Bistro89 (isVerified = FALSE, isLegalEntity = TRUE)

Kilka typowych scenariuszy dla wyjaśnienia:

• Użytkownicy zalogowani do (1) będą mogli przeglądać i prowadzić operacje w imieniu działów znajdujących się poniżej (1a), (1b), (1c).
• Użytkownicy zalogowani do (1b) nie będą mogli prowadzić operacji w imieniu (1), (1a), (1c).
• Użytkownicy w (2) lub w którymkolwiek z jego elementów potomnych nie będą mogli przeglądać ani prowadzić operacji w imieniu (1) ani żadnego z jego elementów potomnych.
• Użytkownicy zalogowani na poziomie Grupy Klientów będą mogli przeglądać i prowadzić operacje w imieniu (1), (2) oraz wszystkich ich elementów potomnych.

Przeglądanie hierarchii Organizacji

Użytkownicy z uprawnieniem „Zarządzanie Organizacjami” mogą przeglądać swoją Hierarchię Organizacji, przechodząc do [Ustawienia systemu] → [Ustawienia Organizacji] i klikając ikonę strzałki w panelu [Hierarchia Organizacji]:

Hierarchia jest przedstawiona wizualnie – Organizacje Podrzędne są zagnieżdżone pod swoimi Organizacjami Nadrzędnymi.

Niektóre Organizacje mają ikonę szewronu po lewej stronie swojego wiersza; Organizacje te można rozwijać, aby odsłonić Organizacje potomne, lub zwijać, aby je ukryć:

W tej tabeli można dodatkowo zobaczyć unikalny identyfikator Org ID, Status podmiotu prawnego oraz panel [Wyświetl informacje], który podsumowuje wybraną Organizację. 

Na koniec, klikając [Wybierz], można przejść do Strony Ustawień danej Organizacji i w razie potrzeby wprowadzić zmiany. 

Członkostwo w Organizacji

Sposób, w jaki PurchasePlus określa, do której Organizacji (lub Organizacji) użytkownik może się zalogować, opiera się na modelu „członkostwa”. 

Użytkownik może być „członkiem” jednej lub większej liczby Organizacji – w tym drugim przypadku może logować się do różnych Organizacji, których jest członkiem (i wykonywać zadania w ich imieniu), korzystając z Przełącznika Organizacji: 

Każdy użytkownik musi mieć wyznaczoną Organizację „Domyślną”, która określa, w jakiej Organizacji rozpoczyna sesję po pierwszym zalogowaniu. Użytkownik może w każdej chwili zaktualizować swoją Domyślną Organizację w sekcji Konto, przy czym dostępne opcje są ograniczone do Organizacji, których jest członkiem:

Inni użytkownicy, którzy (a) są członkami tej samej Organizacji (lub Organizacji) oraz (b) posiadają uprawnienia „Przeglądanie użytkowników” i/lub „Zarządzanie użytkownikami”, będą mogli przeglądać i/lub zarządzać tym użytkownikiem (oraz wszystkimi innymi użytkownikami) w danej Organizacji.

Systemy AP

Ta sekcja jest przeznaczona wyłącznie dla Użytkowników Zaawansowanych.

System AP to obiekt systemowy PurchasePlus, który upraszcza potencjalną złożoność Hierarchii Organizacji Kupującego do postaci wysokopoziomowego „kontenera”. Udostępnia on określone dane generowane przez organizacje członkowskie do eksportu poprzez integrację ze wskazanym (zewnętrznym) systemem księgowym po stronie Kupującego. 

Dodatkowo Organizacje współdzielące dany System AP będą miały dostęp do wspólnych danych należących do tego systemu AP (na przykład Dostawców).

Bardziej niż jakikolwiek inny obiekt lub atrybut w PurchasePlus, to właśnie System AP reprezentuje Klienta w całości.

Systemy AP posiadają:

• Nazwę – zazwyczaj jest to nazwa węzła organizacji najwyższego poziomu, który będzie korzystał z tego Systemu AP jako Węzła Organizacji, z dopiskiem „AP Hub”. Na przykład „Inland Hotels New South Wales AP Hub”.
• AP System ID (który jest unikalny)
• Typ systemu AP.
• Walutę. 
• Format eksportu (dla Faktur i Not Kredytowych eksportowanych do zewnętrznego systemu księgowego) oraz, jeśli dotyczy, jeden lub więcej Wariantów formatu eksportu. 
• Miejsca docelowe przesyłu elektronicznego, które mogą być używane przez Organizacje Kupujących należące do tego Systemu AP do elektronicznego wysyłania Plików Eksportu i Plików Raportów. Może być tutaj dowolna liczba Miejsc docelowych, ale tylko jedno może być ustawione jako Domyślne dla eksportu w danym Systemie AP. 
• Kupujących, którzy korzystają z Systemu AP.
• Dostawców, którzy zostali ręcznie dodani do Systemu AP lub połączeni przez system z Kupującym korzystającym z Systemu AP – będą oni widoczni na liście w Systemie AP.
• Relacje handlowe pomiędzy Kupującymi i Dostawcami w Systemie AP.
• (Opcjonalnie) Pola niestandardowe nagłówka. 
• (Opcjonalnie) Pola niestandardowe podpozycji.  

Format eksportu AP

Format eksportu AP to kod GraphQL (GQL), który pobiera dane z bazy danych PurchasePlus i eksportuje surowy plik JSON. Ten plik JSON został zaprojektowany z myślą o automatycznym przetwarzaniu przez określony system księgowy Kupującego, dlatego zazwyczaj występuje dość duże zróżnicowanie pomiędzy poszczególnymi Formatami eksportu AP.

Formaty eksportu AP wymagają:

• Nazwy – zazwyczaj pochodzącej od Kupującego najwyższego poziomu, np. „Inland Hotels Group”.
• Klasy – w PurchasePlus jest to zawsze GQL.
• Typu pliku wyjściowego. Należy pamiętać, że dla PurchasePlus (Klasa GQL) jako Format eksportu dostępny jest wyłącznie JSON.

Formaty eksportu AP mogą mieć również wartość Okres rozliczeniowy włączony lub wyłączony, co (jeśli jest włączone) będzie monitować użytkowników w Organizacjach Typu B o podanie Okresu rozliczeniowego w ich Pliku eksportu AP.

Warianty formatu eksportu AP

Każdy Format eksportu AP może mieć wiele Wariantów. Wariant to kod GQL, który pobiera surowy plik JSON, wykonuje na nim operacje i może wyeksportować dane AP w innym formacie (np. CSV). Wariant musi być jednak zaprojektowany specjalnie pod kątem generowania zdefiniowanego Typu pliku wyjściowego i wymaga niestandardowych prac programistycznych ze strony PurchasePlus.

Warianty formatu eksportu AP wymagają:

• Nazwy. Zastosuj podobną konwencję nazewnictwa jak w przypadku Formatu eksportu AP, dodając na końcu słowo „Variant”.
• Typu pliku wyjściowego. Dostępnych jest wiele typów plików, dlatego upewnij się, że wybierasz opcję wymaganą przez Twój zewnętrzny System AP.
• Nazwy funkcji. Służy do wywoływania transformacji, które zostaną zastosowane przez Wariant, i jest to jeden z powodów, dla których Formaty eksportu AP oraz ich Warianty wymagają wsparcia zespołu inżynieryjnego.
• ID Organizacji Właściciela. Identyfikator właściciela służy do określenia, dla kogo został utworzony dany Wariant formatu eksportu AP.

Typ eksportu systemu AP

Po dodaniu Organizacji do Systemu AP można ustawić jej Typ eksportu.

• Typ A powinien być używany, jeśli Organizacja eksportuje Faktury i Noty Kredytowe pojedynczo do wstępnie zdefiniowanego elektronicznego miejsca docelowego. Organizacje te mogą wybrać wiele Faktur oraz Not Kredytowych i wyeksportować je zbiorczo – spowoduje to wysłanie wielu plików eksportu (po jednym dla każdego dokumentu) do Elektronicznego miejsca docelowego.
• Typ B powinien być używany, jeśli Organizacja ręcznie generuje Pliki eksportu (zawierające jedną lub wiele Faktur/Not Kredytowych) za pośrednictwem Centrum Eksportu oraz pobiera je lub wysyła do Elektronicznego miejsca docelowego według własnego uznania jako pojedynczy plik.

Ta preferencja nie zmienia niczego w samym Formacie eksportu AP przypisanym do danej Organizacji; kontroluje jedynie, jakie opcje pojawią się użytkownikom w tej Organizacji na Uzgodnionej Fakturze lub Nocie Kredytowej oraz w sekcji Faktury i Noty Kredytowe w Centrum Eksportu.

Każda Organizacja będzie miała własne preferencje dotyczące Typu eksportu w zależności od swoich wymagań organizacyjnych, jednak co do zasady jest to bardzo ważne ustawienie – prosimy nie zmieniać go bez wcześniejszego dokładnego zrozumienia pozostałych Ustawień formatu eksportu AP w Organizacji. Zaleca się modyfikowanie tego ustawienia wyłącznie w porozumieniu z członkami zespołu konfiguracyjnego PurchasePlus.