Statusy wyciągów
Statusy wyciągów
Przejdź do:
Statusy pozycji
Pozycja wyciągu może mieć jeden z czterech stanów. Status wynika z dopasowanych faktur oraz flagi wymuszonego uzgodnienia i aktualizuje się automatycznie, gdy powiązane faktury ulegną zmianie.
- Niedopasowana (Unmatched): Nie znaleziono pasującej faktury. Może jeszcze zostać dopasowana do przyszłej faktury; możesz również powiązać ją ręcznie lub wymusić uzgodnienie.
- Oczekująca (Pending): Faktura została dopasowana, sumy się zgadzają, ale faktura nie jest jeszcze sfinalizowana (nadal ma status Otwarta, Zatwierdzona lub Wyeksportowana). Automatycznie przejdzie w stan Uzgodniona, gdy faktura zostanie Oznaczona jako zapłacona lub Przetworzona.
- Wymaga uwagi (Attention): Faktura została dopasowana i jest sfinalizowana, ale występuje co najmniej jedna przyczyna wymagająca uwagi. Należy to sprawdzić.
- Uzgodniona (Reconciled): Dopasowana, sfinalizowana, sumy mieszczą się w granicach tolerancji i brak przyczyn wymagających uwagi. Ewentualnie pozycja została uzgodniona wymuszenie (Force Reconciled).
Przyczyny wymagające uwagi
Gdy pozycja ma status Wymaga uwagi, przypisana jest do niej jedna lub więcej przyczyn. Pozycja może mieć jednocześnie kilka przyczyn i wszystkie są wyświetlane.
- Rozbieżność (Variance): Kwota na wyciągu różni się od sumy na fakturze o wartość przekraczającą przyjętą tolerancję.
- Błędny dostawca (Wrong Supplier): Dopasowana faktura należy do innego dostawcy niż ten na wyciągu.
- Duplikat (Duplicate): Dopasowana faktura jest już powiązana z pozycją na innym wyciągu.
- Anulowana (Cancelled): Faktura lub Nota Kredytowa została anulowana.
Uwaga: Tolerancja to reguła automatycznego akceptowania niewielkich rozbieżności. Wykorzystuje tę samą konfigurację progu, która obowiązuje już dla Faktur i Not Kredytowych.
Rozpatrywanie wyjątków
Pozycja ma status Niedopasowana
Jeśli na wyciągu znajduje się niedopasowana pozycja, możesz:
- Poczekać: jeśli faktura nie została jeszcze odebrana, pozostaw pozycję jako Niedopasowaną. Nowe faktury wpływające do PurchasePlus zostaną uwzględnione przy następnym otwarciu widoku szczegółów lub po kliknięciu Uruchom dopasowywanie (Run Matching).
- Wyszukać i powiązać: otwórz okno ręcznego wyszukiwania, aby samodzielnie znaleźć i powiązać fakturę (patrz poniżej).
- Wymusić uzgodnienie: jeśli wiesz, że pozycja nigdy nie będzie miała pasującej faktury (np. płatność gotówką, rozliczenie poza platformą lub opłata jednorazowa), wymuś jej uzgodnienie, podając powód.
Wymuszenie uzgodnienia
Wymuszenie uzgodnienia (Force reconcile) to nadpisanie statusu pozycji. Pozycja wyświetla się jako Uzgodniona ze znacznikiem „Wymuszone”.
Możesz wymusić uzgodnienie dowolnej pozycji, która nie jest jeszcze uzgodniona: Niedopasowanej, Oczekującej lub Wymagającej uwagi.
Używaj tego rozwiązania, gdy:
- Niedopasowana pozycja nigdy nie będzie miała pasującej faktury (rozliczenie poza platformą, przeniesienie salda, pozycja nie do uzgodnienia).
- Oczekująca pozycja powinna zostać zamknięta bez oczekiwania na osiągnięcie przez fakturę stanu końcowego.
- Pozycja wymagająca uwagi zawiera powód, który został przez Ciebie zweryfikowany i zaakceptowany (rozbieżność, anulowana faktura itp.).
Jak wymusić uzgodnienie
- Kliknij Status wyciągu
- Kliknij [Wymuś uzgodnienie.]
