Eksport faktur

W zależności od konfiguracji Twojej organizacji możesz eksportować faktury i noty kredytowe pojedynczo (Typ A) lub za pomocą pliku eksportu wsadowego (Typ B).

W tym artykule wyjaśniamy scenariusz Typu A, w którym faktury i noty kredytowe są eksportowane pojedynczo, a plik eksportu zawierający pojedynczą fakturę lub notę kredytową jest tworzony automatycznie.

Jeśli Twoja organizacja eksportuje faktury i noty kredytowe za pomocą pliku eksportu wsadowego (Typ B), zobacz nasze artykuły Oznaczanie faktury lub noty kredytowej jako gotowej do eksportu oraz Tworzenie pliku eksportu wsadowego. 

Przejdź do

• Eksport faktury
• Zbiorczy eksport faktur
• Centrum eksportu
• Przywracanie faktury do stanu Uzgodniona
• Rozwiązywanie problemów
  • Faktura zablokowana w stanie „Eksportowanie”
  • Generowanie pliku dziennika odpowiedzi eksportu

Eksport faktury

1. Wybierz [Faktury] lub [Noty kredytowe] → [Wyświetl wszystkie] z bocznego paska nawigacji.

2. Wybierz zakładkę [Uzgodnione]. Eksportować można wyłącznie dokumenty w stanie „UZGODNIONA”. Uzgodniona faktura lub nota kredytowa przeszła pomyślnie wszystkie weryfikacje flag lub została zatwierdzona pomimo obecności flag.

3. Użyj pola [Szukaj], aby znaleźć fakturę lub notę kredytową, którą chcesz wyeksportować.

4. Kliknij [Numer faktury/noty kredytowej], aby otworzyć fakturę.

5. Kliknij przycisk działania [Eksportuj] w nagłówku. Uwaga — Aby zobaczyć ten przycisk w nagłówku faktury lub noty kredytowej, wymagane jest specjalne uprawnienie („Eksport faktur”). Jeśli nie posiadasz tego uprawnienia, skontaktuj się z administratorem w swojej organizacji.

Trwa eksportowanie faktury. Proces eksportu trwa zwykle krócej niż minutę. Po pomyślnym zakończeniu procesu eksportu status faktury zostanie automatycznie zaktualizowany do stanu Wyeksportowana. Faktura powinna również pojawić się w Twoim zewnętrznym systemie księgowym. Wpis dotyczący tego zadania eksportu będzie teraz dostępny w Twoim Centrum eksportu.

Zbiorczy eksport faktur lub not kredytowych

1. Wybierz [Faktury] lub [Noty kredytowe] → [Wyświetl wszystkie] z bocznego paska nawigacji.

2. Wybierz zakładkę [Uzgodnione]. Eksportować można wyłącznie faktury i noty kredytowe w stanie „UZGODNIONA”. Uzgodniona faktura/nota kredytowa przeszła pomyślnie wszystkie weryfikacje flag lub została zatwierdzona pomimo obecności flag.

3. Zaznacz kilka faktur lub not kredytowych, albo wybierz opcję Zaznacz wszystko, zaznaczając pole wyboru u góry kolumny wyboru. 4. Po wybraniu jednej lub większej liczby faktur bądź not kredytowych kliknij [Eksportuj] w lewym górnym rogu tabeli, a następnie potwierdź operację w wyświetlonym oknie dialogowym.

Centrum eksportu

1. Wybierz [Faktury] lub [Noty kredytowe] → [Centrum eksportu] z bocznego paska nawigacji.

2. W Centrum eksportu możesz:

1. Wyszukiwać według numeru eksportu lub zastosować wyszukiwanie zaawansowane, aby wyszukiwać według unikalnego numeru faktury lub noty kredytowej.
2. Sprawdzać status eksportu. Zwróć uwagę, że istotne są tutaj dwie kolumny: Status (informujący o tym, czy pakiet eksportu został poprawnie skompilowany) oraz Zdarzenie wysłania, które informuje o tym, czy pakiet eksportu został pomyślnie wysłany do skonfigurowanego miejsca docelowego.
3. Przeglądać podsumowanie eksportu.
4. Pobierać plik eksportu.
5. Kliknąć numer eksportu, aby zobaczyć tabelę danych eksportu, a także listę faktur lub not kredytowych zawartych w pliku eksportu.

Przywracanie faktury do stanu Uzgodniona

W razie potrzeby możesz przywrócić (wyeksportowaną) fakturę lub notę kredytową do stanu Uzgodniona, a następnie ponownie otworzyć dokument, aby wprowadzić w nim zmiany.

Wewnątrz faktury lub noty kredytowej wybierz [Więcej opcji] → [Przywróć do stanu Uzgodniona] w obszarze nagłówka.

Rozwiązywanie problemów

Faktura lub nota kredytowa zablokowana w stanie „Eksportowanie”

Jeśli faktura lub nota kredytowa utknęła w statusie Eksportowanie, zazwyczaj oznacza to tymczasowy problem z synchronizacją z systemem AP. Aby to naprawić, musisz przywrócić dokument do stanu „Uzgodniona”, aby ponownie zainicjować transmisję, wykonując poniższe kroki:

1. Otwórz fakturę lub notę kredytową zablokowaną w stanie Eksportowanie. W prawym górnym rogu nagłówka faktury kliknij ikonę trzech pionowych kropek (⋮).
2. Wybierz [Przywróć do stanu Uzgodniona]. Spowoduje to zatrzymanie bieżącej próby eksportu i przywrócenie faktury do stanu umożliwiającego edycję.
3. Kliknij czerwony przycisk [Przywróć fakturę], aby potwierdzić. Status zmieni się z żółtego (Eksportowanie) na zielony (Uzgodniona).
4. Zweryfikuj szczegóły faktury. Przed ponowną próbą eksportu upewnij się, że nie ma błędów, sprawdzając następujące elementy:
   1. Dane dostawcy i numer identyfikacyjny dostawcy.
   2. Działy i kody kont.
   3. Kwoty łączne faktury i kwoty podatku.
5. Ponownie uruchom eksport. Po upewnieniu się, że dane są poprawne:
   1. Znajdź żółty przycisk z napisem [Eksportuj].
   2. Kliknij ten przycisk, aby umieścić fakturę z powrotem w kolejce eksportu.
6. PurchasePlus podejmie teraz próbę ponownego wysłania faktury lub noty kredytowej do Twojego systemu AP. Po pomyślnym przesłaniu pliku etykieta statusu zmieni się na fioletową (Wyeksportowana).

Nadal masz problemy?

1. Skontaktuj się ze swoim wewnętrznym działem IT lub administratorem systemu, aby sprawdzić, czy połączenie API Twojej organizacji z systemem AP jest aktywne.
2. Skontaktuj się z Działem Obsługi Klienta PurchasePlus. Jeśli Twój dział IT potwierdzi, że połączenie działa prawidłowo, skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia w celu uzyskania pomocy.

Generowanie pliku dziennika odpowiedzi eksportu

W przypadku niepowodzenia transmisji Twój wewnętrzny zespół IT może chcieć przejrzeć plik dziennika odpowiedzi (Response Log File). Aby wygenerować taki plik, wykonaj poniższe czynności:

1. Przejdź do [Faktury] → [Centrum eksportu]
2. Zlokalizuj odpowiedni eksport. Możesz przefiltrować według statusu Niepowodzenie lub poszukać eksportu ze statusem Niepowodzenie w kolumnie Zdarzenie wysłania:
3. W tym samym wierszu kliknij przycisk [Wyświetl] w kolumnie Podsumowanie:
4. W wyświetlonym oknie szczegółów eksportu przewiń w dół do sekcji Odpowiedź i Plik dziennika odpowiedzi:
5. Pobierz plik dziennika. W razie potrzeby możesz również skopiować szczegóły odpowiedzi: