Wycena magazynu

Dowiedz się, w jaki sposób PurchasePlus decyduje, która cena ma zostać użyta podczas przyjęcia towarów do magazynu, i jak ta cena wpływa na wartości Twoich zapasów.

W skrócie: kiedy przyjmujesz towary do magazynu, PurchasePlus wycenia je według najdokładniejszej ceny dostępnej w danym momencie. Jeśli faktura od dostawcy znajduje się już w systemie, stosowana jest cena z faktury.

Uwaga: Ten artykuł opisuje działanie modułu Magazyn w PurchasePlus. Moduł Magazyn w PurchasePlus został przeprojektowany i znacząco różni się od modułu Magazyn w Legacy PurchasePlus.

Kolejność priorytetów

Cena księgowana w magazynie to zawsze cena widniejąca na pozycji dokumentu przyjęcia towaru w momencie jego realizacji. PurchasePlus wstępnie uzupełnia tę cenę na podstawie najlepszych dostępnych informacji:

1. Cena z faktury. Jeśli pozycja faktury została powiązana z pozycją zamówienia zakupu w PurchasePlus, używana jest cena z faktury. Jest to rzeczywista naliczona cena, a więc najlepsza dostępna. Należy pamiętać, że faktura musi być powiązana na poziomie pozycji. Faktura, która jedynie odpowiada zamówieniu zakupu, nie wystarczy, a powiązana pozycja faktury nie musi dotyczyć tego samego produktu.
2. Cena z zamówienia zakupu. Jeśli żadna pozycja faktury nie jest powiązana, używana jest cena z zamówienia zakupu. Jest to kwota, którą Twoja organizacja zgodziła się zapłacić, więc stanowi ona najlepszy szacunek dostępny w momencie przyjęcia towaru.

Osoba przyjmująca towar może nadpisać wstępnie wypełnioną cenę w dowolnej pozycji przed zakończeniem dokumentu przyjęcia. Jest to przydatne, gdy faktura jeszcze nie dotarła, ale dowód dostawy wskazuje rzeczywistą cenę, lub w przypadku artykułów ważonych, gdzie dostarczona waga lub cena różni się od zamówionej. Niezależnie od tego, jaka cena widnieje w pozycji w momencie ukończenia dokumentu przyjęcia, to właśnie ona zostanie zaksięgowana w magazynie.

Dlaczego ma to znaczenie dla wartości magazynu

Zapasy w PurchasePlus są wyceniane według średniej ważonej. Każde przyjęcie wpływa na średnią wartość jednostkową danej pozycji magazynowej w danej lokalizacji magazynowej. Oznacza to, że cena użyta w momencie przyjęcia towaru wpływa bezpośrednio na wartości zapasów, a stamtąd na inwentaryzacje, raportowanie odchyleń oraz kalkulację kosztów receptur magazynowych.

Aktualną wartość jednostkową oraz łączną wartość pozycji magazynowych możesz sprawdzić w dowolnym momencie, przechodząc do [Magazyn] → [Lokalizacje magazynowe] i klikając wybraną lokalizację magazynową. Więcej informacji znajdziesz w artykule Wprowadzenie do magazynu, część 3: Lokalizacje magazynowe.

Co się dzieje, gdy faktura dotrze później

Jest to kluczowa kwestia do zrozumienia. W branży hotelarsko-gastronomicznej całkowicie normalną sytuacją jest przybycie towarów przed nadejściem faktury. W takim przypadku przyjęcie jest wyceniane według ceny z zamówienia zakupu. Jeśli faktura dotrze później z inną ceną, wartość magazynu nie jest korygowana wstecznie. PurchasePlus nie cofa się i nie zmienia cen zapasów, które zostały już przyjęte.

Zamiast tego różnica między zamówieniem zakupu a fakturą jest automatycznie wychwytywana przez dopasowanie faktury i oznaczana w postaci flag na fakturze dla Twojego zespołu ds. rozrachunków z dostawcami. Zobacz nasz artykuł Wprowadzenie do dokumentów przyjęcia towaru, aby dowiedzieć się więcej o tym, jak oznaczane są rozbieżności.

Praktyczny przykład

Hotel zamawia 10 kartonów kurczaka po 50,00 $ za karton. Towar dociera w poniedziałek, ale faktura jeszcze nie nadeszła.

• Przyjęcie księguje 10 kartonów na stan magazynowy po 50,00 $ za sztukę (łącznie 500,00 $), w oparciu o cenę z zamówienia zakupu.
• Faktura dociera w środę z ceną 52,00 $ za karton. Dopasowanie faktury oznacza różnicę 2,00 $ za karton w stosunku do zamówienia zakupu, a zespół ds. rozrachunków z dostawcami rozwiązuje tę rozbieżność.
• Zapas znajdujący się już na stanie pozostaje wyceniony na 50,00 $ za karton. Różnica w wysokości 20,00 $ nie jest przenoszona do magazynu, ale kolejne przyjęcie (a ostatecznie inwentaryzacja) przywraca średnią do rzeczywistego stanu.

Gdyby faktura znajdowała się w systemie przed przyjęciem towaru, przyjęcie zostałoby od razu zaksięgowane z ceną 52,00 $ za karton.

Przykłady z praktyki

1. Użyto ceny z faktury (faktura była w systemie w momencie przyjęcia)

Hotel przyjmuje 1800 jednostek chusteczek higienicznych w ramach stałego zamówienia zakupu. Cena w zamówieniu zakupu wynosiła 1,6400 $ za jednostkę, ale kilka faktur dotarło do PurchasePlus z ceną 1,6389 $ za jednostkę jeszcze przed ukończeniem dokumentu przyjęcia towaru. Zapas został wyceniony według zafakturowanej ceny 1,6389 $, a nie ceny z zamówienia zakupu. Różnica niewielka, ale jest to czytelny przykład pierwszeństwa wyższego poziomu.

2. Użyto ceny z zamówienia zakupu, a faktura dotarła później z inną ceną

Ośrodek wypoczynkowy realizuje dokument przyjęcia towaru wieczorem, zanim dotrze jakakolwiek faktura. Każda pozycja trafia na stan magazynowy po cenie z zamówienia zakupu. Faktura dotarła dwa dni później, a jedna pozycja napoju zamówiona po cenie 56,60 $ za jednostkę została zafakturowana po 63,30 $. Te 10 jednostek pozostaje na stanie magazynowym z ceną 56,60 $, a różnica 6,70 $ nigdy nie trafia wstecznie do magazynu. Pojawia się ona natomiast w module dopasowania faktur, gdzie zespół ds. rozrachunków z dostawcami może wyjaśnić ją z dostawcą.

Podsumowanie w jednym zdaniu

Cena z faktury, gdy ją posiadamy; cena z zamówienia zakupu, gdy jej brakuje. Dopasowanie faktur dba o to, aby każda różnica została zauważona i rozwiązana, nawet jeśli zapasy już przyjęte nie są ponownie wyceniane.

Powiązane artykuły

• Przyjęcie towarów z zamówienia zakupu
• Wprowadzenie do dokumentów przyjęcia towaru
• Wprowadzenie do magazynu, część 2: Pozycje magazynowe
• Wprowadzenie do magazynu, część 3: Lokalizacje magazynowe
• Wprowadzenie do magazynu, część 5: Inwentaryzacje

Jeśli Twoja organizacja chciałaby zacząć korzystać z modułu Magazyn w PurchasePlus, skontaktuj się ze swoim opiekunem konta lub naszym pomocnym zespołem obsługi klienta (Customer Success), aby uzyskać pomoc przy włączeniu modułu i zorganizować szkolenie dla użytkowników (w razie potrzeby).