Zespoły ds. finansów

Zespoły ds. finansów

Przejdź do:

Zatwierdzanie zapotrzebowań

Zanim jakiekolwiek zamówienia zakupu zostaną wygenerowane, zapotrzebowania muszą zostać zatwierdzone przez wyznaczonych zatwierdzających. Jeśli jesteś zatwierdzającym, zobaczysz czerwoną liczbę w sekcji [Zapotrzebowania] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie].

Możesz zatwierdzać zapotrzebowania zbiorczo lub indywidualnie. Możesz także odrzucić zapotrzebowanie.

Strona Zapotrzebowania oczekujące na moje zatwierdzenie

Pamiętaj

Jako osoba zatwierdzająca możesz przejrzeć i zmienić szczegóły zapotrzebowania przed jego zatwierdzeniem, w tym:

  • Produkty, ceny i ilości
  • Działy i kody kont w pozycjach produktów oraz na całym zapotrzebowaniu.
  • Instrukcje do zamówienia dla dostawców

Przegląd faktur według statusu

Faktury mogą mieć jeden z kilku statusów. Należy je regularnie weryfikować.

Jeśli faktura nie spełnia Twoich progów i ustawień flag faktur, zostanie oznaczona do przeglądu zgodnie z przepływem pracy zatwierdzania faktur. Możesz je wyświetlić w sekcji [Faktury] → [Oczekujące na moje zatwierdzenie].

Strona Faktury oczekujące na moje zatwierdzenie

Najlepszą praktyką jest dopasowanie faktur do zamówienia zakupu, jeśli dotyczy. Dopasuj do istniejącego zamówienia zakupu lub, w stosownych przypadkach, utwórz zapotrzebowanie z mocą wsteczną, jeśli jeszcze nie istnieje. Tutaj znajdziesz najlepsze praktyki dotyczące sprawdzania oznaczonych faktur i not kredytowych.

Pamiętaj

  • ### Każda faktura musi mieć ustawiony dział i kod konta.
  • Faktura może wymagać rozbicia na wiele działów i kodów kont; można to zrobić w trybie Widok zaawansowany.
  • Niektóre faktury nigdy nie będą powiązane z zamówieniem zakupu ani potwierdzeniem odbioru towaru (np. rachunki za energię).
  • Jeśli tworzysz zapotrzebowanie z mocą wsteczną w celu dopasowania do faktury, pamiętaj, aby odznaczyć pole [Wyślij do dostawcy].

Zatwierdzanie oznaczonych faktur i not kredytowych

Po upewnieniu się, że wszelkie problemy z fakturą lub notą kredytową zostały rozwiązane, możesz zatwierdzić dokument.

Zatwierdź fakturę lub notę kredytową

Pamiętaj

  • Jeśli masz zastrzeżenia co do ceny jednostkowej na fakturze lub ilości pozycji, skontaktuj się z dostawcą w celu uzyskania nowej faktury.
  • Numery faktur muszą być unikalne, w przeciwnym razie zostaną odrzucone przez system.
  • Faktury można anulować, jeśli nigdy nie zostaną opłacone.

Eksport uzgodnionych faktur i not kredytowych

W zależności od ustawień rozrachunków z dostawcami metoda wysyłania faktur i not kredytowych do systemu rozrachunków z dostawcami (AP) w celu płatności może się nieco różnić. Możesz sprawdzić, z jakiego typu korzysta Twoja organizacja, klikając [Nazwa organizacji] w prawym górnym rogu PurchasePlus → [O programie] → [Szczegóły organizacji] → [Typ systemu AP].

Typ A – Eksport pojedynczy

W przypadku tej metody uzgodnione faktury i noty kredytowe są eksportowane pojedynczo, a plik eksportu zawierający pojedynczą fakturę lub notę kredytową jest automatycznie tworzony i przesyłany do systemu AP.

W sekcji [Faktury] → [Uzgodnione faktury] otwórz fakturę, którą chcesz wyeksportować, i kliknij [Eksportuj].

Przycisk Eksportuj na uzgodnionej fakturze

Po pomyślnym zakończeniu procesu eksportu status faktury zostanie automatycznie zaktualizowany na Wyeksportowano. Faktura powinna również trafić do Twojego zewnętrznego systemu księgowego. Zapis tego zadania eksportu będzie dostępny w sekcji [Faktury] → [Centrum eksportu].

Centrum eksportu faktur

Typ B – Plik eksportu zbiorczego

W sekcji [Faktury] → [Uzgodnione faktury] otwórz fakturę, którą chcesz wyeksportować, i kliknij [Oznacz jako gotowe do eksportu].

Oznacz jako gotowe do eksportu na uzgodnionej fakturze

Gdy zechcesz utworzyć plik wsadowy do zaimportowania do systemu AP, przejdź do sekcji [Faktury] → [Centrum eksportu] i użyj opcji [Utwórz nowy plik eksportu], aby utworzyć nowy plik wsadowy. Będziesz mieć możliwość ustawienia parametrów dla faktur i/lub not kredytowych oznaczonych jako „Gotowe do eksportu”, które chcesz uwzględnić w partii.

Utwórz nowy plik eksportu w Centrum eksportu

Gdy przetwarzanie pliku wsadowego dobiegnie końca, możesz pobrać go ze swojego [Centrum eksportu], aby zaimportować go do swojego systemu AP.

Ukończony plik eksportu wsadowego w Centrum eksportu

Pamiętaj

  • Typ B – W zależności od ustawień użytych do utworzenia pliku wsadowego może być konieczne wybranie opcji [Więcej] → [Oznacz jako wyeksportowane], aby potwierdzić pomyślny import do systemu AP.

Wskazówki ułatwiające przetwarzanie faktur

  • Możesz ustawić domyślny dział i kody kont dla faktur dostawcy.
  • Działy mogą mieć odrębne ustawienia dotyczące progów faktur i flag faktur.
  • Wyszukaj nowych dostawców w sekcji [Dostawcy] → [Katalog dostawców] przed utworzeniem nowego dostawcy zarządzanego samodzielnie.
  • Ustaw miejsce docelowe zamówienia zakupu (adres e-mail) dla nowo utworzonych dostawców.

Related articles