Przegląd

„Budżety” to opcjonalny moduł, który pozwala organizacjom lepiej zarządzać i monitorować wydatki u dostawców zgodnie z ich wymaganiami dotyczącymi roku/miesiąca oraz kont wydatków.

Przejdź do:

• Wprowadzenie \- Czym jest budżet?
• Przeglądanie budżetów
  • Przeglądanie pojedynczego budżetu
• Tworzenie budżetu
• Budżet w zapotrzebowaniu
  • Podczas zatwierdzania
  • Szybkie panele na szerokich monitorach

Czym jest budżet?

„Budżet” w PurchasePlus to limit wydatków ustalany przez uprawnionych użytkowników i stosowany do określonego obszaru działalności na dany okres.

Budżety składają się z:

1. Roku i miesiąca, których dotyczy budżet,
2. Jednostki organizacyjnej (działu) oraz kodu konta, których dotyczy budżet, oraz
3. Kwoty budżetu (netto), która ma zastosowanie do budżetu.

Gdy kupujący tworzy zapotrzebowanie, „Kwota budżetu” jest wykorzystywana, gdy spełnione są oba warunki:

• data dostawy zapotrzebowania przypada w roku/miesiącu budżetu ORAZ
• zapotrzebowanie jest przypisane do jednostki organizacyjnej i kodu konta danego budżetu.

Budżety w PurchasePlus nie uniemożliwiają użytkownikom tworzenia ani przesyłania zapotrzebowań (nawet jeśli zapotrzebowanie spowoduje przekroczenie odpowiedniego budżetu), ale wszyscy zatwierdzający zapotrzebowanie są informowani o tym, że ich zapotrzebowanie przekroczy budżet, zanim stanie się ono zamówieniem zakupu.

Przeglądanie budżetów

Organizacje z włączoną funkcją mogą przeglądać swoje budżety w tabeli, klikając [Budżety] → [Wyświetl wszystkie] na bocznym pasku nawigacyjnym:

Z tego widoku możesz:

1. Użyć wyszukiwarki i zaawansowanych filtrów wyszukiwania, aby znaleźć określony budżet,
2. Edytować kolumny wyświetlane w tabeli za pomocą funkcji [Zarządzaj kolumnami],
3. Utworzyć nowy budżet (więcej na ten temat poniżej) oraz
4. Kliknąć budżet w tabeli, aby wyświetlić go bardziej szczegółowo.

Przeglądanie pojedynczego budżetu

Po kliknięciu budżetu w widoku tabeli zostaną wyświetlone dwie strony, które pomogą Ci zrozumieć budżet w jego kontekście (w czasie rzeczywistym): strona Wykorzystanie oraz strona Zapotrzebowania.

Strona Wykorzystanie przedstawia wizualnie wartość zatwierdzonych i oczekujących zapotrzebowań w porównaniu z odpowiednią kwotą budżetu:

• Wydatki zatwierdzone (lub „Budżet”) to łączna wartość netto wszystkich zatwierdzonych i zamkniętych zapotrzebowań z datą dostawy w miesiącu i roku budżetu ORAZ przypisanych do jednostki organizacyjnej i kodu konta budżetu.
• Oczekujące na zatwierdzenie to łączna wartość netto wszystkich zapotrzebowań oczekujących na zatwierdzenie z datą dostawy w miesiącu i roku budżetu ORAZ przypisanych do jednostki organizacyjnej i kodu konta budżetu.

Ponadto użytkownicy mogą szybko sprawdzić pozostały budżet, pozostałe dni, bieżący stan oraz prognozowany stan budżetu:

Prognozowany stan to proste wyliczenie wskazujące, czy wydatki budżetowe powiększone o zapotrzebowania oczekujące na zatwierdzenie przekroczą limit budżetu.

Na koniec użytkownicy mogą wyświetlić wszystkie zapotrzebowania wykorzystujące dany budżet, klikając kartę [Zapotrzebowania] w budżecie:

Tworzenie budżetu

Użytkownicy z uprawnieniem „Zarządzanie budżetami” mogą utworzyć nowy budżet, klikając [Nowy budżet] na bocznym pasku nawigacyjnym lub w nagłówku strony [Budżety] → [Wyświetl wszystkie]:

Użytkownik zostanie przeniesiony na nową stronę, na której musi podać następujące wartości:

• Rok i miesiąc, których będzie dotyczyć budżet. Oznacza to, że każde zatwierdzone zapotrzebowanie z datą dostawy przypadającą w tym zestawieniu roku/miesiąca będzie obciążać ten budżet.
• Jednostka organizacyjna i kod konta. Oprócz zestawienia roku/miesiąca, zatwierdzone zapotrzebowanie przypisane do tego zestawienia jednostki organizacyjnej i kodu konta będzie obciążać ten budżet.
• Kwota budżetu (netto). Jest to „Limit” budżetu, którego przekroczenie jest uznawane za przekroczenie budżetu.

Po podaniu tych wartości kliknij [Utwórz budżet] na dole strony. Budżet zostanie natychmiast uwzględniony w odniesieniu do wszystkich zatwierdzonych (i oczekujących na zatwierdzenie) zapotrzebowań, które spełniają kryteria zestawienia roku/miesiąca oraz jednostki organizacyjnej/kodu konta skonfigurowane dla danego budżetu.

Budżet w zapotrzebowaniu

Podczas zatwierdzania

Osoby zatwierdzające zapotrzebowanie widzą, czy przesłane zapotrzebowanie przekroczy budżet:

Klikając [Wyświetl budżet], osoba zatwierdzająca może szybko sprawdzić stan budżetu i w razie potrzeby przejść do budżetu, aby uzyskać więcej informacji:

Szybkie panele na szerokich monitorach

Zaawansowani użytkownicy korzystający z PurchasePlus na dużym monitorze mogą również skorzystać z paneli szybkiego podglądu, które pojawiają się po prawej stronie zapotrzebowania:

Panel szybkiego podglądu zapotrzebowania można skonfigurować tak, aby wyświetlał:

• wszelkie komentarze dodane do zapotrzebowania przez innego użytkownika z Twojej organizacji,
• łącza do powiązanych dokumentów — np. zamówień zakupu wygenerowanych po zatwierdzeniu zapotrzebowania, oraz
• informacje o budżecie, który to zapotrzebowanie będzie wykorzystywać — w szczególności wartość wydatków Zatwierdzone oraz Oczekujące na zatwierdzenie.

Możesz użyć przycisku [Zarządzaj] w prawym górnym rogu panelu szybkiego podglądu, aby skonfigurować zawartość paneli.

Panel szybkiego podglądu nie będzie wyświetlany, jeśli monitor nie jest wystarczająco duży, aby zmieścić pozostałe elementy ekranu.