使用 PurchasePlus AI 助手

AI 助手的功能

PurchasePlus AI 助手可将 Claude 或 ChatGPT 连接到您的 PurchasePlus 账户。您只需使用自然语言提问，即可从实时的 PurchasePlus 数据中获取答案。

它通过 MCP（模型上下文协议，Model Context Protocol）运行，这是 AI 助手连接到其他软件的标准方式。您使用普通的 PurchasePlus 账户登录，因此助手只能查看和执行您在 PurchasePlus 中已有权限查看和执行的内容。

为什么使用 AI 助手？

• 跨请购单（Requisition）、采购订单（Purchase Order）、收货单（Receiving Note）和发票（Invoice）获取统一答案，无需再导出并交叉比对报表。
• 从请购单到发票全程跟踪单笔订单，无需在不同屏幕间来回点击。
• 在发票付款前发现价格、包装规格和数量错误。
• 将供应商报价或去年的采购记录直接转换为请购单草稿，无需重新手动输入每一行。
• 一句话即可查询现有库存、盘点（Stocktake）、调拨（Transfer）和配方（Recipe）成本。

它可以做什么

• 回答关于请购单、采购订单、收货单、发票、贷记单（Credit Note）和对账单（Statement）的问题。
• 按库存库位（Stock Location）查询现有库存，以及盘点和调拨情况。
• 查询配方及其原料成分，以及按当前价格计算的成本。
• 搜索供应商目录（Catalog），查看谁在销售某件商品以及售价是多少。
• 运行您已有访问权限的报表并向您提供下载链接。
• 创建或更新请购单草稿、根据之前的请购单重新订购、将产品（Product）添加到采购清单（Buy List），以及向配方中添加原料。

审批、发送采购订单、删除记录和停用供应商的操作始终由人工完成。 

开始之前

您需要准备三样东西：PurchasePlus 用户账号、所在组织允许使用的 AI 账号，以及 PurchasePlus 服务器地址。

提示

• 在连接前请检查您组织的 AI 政策。请使用工作 AI 账号，而非个人账号。
• 助手遵循您的 PurchasePlus 权限。如果您在 PurchasePlus 中看不到发票，助手也无法看到。如果有内容缺失，请咨询您的超级用户。
• 如果您在多个物业/分店工作，可以在同一个对话中切换您已有权限访问的组织。

连接 Claude

最快捷的方式是通过 PurchasePlus 主页仪表板上的“启用 PurchasePlus MCP”横幅。点击后会打开 Claude，并已自动填写好 PurchasePlus 详细信息。

Free、Pro 和 Max 方案

1. 登录 PurchasePlus，然后点击主页仪表板横幅上的 [启用 MCP]。或者，在 Claude 中前往 [自定义] → [连接器]，点击 [+] 并选择 [添加自定义连接器]。
2. 确认名称为 PurchasePlus，URL 为 %%DOCSCODE0%%，然后点击 [添加]。
3. 点击 [连接]。在弹出的窗口中登录 PurchasePlus 并允许访问。
4. 开始新对话，点击 [+] → [连接器] 并开启 PurchasePlus。
5. 提出第一个问题，例如“我是以谁的身份登录 PurchasePlus 的？”

Team 和 Enterprise 方案

所有者（Owner）或主要所有者（Primary Owner）添加一次 PurchasePlus。

1. 前往 [组织设置] → [连接器] 并点击 [添加]。
2. 将鼠标悬停在 [自定义] 上并选择 [Web]。
3. 输入 %%DOCSCODE1%% 并点击 [添加]。

然后每位用户连接各自的 PurchasePlus 登录信息。

1. 前往 [自定义] → [连接器] 并找到 PurchasePlus。
2. 点击 [连接] 并登录 PurchasePlus。
3. 在对话中，点击 [+] → [连接器] 并开启 PurchasePlus。

提示

• 连接成功后，PurchasePlus 可在 Claude Web 端、桌面应用和移动应用中使用。
• Claude 在使用每个工具前都会询问。对于仅读取数据的工具（例如列出进项发票），可选择 [始终允许]。对于创建草稿或添加商品的工具，建议保持询问状态，以便在更改发生前进行查看确认。
• 对于与采购无关的对话，可在 [+] → [连接器] 中关闭 PurchasePlus。

连接 ChatGPT

在 ChatGPT Business、Enterprise 和 Edu 中，工作区管理员或所有者会配置 PurchasePlus 并将其发布给所有人。然后用户使用自己的 PurchasePlus 登录凭据登录。

管理员设置（Business、Enterprise、Edu）

1. 前往 [工作区设置] → [权限与角色]，并在“已连接数据”下开启开发者模式（创建自定义 MCP 连接器）。
2. 前往 [工作区设置] → [应用] 并点击 [创建]。
3. 将其命名为 PurchasePlus，输入 %%DOCSCODE2%% 作为服务器 URL，并选择 OAuth 进行身份验证。
4. 点击 [扫描工具]，根据提示登录 PurchasePlus。等待扫描完成，然后点击 [创建]。
5. 从 [应用] → [草稿] 测试该应用，然后点击 [发布]。
6. 仅限 Enterprise 和 Edu：使用 [配置操作] 选择允许哪些工具，并使用 [配置访问权限] 选择哪些群组可以使用它。

普通用户

1. 前往 [设置] → [应用]。PurchasePlus 将显示带有自定义标签。
2. 连接它并登录 PurchasePlus。
3. 在对话中，从工具菜单中选择 PurchasePlus，或者在提问中输入 @PurchasePlus。

Plus 和 Pro（只读）

1. 前往 [设置] → [应用] → [高级设置] 并开启开发者模式。OpenAI 在 2026 年调整了此开关的位置，如果找不到，请检查 [设置] → [安全与登录]。
2. 创建一个名为 PurchasePlus 的应用，URL 填写 %%DOCSCODE3%%，认证方式选择 OAuth，然后登录 PurchasePlus。
3. 在对话中，点击 [+] → [开发者模式] 并选择 PurchasePlus。

提示

• ChatGPT 连接器仅在 Web 端运行，无法在移动应用中使用。
• ChatGPT 一次仅处理一条消息的 PurchasePlus 调用。如果后续问题需要最新数据，请再次 @mention PurchasePlus。
• ChatGPT 在创建任何内容之前都会要求您确认。批准前请仔细阅读其显示的详细信息。
• ChatGPT 会保留应用发布时 PurchasePlus 工具的快照。当 PurchasePlus 添加新工具时，管理员需要刷新并重新发布。在 Business 工作区中，这意味着需要重新创建该应用。

您可以查询的内容

助手可以读取 PurchasePlus 的大部分板块，并能执行少量安全的修改操作。以下所有内容均受限于您本人的权限以及您当前操作的组织。

添加配方原料或采购清单产品会立即生效，效果与您在 PurchasePlus 中自行添加完全相同。请购单始终作为草稿创建，供您审核并提交。

适用于采购员和厨师

使用助手在订购前进行核对，更快地建立请购单草稿，并保持采购清单和配方处于最新状态。您可以复制这些提示词，并根据您的物业情况修改名称。

订购前核对

• “过去六个月里我们买过 Pepe Saya 黄油吗？从谁那里买的，单价是多少？”
• “我们的目录中哪些供应商销售 10kg 的印度香米（basmati rice），按每公斤算哪家最便宜？”
• “向 Bidfood 订购的货物中还有哪些尚未收货？”
• “主厨房（Main Kitchen）库存库位中的鸡蛋现有库存是多少？”

建立请购单草稿

• “重新订购请购单 123456，下周二送达。”
• “这是我们布草供应商的报价单。用这些行创建一份请购单草稿，并告诉我目录价格与报价不一致的任何行。”
• “查看礼品店（Gift Shop）过去 12 个月从该供应商采购的内容，并据此创建一份首批订单草稿。”
• “将酒吧库存库位与基准库存水平（par levels）进行对比，列出低于基准的每件商品及所需数量。”

保持采购清单和配方处于最新状态

• “客房部（Housekeeping）采购清单上的哪些商品当前没有报价？”
• “将 Lurpak 无盐黄油 250g 添加到西点房（Pastry）采购清单。”
• “班尼迪克蛋（Eggs Benedict）配方按当前价格计算成本是多少，哪种原料成本最高？”
• “向班尼迪克蛋配方中添加 20g 虾夷葱（chives）。”

在 PurchasePlus 中提交草稿

助手绝不会自动提交请购单。完成流程：

1. 打开 PurchasePlus，在主页仪表板的“草稿请购单”下找到该请购单。
2. 检查供应商、数量、价格、部门和科目代码（Account Code）。
3. 点击 [提交]，将其发送至审批工作流（Approval Workflow）。

提示

• 请指明具体的库存库位、部门或采购清单名称。“厨房”可能会匹配到多个结果。
• 请将送货日期指定为具体日期，例如“10月13日星期二”，而不是“下周二”。
• 如果某个产品没有报价，助手无法将其添加到请购单中。请先检查目录。

适用于财务用户

使用助手可以更快地处理被标记的发票（Flagged Invoices），并在付款前对供应商进行审核。它能同时读取采购订单、收货单和发票，因此可以在一个回复中解释三单匹配问题。

处理被标记的发票

• “列出货物已收到的被标记发票。”
• “发票 INV-40211 为什么被标记？”
• “从请购单到发票全程跟踪采购订单 778812，告诉我数量或价格从哪里开始不匹配。”
• “哪些被标记的发票行没有与采购订单行匹配？”

付款前审核供应商

• “对照采购订单检查 Fresh Seafood Co 本月的发票。列出单价比订购价格高出 10% 以上的所有行。”
• “该供应商是否存在同日发票号相同或金额相同的发票？”
• “显示发票 INV-40211 的供应商 PDF。”
• “本季度 Bidfood 有哪些贷记单尚未关联到发票？”

月末结账

• “Bidfood 的 9 月对账单包含哪些内容，哪些行在 PurchasePlus 中没有匹配的发票？”
• “在我们所有的物业中，目前未结的请购单、未交付的采购订单和被标记的发票各有多少？按币种分别统计。”
• “运行所有库存库位的库存价值报表，并提供下载链接。”

在 PurchasePlus 中修正并审批

助手负责发现问题。由您在 PurchasePlus 中进行修正和审批。

1. 从 [发票] 中打开 PurchasePlus 里的发票。
2. 进行修改，例如将其与采购订单匹配、使用高级模式（Advanced Mode）拆分行，或设置部门和科目代码。
3. 从表头直接审批该发票，或从 [发票] → [等待我审批] 进行审批。

提示

• 在提问时要求在回复中附带发票和采购订单编号，以便您可以打开每一个进行核对。
• 助手会按币种对金额进行归类，不会在币种之间进行换算。
• 对于大额汇总和趋势分析，请运行报表。助手会引导您使用报表，而不是自行估算数字。

适用于超级用户和管理员

You control what the assistant can do through the PurchasePlus permissions you already manage. There is no separate AI permission to set up.

访问权限的工作机制

• 每位用户使用自己的 PurchasePlus 登录凭据登录。助手在该用户所操作的组织内代表该用户行事。
• 向用户提供的工具与其 PurchasePlus 权限一致。没有发票访问权限的用户将不会获得发票相关工具。组织管理员将获得所有采购员工具。
• 要授予或移除某个模块的访问权限，请在 PurchasePlus 中修改该用户的权限。助手会同步遵循更改。
• 助手创建的草稿归属于提问的用户。它们与任何其他请购单一样进入相同的审批工作流。
• PurchasePlus 会根据用户和组织记录助手的每一次请求。
• 当有人离职时，像往常一样禁用其 PurchasePlus 用户即可。助手是以该用户身份登录的，因此也会同步失去访问权限。

切换组织

拥有多个组织访问权限的用户可以在同一个对话中切换组织。

1. 询问“我可以切换到哪些组织？”
2. 询问“切换到 The Hotel Plus Sydney。”
3. 助手会确认其当前工作的组织。此后的每一个回答都来自该组织，直到您再次切换。

推广与上线

1. 确定您组织将使用的 AI 方案，并获得 AI 政策负责人的批准。
2. 为所有人统一添加一次 PurchasePlus。在 Claude Team 或 Enterprise 上，所有者在 [组织设置] → [连接器] 中添加。在 ChatGPT 上，工作区管理员负责创建和发布。
3. 在 ChatGPT Enterprise 上，使用 [配置访问权限] 从试点群组（如财务和主厨）开始试用。
4. 在邀请人员之前检查 PurchasePlus 中的用户权限。助手可以查看其权限允许的所有内容。
5. 与您的用户分享本文，并要求他们对创建草稿的工具保持询问确认状态。

提示

• 每位用户在关闭前都会在主页仪表板上看到“启用 PurchasePlus MCP”横幅。关闭它仅在该浏览器中隐藏。
• 第一周建议先从只读查询开始。在创建草稿之前，让用户先建立起对回答的信任。

必须由人工执行的操作

助手可以做准备工作，但任何最终的或不可逆的操作仍由您的团队在 PurchasePlus 中完成。这是 PurchasePlus 的固定机制，任何 AI 设置都无法更改。

AI 助手可能会误读问题或给出错误答案。请将每个答案作为参考起点，在采取行动之前先在 PurchasePlus 中打开相应单据进行核实。

获得更佳回复的技巧

问题越具体，回答越准确。请具体指明物业名称、供应商、单据编号和日期。

提示

• 要求助手在回答中列出单据编号，以便您在 PurchasePlus 中进行核对。
• 如果您在多个物业工作，请说明您需要哪个组织的数据。
• 日期请提供具体日期。“今天”和“下周三”如果您的 AI 账号设置在其他时区，可能会对应到错误的日期。
• 处理新任务时请开启新对话。过长的对话可能会混淆先前的答案。
• 如果答案看起来有误，可以问：“你是怎么计算出来的？”助手将显示其参考了哪些单据。

常见问题与排查

需要帮助？

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• Claude 帮助：自定义连接器
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