使用 PurchasePlus AI 助手

AI 助手的作用

PurchasePlus AI 助手将 Claude 或 ChatGPT 连接到您的 PurchasePlus 账户。您只需使用日常通俗语言提问，即可直接从 PurchasePlus 实时数据中获取答案。

它通过 MCP（Model Context Protocol，模型上下文协议）运行，这是一种 AI 助手连接其他软件的标准方式。您使用常规的 PurchasePlus 账户登录，因此该助手只能查看和执行您在 PurchasePlus 中已有权限查看和执行的内容。

为什么使用 AI 助手？

• 跨请购单（Requisitions）、采购订单（Purchase Orders）、收货单（Receiving Notes）和发票（Invoices）获取统一解答，无需导出并交叉核对报表。
• 无需在多个屏幕之间来回切换，即可跟踪单笔订单从请购单到发票的全流程。
• 在发票付款之前，及时发现价格、包装规格和数量错误。
• 将供应商报价单或去年的采购记录转换为草稿请购单，无需逐行重新输入。
• 一句话即可查询现有库存、盘点、调拨以及配方成本。

它能做什么

• 回答有关请购单、采购订单、收货单、发票、贷记凭证（Credit Notes）和对账单（Statements）的疑问。
• 按库位查询现有库存，以及盘点和调拨记录。
• 查询配方及其原料成分，以及按当前价格计算的成本。
• 搜索供应商目录（Catalogs），查看谁在销售某件商品及其价格。
• 运行您已有访问权限的报表并提供下载链接。
• 创建或更新草稿请购单、从历史请购单重新订购、创建采购清单（Buy List）、向采购清单添加产品，以及向配方添加原料。

审批、发送采购订单、删除记录和停用供应商的操作始终由人工完成。

开始之前

您需要准备三样东西：一个 PurchasePlus 用户账号、一个您组织允许使用的 AI 账户，以及 PurchasePlus 服务器地址。

提示

• 连接前请确认您组织的 AI 政策。请使用工作 AI 账户，而非个人账户。
• 助手遵循您的 PurchasePlus 权限。如果您在 PurchasePlus 中无法查看发票，助手也同样无法查看。如有缺失内容，请联系您的超级用户。
• 如果您跨多个分支机构工作，可以在同一对话中切换至您已有访问权限的不同组织。

连接 Claude

最快捷的方式是点击 PurchasePlus 首页仪表板上的“启用 PurchasePlus MCP”横幅。它会打开 Claude 并自动填入 PurchasePlus 详细信息。

提示

• 连接完成后，PurchasePlus 支持在 Claude 网页端、桌面端应用和移动端应用中使用。
• Claude 在使用每项工具前都会进行询问。对于仅读取数据的工具（例如列出所有发票），请选择 [Allow always]（始终允许）。对于创建草稿或添加项目的工具，请保留为询问确认，以便在每次更改发生前进行查看。
• 对于与采购无关的聊天，可在 [+] → [Connectors]（连接器）中关闭 PurchasePlus。

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您可以查询的内容

助手可以读取 PurchasePlus 的大部分模块，并能执行少量安全的修改操作。以下所有内容均受限于您本人的权限以及您当前所在的组织。

添加配方原料或采购清单产品的操作会立即生效，与您自己在 PurchasePlus 中添加完全一样。创建采购清单也会立即生效。请购单则始终以草稿形式创建，供您审核并提交。

采购员与主厨使用指南

利用助手在下单前进行核对、更快速地构建草稿请购单，并使采购清单和配方保持最新状态。您可以复制以下提示词，并根据您机构的实际名称进行调整。

下单前核对

• “我们在过去六个月内买过蓝莓吗？向谁采购的，单价是多少？”
• “我们的目录中有哪些供应商销售 10kg 装印度香米（basmati rice），按每公斤计算谁最便宜？”
• “Bidfood 还有哪些已订购但尚未收货的物品？”
• “主厨房库位中的鸡蛋现有库存是多少？”

构建草稿请购单

• “重新订购请购单 PR03288，下周二送达。”
• “这是我们布草供应商的报价单。请根据这些明细行创建一份草稿请购单，并告诉我目录价格与报价不一致的明细行。”
• “查看礼品店在过去 12 个月内向该供应商采购的内容，并据此创建一份首单草稿。”
• “比对酒吧库位与基准库存（par levels），列出所有低于基准库存的商品及所需采购数量。”

保持采购清单和配方最新

• “客房部采购清单上有哪些商品目前没有最新报价？”
• “将 Lurpak 无盐黄油 250g 添加到烘焙部采购清单中。”
• “按当前价格计算，本尼迪克特蛋配方的成本是多少，哪种原料成本最高？”
• “向本尼迪克特蛋配方中添加 20g 细香葱。”

在 PurchasePlus 中提交草稿

助手绝不会代您提交请购单。完成提交流程：

1. 打开 PurchasePlus，在首页仪表板的“草稿请购单”下找到对应的请购单。
2. 检查供应商、数量、价格、部门和科目代码。
3. 点击 [Submit]（提交）以将其送入审批工作流。

提示

• 请准确指明库位、部门或采购清单的名称。仅说“厨房”可能会匹配到多个位置。
• 请以具体日期指明交货日期，例如“10 月 13 日周二”，而非“下周二”。
• 如果某个产品没有报价，助手无法将其添加到请购单中。请先检查目录。

财务用户使用指南

利用助手更快速地处理被标记的发票，并在付款前核对供应商。它可以一并读取采购订单、收货单和发票，从而在一条回复中清楚解释三单匹配问题。

处理被标记的发票

• “列出货物已收妥但被标记的发票。”
• “为什么发票 INV-40211 会被标记？”
• “跟踪采购订单 778812 从请购单到发票的全流程，并告诉我数量或价格从哪一步开始不匹配。”
• “被标记的发票中有哪些明细行未与采购订单明细行匹配？”

付款前核对供应商

• “核对 Fresh Seafood Co 本月的发票与其采购订单。列出单价比订购价格高出 10% 以上的所有明细行。”
• “该供应商是否存在同一天发票号相同或金额完全相同的发票？”
• “显示发票 INV-40211 的供应商 PDF 文件。”
• “Bidfood 本季度有哪些贷记凭证未关联到发票？”

月末结账

• “Bidfood 的 9 月对账单包含了哪些内容，哪些行在 PurchasePlus 中没有匹配的发票？”
• “在我们所有分支机构中，目前有多少未完结的请购单、未交付的采购订单和被标记的发票？按币种分类列出。”
• “运行所有库位的库存价值报表，并向我提供下载链接。”

在 PurchasePlus 中修改并审批

助手负责发现问题。您需要在 PurchasePlus 中进行修改并审批。

1. 在 PurchasePlus 中从 [Invoices]（发票）打开该发票。
2. 执行修改，例如将其与采购订单匹配、使用高级模式拆分明细行，或设置部门和科目代码。
3. 从表头直接审批发票，或从 [Invoices] → [Awaiting My Approval]（待我审批）进行审批。

提示

• 要求在回答中列出发票和采购订单编号，以便您能打开逐一核对。
• 助手会按币种对金额进行分组，不会自动进行汇率换算。
• 对于大额汇总和趋势分析，请运行报表。助手会引导您使用对应报表，而不是自行估算数字。

超级用户与管理员指南

您可以通过已在管理的 PurchasePlus 权限来控制助手的功能权限。无需额外设置专门的 AI 权限。

访问权限机制

• 每位用户使用自己的 PurchasePlus 账号登录。助手将以该用户的身份在其当前操作的组织中执行操作。
• 为用户提供的工具与其 PurchasePlus 权限保持一致。没有发票查看权限的用户不会获得发票相关工具。组织管理员将获得所有采购员工具。
• 要授予或移除某个模块的访问权限，只需在 PurchasePlus 中更改该用户的权限即可。助手会自动同步该更改。
• 助手创建的草稿归发起请求的用户所有。它们与普通请购单一样，遵循相同的审批工作流。
• PurchasePlus 会记录助手的每一次请求，并关联到具体用户和组织。
• 当员工离职时，像平时一样停用其 PurchasePlus 用户账号即可。助手使用该用户凭据登录，因此也会随之失去访问权限。

切换组织

拥有多个组织访问权限的用户可以在同一次对话中在各组织之间切换。

1. 提问：“我可以切换到哪些组织？”
2. 提问：“切换到 The Hotel Plus Sydney。”
3. 助手会确认当前正在操作的组织。在此之后的所有回答都将来自该组织，直到您再次切换。

推广部署

1. 确定您组织将使用的 AI 方案，并获得 AI 政策负责人的批准。
2. 为全员统一添加一次 PurchasePlus。在 Claude Team 或 Enterprise 上，所有者在 [Organization settings]（组织设置）→ [Connectors]（连接器）中添加。在 ChatGPT 上，由工作区管理员创建并发布。
3. 在 ChatGPT Enterprise 上，使用 [Configure Access]（配置访问权限）从试点群体（例如财务和主厨团队）开始。
4. 在邀请人员之前，请在 PurchasePlus 中检查用户权限。助手可以查看其权限允许的所有内容。
5. 与您的用户分享本文，并提醒他们将涉及创建草稿的工具保持为询问确认设置。

提示

• 每位用户在首页仪表板上都会看到“启用 PurchasePlus MCP”横幅，直到其手动关闭。关闭操作仅在该浏览器中隐藏该横幅。
• 第一周建议从只读查询开始。让用户在开始创建草稿之前，先对回答建立信心。

哪些操作必须由人工完成

助手可以协助准备工作，但任何最终确定或不可逆的操作都必须由您的团队在 PurchasePlus 中完成。这是 PurchasePlus 的固定机制，无法通过任何 AI 设置来更改。

AI 助手可能会误读问题或给出错误答案。请将每个回答视为参考起点，在采取行动之前，务必在 PurchasePlus 中打开原始单据进行核实。

获得更精准回答的提示

问题越具体，回答越准确。请具体说明您所指的分支机构、供应商、单据编号和日期。

提示

• 要求助手在回答中附带单据编号，以便您在 PurchasePlus 中核对。
• 如果您跨多个分支机构工作，请明确指明所需的组织。
• 日期请提供具体日期。如果您的 AI 账户设置在其他时区，“今天”和“下周三”可能会对应到错误的日期。
• 开启新任务时请新建对话。过长的对话可能会混淆先前的回答。
• 如果回答看起来有误，可以问：“你是如何得出该结论的？”助手将展示其参考了哪些单据。

常见问题与故障排除

需要帮助？

• 联系 PurchasePlus 客户成功团队
• PurchasePlus AI 助手帮助页面
• Claude 帮助：自定义连接器
• ChatGPT 帮助：开发者模式与 MCP 应用