Beszerzőknek

Beszerzés, számlázás, leltárkészlet és receptek beszerzők számára.

Áttekintés

• Beszerzés és átvétel — Küldjön be beszerzési kérelmet (Requisition) a részleg költési jóváhagyásához. Az igényléstípusok eltérőek lehetnek; némelyik ár-összehasonlítást és több féltől történő rendelést is kínál
• Számlák és jóváíró számlák — A PurchasePlus Paperless Invoicing e-mail-címére küldött számlákat a rendszer automatikusan beolvassa és hozzáadja a platformhoz.
• Katalógusok és bevásárlólisták — A PurchasePlus több ezer beszállítóból álló globális hálózattal rendelkezik, így nagy az esélye annak, hogy az Ön beszállítójának termékei és árai már elérhetők a PurchasePlus rendszerében.
• Pénzügyi csapatok — A megrendelések (Purchase Order) létrehozása előtt az igényléseket a kijelölt jóváhagyó(k)nak jóvá kell hagyniuk. Ha Ön jóváhagyó, egy piros számot fog látni a

Igénylések

• Áttekintés — Az igénylés (Requisition) egy olyan árukra vonatkozó kérelem, amelyet a beszerző szeretne megrendelni a beszállítóitól.
• Árajánlatok — Az árajánlat (Quote) egy olyan termékár, amelyen a terméket megvásárolhatja egy beszállítótól. Az árajánlatok akkor jönnek létre, amikor egy termék bekerül egy katalógusba az egységárával együtt
• Alapszintű vásárlás — Bármely igényléstípus használatakor eldöntheti, hogy bekapcsolja-e a speciális vásárlási módot, vagy sem:
• Speciális vásárlás — Bármely igényléstípus használatakor választhatja a speciális vásárlási mód bekapcsolását:
• Minden beszállítótól — Az „Összes beszállító” igényléstípus az összes engedélyezett beszállítójától elérhető árajánlat listáját megjeleníti. Kiváló módja a vásárlásnak és az
• Egyetlen beszállítótól — Az „Egyetlen beszállító” igényléstípus az Ön szervezete számára jelenleg elérhető összes árajánlat listáját megjeleníti attól az egyetlen beszállítótól, amelyet
• Bevásárlólistából — A bevásárlólista (Buy List) olyan ellenőrzött terméklista, amely pontosan meghatározza azokat az árukat és szolgáltatásokat, amelyek közül a csapattagok választhatnak, amikor
• Egyéni igénylés — Az egyéni igénylés (Custom Requisition) lehetővé teszi eseti tételek rendelését a beszállítóitól. Akkor használhat egyéni igénylést, ha a többi igényléstípus egyike sem megfelelő.
• Külső igénylés — A külső igénylés (External Requisition) lehetővé teszi igénylés létrehozását egy beszállító külső e-kereskedelmi webhelyén történő vásárlással. Teljes mértékben kihasználhatja a
• Újrarendelésből — Az „Újrarendelés” igényléstípus lehetőséget biztosít arra, hogy egy meglévő igénylésből, megrendelésből vagy számlából rendeljen újra tételeket.
• Raktárhelyről — A raktárhely (Stock Location) a szervezet egy olyan fizikai helyszínét jelölheti, ahol a készleten lévő cikkeket tárolják, például egy raktárhelyiséget, raktárépületet vagy konyhát.
• Részletes termékkeresés — A PurchasePlus számos művelete (pl. igénylés létrehozása vagy termék hozzáadása a bevásárlólistához) megjeleníti a részletes termékkeresési funkciót.
• Piszkozat igénylések — Az igénylések piszkozat (Draft) állapotban maradnak mindaddig, amíg jóváhagyásra be nem küldik őket. Azok a felhasználók, akik vissza szeretnének térni egy piszkozat igényléshez, és megtekinteni, szerkeszteni vagy törölni szeretnék azt
• Igénylés jóváhagyása — A PurchasePlus rendszerében, amikor egy igénylést jóváhagyásra küldenek, az „JÓVÁHAGYÁSRA VÁR” állapotba kerül. Az igénylés ekkor a

Megrendelések és átvétel

• Megrendelések — A megrendelés (Purchase Order) egy olyan dokumentum, amelyet a beszerző szervezet küld a beszállító szervezetnek. Meghatározza a megvásárolni kívánt termékeket vagy szolgáltatásokat
• Megrendelések összevonása — Az „összevonás” két vagy több megrendelés egyesítését jelenti egy (új) önálló megrendelésbe az adminisztráció minimalizálása és az esélyek csökkentése érdekében
• Megrendelés elküldése — Miután az igénylést teljes körűen jóváhagyták, minden, az igénylésben szereplő beszállító számára létrejön egy megrendelés, amely ezután elküldhető mindegyik
• Átvételi elismervények — Az átvételi elismervény (Receiving Note) egy kísérődokumentum, amely egy megrendeléshez kapcsolódóan jön létre, és a megrendelés egyes tételsoraihoz tartozó konkrét mennyiség megjelölésére szolgál
• Áruk átvétele — A megrendelés tételsorainak átvettként való megjelölése jelzi a szervezet felhasználói számára, hogy a megrendelés mikor zárható le.
• Egységár felülírása — Amikor egy megrendelést és egy számlát párosítanak, és a terméksorok össze vannak kapcsolva, az átvételi elismervény a számlán szereplő egységárat veszi át.

Számlák és jóváíró számlák

• Számlák — A számla (Invoice) egy olyan dokumentum, amelyet a beszállító küld a beszerzőnek, feltüntetve a beszállító által leszállított termékeket és mennyiségeket, és amely alapján
• Számla létrehozása — A PurchasePlus felhasználói új számlát hozhatnak létre annak érdekében, hogy digitális, programozott nyilvántartást kapjanak a beszállítótól érkezett számláról, amely ezután párosítható a
• Számlák megtekintése és frissítése — 1. Válassza a [Számlák] → [Összes megtekintése] lehetőséget az oldalsó navigációs sávban.
• Küldés a PurchasePlus rendszerbe — A PurchasePlus Paperless Invoicing megoldást kínál azoknak a szervezeteknek, amelyek szeretnék csökkenteni a beérkező számlák ellenőrzésére és egyeztetésére fordított időt
• Megrendelés párosítása — Ha a számla a Paperless Invoice módszerrel jön létre, a PurchasePlus automatikusan párosítja a megrendelést a számlához, amennyiben logikus egyezést talál
• Megrendelés párosításának feloldása — A megrendelések párosítása a számlákkal a számlaegyeztetési folyamat része. Ez lehetővé teszi szoftverünk (vagy egy emberi ellenőr) számára, hogy megbizonyosodjon arról, hogy a
• Sorok összekapcsolása vagy leválasztása — A PurchasePlus-ban a szervezetére alkalmazott beállításoktól függően, amikor egy számlát párosítanak egy megrendeléssel, a számla összes sora
• Speciális mód — A PurchasePlus-ban a számlasorok megtekinthetők speciális módban is, így az egyes számlasorok összes további adata láthatóvá válik. Egy számlasornak egy vagy
• Számlajelzések — A PurchasePlus folyamatosan elemzi az összes „Nyitott” és „Jóváhagyásra vár” állapotú számlát és jóváíró számlát, és fejléc- vagy sorszintű jelzéseket jelenít meg a
• Jelzési küszöbértékek — A PurchasePlus számláihoz elérhető egyes jelzések küszöbértékekkel (Thresholds) tovább testreszabhatók. A küszöbértékek lehetővé teszik, hogy a kisebb eltérésekkel rendelkező számlák ne
• Jóváíró számlák — A jóváíró számla (Credit Note) olyan dokumentum, amely pénzeszközök visszatérítését jelzi a beszerző számára. Általában a beszállító állítja ki egy megrendelés törlését követően
• Jóváíró számla létrehozása — A jóváíró számla (Credit Note) olyan dokumentum, amely pénzeszközök visszatérítését jelzi a beszerző számára. Általában a beszállító állítja ki egy megrendelés törlését követően
• Papírmentes MI — A Paperless Invoicing a PurchasePlus egy olyan modulja, amely célirányosan kifejlesztett, saját MI-szolgáltatásunkat használja a számlák és jóváíró számlák fogadására, beolvasására és feldolgozására
• Papírmentes e-mailek — A PurchasePlus Paperless Emails felületén a következőket teheti meg:
• Automatikus kódolás PO nélkül — Ha egy számla egyező megrendelés (PO) nélkül érkezik, a PurchasePlus beolvassa a dokumentumot, és a számlaadatok, valamint a beszállító alapértelmezett beállításai alapján
• Számlák jóváhagyása — Amikor egy számla vagy jóváíró számla „Jóváhagyásra vár” állapotban van, egy vagy több olyan jelzést – azaz eltérést – tartalmaz, amely felülvizsgálatot és jóváhagyást igényel egy
• Számlák exportálása — A szervezet konfigurációjától függően a számlákat és jóváíró számlákat exportálhatja egyenként (A típus), vagy kötegelt exportfájlként (B típus).
• Exportálásra késznek jelölés — Szervezete beállítható úgy, hogy a számlákat és jóváíró számlákat egyenként exportálja (ezt „A típusnak” nevezzük), vagy egy kötegelt exportfájl részeként (ezt nevezzük
• Kötegelt exportfájl — A szervezet konfigurációjától függően a számlákat és jóváíró számlákat exportálhatja egyenként (A típus), vagy kötegelt exportfájlként (B típus).
• Megjelölés exportáltként — 1. Lépjen az Irányítópultra, kattintson a Számlák elemre, majd válassza az Összes megtekintése lehetőséget.

Jóváhagyási munkafolyamatok

• Áttekintés — Attól a pillanattól kezdve, hogy a számla és a jóváíró számla bekerül a rendszerünkbe, a PurchasePlus folyamatosan elemzi az összes „Nyitott” és „Jóváhagyásra vár” állapotú dokumentumot

Egyenlegközlők

• Egyeztetés — Az egyenlegközlő-egyeztetés (Statement Reconciliation) a platformon belüli megoldás a táblázatkezelővel és e-mailekkel végzett egyeztetés helyett. Ön feltölti a beszállítói egyenlegközlőt, a rendszer pedig
• Egyenlegközlő-státuszok — Egy egyenlegközlő sor négyféle állapotban lehet. A státusz a párosított számlákból és a kényszerített egyeztetés jelzéséből származik, és automatikusan frissül, amikor a
• GYIK — Az egyenlegközlő végösszege nem egyezik a sorok összegével. Mi a teendő? Az egyenlegközlő ettől még elmentésre kerül. Egy egyenlegeltérés-jelző jelenik meg a részletes nézet fejlécében.

Beszállítókezelés

• Áttekintés — A „Beszállítók” azok a szervezetek, amelyektől Ön árukat vagy szolgáltatásokat vásárol. A beszállító a PurchasePlus rendszerben egyszerűen egy olyan szervezet, amelynek a típusa „Beszállító” (szemben a
• Beszállítók megtekintése és kezelése — Ha a PurchasePlus-t beszerzőként használja, megtekintheti és kezelheti a kapcsolódó beszállítókat.
• Beszállító engedélyezése vagy letiltása — Az „Engedélyezve” azt jelenti, hogy szervezete és Ön rendeléseket adhat le a beszállítónál. A beszállító katalógusokat, termékeket és árakat rendelhet a szervezetéhez, és
• Kapcsolódás regisztrált beszállítóhoz — A regisztrált beszállítók olyan entitások, amelyek létrehoztak egy PurchasePlus beszállítói fiókot. Bejelentkeznek a saját termékeik és katalógusaik kezeléséhez, és ezek hozzárendeléséhez
• Saját kezelésű beszállító létrehozása — Egy beszállító a PurchasePlus rendszerben lehet:

Termékek

• Áttekintés — A termékek a PurchasePlus-ban a valós termékek (és szolgáltatások) leképezései, amelyeket szervezete a beszállítóktól vásárol, és a működése során használ
• Termék létrehozása — A termékek a PurchasePlus-ban a valós termékek és szolgáltatások leképezései, amelyeket szervezete a beszállítóktól vásárol, és a működése során használ

Katalógusok

• Áttekintés — A katalógus (Catalog) olyan árakkal ellátott termékek gyűjteménye, amelyeket olyan beszállítóktól vásárol, akikkel szervezete engedélyezett kereskedelmi kapcsolatban áll.
• Beszállítói vs. saját kezelésű — A katalógus olyan termékek és árak gyűjteménye, amelyeket egy beszállítótól vásárolhat meg az igényléseiben.
• Katalógus létrehozása vagy frissítése — A katalógusokat kezelhetik közvetlenül a regisztrált beszállítók (beszállító által kezelt katalógusok), vagy belsőleg a beszerző szervezete (saját kezelésű katalógusok).
• Katalógus importálása — Az Importálás funkció használatával frissítheti a meglévő termékek árait a katalógusban, valamint további termékeket adhat a katalógushoz, feltéve, hogy

Bevásárlólisták

• Áttekintés — A bevásárlólisták (Buy List) hatékony módot jelentenek a beszerzési döntések egységesítésére és automatizálására egy szervezeten belül – biztosítva, hogy a beszerzők a megfelelő termékeket vásárolhassák meg
• Bevásárlólista létrehozása — A bevásárlólisták hatékony módot jelentenek a beszerzési döntések egységesítésére és automatizálására egy szervezeten belül – biztosítva, hogy a beszerzők a megfelelő termékeket vásárolhassák meg
• Termékek kezelése — A bevásárlólisták hatékony módot jelentenek a beszerzési döntések egységesítésére és automatizálására egy szervezeten belül – biztosítva, hogy a beszerzők a megfelelő termékeket vásárolhassák meg

Leltárkészlet

• Áttekintés — A leltárkészlet (Inventory) egy opcionális modul, amely hozzáadható PurchasePlus csomagjához, hogy segítsen még jobban kontrollálni és csökkenteni a beszerzési költségeit a következők révén:
• Készletcikkek — A készletcikk olyan termék, amely elérhető a leltárkészletében, és hozzáadható egy vagy több készletraktárhelyéhez, illetve tárolható azokban.
• Raktárhelyek — A raktárhely a szervezet egy olyan fizikai helyszínét jelölheti, ahol a készletcikkeket tárolják, például egy raktárhelyiséget, raktárépületet vagy konyhát.
• Átadás-átvételek — Az átadás-átvétel (Transfer) a készletcikkek raktárhelyek közötti mozgásának kezelésére (és elszámolására) szolgáló módszer.
• Leltározások — A leltározás (Stocktake) egy adott raktárhelyen tárolt készletcikkek mennyiségének ellenőrzésére szolgáló módszer. A leltározást egy raktárhelyen végzik, és
• Készletértékelés — Ismerje meg, hogyan határozza meg a PurchasePlus, hogy melyik árat használja, amikor az árukat átveszik a készletbe, és ez az ár hogyan jelenik meg a készletértékekben.
• Hóvégi leltározás — A leltározás a legjobb módja annak, hogy rendszeresen ellenőrizze az adott időszakban a raktárhelyekre beérkező és onnan kimenő készletcikkek mennyiségét. Ez a cikk
• Áruk átvétele — Amikor egy megrendeléshez kapcsolódó szállítás érkezik, a PurchasePlus segítségével „átveheti” az árukat (azaz digitálisan rögzítheti a tételeket és
• Nyitóegyenleg-átadás — A raktárhelyek legelső alkalommal történő feltöltése készletcikkekkel egy nyitóegyenleg-átadás elvégzésével hajtható végre.
• Értékesítési pont — Az értékesítési pont (POS) egy opcionális modul, amely lehetővé teszi a készletcikkek levonását egy raktárhelyről, amikor értékesítést végez az éttermében, bárjában vagy kávézójában.
• POS-kötegelt értékesítések — A kötegelt értékesítés a fizikai POS-terminálokon végrehajtott értékesítési sorok (azaz eladások) gyűjteménye. Rendszerünk ezeket az értékesítési sorokat tömegesen dolgozza fel (általában
• Vonalkód-leolvasó — A PurchasePlus DS6510B-M9 egy kézi vonalkód-leolvasó, amelyet az 1D és 2D vonalkódok gyors és megbízható beolvasására terveztek. Közvetlenül a számítógépéhez csatlakozik

Receptek

• Áttekintés — A Receptek (Recipes) egy opcionális bővítmény a PurchasePlus rendszerben, és nagyszerű módja annak, hogy még több értéket hozzon ki a szoftverünkből a következők mellett:
• Menük — A menü a receptek gyűjteménye. A menüket általában a valós ételek (azaz receptek) összetevői beszerzésének és költségeinek kezelésére használják
• Összetevők — Az összetevők olyan termékek, amelyeket hozzáad a receptjeihez. Attól függően, hogy a recept készletnyilvántartásba vont vagy nem készletnyilvántartásba vont recept, a definíció
• Allergének — A PurchasePlus allergénkezelési funkciót is tartalmaz, amely a Receptek modul felhasználói számára érhető el, hogy jobban kezelhessék az allergéneket a receptjeikben és az összetevőikben.

Jelentések

• Jelentés futtatása — A PurchasePlus rendszere rendkívül nagy mennyiségű adatot állít elő (és tárol). Ezen adatok tömeges elérése letölthető jelentések formájában egy

Szervezetek kezelése

• Áttekintés — A PurchasePlus szervezeti modelljének és következményeinek megértése az egyik legjobb módja annak, hogy a PurchasePlus haladó felhasználójává váljon.
• Szervezetek létrehozása — Ez a 2. rész a Szervezetek bemutatása sorozatunkban. A cikk elolvasása előtt javasolt elolvasni az 1. részt.

Költségkeretek

• Áttekintés — A „Költségkeretek” egy opcionális modul, amely lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy jobban kezeljék és nyomon kövessék a beszállítóikkal kapcsolatos költéseiket az évük/hónapjuk és

Frissítés

• Frissítés — Mi az a PurchasePlus? Procure-to-pay platformunk teljes újjáépítése modern technológiára alapozva. Ugyanaz a cél, ugyanaz a csapat, és lényegesen jobb tapasztalat