Igénylés jóváhagyása

A PurchasePlus rendszerben, amikor egy igénylést jóváhagyásra benyújtanak, az „JÓVÁHAGYÁSRA VÁR” státuszba kerül. Az igénylés bekerül a részlegre és számlakódra vonatkozó jóváhagyási munkafolyamatba.

A munkafolyamat első szintjén lévő jóváhagyó felhasználók egy e-mailt kapnak, amely értesíti őket arról, hogy az igénylést benyújtották, és most jóváhagyható vagy elutasítható. Olvasson tovább a részletekért.

Jóváhagyásomra vár

A jóváhagyásra váró igénylések listája az alábbi módokon érhető el:

• [Kezdőlap] Vezérlőpult → [Jóváhagyásomra váró igénylések].
• Oldalsó navigációs sáv [Igénylések] → [Jóváhagyásomra vár].

Kattintson az Igénylés számára az [Igénylés] oszlopban az igénylés részletesebb megtekintéséhez:

Az alábbi területek tekinthetők át egy igénylés ellenőrzése során:

1. Termékek.
2. Árajánlatok. Egy termékhez egy vagy több árajánlat is tartozhat a beszállítóitól, a terméktől, a beszállítóitól és az igénylés típusától függően. Egy tétel másik beszállító árajánlatára történő módosításához a „Beszállítók módosítása az igényléseken” jogosultság szükséges. E nélkül is megtekintheti az árajánlatokat, és módosíthatja a mennyiséget.
3. Mennyiség.
4. Rendelési utasítások az egyes termékekhez, ha vannak.
5. Egyéni részleg és számlakód az egyes termékekhez, ha vannak. Egy termék költsége elszámolható egyéni részlegre és számlára. Ha nem adott meg egyéni értékeket a termékhez, a költség az igénylésre alkalmazott részleg és számla szerint lesz elszámolva.
6. Termék eltávolítása.
7. Ár, adószázalék és tételsorok végösszege.
8. A Jóváhagyás gomb.
9. Az Elutasítás gomb.

Igénylés jóváhagyása

A Művelet oszlopban lehetősége van [Jóváhagyni] vagy [Elutasítani] egy igénylést. Alternatív megoldásként rákattinthat az [Igénylés számára] is az igénylés részleteinek megtekintéséhez.

Kattintson a fenti képen látható [Zöld pipa] gombra az igénylés jóváhagyásához, és egy megerősítő üzenet jelenik meg. Ha további jóváhagyások szükségesek a jóváhagyási munkafolyamatban, a megerősítő üzenet tájékoztatja, hogy az igénylés részben jóváhagyott.

Ha azonban Ön a végső jóváhagyó a jóváhagyási munkafolyamatban, a megerősítő üzenet jelzi, hogy a végső jóváhagyás megtörtént, és létrejött egy megrendelés az igénylésben szereplő mindegyik beszállítóhoz. Lehetősége van a [Megrendelések megtekintésére]. Ha a megrendeléseket azonnal el kell küldeni, ez az egyes megrendelések felkeresésével megtehető. További információért tekintse meg a Megrendelés elküldése című cikkünket.

Költségkerettel rendelkező igénylés jóváhagyása

Ha szervezete használja a Költségkeret modulunkat, a jóváhagyók az igénylés fejlécében láthatják az aktuális költségkeret-helyzetet (időszak és összeg, Elköltött / Jóváhagyásra vár / Fennmaradó, valamint egy Kereten belül vagy Keret túllépve jelölést). További részletekért tekintse meg a „Költségkeretek áttekintése” című cikkünket.

Tudjon meg többet a költségkerettel rendelkező igénylések jóváhagyásáról.

Igénylés elutasítása

1. Kattintson a [Piros kereszt] gombra az igénylés elutasításához.

2. Adja meg az „Elutasítás okát”, majd kattintson a [Megerősítés és elutasítás] gombra. Az indoklás szerepelni fog az elutasításról szóló értesítő e-mailben, amelyet az igénylést létrehozó felhasználó kap meg.

Az igénylés állapota „ELUTASÍTVA” értékre változik, és a felhasználónak lehetősége lesz folytatni a vásárlást az igénylésben, hogy elvégezze a szükséges módosításokat, mielőtt ismét benyújtaná jóváhagyásra. 

Az elutasított igénylés törölhető is, amennyiben már nincs rá szükség.

Igénylések tömeges jóváhagyása

Azok a felhasználók, akik jogosultak az igénylések jóváhagyására, több igénylést is kijelölhetnek, és tömegesen jóváhagyhatják azokat.

1. Az oldalsó navigációs sávban válassza az [Igénylések] → [Jóváhagyásomra vár] lehetőséget.

2. Ha rendelkezik az igénylés jóváhagyásához szükséges jogosultsággal, a táblázatban több igénylést is kijelölhet az Igénylés azonosítója melletti bal oldali négyzetre kattintva.

3. A táblázat tetején (az Igénylések oszlop felett) egy [Jóváhagyás] gomb jelenik meg, amint kiválasztott egy vagy több igénylést.

4. A „Jóváhagyás” gombra kattintva egy megerősítő lépés jelenik meg. A [Kijelöltek jóváhagyása] gombra kattintva az egyes igényléseket külön-külön hagyja jóvá. Az egyes igénylésekre vonatkozó jóváhagyási munkafolyamattól függően ez azt eredményezheti, hogy a kiválasztott igénylések némelyike megkapja a végső jóváhagyást.