Számlázási bevált gyakorlatok

Számlázási bevált gyakorlatok

Számla-adatelemek

1. Megrendelés (PO)

  • Érvényes formátum:

Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat. Mindazonáltal kifejezetten javasoljuk a kizárólag számokból álló értékek használatát. A PurchasePlus által generált megrendelésszámok a PO:000000 konvenciót követik, és szekvenciálisan növekednek (pl. 000001, 000002 stb.).

  • Példa: PO:000345
  • Magyarázat:

A Megrendelés megadása KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, mivel elősegíti a számlák és a Megrendelések automatikus párosítását a rendszeren belül, biztosítva a hatékonyabb és pontosabb folyamatot.

2. Bizonylattípus

  • Érvényes formátum:

„Invoice” VAGY „INV:” VAGY „Tax Invoice”. „Credit Note” „CR Note”

  • Példa: INV-123456
  • Magyarázat:

Ez a mező KÖTELEZŐ a bizonylatok osztályozásának és rendezésének segítéséhez, ami elengedhetetlen a pontos feldolgozáshoz és nyilvántartáshoz. A számla feldolgozása ezen információ nélkül nem lehetséges. 

3. Számlaszám

  • Érvényes formátum:

Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat. Bár bármilyen formátum megengedett, kifejezetten javasoljuk a kizárólag számokból álló értékek használatát.

  • Példa: INV-123456
  • Magyarázat:

Ez a mező KÖTELEZŐ a feldolgozáshoz és a kifizetéshez. A duplikált számlaszámokat a rendszer automatikusan megjelöli és elutasítja a hibák elkerülése érdekében. Megjegyzés: A számlaszámokat újra felhasználhatja különböző beszerzők esetén, de ugyanannál a beszerzőnél soha. A számla feldolgozása ezen információ nélkül nem lehetséges. 

4. Vállalkozása neve, címe, telefonszáma és e-mail-címe

  • Érvényes formátum:

Bármilyen alfanumerikus karaktersorozat.

  • Példa:

Beszállító neve: Fresh Produce Co. Cím: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN/Adószám: 12 345 678 910

  • Magyarázat:

A pontos üzleti adatok megadása KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT az érvényesítéshez, valamint annak biztosításához, hogy a számlák feldolgozása a megfelelő fiókokhoz történjen.

5. Adószám vagy cégjegyzékszám

  • Érvényes formátum:

Érvényes numerikus cégazonosító/adószám (pl. ABN Ausztráliában).

  • Példa: ABN: 12 345 678 910
  • Magyarázat:

Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT azonosítási és megfelelőségi célokból. Segít igazolni a vállalkozás legitimitását. Számos országban, például Ausztráliában, törvényi követelmény ezen információk feltüntetése bármely 82,50 dollár feletti összeg esetén. Az ilyen információk nélküli számlák feldolgozása késedelmet szenved, amíg a vállalkozást nem ellenőrzik. 

6. Beszerző adatai

  • Érvényes formátum: 

Teljes név, cégnév (adott esetben) és cím.

  • Példa:

Név: HotelPlus Sydney Cím: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

  • Magyarázat:

Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, mivel segít a Számlát a megfelelő Beszerzőhöz rendelni.

7. A Beszerző dedikált számlázási e-mail-címe

  • Érvényes formátum:

Minden Beszerzőhöz egy egyedi e-mail-cím van rendelve a számlák fogadására a <propertyname.country@invoices.purchaseplus.com> formátumban. 

  • Példa:

Beszerző e-mail-címe: hotelplus.au@invoices.purchaseplus.com

  • Magyarázat:

Ez a mező KÖTELEZŐ a beszerző entitás programozott azonosításához. Bár az e-mail-címnek nem szükséges megjelennie a számlán, minden számlát erre a postafiókra kell küldeni. A számla nem kerül feldolgozásra, ha nem a Beszerző egyedi számlázási e-mail-címére küldik.

8. Számla kelte

  • Érvényes formátum: ÉÉÉÉ.HH.NN vagy NN/HH/ÉÉÉÉ
  • Példa: 10/01/2025
  • Magyarázat:

Ez a mező KÖTELEZŐ a számla programozott érvényesítéséhez. A dátum nem lehet jövőbeli, és figyelmeztetést generál, ha túlságosan régen volt. A számla nem kerül feldolgozásra ezen információ nélkül.

9. Fizetési határidő

  • Érvényes formátum: NN/HH/ÉÉÉÉ vagy ÉÉÉÉ.HH.NN
  • Példa: Fizetési határidő: 24/01/2025
  • Magyarázat:

Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, és a Beszerző Szállítói könyvelési csapata használja a kifizetések ütemezésekor. 

10. Számlatétel-adatok 

  • Az Ön beszállítói termékkódja 
    • Érvényes formátum: alfanumerikus karakterlánc 
    • Példa: 563732
  • - Magyarázat: Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, mivel ezt az információt használják a megrendelt és a leszállított tételek egyeztetésére. 
  • Leírás 
    • Érvényes formátum: szöveges karakterlánc 
    • Példa: Apple Red Delicious
  • - Magyarázat: Ez a mező KÖTELEZŐ, mivel részletes tájékoztatást nyújt a leszállított termékről. A számla nem kerül feldolgozásra ezen információ nélkül.
  • Mennyiség 
    • Érvényes formátum: numerikus karakterlánc  
    • Példa: 10
  • - Magyarázat:
    • Ha a tételt megrendelték, de nem teljesítették, javasoljuk, hogy ne szerepeltesse a számlán. Ha mégis szerepelteti a Számlán, akkor a helyes feldolgozás érdekében „0” (nulla) mennyiséggel és „$0” tételértékkel kell feltüntetni. 
    • Ez a mező KÖTELEZŐ, mivel meghatározza a szállított tételek mennyiségét.
    • A számla nem kerül feldolgozásra ezen információ nélkül, vagy ha a mennyiség nem egyeztethető össze az egységárral.
  • Nettó egységár (áfa nélkül)
    • Érvényes formátum: numerikus karakterlánc  
    • Magyarázat:  Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, mivel ez számítja ki a tétel végösszegét a számlán. Ha az összegeket bruttó módon (áfával együtt) adja meg, elengedhetetlen a felszámított áfakulcsok feltüntetése is, hogy a szállítói kötelezettségek rendszerébe való feltöltéshez vissza tudjuk számolni a nettó árat. 
  • Adó / ÁFA (ha releváns)
    • Érvényes formátum:
      • Az áfakulcs százalékban kifejezve (pl. 10%).
      • Az áfa összege pénznem szerinti értékként (pl. $2.00).
      • Az adóköteles tételekre alkalmazott egységes azonosító (pl. egy csillag * az adókötelesség jelölésére).
    • Magyarázat:

Ez a mező KÖTELEZŐ, mivel ez határozza meg a számla teljes adóösszegét. A bevált gyakorlat az, hogy az adószázalék és a pénzösszeg is szerepel. A számla nem kerül feldolgozásra a fenti adatelemek közül legalább az egyik nélkül.

  • Teljes adóösszeg (ha releváns)
  • - Érvényes formátum:

Számszerű érték pénznemformátumban (pl. $200.00).

  • Magyarázat:

Ez a mező KIFEJEZETTEN AJÁNLOTT, mivel biztosítja, hogy a számla végösszege megegyezzen az egyes tételek összegével. Ha a számla adómentes és adóköteles tételeket is tartalmaz ugyanazon bizonylaton belül, számos országban (beleértve Ausztráliát is) törvényi követelmény az adó tételekre lebontott feltüntetése. Ha csak a nettó végösszeg van megadva, az adó részleteit egyértelműen fel kell tüntetni.

11. Győződjön meg a végösszegek pontosságáról

  • Jelenítse meg a teljes költség bontását:
    • A Számla minden egyes sorának rendelkeznie kell sorösszeggel. 
    • A sorszintű adó- és költségösszegeknek meg kell egyezniük a Számla adó- és költség-végösszegével. 
    • A szállítási díjakat külön sorként kell feltüntetni a számla összesítésében.
    • Ha nem a vevő működési pénznemében számol fel díjat, a pénznemet fel kell tüntetni a számla végösszegénél. Például SGD Ausztráliában vagy USD Szingapúrban. 

12. Professzionális formázás

  • Használjon tiszta, jól olvasható betűtípust és rendezett elrendezést.
  • Tüntesse fel vállalati logóját a márkaépítés érdekében.
  • A számlát PDF vagy E-PDF formátumban küldje el. 
  • Ne illesszen be képeket a dokumentumba. 

MINTASZÁMLA

[Vállalati logó] Beszállító neve: Fresh Produce Co. Cím: 123 Orchard Lane, Sydney, NSW 2000 Telefon: +61 2 9876 5432 E-mail: billing@freshproduceco.com.au ABN/Adószám: 12 345 678 910

Számla

Számlaszám: INV-123456 Számla kelte: 10/01/2025 Fizetési határidő: 24/01/2025 Bizonylattípus: Adószámla (Tax Invoice) Megrendelés (PO): PO:000345

Vevő adatai: Név: HotelPlus Sydney Cím: 456 Harbour Drive, Sydney, NSW 2000

Terméktételek adatai

TermékkódLeírásMennyiségEgységár (áfa nélkül)Tételösszeg (áfa nélkül)Áfa (10%)Áfa összege (AUD)Tételösszeg (áfával)
563732Apple Red Delicious10$3.00$30.0010%$3.00$33.00
874321Banana Cavendish20$2.50$50.0010%$5.00$55.00
452091Orange Valencia15$4.00$60.0010%$6.00$66.00

Részösszeg (áfa nélkül): $90.00 Áfa (10%): $14.00 Összesen (áfával együtt): $104.00

További megjegyzések

  • Kérjük, a fizetést banki átutalással teljesítse a következő számlára:

Bank neve: ANZ Bank Számlatulajdonos neve: Fresh Produce Co. BSB: 012-345 Számlaszám: 678901234

  • Kérdés esetén vegye fel velünk a kapcsolatot a billing@freshproduceco.com.au címen.

Related articles