Küldés a PurchasePlus rendszerbe

Miért érdemes e-mailben küldeni?

A PurchasePlus Papírmentes számlázás megoldást kínál azoknak a szervezeteknek, amelyek csökkenteni szeretnék a Beszállítóiktól kapott Számlák ellenőrzésére és egyeztetésére fordított időt.

Ez egy automatizálásra fókuszáló termékmegoldás, amely zökkenőmentesen integrálja az OCR-szkennelést, a mesterséges intelligenciát (AI), a gépi tanulást (ML) és az egyedülálló Human-In-The-Loop (emberi közreműködésen alapuló) szolgáltatásunkat. Ez a kombináció biztosítja a hatékony adatfeldolgozást, az intelligens döntéshozatalt és a rendszer folyamatos fejlesztését, miközben fenntartja a kritikus fontosságú emberi felügyeletet a kulcsfontosságú műveletekben.

Ha szervezete a Papírmentes számlázás megoldás használata mellett dönt, egy egyedi [Papírmentes számlázási e-mail-címet] biztosítunk szervezete számára. A kiállítás után ezt az e-mail-címet megadhatja minden beszállítójának, és kérheti őket, hogy a számlákat erre az e-mail-címre küldjék, így azok automatikusan feldolgozásra kerülnek a PurchasePlus rendszerében.

Ön is küldhet PDF-számlákat a saját [Papírmentes számlázási e-mail-címére] a beszállító nevében; kérjük, ilyen esetben kövesse az alábbi bevált gyakorlatokat.

Ugrás a következőkre:

• Bevált gyakorlatok
• Feldolgozási idők
• A papírmentes számlázási e-mail-cím megkeresése
• Papírmentes e-mailek megtekintése
• Hibaelhárítás

---

Bevált gyakorlatok

Használjon ePDF számlákat:

• Tájékoztassa beszállítóit, hogy egyetlen elektronikus PDF-számlát küldjenek csatolmányként közvetlenül az Ön [Papírmentes számlázási e-mail-címére], mivel a PurchasePlus ezeket tudja a legkönnyebben beolvasni.
• Ha a beszállító nem tud elektronikus PDF-számlát biztosítani, a beolvasott (szkennelt) PDF is elfogadható. A legjobb számlafeldolgozási eredmény érdekében ügyeljen arra, hogy a szkennelés megfelelő minőségű legyen.

Számlák küldésekor:

• Ügyeljen arra, hogy a [Papírmentes számlázási e-mail-cím] az e-mail „Címzett” (To) vagy „Másolat” (CC) mezőjében szerepeljen, és ne a „Titkos másolat” (BCC) mezőben.
• Ne írjon a számlákra, és ne bélyegezze le őket, mivel ez negatívan befolyásolja a számla beolvashatóságát.
• Kérje meg a beszállítót, hogy kerülje a nem számla jellegű mellékletek (például folyószámlakivonatok, szállítólevelek, rendelés-visszaigazolások stb.) küldését, mivel ezek törlésre kerülnek, és lelassítják a számlafeldolgozást.

Fájlmellékletek

• Több számla: Egyetlen e-mailhez több számlát is csatolhat, feltéve, hogy az összesített fájlméret nem haladja meg a 10 MB-ot.
• Egyetlen fájl beküldése: Ha úgy kényelmesebb, küldhet egyetlen olyan fájlt is, amely több számlát tartalmaz. Platformunk automatikusan szétválasztja őket különálló fájlokra. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ez a szétválasztási folyamat akár 60 percet is igénybe vehet, és ez idő alatt a fájlok esetleg nem jelennek meg azonnal a sorban.
• Fájlméret és oldalszám korlátja: Minden egyes fájlnak legfeljebb 10 MB méretűnek és legfeljebb 10 oldal hosszúságúnak kell lennie.

Feldolgozási idők 

• A beküldött dokumentumok 80%-a automatikusan és valós időben kerül feldolgozásra, és általában perceken belül megjelenik az Ön várólistájában.
• Azon dokumentumok esetében, amelyek nem felelnek meg az üzleti ellenőrzési feltételeinknek, egy erre kijelölt számlázási csapat végzi el a manuális felülvizsgálatot. Kiemelt prioritásként kezeljük a gyors átfutást: az átlagos feldolgozási idő 3 óra, és garantáljuk, hogy minden ellenőrzés 24 órán belül befejeződik.
• Számlázási csapatunk hétköznapokon éjjel-nappal működik, biztosítva a folyamatos feldolgozást. Hétvégén napi 8 órás működést tartunk fenn.
• Kiemelt segítségnyújtásért kérjük, küldje kéréseit a help@purchaseplus.com címre. Kérjük, hogy ezt a lehetőséget csak valóban sürgős ügyekben vegye igénybe. Ez a megközelítés segít fenntartani az egyenlő szolgáltatási szintet minden ügyfelünk számára.

A papírmentes cím megkeresése

Ha szervezete használja a Papírmentes számlázás megoldást:

1. Kattintson a jobb felső sarokban a [Felhasználónév/Szervezet] lehetőségre, majd válassza a [Névjegy] pontot.

2. Válassza a [Szervezeti adatok] → [Papírmentes e-mail-cím] menüpontot. Itt jelenik meg az Ön szervezetére szabott Papírmentes számlázási e-mail-cím:

Elküldött e-mailek megtekintése

Ha táblázatban szeretné megtekinteni a Papírmentes számlázási e-mail-címre érkezett összes e-mailt, kattintson a [Papírmentes e-mailek] → [Összes megtekintése] lehetőségre az oldalsó navigációs sávban:

Az eredeti e-mail és a csatolmányokra mutató hivatkozás megtekintéséhez kattintson a számra az [E-mail] oszlopban:

Tudjon meg többet a Papírmentes e-mailek modulról.

Hibaelhárítás

• Ha a számlaszám és a beszállító megegyezik egy, a szervezetében már meglévő számláéval, a számla törlésre kerül. Ugyanazon beszállítóhoz nem szerepelhet kétszer ugyanaz a számlaszám.
• Ha a számla hiányzó adatok miatt nem olvasható, a számla beolvasása sikertelen lesz. A PurchasePlus csapatának egy tagja felveszi a kapcsolatot az Ön szervezetével a tájékoztatás és az adatok együttes javítása érdekében.
• Ha a dokumentum nem számla (pl. folyószámlakivonat, szállítólevél, megrendelés-visszaigazolás stb.), akkor törlésre kerül, és nem lesz feldolgozva.
• A teljesen új beszállítóktól (azaz olyan beszállítóktól, akiknek nincs profiljuk a rendszerünkben) érkező számlák esetében szükség lehet a beszállító hozzárendelésére a rendszerünkben, ami akár 48 órát is igénybe vehet. A sikeres feldolgozást követően a számlák megjelennek a szervezetében. A beszállító következő számlája már a szokásos sebességgel kerül feldolgozásra.
• Azok a számlák, ahol a beszállító adószáma nem egyezik a PurchasePlus rendszerében található adatokkal, nem olvashatók be automatikusan. A PurchasePlus csapatának egy tagja felveszi a kapcsolatot az Ön szervezetével a tájékoztatás és az adatok együttes javítása érdekében.
• Ha a számla olyan beszállítótól érkezik, akit még nem adtak hozzá beszállítóként a szervezetéhez, a PurchasePlus csapatának egy tagja felveszi a kapcsolatot az Ön szervezetével, hogy tájékoztassa Önt, és segítsen a beszállító rögzítésében.