Áruk átvétele

A Megrendelés tételsorainak Átvéve állapotúra állítása jelzi a szervezete felhasználóinak, hogy mikor zárható le a Megrendelés.

Ez elengedhetetlen a Számlák feldolgozásához is, ha a szervezete a 3 utas kötelezettség-egyeztetést (3-Way Matching) választotta; azaz a számlasorokat az egyeztetés előtt összevetik a megrendelt tételekkel (a Megrendelésből) és az átvett tételekkel (az Átvevőbizonylaton).

Átvevőbizonylat létrehozása

Új Átvevőbizonylat létrehozásához navigáljon a [Megrendelések] → [Összes megtekintése] menüpontra az oldalsó navigációs sávban. Kattintson a [Teherautó] ikonra az Átvevőbizonylat oszlopban az adott Megrendeléshez tartozó Átvevőbizonylat létrehozásához. 

Alternatív megoldásként nyisson meg egy Megrendelést, és kattintson az [Áruk átvétele] gombra. Ez mindig az Átvevőbizonylat létrehozása képernyőt nyitja meg.

Átvétel raktárkészletre

Az Átvevőbizonylat létrehozása képernyőn válassza az [Átvétel raktárkészletre] vagy a [Ne vegye át raktárkészletre] lehetőséget. Az [Átvétel raktárkészletre] frissíti a készletszinteket a kiválasztott raktárhelyen.

Ha a raktárkészlet funkció nincs engedélyezve a szervezete számára, az [Átvétel raktárkészletre] lehetőség le van tiltva, és automatikusan a [Ne vegye át raktárkészletre] van kiválasztva. A [Ne vegye át raktárkészletre] opció minden készletbeállításnál elérhető, beleértve a Raktárkészlet nélküli és a Legacy Inventory rendszert használó szervezeteket is.

További információért kérjük, olvassa el az Áruk átvétele raktárkészletre cikkünket.

Összes hátralévő tétel átvétele

Miután kiválasztotta az [Átvétel raktárkészletre] vagy a [Ne vegye át raktárkészletre] opciót, bejelölheti az [Összes hátralévő tétel átvétele] lehetőséget. Ez alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.

Megjegyzés – Legacy Inventory esetén az [Összes hátralévő tétel átvétele] csak a [Ne vegye át raktárkészletre] beállítással jelenik meg.

Ezen opció engedélyezése azt jelenti, hogy a Megrendelés minden hátralévő tételsora – függetlenül attól, hogy korábban részben átvették-e már vagy sem – teljesen átvett sorként kerül előkitöltésre a létrejövő Átvevőbizonylaton. Ezután lehetősége van módosítani az átvett áruk mennyiségét, vagy véglegesíteni az Átvevőbizonylatot a [Megjelölés átvettként] gombra kattintva.

Piszkozat Átvevőbizonylat kezelése

Amint a Megrendelésen az [Áruk átvétele] gombra kattint, létrejön egy Átvevőbizonylat-piszkozat. Szükség szerint elvégezheti az alábbi műveleteket, vagy a [Mentés piszkozatként] gombra kattintva visszatérhet az előző képernyőre.

a) Módosítsa az Átvevőbizonylat bármely tételének átvételi mennyiségét.

b) Nyissa meg a Speciális beállításokat a következőkhöz:

• Mennyiségek összegzésének megtekintése,
• Kapcsolt számlasorok megtekintése,
• Átvételi egységár felülbírálása. Ez egy meglehetősen gyakori eset, amely akkor fordul elő, ha az átvételi ár eltér a Megrendelés sorának árától (vagy a számlasortól, ha már hozzá van kapcsolva egy számlához). További információért kérjük, olvassa el cikkünket: Egységár felülbírálása átvételkor.
• Tételsor megjegyzésének megadása, 
• Termék lejárati idejének rögzítése,
• Jármű hőmérsékletének rögzítése,
• Termék hőmérsékletének rögzítése.

c) [Termék hozzáadása]. Ez hasznos például akkor, ha olyan ad-hoc terméket kell átvennie, amely a szállítmánnyal együtt érkezett, de nem szerepelt a Megrendelésen.

d) Az Átvevőbizonylat [Részleteinek megjelenítése vagy elrejtése].

e) [További lehetőségek], amelyek a következőket teszik lehetővé:

• [Napló megtekintése]
• [Megnyitás Legacy P+-ban]
• [Átvevőbizonylat törlése]
• [Súgó kérése].

f) [Megjelölés átvettként]. Kattintson erre a gombra, ha befejezte az Átvevőbizonylat szerkesztését, és elégedett a mentendő adatokkal.

g) Nyissa meg az Átvevőbizonylat [Beállítások] fülét. A „Szállítási dátum” mutatja a mentett dátumot.

h) A már átvett tételeket elrejtheti az oldal teteje felé található [Már átvett tételek elrejtése] gombra kattintva.

Átvevőbizonylat véglegesítése

Ha rákattint a [Megjelölés átvettként] gombra egy piszkozat Átvevőbizonylaton, a dokumentum piszkozatból „ÁTVÉVE” állapotba kerül.

Először egy megerősítő oldalra érkezik, ahol a [Megtekintés] gombra kattintva megtekintheti a véglegesített Átvevőbizonylatot. Ha a szállítmányt Átvették raktárkészletre, látni fog egy hivatkozást a létrehozott áttárolási bizonylatokra is.

Ezen felül megjelenik egy „További megrendelések” nevű modul is, amely felsorolja a többi olyan Megrendelést, amelynek kiszállítása ma vagy holnap esedékes (a Megrendeléseken szereplő Szállítási dátum alapján):

Az Átvevőbizonylat véglegesen mentésre kerül annak a Megrendelésnek az Átvevőbizonylatok fülén, amelyhez tartozik:

Bevált gyakorlatok

A PurchasePlus jelenleg lehetővé teszi az átvevő csapatok számára, hogy az eredeti Megrendelés (PO) tételsorának mennyiségét meghaladó mennyiségeket dolgozzanak fel. Nincs merev tiltás, figyelmeztetés vagy alapértelmezett toleranciakorlát a többletátvételek korlátozására. A rendszer egészét tekintve az összes átvett megrendeléssor körülbelül 5%-a (azaz minden 20. tétel) az eredetileg megrendeltnél nagyobb mennyiséget érint.

Ez a rugalmas átvételi működés biztosítja, hogy a raktárkészlet-nyilvántartás azonnal a kézbesítéskor pontosan tükrözze a fizikailag rendelkezésre álló árukészletet.

Gyakori forgatókönyvek többletátvétel esetén

• Változó súlyú tételek: A súly, térfogat vagy méret alapján értékesített termékeket gyakran nem lehet pontos, kerek számokban szállítani. Például egy 10 kg darált húsra kiadott megrendelés a beszállítótól 10,66 kg-os tételben érkezhet meg. Az átvevő csapatnak a ténylegesen kiszállított 10,66 kg-ot kell rögzítenie a készlet- és önköltség-pontosság biztosítása érdekében.
• Bónusztételek, promóciók és termékminták: A beszállítók gyakran mellékelnek promóciós készletet (pl. „Vásároljon 10-et, 2-t ingyen kap”) vagy nem számlázott termékmintákat. Annak érdekében, hogy ezek a plusz egységek jogszerűen nyomon követhetők és eladásra vagy felhasználásra elérhetők legyenek, azokat az átvételkor rögzíteni kell, még akkor is, ha hiányoznak az eredeti megrendeléssorból.
• Beszállítói túlszállítások: Az esetenkénti beszállítói csomagolási hibák vagy a mértékegység-módosítások extra fizikai készletet eredményezhetnek.

Bevált gyakorlatok átvevő csapatok számára

1. Mindig a fizikai mennyiségeket rögzítse: A ténylegesen kiszállított fizikai mennyiséget adja meg, ahelyett hogy a darabszámot hozzáigazítaná a megrendeléssorhoz.
2. Ne módosítsa az eredeti megrendeléseket az átvétel előtt: Az átvételi modul natív módon kezeli az eltérést; az alapul szolgáló Megrendelés átvétel előtti módosítása torzítja az eredeti rendelési előzményeket.
3. Ellenőrizze a dokumentációt: Az átvevőbizonylat véglegesítése előtt győződjön meg arról, hogy minden felesleges készlet megegyezik a beszállítói szállítólevelekkel vagy a promóciós csomagolási jegyzékekkel.