Áruk átvétele

A Megrendelés tételsorainak átvettként való megjelölése jelzi a szervezet felhasználói számára, hogy a Megrendelés mikor zárható le.

Ez elengedhetetlen a Számlák feldolgozásához is, ha a szervezete a háromirányú egyeztetést (3-Way AP Matching) választotta; vagyis a számlasorokat az egyeztetés előtt összevetik a megrendelt tételekkel (a Megrendelésből) és az átvett tételekkel (az Átvevőbizonylaton szereplő adatokkal).

Ugrás ide:

• Átvevőbizonylat létrehozása
  • Átvétel készletre
  • Összes hátralévő áru átvétele
• (Piszkozat) Átvevőbizonylat kezelése
• Átvevőbizonylat véglegesítése

Átvevőbizonylat létrehozása

Új Átvevőbizonylat létrehozásához navigáljon a bal oldali sávban a [Megrendelések] → [Összes megtekintése] menüpontra. Kattintson a [Teherautó] ikonra az Átvevőbizonylat oszlopban, hogy létrehozzon egy Átvevőbizonylatot a Megrendeléshez.

Alternatív megoldásként rákattinthat magára a Megrendelésre, és kiválaszthatja a Megrendelésben található [Áruk átvétele] gombok egyikét.

Átvétel készletre

Ha a szervezete használja a Készlet modult, megjelenik a lehetőség, hogy az árukat a Készleten belüli Raktárhelyre vegye át, így a készletszintek az adott raktárhelyen ennek megfelelően frissülnek.

További információért kérjük, olvassa el az Áruk átvétele készletre című cikkünket.

Összes hátralévő áru átvétele

Miután kiválasztotta, hogy szeretne-e árut átvenni a Készletbe (vagy ha a szervezete nem használja a Készlet modult), választhatja az Átvevőbizonylat automatikus kitöltését a Megrendelés hátralévő mennyiségeivel. Ez egy rendkívül hasznos, időtakarékos funkció, amely jelentősen felgyorsítja az áruátvételi folyamatot, így még a leghosszabb Megrendelés is mindössze néhány kattintással teljesen átvettként jelölhető meg:

Ennek az opciónak a bekapcsolása azt jelenti, hogy a Megrendelés minden hátralévő sora – függetlenül attól, hogy korábban részben átvételre került-e vagy sem – teljesen átvett sorként kerül előre kitöltésre a létrejövő Átvevőbizonylaton. Ezt követően lehetősége van módosítani az átvett áruk mennyiségét, vagy véglegesíteni az Átvevőbizonylatot a [Megjelölés átvettként] gombra kattintva.

Piszkozat Átvevőbizonylat kezelése

Amint a Megrendelésen a [Áruk átvétele] gombra kattint, létrejön egy Átvevőbizonylat-piszkozat. Szükség szerint elvégezheti az alábbi műveleteket, vagy a [Mentés piszkozatként] gombra kattintva visszatérhet az előző képernyőre.

a) Módosíthatja bármely tétel Átvételi mennyiségét az Átvevőbizonylaton.

b) Hozzáférhet a Speciális beállításokhoz a következőkhöz:

• Mennyiségek összegzésének megtekintése,
• Kapcsolt számlasorok megtekintése,
• Átvételi egységár felülbírálása. Ez egy meglehetősen gyakori helyzet, amely akkor fordul elő, ha az Átvételi ár eltér a Megrendelés sori árától (vagy a Számlasortól, ha már hozzá van kapcsolva egy számlához). További információért tekintse meg cikkünket: Egységár felülbírálása átvételkor.
• Tételsorhoz tartozó megjegyzés megadása,
• Termék lejárati dátumának rögzítése,
• Jármű hőmérsékletének rögzítése,
• Termék hőmérsékletének rögzítése.

c) [Termék hozzáadása]. Ez akkor hasznos, ha például egy olyan eseti terméket kell átvennie, amely a szállítmánnyal együtt érkezett, de nem szerepelt a Megrendelésen.

d) Az Átvevőbizonylat [Részletek megjelenítése vagy elrejtése].

e) [További beállítások], amelyek lehetővé teszik a következőket:

• [Napló megtekintése]
• [Megnyitás a Legacy P+-ban]
• [Átvevőbizonylat visszavonása]
• [Súgó].

f) [Megjelölés átvettként]. Kattintson erre a gombra, ha befejezte az Átvevőbizonylat szerkesztését, és elégedett a mentésre kerülő adatokkal.

g) Az Átvevőbizonylat [Beállítások] fülének elérése.

h) A már átvett tételeket az oldal tetején található [Már átvett tételek elrejtése] gombra kattintva rejtheti el.

Átvevőbizonylat véglegesítése

A [Megjelölés átvettként] gombra kattintva az Átvevőbizonylat-piszkozat „ÁTVETT” állapotba kerül.

Először egy megerősítő oldalra érkezik, ahol a [Megtekintés] gombra kattintva megtekintheti az elkészült Átvevőbizonylatot. Ha a szállítás Készletre lett átvéve, látni fogja a létrejött Átadás-átvételi bizonylatokra mutató hivatkozást is.

Ezen kívül megjelenik egy „További megrendelések” nevű modul, amely felsorolja a többi olyan Megrendelést, amely ma vagy holnap esedékes szállításra (a Megrendeléseken szereplő Szállítási dátum alapján):

Az Átvevőbizonylat véglegesen mentésre kerül annak a Megrendelésnek az Átvevőbizonylatok fülén, amelyhez tartozik:

Bevált gyakorlatok

A PurchasePlus jelenleg lehetővé teszi az átvevő csapatok számára, hogy az eredeti Megrendelés (PO) tételsori mennyiségét meghaladó mennyiségeket dolgozzanak fel. Nincs szigorú tiltás, figyelmeztetés vagy alapértelmezett toleranciakorlát a többletátvételekre. A rendszer szintjén az összes átvett megrendeléssor körülbelül 5%-a (azaz 20 tételből 1) nagyobb mennyiséget érint, mint amennyit eredetileg rendeltek.

Ez a rugalmas átvételi működés biztosítja, hogy a készletnyilvántartás a kiszállítás után azonnal pontosan tükrözze a tényleges fizikai készletet.

A többletátvétel gyakori esetei

• Változó súlyú tételek: A súly, térfogat vagy méretek alapján értékesített termékeket gyakran nem lehet pontos kerek számokban szállítani. Például a 10 kg darált húsra kiadott megrendelés a beszállítótól 10,66 kg-os tételként érkezhet. Az átvevő csapatnak a ténylegesen kiszállított 10,66 kg-ot kell rögzítenie a készlet- és költségpontosság biztosítása érdekében.
• Bónuszcikkek, promóciók és termékminták: A beszállítók gyakran mellékelnek promóciós készletet (pl. „Vásároljon 10-et, kap 2-t ingyen”) vagy számlázatlan termékmintákat. Annak érdekében, hogy ezek a plusz egységek jogszerűen nyomon követhetők és eladásra vagy felhasználásra elérhetők legyenek, azokat az átvételkor rögzíteni kell, még akkor is, ha hiányoznak az eredeti megrendeléssorból.
• Beszállítói túlszállítások: Az esetenkénti beszállítói csomagolási hibák vagy a mértékegység-módosítások extra fizikai készletet eredményezhetnek.

Bevált gyakorlatok átvevő csapatok számára

1. Mindig a fizikai mennyiséget rögzítse: A ténylegesen kiszállított fizikai mennyiséget adja meg, ahelyett hogy a mennyiséget hozzáigazítaná a megrendeléssorhoz.
2. Ne módosítsa az eredeti megrendeléseket az átvétel előtt: Az átvételi modul natívan kezeli az eltérést; az alapul szolgáló Megrendelés átvétel előtti módosítása torzítja az eredeti rendelési előzményeket.
3. Ellenőrizze a dokumentációt: Az átvételi bizonylat véglegesítése előtt győződjön meg arról, hogy a többletkészlet egyezik a szállítói szállítólevelekkel vagy promóciós csomagolójegyzékekkel.