Áttekintés

Jóváhagyási munkafolyamat

Attól a pillanattól kezdve, hogy egy Számlát és Jóváírást bevételez a rendszerünk, a PurchasePlus folyamatosan elemzi az összes 'Megnyitott' és 'Jóváhagyásra vár' állapotú dokumentumot, és fejléc- vagy tételszintű Jelzéseket helyez el a dokumentumon az egyes szervezetek jelzésbeállításainak megfelelően. Ezek a jelzések jelzik, hogy probléma merült fel a dokumentummal kapcsolatban – például a rendelt mennyiség (a párosított Megrendelésen) nem egyezik a számlázott mennyiséggel –, és egy kijelölt személynek felül kell vizsgálnia azt.

Hogy pontosan ki ez a személy, az eltérhet attól függően, hogy melyik Szervezeti egység kapta a Számlát vagy Jóváírást, mekkora a dokumentum értéke, vagy mindkettő alapján. Akár több személy felülvizsgálatára is szükség lehet a szervezeten belül. Azt a logikát, hogy kinek kell jóváhagynia egy Számlát vagy Jóváírást, valamint a felülvizsgálót segítő automatizált értesítéseket és feladatokat a Jóváhagyási munkafolyamat határozza meg. ( Megjegyzés: ez mostantól a raktárközi átadásokra és az igénylésekre is érvényes)

Miután egy dokumentum megkapta a Végső jóváhagyást, automatikusan Egyeztetett állapotba kerül, és Exportálható a külső AP-rendszerébe.

A Jóváhagyási munkafolyamat Szinteket és Hozzárendeléseket tartalmaz, és akkor kerül Végrehajtásra, amikor egy jogosult Számlát vagy Jóváírást a hozzárendelt Szervezetre/Egységre kódolnak. Olvasson tovább a részletekért.

Az igénylések és raktárközi átadások esetében, amint elérik a Végső jóváhagyást: Az Igénylések befejeződnek, és Megrendelést kapnak. A Raktárközi átadások befejezettként lesznek megjelölve. 

Munkafolyamat-szintek

A munkafolyamatok Szintekkel rendelkeznek, amelyek meghatározzák, hogy mely felhasználó(k) hagyhatnak jóvá Számlákat vagy Jóváírásokat egy megadott Értékhatárig.

Minden munkafolyamat-szint rendelkezik egy Névvel (pl. '1. szint' vagy 'Konyhai kisegítő'), és minden szint három különálló elemből áll: Szintsorrend, Szint maximális értéke és Szint-jóváhagyók.

Ez az igénylési munkafolyamatokra és a raktárközi átadásokra is érvényes:

Készletátadások

Igénylések

Munkafolyamat-szintek sorrendje

A munkafolyamatba bekerülő Számla vagy Jóváírás jóváhagyást igényel a meghatározott szintsorrendben. Ez azt jelenti, hogy a dokumentumot először az 1. sorrendi szintnek kell jóváhagynia, mielőtt a 2. sorrendi szint jóváhagyhatná, és így tovább, amíg meg nem kapja a Végső jóváhagyást. Kérjük, tekintse meg a Munkafolyamat-szint maximális értéke című részt a Végső jóváhagyással kapcsolatos további információkért.

Egy munkafolyamat legfeljebb 10 szintet tartalmazhat.

Munkafolyamat-szint maximális értéke

A szint maximális értéke fontos, mivel ez határozza meg, hogy mely szintek adhatnak Végső jóváhagyást egy Számlához vagy Jóváíráshoz, és mely szintek nem. 

Ha a dokumentum értéke kisebb vagy egyenlő a szint maximális értékével, a szint megadja a végső jóváhagyást. Ha a dokumentum értéke meghaladja a szint maximális értékét, a szint nem adja meg a Végső jóváhagyást, és a dokumentum a következő szintre lép tovább.

Például, ha az 1. szint maximális értéke 500 USD, és egy 501 USD értékű Számla kerül a munkafolyamatba, akkor az 1. szint jóváhagyói nem tudnak Végső jóváhagyást adni a Számlához – a Végső jóváhagyást egy olyan szinten lévő személynek kell megadnia, amelynek maximális értéke meghaladja az 500 USD-t. Ha azonban a Számla értéke 499 USD volt, akkor az 1. szint jóváhagyója (vagy jóváhagyói) megadhatják a Végső jóváhagyást a Számlához anélkül, hogy egy magasabb szinten lévő felhasználónak jóvá kellene hagynia azt.

Megjegyzés – Nincs 'Korlátlan' szintérték. Az utolsó munkafolyamat-szint maximális értékének a legmagasabb reális Számla- vagy Jóváírás-értéknek kell lennie, amelyet valószínűleg kapni fog.

A munkafolyamat [Beállítások] fülén kapcsolja be a [Jóváhagyás kihagyása a maximális érték felett] lehetőséget, ha azokat a szinteket, amelyek maximális értéke a dokumentum végösszege alatt van, ki kell hagyni. A Mindig kötelező jelöléssel ellátott szintek soha nem kerülnek kihagyásra. A végső szintek maradhatnak Nem alkalmazható állapotban.

Megjegyzés – A Mindig kötelező szinteknek akkor is jóvá kell hagyniuk, ha a dokumentum meghaladja a maximális értéket. Ha az adott szint maximális értéke alacsonyabb a dokumentum végösszegénél, a jóváhagyás részleges, és a dokumentum továbbmegy a következő alkalmazandó szintre.

Munkafolyamat-jóváhagyók

A munkafolyamat-szintek egy vagy több jóváhagyóval rendelkezhetnek:

Az egyes szintekhez tartozó jóváhagyók e-mailben kapnak értesítést, amikor egy Számla vagy Jóváírás belép a szintre, és az ő jóváhagyásukat igényli. A szint bármely felhasználója jóváhagyhatja a dokumentumot, és a szint jóváhagyása akkor tekinthető 'megadottnak', amikor a szinten belül az első felhasználó jóváhagyja. 

Munkafolyamat-hozzárendelések

A Számla vagy Jóváírás jóváhagyási munkafolyamatai egy vagy több Szervezethez vagy Szervezeti egységhez vannak hozzárendelve. Minden olyan dokumentum, amelyet egy Szervezetre vagy Szervezeti egységre számolnak el (Kódolnak), bekerül az adott Szervezethez rendelt munkafolyamatba. 

A 'Szervezetek kezelése' jogosultsággal rendelkező felhasználók a [Rendszerbeállítások] → [Szervezeti beállítások] oldalon rendelhetnek hozzá egy munkafolyamatot a Szervezetükhöz.

Egy munkafolyamat több Szervezethez (Részleghez) is hozzárendelhető, de egy Szervezethez csak egyetlen munkafolyamat rendelhető hozzá. 

A Raktárközi átadás jóváhagyási munkafolyamat esetében az egyetlen különbség az, hogy magához a Raktárhelyhez rendeli hozzá őket:

Megjegyzés a szervezeti hierarchiákról

A munkafolyamatok nem 'öröklődnek' a szülőszervezetektől. Ha azt szeretné, hogy egy Szervezeti egység ugyanazzal a számlajóváhagyási munkafolyamattal rendelkezzen, mint az egyik szülőszervezete, azt a szervezeti hierarchia szülő- és gyermekszintjén is alkalmazni kell.

Munkafolyamat-végrehajtások

A munkafolyamatok akkor kerülnek 'Végrehajtásra', amikor egy jogosult Számlát vagy Jóváírást olyan Szervezetre kódolnak, amelyhez munkafolyamat van hozzárendelve. 

A munkafolyamaton belül található egy [Végrehajtások] fül, amely felsorolja az összes olyan alkalmat, amikor egy adott munkafolyamat meghívásra került, részletezve az érintett dokumentumokat:

Egy adott munkafolyamat-végrehajtásra és az összes végrehajtási eseményre vonatkozó részletes információs panel (azaz egy Auditnapló) megtekintéséhez kattintson az [Infó] oszlopban található gombra.

Egy Számla vagy Jóváírás visszavonása, parkoltatása vagy törlése az Aktív végrehajtás során bármikor megszakítja a munkafolyamat-végrehajtást.

Igénylések esetén látni fogja az igénylések számát, és ugyanez vonatkozik a raktárközi átadásokra is:

Igénylések

Raktárközi átadások

Ki kezelheti a munkafolyamatokat

A felhasználónak rendelkeznie kell a 'Jóváhagyási munkafolyamatok kezelése' jogosultsággal ahhoz, hogy jóváhagyási munkafolyamatokat hozhasson létre vagy kezelhessen.

Az ezzel a jogosultsággal rendelkező felhasználók kezelhetik a munkafolyamatokat minden olyan Szervezetben, amelynek tagjai.

Ahhoz, hogy egy munkafolyamatot hozzárendeljen egy Szervezethez, a felhasználónak rendelkeznie kell a 'Szervezetek kezelése' jogosultsággal.

Jóváhagyási munkafolyamat létrehozása

A 'Jóváhagyási munkafolyamatok kezelése' jogosultsággal rendelkező felhasználók az alábbi lépéseket követve hozhatnak létre új Számla vagy Jóváírás (valamint igénylések és raktárközi átadások) jóváhagyási munkafolyamatot. A létrehozást követően a munkafolyamatok nem törölhetők.

1. lépés: Navigáljon a [Rendszerbeállítások] → [Jóváhagyási munkafolyamatok] menüpontra az oldalsó navigációs sávban, majd kattintson az [Új jóváhagyási munkafolyamat létrehozása] gombra:

2. lépés: Válassza ki a kívánt Munkafolyamat-típust, majd adjon a munkafolyamatnak egy Nevet és Leírást, mielőtt a [Munkafolyamat létrehozása] gombra kattintana:

3. lépés: Az újonnan létrehozott munkafolyamathoz érkezik, amely egyetlen alapértelmezett Szinttel rendelkezik. Az alapértelmezett szintet szerkesztheti a [Továbbiak] menü [Szint frissítése] pontjára kattintva, ha módosítani szeretné a szint Nevét vagy Maximális értékét:

4. lépés: Kattintson az [Új szint létrehozása] gombra további szintek igény szerinti hozzáadásához. Kifejezetten javasolt, hogy a szinteket a maximális értékük szerint, növekvő sorrendbe rendezze. A szinteket és a szintek sorrendjét a [Továbbiak] menü megfelelő opciójának (opcióinak) kiválasztásával szerkesztheti:

5. lépés: Adjon hozzá Jóváhagyókat az egyes szintekhez a [Jóváhagyók] oszlopban található gombra kattintva. Csak olyan jóváhagyókat adhat hozzá, akik (a) meglévő PurchasePlus felhasználók, és (b) tagjai annak a Szervezetnek, amelyben a munkafolyamatot létrehozza:

6. lépés: A munkafolyamat 'Aktívvá' válik, amint Hozzárendelésre kerül egy vagy több Szervezethez vagy Szervezeti egységhez. 

Jóváhagyási munkafolyamat frissítése

A munkafolyamat Nevét és Leírását a [Beállítások] fülön módosíthatja:

Munkafolyamat-szintek frissítése

Egy munkafolyamat-szint [Továbbiak] menüjére kattintva a munkafolyamat-szint frissítésére szolgáló lehetőségek listája jelenik meg:

• A [Szint mozgatása feljebb] és a [Szint mozgatása lejjebb] gombokkal módosítható a szintek sorrendje a munkafolyamatban.
• A [Szint frissítése] gombbal módosítható a szint Neve vagy Maximális értéke, és a szint megjelölhető mint Mindig kötelező.
• A [Szint törlése] gombbal a szint teljesen eltávolítható a munkafolyamatból.

Ha akár egyetlen Számla is Jóváhagyásra vár a munkafolyamatban, az adott munkafolyamat szintjei nem frissíthetők és nem törölhetők. A Számlá(ka)t vagy Parkoltatni kell, vagy végig kell menniük a jóváhagyási folyamaton, mielőtt a szintek frissíthetők lennének. Új jóváhagyót (felhasználót) azonban bármikor hozzáadhat a szinthez. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre, jóváírásokra és raktárközi átadásokra is)

Jóváhagyók hozzáadása vagy eltávolítása

A munkafolyamat-szintek jóváhagyóinak kezeléséhez először kattintson a [Jóváhagyók] oszlopban található gombra:

Új jóváhagyó hozzáadásához kattintson a [Jóváhagyó hozzáadása] gombra, és keresse meg az adott felhasználót. Csak olyan jóváhagyókat adhat hozzá, akik (a) meglévő PurchasePlus felhasználók, és (b) tagjai annak a Szervezetnek, amelyben a munkafolyamatot létrehozza.

Egy jóváhagyó eltávolításához kattintson az [Eltávolítás] gombra a [Továbbiak] menüben:

Munkafolyamat-hozzárendelés(ek) frissítése

A munkafolyamat hozzárendelésének lehetősége két helyen található meg a PurchasePlus felületén:

1. A munkafolyamat [Hozzárendelések] fülén:

Az [Új hozzárendelés] gombon válassza a [Főkönyvi számla (Szervezetszintű)] fület több főkönyvi számlakód bejelöléséhez és a munkafolyamat egyetlen mentéssel történő hozzárendeléséhez. A már hozzárendelt főkönyvi számlák be vannak jelölve, le vannak tiltva, és egy Már hozzárendelve címke látható rajtuk.

2. A [Rendszerbeállítások] → [Szervezeti beállítások] oldalon:

Kérjük, vegye figyelembe: A felhasználóknak rendelkezniük kell a 'Szervezetek kezelése' jogosultsággal ahhoz, hogy jóváhagyási munkafolyamatot rendelhessenek egy Szervezethez vagy Szervezeti egységhez.

Ha akár egyetlen Számla is Jóváhagyásra vár állapotban van a munkafolyamat szerint, a munkafolyamat hozzárendelése nem szüntethető meg a Szervezettől. A Számlá(ka)t előbb parkoltatni kell, vagy végig kell menniük a jóváhagyási folyamaton. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre, jóváírásokra és raktárközi átadásokra is)

Munkafolyamat törlése

A munkafolyamatokat a PurchasePlus konfigurációs csapatának egyik tagjának kell törölnie. Kérjük, lépjen kapcsolatba velünk egy munkafolyamat Szervezeti egységből való törlésének intézéséhez.

Jóváhagyás vagy elutasítás

A felhasználóknak lehetőségük van jóváhagyni vagy elutasítani az olyan Számlákat vagy Jóváírásokat, amelyeket olyan Szervezeti egységre kódoltak, ahol (a) hozzá van rendelve egy munkafolyamat, és (b) ők jóváhagyók annak valamelyik munkafolyamat-szintjén.

A jóváhagyók jóváhagyhatják vagy elutasíthatják a dokumentumot a [Számlák VAGY Jóváírások] → [Jóváhagyásomra vár] oldalon. Felhívjuk figyelmét, hogy a munkafolyamat második (és további) szintjein lévő jóváhagyók csak azután fogják látni a Számlákat vagy Jóváírásokat ezen a listán, miután a korábbi szint(ek) jóváhagyták őket:

Emellett a jóváhagyók rákattinthatnak egy Számlára vagy Jóváírásra, és használhatják a dokumentum fejlécében található [Jóváhagyás] vagy [Elutasítás] gombokat:

Mi történik egy Számla vagy Jóváírás jóváhagyásakor?

• Ha a Számla vagy Jóváírás értéke meghaladja a jóváhagyó szintjének maximális értékét, a dokumentum a következő jóváhagyási szintre kerül. A következő jóváhagyási szinten lévő felhasználók e-mailben értesítést kapnak.
• Ha a dokumentum értéke kisebb, mint a jóváhagyó szintjének maximális értéke, a munkafolyamat ezt 'Végső jóváhagyásnak' tekinti, és a Számla vagy Jóváírás automatikusan Egyeztetett állapotba kerül. Exportálható a külső AP-rendszerébe kifizetés céljából. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

Mi történik egy Számla vagy Jóváírás elutasításakor?

• A jóváhagyóknak meg kell adniuk egy megjegyzést, és a dokumentum automatikusan Visszavont állapotba kerül. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

Új kontra korábbi

A PurchasePlus korábbi felhasználói számára ismerős lehet a munkafolyamatok működése a korábbi platformunkon. Az alábbiakban bemutatjuk, miben különböznek az 'Új' jóváhagyási munkafolyamatok a korábbiaktól:

• A korábbi számlajóváhagyókkal ellentétben az új munkafolyamat-jóváhagyókat (és a jóváhagyási sorrendet) a Szintek határozzák meg, szemben azzal, hogy az operatív vagy pénzügyi jóváhagyói szerepkör bármikor jóváhagyhatta a számlát.
• Az [Új] jóváhagyási munkafolyamatokat engedélyezni kell a vevő szervezetnél, valamint az egyes szervezeti egységeknél is.
• A korábbi jóváhagyási munkafolyamatokkal ellentétben nem alkalmazható 'Korlátlan' szint, és a végső szintnek kell rendelkeznie a jóváhagyáshoz szükséges legmagasabb értékkel.
• Az új munkafolyamatokban a felhasználók megtekinthetik a munkafolyamat Végrehajtásait az érintett Számlákon és Jóváírásokon. Egy végrehajtáson belül a felhasználók megtekinthetik a végrehajtási eseményeket – hatékony auditnaplót biztosítva a munkafolyamatban lévő Számlákhoz vagy Jóváírásokhoz.

Végezetül fontos megjegyezni, hogy az 'Új' jóváhagyási munkafolyamatok kölcsönösen kizárják a korábbi jóváhagyási munkafolyamatokat. Amint az új jóváhagyási munkafolyamatokat engedélyezik egy szervezetnél, az adott szervezet felhasználói többé nem hagyhatnak jóvá Számlákat vagy Jóváírásokat a korábbi operatív és pénzügyi jóváhagyási munkafolyamatok szerint.

Hibaelhárítás

• Most engedélyeztem az új munkafolyamatokat a szervezetemnél, de a (Jóváhagyásra váró) számláim egyike sem került be a megfelelő munkafolyamatba.

Az új munkafolyamatok engedélyezésekor már Jóváhagyásra váró Számlákat és Jóváírásokat újra meg kell nyitni, majd ismét Jóváhagyásra váróként kell megjelölni, hogy a megfelelő jóváhagyási munkafolyamat érvénybe lépjen. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Mi történik, ha a Számlát vagy Jóváírást a munkafolyamat-végrehajtás során egy másik szervezeti egységre kódolják?

A munkafolyamat-végrehajtás állapota Visszavontra frissül, és a dokumentum belép az új munkafolyamat-végrehajtásba. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Mi történik, ha egy Számla vagy Jóváírás a munkafolyamat-végrehajtás közepén tart, és az összes jelzést feloldják?

A végrehajtás megszakad, és a dokumentum automatikusan Egyeztetettre frissül. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Mi történik, ha nem található jóváhagyási munkafolyamat ahhoz a szervezeti egységhez, amelyre a Számlát vagy Jóváírást kódolták?

A dokumentum Jóváhagyásra vár állapotban marad. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Mi történik, ha engedélyezve van egy jóváhagyási munkafolyamat egy szervezetnél, de nincsenek jóváhagyók hozzáadva a munkafolyamat-szintekhez?

A Számla vagy Jóváírás mindaddig a jóváhagyási munkafolyamatban marad, amíg hozzá nem adnak egy jóváhagyót a megfelelő szinthez. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Szeretném lemásolni a korábbi 'Operatív és pénzügyi jóváhagyási munkafolyamatokat'. Hogyan tehetem ezt meg?

Létrehozhat két munkafolyamat-szintet, egyenként 0 USD maximális értékkel, és hozzáadhatja az operatív jóváhagyókat az egyik szinthez, a pénzügyi jóváhagyókat pedig a másik szinthez. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Megakadályozzák a munkafolyamat szerkesztését, annak ellenére, hogy rendelkezem a megfelelő jogosultsággal.

Rendszerünk megakadályozza a munkafolyamat szerkesztését, ha a munkafolyamatban aktív végrehajtások találhatók. Először hagyja jóvá vagy utasítsa el az aktív végrehajtásban lévő számlákat, és ezután képes lesz szerkeszteni a munkafolyamatot. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)

• Két 'Számlák várnak a jóváhagyásomra' e-mailt kapok.

El kell távolítani Önt jóváhagyóként a korábbi számlajóváhagyási munkafolyamatból.

• 'Kihagyhatok' jóváhagyási szinteket, ha egy olyan munkafolyamat-szint tagja vagyok, amelynek maximális értéke magasabb, mint a Számla vagy Jóváírás értéke?

Nem, a dokumentum továbbra is jóváhagyást igényel a meghatározott felhasználóktól a munkafolyamathoz beállított szintsorrend szerint. Például, ha egy Számla értéke 1000 USD, az 1. szint 500 USD-ig hagyhat jóvá, a 2. szint pedig 2000 USD-ig, a 2. szint tagjainak akkor is meg kell várniuk az 1. szint jóváhagyását, mielőtt megadhatnák a Végső jóváhagyást a Jóváhagyásra váró Számlához. A 'Számlák és jóváírások felülbíráló jóváhagyása' jogosultság azonban lehetővé teszi a felhatalmazott felhasználók számára, hogy bármely 'Jóváhagyásra vár' állapotú Számlát vagy Jóváírást kényszerítetten 'Egyeztetett' állapotba helyezzenek, függetlenül attól, hogy jelenleg jóváhagyási munkafolyamatban van-e vagy sem. Ez a jogosultság tehát hatékony módszer az arra felhatalmazott személyek számára a munkafolyamat jóváhagyási szintjeinek 'kihagyására'. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és raktárközi átadásokra is)