Áttekintés
Áttekintés
Ugrás ide:
- Jóváhagyási munkafolyamat
- Ki hozhat létre és kezelhet jóváhagyási munkafolyamatokat?
- Útmutató: Jóváhagyási munkafolyamat létrehozása
- Útmutató: Jóváhagyási munkafolyamatok frissítése
- Útmutató: Bizonylat jóváhagyása (vagy elutasítása) egy jóváhagyási munkafolyamatban
- Új vs. örökölt (legacy)
- Hibaelhárítás
Jóváhagyási munkafolyamat
Attól a pillanattól kezdve, hogy egy számlát vagy jóváíró értesítőt feldolgoz a rendszerünk, a PurchasePlus folyamatosan elemzi a „Nyitott” és „Jóváhagyásra vár” állapotban lévő összes bizonylatot, és a szervezet jelzőbeállításainak megfelelően fejléc- vagy tételszintű jelzőket helyez el rajta. Ezek a jelzők arra figyelmeztetnek, hogy probléma van a bizonylattal – például a rendelt mennyiség (a párosított megrendelésen) nem egyezik a kiszámlázott mennyiséggel –, és egy kijelölt személynek ellenőriznie kell azt.
Hogy pontosan ki ez a személy, az függhet a számlát vagy jóváíró értesítőt fogadó szervezeti egységtől, a bizonylat értékétől, vagy mindkettőtől. Előfordulhat az is, hogy a szervezeten belül több személynek is át kell vizsgálnia. A jóváhagyási munkafolyamat határozza meg azt a logikát, hogy kinek kell jóváhagynia a számlát vagy jóváíró értesítőt, valamint az ellenőrzést segítő automatikus értesítéseket és feladatokat. (Megjegyzés: ez mostantól a készletátadásokra és az igénylésekre is érvényes)
Miután egy bizonylat megkapta a végső jóváhagyást, állapota automatikusan Egyeztetett állapotúra változik, és exportálható a külső könyvelési (AP) rendszerbe.
A jóváhagyási munkafolyamat szinteket és hozzárendeléseket tartalmaz, és akkor fut le, amikor egy arra jogosult számlát vagy jóváíró értesítőt a kijelölt szervezetre/egységre kontíroznak. Olvasson tovább a részletekért.
Az igénylések és a készletátadások esetében, amint elérik a végső jóváhagyást: Az igénylések befejeződnek, és létrejön belőlük egy megrendelés. A készletátadások állapota befejezettre változik.
Munkafolyamat-szintek
A munkafolyamatok szintekkel rendelkeznek, amelyek meghatározzák, hogy mely felhasználó(k) hagyhatnak jóvá számlákat vagy jóváíró értesítőket egy adott értékhatárig.
A munkafolyamat-szintek mind rendelkeznek névvel (pl. „1. szint” vagy „Konyhai kisegítő”), és minden szint három különálló részből áll: Szintsorrend, Szint maximális értéke és Szint jóváhagyói.
Ez az igénylési munkafolyamatokra és a készletátadásokra is érvényes:
Készletátadások 
Igénylések
Munkafolyamat-szintek sorrendje
A munkafolyamatba kerülő számla vagy jóváíró értesítő jóváhagyása a meghatározott szintsorrend szerint történik. Azaz a bizonylatot először az 1. szintnek kell jóváhagynia, mielőtt a 2. szint jóváhagyhatná, és így tovább, amíg meg nem kapja a végső jóváhagyást. A végső jóváhagyásról további információ a Munkafolyamat-szint maximális értéke című részben található.
Egy munkafolyamat legfeljebb 10 szintet tartalmazhat.
Munkafolyamat-szint maximális értéke
A szint maximális értéke azért fontos, mert ez határozza meg, hogy mely szintek adhatnak végső jóváhagyást egy számlához vagy jóváíró értesítőhöz, és melyek nem.
Ha a bizonylat értéke kisebb vagy egyenlő a szint maximális értékénél, a szint megadja a végső jóváhagyást. Ha a bizonylat értéke meghaladja a szint maximális értékét, a szint nem ad végső jóváhagyást, és a bizonylat továbbhalad a következő szintre.
Például, ha az 1. szint maximális értéke 500 USD, és egy 501 USD értékű számla kerül a munkafolyamatba, akkor az 1. szint jóváhagyói nem tudnak végső jóváhagyást adni a számlára – a végső jóváhagyást egy olyan szinthez tartozó felhasználónak kell megadnia, amelynek a maximális értéke meghaladja az 500 USD-t. Ha azonban a számla értéke 499 USD volt, akkor az 1. szint jóváhagyója (jóváhagyói) megadhatja a végső jóváhagyást a számlára anélkül, hogy azt egy magasabb szintű felhasználónak is jóvá kellene hagynia.
Kérjük, vegye figyelembe: nincs „Korlátlan” szintérték. Az utolsó munkafolyamat-szint maximális értékét a legmagasabb várható számla- vagy jóváíró értesítő értékére érdemes beállítani.
Munkafolyamat jóváhagyói
A munkafolyamat-szintek egy vagy több jóváhagyóval rendelkezhetnek:
Az egyes szintekhez tartozó jóváhagyók e-mailben értesítést kapnak, amikor egy számla vagy jóváíró értesítő az adott szintre érkezik, és jóváhagyást igényel. A szint bármely felhasználója jóváhagyhatja a bizonylatot, és a szint jóváhagyása akkor minősül megadottnak, amint az adott szinten az első felhasználó jóváhagyja azt.
Munkafolyamat-hozzárendelések
A számla- vagy jóváíró értesítő jóváhagyási munkafolyamatok egy vagy több szervezethez vagy szervezeti egységhez vannak hozzárendelve. Minden olyan bizonylat, amelyet egy szervezetre vagy szervezeti egységre könyvelnek (kontíroznak), az adott szervezethez hozzárendelt munkafolyamatba kerül.
A „Szervezetek kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók a [Rendszerbeállítások] → [Szervezeti beállítások] oldalon rendelhetnek munkafolyamatot a szervezetükhöz.
Egy munkafolyamat több szervezethez (részleghez) is hozzárendelhető, de egy szervezethez csak egy munkafolyamat rendelhető hozzá.
A készletátadási jóváhagyási munkafolyamat esetében az egyetlen különbség az, hogy magához a készlethelyhez rendeli hozzá őket:
Megjegyzés a szervezeti hierarchiákról
A munkafolyamatok nem „öröklődnek” a szülőszervezetektől. Ha azt szeretné, hogy egy szervezeti egység ugyanazzal a számlajóváhagyási munkafolyamattal rendelkezzen, mint az egyik szülőszervezete, azt a szervezeti hierarchia mindkét (szülő- és gyermek-) szintjén külön hozzá kell rendelni.
Munkafolyamat-futtatások
A munkafolyamatok akkor „futnak le”, amikor egy arra jogosult számlát vagy jóváíró értesítőt egy olyan szervezetre kontíroznak, amelyhez munkafolyamat van hozzárendelve.
A munkafolyamaton belül található egy [Futtatások] fül, amely felsorolja az adott munkafolyamat összes elindítását, részletezve az érintett bizonylatokat:
Egy adott munkafolyamat-futtatás és az összes végrehajtási esemény részletes információs paneljének (azaz auditnaplójának) megtekintéséhez kattintson az [Infó] oszlopban található gombra.
Ha egy aktív futtatás során bármikor töröl, parkolópályára állít vagy elvet egy számlát vagy jóváíró értesítőt, a munkafolyamat futtatása megszakad.
Az igényléseknél az igénylések száma jelenik meg, és ugyanez igaz a készletátadásokra is:
Igénylések
Készletátadások 
Ki kezelheti a munkafolyamatokat
A jóváhagyási munkafolyamatok létrehozásához vagy kezeléséhez a felhasználónak rendelkeznie kell a „Jóváhagyási munkafolyamatok kezelése” engedéllyel.
Az ezzel az engedéllyel rendelkező felhasználók bármely olyan szervezet munkafolyamatait kezelhetik, amelynek tagjai.
Egy munkafolyamat szervezethez való hozzárendeléséhez a felhasználónak a „Szervezetek kezelése” engedéllyel kell rendelkeznie.
Jóváhagyási munkafolyamat létrehozása
A „Jóváhagyási munkafolyamatok kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók az alábbi lépéseket követve hozhatnak létre új számla vagy jóváíró értesítő (valamint igénylési és készletátadási) jóváhagyási munkafolyamatot. A létrehozott munkafolyamatok nem törölhetők.
1. lépés: Navigáljon a [Rendszerbeállítások] → [Jóváhagyási munkafolyamatok] menüponthoz az oldalsó navigációs sávban, majd kattintson az [Új jóváhagyási munkafolyamat létrehozása] gombra:
2. lépés: Válassza ki a kívánt munkafolyamat-típust, majd adjon meg egy nevet és egy leírást a munkafolyamatnak, mielőtt a [Munkafolyamat létrehozása] gombra kattintana:
3. lépés: Megnyílik az újonnan létrehozott munkafolyamat, amely egy alapértelmezett szintet tartalmaz. Az alapértelmezett szintet a [Továbbiak] menü [Szint frissítése] pontjára kattintva szerkesztheti, ha módosítani szeretné a szint nevét vagy maximális értékét:
4. lépés: További szintek hozzáadásához kattintson az [Új szint létrehozása] gombra. Határozottan javasoljuk, hogy a szinteket a maximális értékük szerint, növekvő sorrendbe rendezze. A szinteket és a szintek sorrendjét a [Továbbiak] menü megfelelő opcióira kattintva szerkesztheti:
5. lépés: Adjon hozzá jóváhagyókat az egyes szintekhez a [Jóváhagyók] oszlopban található gombra kattintva. Csak olyan jóváhagyókat adhat hozzá, akik (a) meglévő PurchasePlus felhasználók, és (b) tagjai annak a szervezetnek, amelyben a munkafolyamatot létrehozza:
6. lépés: A munkafolyamat azonnal „Aktívvá” válik, amint hozzárendeli egy vagy több szervezethez vagy szervezeti egységhez.
Jóváhagyási munkafolyamat frissítése
A munkafolyamat nevét és leírását a [Beállítások] fülön módosíthatja:
Jóváhagyási munkafolyamat-szintek frissítése
Ha egy munkafolyamat-szintnél a [Továbbiak] menüre kattint, a szint frissítésére szolgáló lehetőségek listája jelenik meg:
- A [Szint mozgatása felfelé] és a [Szint mozgatása lefelé] opciókkal módosíthatja a szintek sorrendjét a munkafolyamatban.
- A [Szint frissítése] opcióval módosíthatja a szint nevét vagy maximális értékét.
- A [Szint törlése] opcióval véglegesen eltávolíthatja a szintet a munkafolyamatból.
Ha akár egyetlen számla is Jóváhagyásra vár állapotban van a munkafolyamatban, az adott munkafolyamat szintjei nem frissíthetők és nem törölhetők. A számlá(ka)t vagy parkolópályára kell állítani, vagy végig kell vinni a jóváhagyási folyamaton a szintek frissítése előtt. Új jóváhagyót (felhasználót) azonban bármikor hozzáadhat a szinthez. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre, a jóváíró értesítőkre és a készletátadásokra is)
Jóváhagyók hozzáadása vagy eltávolítása
A jóváhagyók kezeléséhez egy munkafolyamat-szinten először kattintson a [Jóváhagyók] oszlopban található gombra:
Új jóváhagyó hozzáadásához kattintson a [Jóváhagyó hozzáadása] gombra, és keressen rá az érintett felhasználóra. Csak olyan jóváhagyókat adhat hozzá, akik (a) meglévő PurchasePlus felhasználók, és (b) tagjai annak a szervezetnek, amelyben a munkafolyamatot létrehozza.
Egy jóváhagyó eltávolításához kattintson az [Eltávolítás] gombra a [Továbbiak] menüben:
Munkafolyamat hozzárendelésének/hozzárendeléseinek frissítése
A munkafolyamat hozzárendelésének lehetősége két helyen érhető el a PurchasePlus felületén:
1. A munkafolyamat [Hozzárendelések] fülén: 
2. A [Rendszerbeállítások] → [Szervezeti beállítások] oldalon:
Kérjük, vegye figyelembe: A jóváhagyási munkafolyamat szervezethez vagy szervezeti egységhez történő hozzárendeléséhez a felhasználónak rendelkeznie kell a „Szervezetek kezelése” engedéllyel.
Ha akár egyetlen számla is Jóváhagyásra vár állapotban van a munkafolyamatban, a munkafolyamat hozzárendelése nem vonható vissza a szervezetről. A számlá(ka)t előbb parkolópályára kell helyezni, vagy végig kell vinni a jóváhagyási folyamaton. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre, a jóváíró értesítőkre és a készletátadásokra is)
Munkafolyamat törlése
A munkafolyamatokat a PurchasePlus konfigurációs csapatának egyik tagjának kell törölnie. Kérjük, vegye fel velünk a kapcsolatot egy munkafolyamat szervezeti egységből történő törlésének egyeztetéséhez.
Jóváhagyás vagy elutasítás
A felhasználók jóváhagyhatnak vagy elutasíthatnak olyan számlát vagy jóváíró értesítőt, amelyet olyan szervezeti egységre kontíroztak, ahol (a) hozzá van rendelve egy munkafolyamat, és (b) ők jóváhagyók annak valamelyik munkafolyamat-szintjén.
A jóváhagyók a bizonylatot a [Számlák VAGY Jóváíró értesítők] → [Jóváhagyásomra vár] oldalon hagyhatják jóvá vagy utasíthatják el. Felhívjuk figyelmét, hogy a munkafolyamat második (és további) szintjein lévő jóváhagyók csak azután látják a számlákat vagy jóváíró értesítőket ezen a listán, miután a korábbi szint(ek) jóváhagyta azokat:
Ezenkívül a jóváhagyók megnyithatják a számlát vagy a jóváíró értesítőt, és használhatják a bizonylat fejlécében található [Jóváhagyás] vagy [Elutasítás] gombokat:
Mi történik egy számla vagy jóváíró értesítő jóváhagyásakor?
- Ha a számla vagy jóváíró értesítő értéke meghaladja a jóváhagyó szintjének maximális értékét, a bizonylat a következő jóváhagyási szintre lép. A következő jóváhagyási szint felhasználói e-mailben kapnak értesítést.
- Ha a bizonylat értéke kisebb, mint a jóváhagyó szintjének maximális értéke, a munkafolyamat ezt „Végső jóváhagyásnak” tekinti, és a számla vagy jóváíró értesítő állapota automatikusan Egyeztetett lesz. Ezután kifizetés céljából exportálható a külső könyvelési (AP) rendszerbe. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
Mi történik egy számla vagy jóváíró értesítő elutasításakor?
- A rendszer megkéri a jóváhagyót, hogy fűzzön hozzá megjegyzést, és a bizonylat állapota automatikusan Lemondott állapotra vált. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
Új vs. örökölt (legacy)
A PurchasePlus korábbi felhasználói már ismerhetik, hogyan működtek a munkafolyamatok a Legacy platformunkon. Az alábbiakban bemutatjuk, miben különböznek az „Új” jóváhagyási munkafolyamatok a Legacy munkafolyamatoktól:
- A Legacy számlajóváhagyókkal ellentétben az Új munkafolyamat jóváhagyóit (és a jóváhagyási sorrendet) a szintek határozzák meg, ahelyett, hogy az operatív vagy pénzügyi jóváhagyói szerepkör bármikor jóváhagyná a számlát.
- Az [Új] jóváhagyási munkafolyamatokat engedélyezni kell a beszerző szervezet, valamint az egyes szervezeti egységek számára is.
- A Legacy jóváhagyási munkafolyamatokkal ellentétben nincs alkalmazható „Korlátlan” szint, és a végső szintnek a jóváhagyandó legmagasabb értékkel kell rendelkeznie.
- Az új munkafolyamatokban a felhasználók megtekinthetik a munkafolyamat futtatásait az érintett számlákon és jóváíró értesítőkön. Egy futtatáson belül a felhasználók láthatják a végrehajtási eseményeket – ez hatékony auditnaplót biztosít a munkafolyamatban lévő számlákhoz vagy jóváíró értesítőkhöz.
Végezetül fontos megjegyezni, hogy az „Új” jóváhagyási munkafolyamatok és a Legacy jóváhagyási munkafolyamatok kölcsönösen kizárják egymást. Amint az új jóváhagyási munkafolyamatokat engedélyezik egy szervezetnél, az adott szervezet felhasználói már nem hagyhatnak jóvá számlákat vagy jóváíró értesítőket a Legacy operatív és pénzügyi jóváhagyási munkafolyamatok szerint.
Hibaelhárítás
- Épp most engedélyeztem az új munkafolyamatokat a szervezetem számára, de a (jóváhagyásra váró) számláim egyike sem került be a megfelelő munkafolyamatba.
Azokat a számlákat és jóváíró értesítőket, amelyek az új munkafolyamatok engedélyezésekor Jóváhagyásra vár állapotban voltak, újra meg kell nyitni, majd ismét Jóváhagyásra vár állapotúra kell állítani, hogy a megfelelő jóváhagyási munkafolyamat érvénybe lépjen. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Mi történik, ha a számlát vagy jóváíró értesítőt egy másik szervezeti egységre kontírozzák a munkafolyamat-futtatás során?
A munkafolyamat-futtatás állapota Lemondottra frissül, és a bizonylat belép az új munkafolyamat-futtatásba. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Mi történik, ha egy számla vagy jóváíró értesítő munkafolyamat-futtatás közben van, és az összes jelzőt feloldják?
A futtatás megszakad, és a bizonylat állapota automatikusan Egyeztetettre frissül. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Mi történik, ha nem található jóváhagyási munkafolyamat ahhoz a szervezeti egységhez, amelyre a számlát vagy jóváíró értesítőt kontírozták?
A bizonylat Jóváhagyásra vár állapotban marad. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Mi történik, ha egy szervezetnél engedélyezve van a jóváhagyási munkafolyamat, de nincsenek jóváhagyók hozzáadva egyetlen munkafolyamat-szinthez sem?
A számla vagy jóváíró értesítő addig marad a jóváhagyási munkafolyamatban, amíg egy jóváhagyót hozzá nem adnak a megfelelő szinthez. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Szeretném megismételni a Legacy „Operatív és pénzügyi jóváhagyási munkafolyamatokat”. Hogyan tehetem ezt meg?
Létrehozhat két munkafolyamat-szintet, egyenként 0 USD maximális értékkel, és az egyik szinthez operatív jóváhagyókat, a másik szinthez pedig pénzügyi jóváhagyókat adhat hozzá. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Nem tudom szerkeszteni a munkafolyamatot, pedig rendelkezem a megfelelő jogosultsággal.
Rendszerünk megakadályozza a munkafolyamatok szerkesztését, ha a munkafolyamatban aktív futtatások vannak. Először hagyja jóvá vagy utasítsa el az aktív futtatásban lévő számlákat, és ezután szerkesztheti a munkafolyamatot. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)
- Két „Jóváhagyásomra váró számlák” értesítő e-mailt kapok.
El kell távolítani Önt jóváhagyóként a Legacy számlajóváhagyási munkafolyamatból.
- Kihagyhatók a jóváhagyási szintek, ha egy olyan munkafolyamat-szint tagja vagyok, amelynek a maximális értéke magasabb, mint a számla vagy a jóváíró értesítő értéke?
Nem, a bizonylatnak továbbra is jóváhagyásra van szüksége a meghatározott felhasználóktól a munkafolyamathoz beállított szintsorrend szerint. Például, ha egy számla értéke 1000 USD, az 1. szint 500 USD-ig, a 2. szint pedig 2000 USD-ig hagyhat jóvá, a 2. szint tagjainak továbbra is meg kell várniuk az 1. szint jóváhagyását, mielőtt végső jóváhagyást adhatnának a jóváhagyásra váró számlára. A „Számlák és jóváíró értesítők szuperjóváhagyása” jogosultság azonban lehetővé teszi a felhatalmazott felhasználók számára, hogy bármely „Jóváhagyásra vár” állapotú számlát vagy jóváíró értesítőt kényszerítetten „Egyeztetett” állapotba léptessenek át, függetlenül attól, hogy az jelenleg jóváhagyási munkafolyamatban van-e vagy sem. Ez a jogosultság tehát hatékony módot biztosít a felhatalmazott személyek számára a munkafolyamat jóváhagyási szintjeinek „átugrására”. (ugyanez vonatkozik az igénylésekre és a készletátadásokra is)