Átadások
Átadások
Ugrás ide:
- Bevezetés
- Átadástípusok
- Átadási állapotok
- Átadások megtekintése
- Átadások létrehozása és kezelése
- Átadások importálása és exportálása
- Átadások véglegesítése
- Átadási naplók
Átadás
Az átadás (Transfer) egy olyan módszer, amellyel kezelhető (és elszámolható) a készletcikkek mozgása a különböző raktárhelyek között.
Átadás bármikor létrehozható manuálisan, amennyiben a felhasználó rendelkezik az „Átadások kezelése” jogosultsággal, illetve automatikusan is létrejöhet bizonyos műveletek során – például áruátvételkor vagy a raktárhely nyitókészleteinek kezdeti beállításakor.
Minden átadástípushoz átadási jegyzék (Transfer Note) jön létre, ahol részletes összefoglalót talál az átadás kiindulási helyéről (Origin), célhelyéről (Destination), az átadott készletcikkekről és egyéb fontos információkról.
Átadástípusok
A PurchasePlus Készlet moduljában többféle átadástípus létezik:
- Készletátadás (Stock Transfer): készletcikkek egyik raktárhelyről a másikra történő áthelyezésére szolgál,
- Készletkiigazítás (Stock Adjustment): egy vagy több készletcikk mennyiségének módosítására szolgál egy adott raktárhelyen,
- Készleteltérés (Stock Variance): a készletcikkek elvárt és tényleges mennyisége közötti eltérés átvezetésére szolgál egy raktárhelyen. Ez általában a leltározás részeként történik.
- Nyitókészlet-átadás (Opening Balance Transfer): a készletcikkek legelső feltöltésére szolgál egy raktárhelyen. A kezdeti nyitómennyiség a Nyitókészletek helyéről kerül átadásra. Ez végrehajtható CSV-importálással is. További információért kérjük, olvassa el a Nyitókészletek importálása CSV-vel című cikkünket.
- Készletbevételezés (Stock Receipt): készletcikkek beszállítóktól a raktárhelyre történő átadásának elszámolására szolgál. Ez az átadás automatikusan létrejön, amikor egy beszerzési megrendelésből (Purchase Order) árut vesz át egy készletnyilvántartási raktárhelyre.
Átadási állapotok
Minden átadás rendelkezik egy állapottal, amely jelzi, hogy az átadás hol tart az életciklusában. A lehetséges átadási állapotok:
- Open (Nyitott): Az átadás létrejött, de még nincs véglegesítve. Nyitott állapotban az átadást az „Átadások kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók szerkeszthetik. A készletcikkek továbbra is hozzáadhatók az átadáshoz, és az átadás bizonyos beállításai is módosíthatók ebben az állapotban. Ha eljött az ideje, a nyitott átadást bármely olyan felhasználó manuálisan „Befejezett”-ként jelölheti meg, aki rendelkezik az „Átadások befejezése” jogosultsággal.
- Awaiting Approval (Jóváhagyásra vár): Az átadás a szervezeténél egy arra jogosult felhasználó jóváhagyására vár. Ebben az állapotban csak a jóváhagyók végezhetnek módosításokat az átadáson.
- Complete (Befejezett): Az átadás lezárult – vagy manuálisan, egy „Átadások befejezése” jogosultsággal rendelkező felhasználó által, vagy automatikusan bizonyos műveletek részeként (pl. készletcikkek bevételezése a készletbe). Az átadási jegyzéken szereplő készletcikkek levonásra kerültek a kiindulási helyről, és jóváírásra kerültek a célhelyen. Befejezett átadáshoz nem adhatók hozzá új készletcikkek, és a beállításai sem módosíthatók. Befejezett állapotban az átadás már nem vonható vissza és nem törölhető, mivel a készletcikkek mozgása és az ebből adódó összes fontos számítás már végrehajtásra került.
- Cancelled (Törölve): Egy nyitott átadás a befejezettként való megjelölés előtt törölhető („Cancelled”), és a törölt állapotba került átadáson semmilyen további művelet nem végezhető.
Átadások megtekintése
A felhasználók az összes raktárhelyükre vonatkozó átadásokat megtekinthetik az oldalsó navigációs sáv [Inventory] → [Transfers] menüpontjára kattintva.
Az átadás azonosítójára (pl. „TX01234”) kattintva részletesebben is megtekintheti azt, beleértve a kiindulási helyet, a célhelyet, valamint az átadásban szereplő készletcikkeket és mennyiségeket:
Részletes információkat is megtekinthet az átadásról – például az átadás létrehozásának idejét és dátumát, a kezdeményező felhasználót, vagy azt a bizonylatot, amelyből az átadás automatikusan létrejött –, ha rákattint a [Show or Hide Details] gombra az átadás fejlécében:
Nulla mennyiségű sorok elrejtése nyitott átadásban
Amikor egy átadást nyitott állapotban tekint meg (pl. az átadás kezdeti létrehozásakor vagy a befejezés előtti ellenőrzéskor), a kiindulási helyen elérhető összes készletcikk látható lesz arra az esetre, ha hozzá szeretné adni őket az átadáshoz.
Időnként előfordulhat, hogy el szeretné rejteni a nulla mennyiséggel szereplő készletcikkeket, hogy csak a ténylegesen átadásra kerülő tételeket lássa.
Erre a célra a [Hide Zero Quantity Items] jelölőnégyzetet használhatja:
Átadás nyomtatása
Az átadás nyomtatóbarát változatának előállításához kattintson a [Print Transfer] gombra az átadás fejlécében:
Megjelenik a böngésző párbeszédpanele, amely a nyomtató és a nyomtatási beállítások kiválasztására kéri.
Fájl csatolása átadáshoz
A felhasználók legfeljebb 5 MB méretű fájlt csatolhatnak egy átadáshoz, ha az átadás [Attachments] fülén az [Upload New Attachment] lehetőségre kattintanak:
Átadások importálása és exportálása
Átadások importálása
A nyitókészlet-átadások (azaz a raktárhely készletcikkekkel történő kezdeti feltöltése) elvégezhetők CSV-importálással. Kérjük, a CSV feltöltése előtt olvassa el a Nyitókészlet-átadás létrehozása CSV-feltöltéssel című részt a CSV formátumára és érvényesítési szabályaira vonatkozó útmutatásért.
Átadások exportálása
Bármely átadás exportálható, ami azt jelenti, hogy az átadási adatok (termékadatok, mennyiség, értékek) letölthetők CSV formátumban.
Egy átadás exportálásához nyissa meg az adott átadást, majd kattintson az [Exports] fülre. Végül kattintson a [Create New Export] gombra, és erősítse meg a műveletet:
Az exportálás a feldolgozás befejezése után megjelenik az exportok táblázatában, és letölthetővé válik.
Átadások létrehozása és kezelése
Az „Átadások kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók a következőket tehetik:
- Új átadás létrehozásának javasolt módja az [Inventory] → [Transfers] oldal jobb felső sarkában található [Create New Transfer] gombra kattintás. Minden átadásnál kötelező kiválasztani a kiindulási helyet és a célhelyet a létrehozás előtt. Az átadásban szereplő készletcikkek az átadás befejezésekor kerülnek át a kiindulási helyről a célhelyre.
- A [Create New Transfer] űrlap kitöltése után az átadás nyitott állapotban jön létre, ahol készletcikkek adhatók hozzá, és bizonyos beállítások is módosíthatók. A legtöbb átadástípus esetében a kiindulási helyen található összes készletcikk megjelenik az átadáson nulla átadási mennyiséggel. Bármely készletcikk mennyisége módosítható nullánál nagyobb értékre, és az adott mennyiség az átadás befejezésekor átkerül a célhelyre.
- Bármely nyitott állapotú átadást szerkeszthet az „Átadások kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználó. Emellett a jogosult felhasználók a nyitott állapotú átadás célhelyét is módosíthatják.
- Továbbá az átadások közvetlenül a raktárhelyről is létrehozhatók. Tudjon meg többet.
Átadások véglegesítése
Az átadás befejezettként való megjelöléséhez (amely csökkenti a készletcikkek mennyiségét a kiindulási helyen, és növeli a célhelyen) kattintson a [Mark as Complete] gombra az átadási jegyzék fejlécében. Befejezett állapotban az átadás már nem vonható vissza és nem törölhető, mivel a készletcikkek mozgása és az ebből adódó összes fontos számítás már lefutott. Ezt a funkciót az „Átadások befejezése” jogosultság szabályozza.
Átadások visszavonása/törlése
A nyitott állapotban lévő átadás törölhető az [Inventory] → [Transfers] oldalon a [More], majd a [Cancel Transfer] lehetőségre kattintva. Ez a művelet végleges, és nem vonható vissza.
Ezenkívül, ha egy jóváhagyó elutasít egy átadást, az átadás törölt (Cancelled) állapotba kerül. Ez a művelet végleges, és nem vonható vissza.
Átadási naplók
Amikor egy készletcikket egy adott raktárhelyen belül tekint meg, további részleteket láthat a mennyiségi és értékbeli változásokról, amelyek a készletcikk raktárhelyre történő be- és kimozgásából adódnak. Ezek a részletek az Átadási naplóban (Transfer Log) jelennek meg.
Az átadási napló megtekintéséhez nyissa meg az adott raktárhelyet, majd kattintson a [View Transfer Log] lehetőségre a tetszőleges készletcikk melletti [More] menüben:
A [View Transfer Log] gombra kattintva megjelenik egy ablak, ahol láthatja azokat az átadásokat, amelyek érintik ezt a készletcikket az adott raktárhelyen, a bejövő, kimenő és egyenlegmennyiségeket, az egység- és egyenlegértékeket, valamint az átadáshoz fűzött megjegyzéseket:
Kérjük, vegye figyelembe: Az átadási naplók egy adott raktárhelyen belüli készletcikkre vonatkoznak – vagyis egyetlen nézetben nem tekinthető meg egy készletcikk átadási naplója az összes raktárhelyre kiterjedően.
Ez a Készletkezelési bevezető sorozatunk 4. része.
- Bevezetés a Készletkezelésbe, 1. rész
- Bevezetés a Készletkezelésbe, 2. rész: Készletcikkek
- Bevezetés a Készletkezelésbe, 3. rész: Raktárhelyek
- Bevezetés a Készletkezelésbe, 5. rész: Leltározás
Hogyan kezdhetem el használni a Készlet modult?
Amennyiben szervezete szeretné elkezdeni használni a PurchasePlus Készlet modult, kérjük, vegye fel a kapcsolatot ügyfélmenedzserével vagy ügyfélszolgálati csapatunkkal a modul aktiválásához és a felhasználók képzésének megszervezéséhez.
Megjegyzés a Legacy PurchasePlus rendszert használó beszerzőknek
A PurchasePlus Készlet modulja teljesen megújult, és jelentősen eltér a Legacy PurchasePlus Készlet moduljától. A Legacy PurchasePlus rendszerről a PurchasePlus rendszerre áttérő szervezetek számára további migrációs támogatást biztosítunk.