Jóváíró számlák

Jóváíró számla

A jóváíró számla egy olyan bizonylat, amely a pénzeszközök Vevő részére történő visszatérítését jelzi. Általában a Szállító állítja ki egy Megrendelés törlése, Számla hiba, vagy elveszett, illetve sérült áruk miatt. A jóváíró számlák felhasználhatók egy tranzakció részleges vagy teljes visszatérítésére.

Jóváíró számlák megtekintése

A jóváíró számláit a [Jóváíró számlák] → [Összes megtekintése]. menüpontra kattintva érheti el.

Itt táblázatos formában tekintheti meg jóváíró számláit, és módosíthatja a táblázat oszlopait a preferenciáinak megfelelően. Az [Összes megtekintése] és a [Jóváhagyásomra vár] nézetekben megjeleníthet egy Egyéni kód oszlopot az [Oszlopok kezelése] opción keresztül.

Bármelyik jóváíró számlára rákattinthat a jóváírandó Termék(ek)re és értékekre, a Hivatkozásra, a Megjegyzésekre és a Mellékletekre vonatkozó részletek megtekintéséhez.

Jóváíró számlák létrehozása

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók új jóváíró számlát hozhatnak létre az oldalsó navigációs sáv [Jóváíró számlák] területéről az [Új jóváíró számla] gombra kattintva:

A felhasználók három módszerrel hozhatnak létre jóváíró számlát:

1. Manuálisan,
2. PDF feltöltésével az AI-alapú beolvasó eszközünkbe, vagy
3. Egy Bizonylat (pl. egy Számla, Megrendelés vagy Bevételezési bizonylat) kiválasztásával, és egy olyan jóváíró számla automatikus létrehozásával, amely sorról sorra megegyezik a bizonylattal.

Kérjük, olvassa el a Jóváíró számlák létrehozása című cikkünket további információkért és az egyes létrehozási módszerek lépésről lépésre követhető útmutatójáért.

Frissítés és kezelés

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók jelenleg módosíthatják a tételeket (amelyek a termékeket, mennyiségeket, árakat jelölik), a Beállításokat, megjegyzést fűzhetnek hozzá, vagy mellékletet tölthetnek fel egy jóváíró számlához.

Ezenfelül a jogosultsággal rendelkező felhasználók Parkolópályára állíthatják (Park), Törölhetik (Cancel), vagy Véglegesen törölhetik (Delete) a jóváíró számlát. Ha nincsenek Jelölők (Flags) a jóváíró számlán, akkor Egyeztetettként (Reconciled) is megjelölhetik azt.

Jóváíró számlák összekapcsolása számlákkal

A jóváíró számlák „összekapcsolhatók” számlákkal, ami hasznos a jóváíró számla számlára való visszahivatkozásához könyvelési célokból. 

Tipp: Egy jóváíró számlához csak egy Számla kapcsolható, míg ugyanahhoz a Számlához több Jóváíró számla is kapcsolható.

A Számlát a következő módokon kapcsolhatja egy jóváíró számlához: \- A jóváíró számla fejlécében található információs panelen, \- Egy jóváíró számla típusú AI beolvasási feladat áttekintésekor, vagy \- Egy Bizonylatból létrehozott jóváíró számla áttekintésekor.

A Számlához kapcsolt jóváíró számlák listáját a számla megtekintése közben a [Jóváíró számlák] fülön is megtekintheti:

Jóváíró számlák státuszai

A jóváíró számlák a következő állapotok egyikében lehetnek:

• Megnyitott (Open): A Megnyitott jóváíró számla létrejött és szerkeszthető, de még nincs Egyeztetve. 
• Jóváhagyásra vár (Awaiting Approval): A Jóváhagyásra vár állapotban lévő jóváíró számlához egy vagy több Jelölő (Flag) kapcsolódik, és jóváhagyás szükséges egy Jóváhagyótól a Szervezeténél. A jóváhagyások megadása után a jóváíró számla Egyeztetett állapotba kerül.
• Egyeztetett (Reconciled): Az Egyeztetett jóváíró számla megfelelt a Szervezete által megkövetelt összes ellenőrzésnek, és most már készen áll a Szervezete külső könyvelési platformjára történő exportálásra. Nem végezhet módosításokat a jóváíró számlán, amíg az Egyeztetett állapotban van. Ha módosításokat szeretne végezni, újra megnyithatja (Re-Open) a jóváíró számlát.
  • Kérjük, vegye figyelembe: A „Számlák és jóváíró számlák kiemelt jóváhagyása” (Super Approve) jogosultsággal rendelkező felhasználók képesek bizonyos mezőket módosítani egy Egyeztetett jóváíró számlán. Tudjon meg többet.
• Parkoltatott (Parked): A Parkoltatott jóváíró számlát a Szervezetének egy felhasználója parkolópályára állította, mivel további megfontolást vagy egyeztetést igényelhet. A Parkoltatott állapotban lévő jóváíró számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén újra megnyithatja a jóváíró számlát a szerkesztés folytatásához. 
• Törölt / Érvénytelenített (Cancelled): A Törölt jóváíró számlát egy felhasználó érvénytelenítette, és már nincs használatban a Szervezeténél. Érvénytelenített állapotban lévő jóváíró számlán nem végezhet módosításokat. Ha vissza szeretné állítani a jóváíró számlát és módosításokat szeretne végezni rajta, újra megnyithatja azt.
• Exportálásra kész (Export Ready): Az Exportálásra kész jóváíró számla elérhetővé válik a [Számlák]→ [Exportközpont] menüpontban, hogy bekerüljön egy közelgő Exportfájlba. Miután a jóváíró számla sikeresen exportálásra került a Szervezete külső könyvelési platformjára, a státusza Exportáltra változik. Exportálásra kész állapotban a jóváíró számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett állapotba, majd újra megnyithatja a módosítások elvégzéséhez.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez a státusz csak a „B” típusú szervezetek számára érhető el.
• Exportálás alatt (Exporting): Az Exportálás alatt álló jóváíró számla jelenleg exportálás alatt áll a Szervezete külső könyvelési platformja felé. Ez a folyamat általában néhány percet vesz igénybe. A sikeres exportálás után a jóváíró számla státusza Exportáltra módosul. Exportálás alatt állapotban a jóváíró számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett állapotba az újbóli exportáláshoz, vagy újra megnyithatja a módosításokhoz.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez a státusz csak az „A” típusú szervezetek számára érhető el.
• Exportált (Exported): Az Exportált jóváíró számla bekerült egy vagy több exportfájlba, és exportálásra került a Szervezete külső könyvelési platformjára. Exportált állapotban a jóváíró számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett állapotba, majd újra megnyithatja a módosítások elvégzéséhez.

Jóváíró számla jelölők és küszöbértékek

A „Jelölő” (Flag) egy olyan észrevétel vagy problémajelzés a jóváíró számlán, amely felhívja a figyelmet a bizonylattal kapcsolatos, felülvizsgálatot és Jóváhagyást igénylő problémákra. A jelölők biztosítják, hogy csak azok a jóváíró számlák juthassanak el az Egyeztetett állapotba a PurchasePlus felületén kézi beavatkozás nélkül, amelyek megfelelnek a Szervezete által támasztott követelményeknek. 

További információk a számla- és jóváíró számla jelölőkről.

Jóváíró számlák exportálása

A Számlákhoz hasonlóan a jóváíró számlák kétféleképpen exportálhatók a külső könyvelési platformra, a Szervezet Típusától függően.

„A” típusú vs „B” típusú szervezetek

• Az „A” típusú szervezetek manuálisan exportálják a jóváíró számlákat (és a számlákat) egyenként. Ez bármikor megtörténhet, miután a jóváíró számla Egyeztetett állapotba került.
• A „B” típusú szervezetek először Exportálásra készként jelölik meg a jóváíró számlát (vagy a számlát), majd létrehoznak és elküldenek egy Kötegelt exportfájlt, amely tartalmazza az összes olyan jóváíró számlát és számlát, amelyet a legutóbbi exportálás óta Exportálásra készként jelöltek meg. 

Pénzügyi rendszerek célhelyei és exportformátumok

Az Exportfájlok pontos elektronikus célhelye és formátuma mind az „A”, mind a „B” típusú szervezetek esetében a PurchasePlus rendszer bevezetése (implementációja) során kerül konfigurálásra, de szükség esetén az implementációt követően is módosítható a PurchasePlus csapatával szoros együttműködésben. További információért kérjük, vegye fel a kapcsolatot segítőkész Customer Success csapatunkkal.