Jóváíró számlák

Ugrás ide:

• Bevezetés
• Jóváíró számlák megtekintése
• Jóváíró számlák létrehozása
• Frissítés és kezelés
  • Jóváíró számlák összekapcsolása számlákkal
• Jóváíró számla státuszok
  • Jóváíró számla jelölők
• Jóváíró számlák exportálása

Jóváíró számla

A jóváíró számla egy olyan bizonylat, amely a pénzeszközök vevő részére történő visszatérítését jelzi. Általában a Beszállító állítja ki a Megrendelés törlését, Számla hibáját, vagy elveszett, illetve sérült árukat követően. A jóváíró számlák felhasználhatók egy tranzakció részleges vagy teljes visszatérítésére.

Jóváíró számlák megtekintése

A jóváíró számlákat a [Jóváíró számlák] → [Összes megtekintése] lehetőségre kattintva érheti el.

Itt egy táblázatban tekintheti meg a jóváíró számláit, és módosíthatja a táblázat oszlopait a saját preferenciái szerint:

Bármelyik jóváíró számlára rákattinthat a jóváírandó termék(ek)re és értékekre, a hivatkozásra, a megjegyzésekre és a mellékletekre vonatkozó részletek megtekintéséhez.

Jóváíró számlák létrehozása

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók új jóváíró számlát hozhatnak létre az oldalsó navigációs sáv [Jóváíró számlák] területén az [Új jóváíró számla] gombra kattintva:

A felhasználók háromféle módon hozhatnak létre jóváíró számlát:

1. Manuálisan,
2. PDF feltöltésével az AI szkennelő eszközünkbe, vagy
3. Egy bizonylat (pl. egy Számla, Megrendelés vagy Bevételezési bizonylat) kiválasztásával, és egy olyan jóváíró számla automatikus létrehozásával, amely sorról sorra megegyezik a bizonylattal.

Kérjük, olvassa el a Jóváíró számlák létrehozása című cikkünket további információkért és az egyes jóváíró számla létrehozási módok lépésről lépésre követhető útmutatójáért.

Frissítés és kezelés

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók jelenleg módosíthatják a sorok bármelyikét (termékek, mennyiségek, árak megadása), a beállításokat, megjegyzést fűzhetnek hozzá, vagy mellékletet tölthetnek fel egy jóváíró számlához.

Emellett a jogosult felhasználók parkolópályára tehetnek, érvényteleníthetnek és törölhetnek is egy jóváíró számlát. Ha a jóváíró számlán nincsenek jelölők (flags), egyeztetettként (Reconciled) is megjelölhetik.

Jóváíró számlák összekapcsolása számlákkal

A jóváíró számlák „összekapcsolhatók” a számlákkal, ami hasznos a jóváíró számla számlára való visszahivatkozásához könyvelési célokból. 

Tipp: Egy jóváíró számlához csak egy számla kapcsolható, míg ugyanahhoz a számlához több jóváíró számla is hozzárendelhető.

A számlát a jóváíró számlához kapcsolhatja: \- A jóváíró számla fejlécében található információs panelen, \- Egy jóváíró számla típusú AI szkennelési feladat ellenőrzésekor, vagy \- Bizonylatból létrehozott jóváíró számla áttekintésekor.

A számlához kapcsolt jóváíró számlák listáját a számla megtekintése közben a [Jóváíró számlák] fülön is megtekintheti:

Jóváíró számla státuszok

A jóváíró számlák az alábbi státuszok egyikében lehetnek:

• Nyitott (Open): A nyitott jóváíró számla létrejött és módosítható, de még nincs egyeztetve (Reconciled). 
• Jóváhagyásra vár (Awaiting Approval): A Jóváhagyásra vár státuszú jóváíró számlán egy vagy több jelölő (Flag) található, és a szervezeténél egy jóváhagyó jóváhagyása szükséges. A jóváhagyások megadása után a jóváíró számla Egyeztetett státuszba lép.
• Egyeztetett (Reconciled): Az egyeztetett jóváíró számla megfelelt a szervezete által előírt összes ellenőrzésnek, és készen áll a szervezete külső könyvelési platformjára történő exportálásra. Nem végezhet módosításokat a jóváíró számlán, amíg az Egyeztetett státuszban van. Ha módosításokat szeretne végezni, újra megnyithatja a jóváíró számlát.
  • Kérjük, vegye figyelembe: A „Számlák és jóváíró számlák szuperjóváhagyása” jogosultsággal rendelkező felhasználók módosíthatnak bizonyos mezőket egy Egyeztetett jóváíró számlán. Tudjon meg többet.
• Parkoltatott (Parked): A parkoltatott jóváíró számlát a szervezet egyik felhasználója félretette, mivel további megfontolást vagy egyeztetést igényelhet. Parkoltatott státuszban lévő jóváíró számlán nem lehet módosításokat végezni. Szükség esetén újra megnyithatja a jóváíró számlát a módosítások folytatásához. 
• Érvénytelenített (Cancelled): Az érvénytelenített jóváíró számlát egy felhasználó érvénytelenítette, és a szervezete már nem használja. Érvénytelenített státuszban lévő jóváíró számlán nem lehet módosításokat végezni. Ha vissza kívánja állítani a jóváíró számlát és módosításokat szeretne végezni rajta, újra megnyithatja azt.
• Exportálásra kész (Export Ready): Az Exportálásra kész jóváíró számla elérhető a [Számlák]→ [Exportközpont] menüpontban, hogy bekerüljön egy közelgő Exportfájlba. Miután a jóváíró számla sikeresen exportálásra került a szervezete külső könyvelési platformjára, a jóváíró számla státusza Exportáltra változik. Exportálásra kész státuszban nem lehet módosítani a jóváíró számlát. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett státuszba, majd újranyithatja a módosítások elvégzéséhez.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez a státusz csak a B típusú szervezetek számára érhető el.
• Exportálás alatt (Exporting): Az exportálás alatt lévő jóváíró számla éppen exportálás alatt áll a szervezete külső könyvelési platformjára. Ez a folyamat általában néhány percet vesz igénybe. A sikeres exportálást követően a jóváíró számla státusza Exportáltra frissül. Az Exportálás alatt státuszban lévő jóváíró számlán nem lehet módosításokat végezni. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett státuszba az újbóli exportáláshoz, vagy újranyithatja a jóváíró számlát a módosítások elvégzéséhez.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez a státusz csak az A típusú szervezetek számára érhető el.
• Exportált (Exported): Az exportált jóváíró számla szerepelt egy vagy több exportfájlban, és sikeresen exportálásra került a szervezete külső könyvelési platformjára. Az Exportált státuszban lévő jóváíró számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén visszaállíthatja a jóváíró számlát Egyeztetett státuszba, majd újranyithatja a jóváíró számlát a módosítások elvégzéséhez.

Jóváíró számla jelölők és értékhatárok

A „Jelölő” (Flag) egy olyan észrevétel vagy problémajelzés a jóváíró számlán, amely felhívja a figyelmet a bizonylattal kapcsolatos, felülvizsgálatot és jóváhagyást igénylő problémákra. A jelölők biztosítják, hogy csak azok a jóváíró számlák léphessenek Egyeztetett státuszba a PurchasePlus rendszerben kézi beavatkozás nélkül, amelyek megfelelnek a szervezete egyedi követelményeinek. 

Tudjon meg többet a számla és jóváíró számla jelölőkről.

Jóváíró számlák exportálása

A számlákhoz hasonlóan a jóváíró számlák is kétféle módon exportálhatók a külső könyvelési platformra, a szervezet típusától függően.

A típusú vs. B típusú szervezetek

• Az A típusú szervezetek manuálisan, egyenként exportálják a jóváíró számlákat (és számlákat). Ez a jóváíró számla Egyeztetett státuszba kerülését követően bármikor megtörténhet.
• A B típusú szervezetek először Exportálásra készként jelölik meg a jóváíró számlát (vagy számlát), majd létrehoznak és elküldenek egy Kötegelt exportfájlt, amely tartalmazza az összes olyan jóváíró számlát és számlát, amelyet a legutóbbi exportálás óta Exportálásra késznek jelöltek meg. 

Pénzügyi rendszerek célhelyei és exportformátumai

Mind az A típusú, mind a B típusú szervezetek esetében az exportfájlok pontos elektronikus célhelye és formátuma a PurchasePlus rendszer bevezetése (implementációja) során kerül konfigurálásra, de szükség esetén a bevezetést követően is módosítható a PurchasePlus csapatával folytatott szoros egyeztetés mellett. További információért forduljon bizalommal ügyfélsikertámogató csapatunkhoz.