Gyakori kérdések

A számlakivonat végösszege nem egyezik meg a tételek összegével. Mi a teendő? A számlakivonat ettől még mentésre kerül. A részletes nézet fejlécében egy egyenlegeltérésre figyelmeztető jelzés látható. Egyeztesse a tételeket, majd döntse el, hogy ennek ellenére Egyeztetettként jelöli meg, vagy Nyitott állapotban hagyja a javításig.

A beszállító két különböző számlakivonaton is feltüntetett egy számlát. Melyik a „helyes”? A rendszer nem választ Ön helyett. Mindkét tétel a Figyelem (duplikált) indoklással jelenik meg, és egymásra hivatkoznak. Ön dönti el, melyiket tartja meg, kényszeríti egyeztetett állapotba vagy választja szét a kapcsolatot.

A számla törlésre kerül, miután kényszerítettem a számlakivonat-tétel egyeztetését. Visszavonódik az egyeztetésem? Nem. A párosított számlakapcsolat törlődik, és a tétel visszatér a Párosítatlan állapotba, de a force_reconciled jelölés megmarad. A tétel továbbra is Egyeztetett (Kényszerített) marad. Ha valóban Párosítatlan állapotba szeretné helyezni, kattintson kifejezetten a Kényszerítés jelölésének törlése lehetőségre.

Törölhetek egy tévedésből feltöltött számlakivonatot? Az 1. fázisban nem. A logikai törlés (soft-delete) a 3. fázisra lett halasztva. Egyelőre javítsa a fejléc módosításával, ha lehetséges, vagy tartsa meg a tévesen feltöltött számlakivonatot (megjelölheti Egyeztetettként anélkül, hogy a tételekkel bármit tenne, így megmarad az auditnapló).

Miért marad Nyitott a számlakivonat, még akkor is, ha minden tétel zöld? Ez szándékos tervezés eredménye. Nincs automatikus számlakivonat-lezárás. A műveletet mindig emberi felhasználónak kell megerősítenie.

Láthatom a felettes szervezetemhez tartozó számlakivonatokat? Nem. A láthatóság csak lefelé terjed. Ön a saját szervezetét és annak alárendelt szervezeteit látja. Ha több szervezetet érintő számlakivonatot kell egyeztetnie, jelentkezzen be a felettes szervezet szintjén.

A számlakivonaton szereplő hivatkozás nem egyezik meg pontosan a számlával. Ettől függetlenül párosítja a rendszer? Igen, a legtöbb esetben. A párosító motor eltávolítja a nem alfanumerikus karaktereket, és mindkét oldalt nagybetűssé alakítja. Így az INV-00123 egyezni fog az inv/00123 hivatkozással. Az előtagok és a vezető nullák megmaradnak, így az INV-123 és az INV-0123 helyesen különbözőként lesz kezelve.

Mi történik, ha a beszállító számlaszáma megváltozott, mert újrakibocsátották? Ez a klasszikus felülírási (supersede) eset. Ha ugyanahhoz a hivatkozáshoz létezik duplikált vagy törölt beolvasási feladat, a tételnél a Figyelem felülírással figyelmeztetés jelenik meg, és a Felülírás alkalmazása lehetőséggel egyetlen kattintással frissítheti a rendszerben lévő számlát a javított verzióra.