Számlák megtekintése és frissítése

Számlák elérése

1. Válassza a(z) [Számlák] → [Összes megtekintése] lehetőséget az oldalsó navigációs sávban.

2. Az Összes számla táblázatnézetből a következő feladatokat végezheti el:

1. Az összes számla szűrése állapot szerint.
2. Használja a(z) [Keresés] funkciót az áttekinteni kívánt számla megkereséséhez.
3. [Oszlopok kezelése] a táblázatban megjelenített oszlopok megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez. Az [Összes megtekintése] és a(z) [Jóváhagyásomra vár] nézetekben megjeleníthet egy Egyéni kód oszlopot.
4. Az [Összes megtekintése] nézetben kattintson a(z) [Oszlopok kezelése] gombra, nyissa meg a Rendezési beállítások menüt, és válassza a(z) [Létrehozás dátuma - legújabbtól a legrégebbiig] vagy [Létrehozás dátuma - legrégebbitől a legújabbig] lehetőséget. Ez megegyezik a Létrehozva oszloppal. Kattintson a(z) [Módosítások mentése] gombra. A rendezés mentésre kerül az adott nézethez. A(z) [Jóváhagyásomra váró számlák] nézet saját mentett rendezéssel rendelkezik.
5. Kattintson a(z) [Számlaszám] elemre a Számla megnyitásához.
6. Vigye a kurzort a(z) [Hivatkozás] fölé a számlahivatkozás hozzáadásához vagy szerkesztéséhez. Ez csak akkor lehetséges, ha a számla „Nyitott” vagy „Jóváhagyásra vár” állapotban van.
7. Vigye a kurzort a(z) [Költségszámla] fölé azon részleg vagy számla hozzáadásához vagy szerkesztéséhez, amelyre a számla elszámolásra kerül. Ez csak akkor lehetséges, ha a számla „Nyitott” vagy „Jóváhagyásra vár” állapotban van.
8. [Megrendelés]. Annak meghatározása, hogy a számla párosítva lett-e egy megrendeléshez. További információért tekintse meg a Megrendelés párosítása számlához című cikkünket.
9. A számla [Állapot]-ának megtekintése.
10. [Átvételi elismervények]. A számlához kapcsolódó Átvételi elismervények megtekintése, vagy új átvételi elismervény létrehozása ahhoz a megrendeléshez, amelyhez a számla párosítva van. 
11. A számla [PDF-másolatának] megtekintése. Ez a lehetőség akkor érhető el, ha a számla PDF-ből jött létre, a PurchasePlus papírmentes számlázási megoldásán keresztül.

Számlák frissítése

Általánosságban elmondható, hogy a „Nyitott” vagy „Jóváhagyásra vár” állapotban lévő számlát bármely felhasználó frissítheti, aki rendelkezik a „Számlák és jóváíró számlák kezelése” és/vagy a „Számla- és jóváíró számlasorok kezelése” jogosultsággal (attól függően, hogy mit kíván frissíteni). A számla keltének szerkesztése ugyanazt a figyelmeztetést jeleníti meg, mint a kézi létrehozás. A több mint 1 nappal a jövőbe mutató dátum esetén figyelmeztetés jelenik meg, de továbbra is menthető.

Megjegyzés – A több mint 6 évvel korábbi vagy több mint 6 évvel a jövőbe mutató számlakeltet nem lehet elmenteni.

A Nyitott vagy Jóváhagyásra vár állapoton kívüli számlák frissítése további lépéseket igényel a módosítások elvégzése előtt:

• Egy „Egyeztetett” állapotú számla frissítéséhez a számlát újra meg kell nyitni a(z) 'Számla újranyitása' gombra kattintva a számla fejlécében található [Továbbiak] menüben:
• Egy „Exportálásra kész” vagy „Exportált” állapotú számla frissítéséhez a számlát először a(z) [Visszaállítás egyeztetettre] lehetőséggel vissza kell állítani a számla fejlécében található [Továbbiak] menüben, majd a fentiek szerint „Újra kell nyitni”.

Amikor a szükséges módosításokat elvégezték a számlán, annak újra végig kell haladnia az érintett szervezeti egységre érvényes számlajóváhagyási munkafolyamatokon.

Számlák jóváhagyása

Ha egy számla „Jóváhagyásra vár” állapotban van, az azt jelenti, hogy sikeresen át kell mennie egy Jóváhagyási munkafolyamaton, hogy a számla „Egyeztetett” állapotba kerülhessen.

Számos oka lehet annak, hogy egy számla megjelölést kap, és jóváhagyást igényel. A megjelölések okai a Számlajelölések lapon láthatók, valamint az egyes számlasorok jelölései az egyes számlasorok Jelölések oszlopában jelennek meg.

Kijelölt jóváhagyóként áttekintheti az egyes jelölési okokat, és eldöntheti, hogy feloldja-e a jelölés okát, vagy jóváhagyja a számlát anélkül, hogy a jelölések egy részét vagy mindegyikét feloldaná.

A számla- és jóváíró számla jóváhagyási munkafolyamatok részletes ismertetéséhez külön cikk szükséges. További információért olvassa el ezt az útmutatót.

A Számla Power Editor használata

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” Jogosultsággal rendelkező felhasználók a Számla Power Editor segítségével áttekinthetik és frissíthetik a számlát a PurchasePlus-ban, közvetlenül a papírmentes számlázási e-mail-címükre beérkezett PDF-számla mellett.

A Számla Power Editor használatának megkezdéséhez:

1. Válasszon ki egy számlát a(z) [Számlák] → [Összes megtekintése] vagy a(z) [Számlák] → [Jóváhagyásomra vár] területről.
2. A számla fejlécében válassza a(z) [Power Editor] lehetőséget.
3. Ha a számla a PurchasePlus-ban úgy jött létre, hogy a beszállító e-mailben elküldte a PDF-számlát az Ön papírmentes számlázási e-mail-címére, a PDF-et a PurchasePlus számlaszerkesztő oldalának jobb oldalán tekintheti meg, ami megkönnyíti a hivatkozást a számla frissítésekor.

Áttekintési tippek

Megrendelések és számlák párosítása

• Ha a szervezetére vonatkozik, győződjön meg arról, hogy a megrendelés párosítva van a számlához, mielőtt áttekintené a megjelölések okait.
• Szükség esetén kapcsolja össze a számlatételeket a megrendelés tételsoraival.

Áruk és szolgáltatások átvétele

• Ellenőrizze, hogy a tételek átvétele megtörtént-e. Ha a szervezetére vonatkozik, a megrendelés átvétele kritikus lépés annak biztosításában, hogy a tételeket leszállították, és jelzi a számla jóváhagyójának, hogy a számla jóváhagyható.

A számla tételsorainak ellenőrzése jóváhagyás előtt

• A megrendelés ára és a számlázott ár közötti eltérések esetén érdemes lehet felvenni a kapcsolatot a beszállítóval egy esetleges jóváíró számla igénylése érdekében.