Számlák megtekintése és frissítése

Ugrás ide:

• Számlák elérése
• Számlák frissítése
  • Számlák jóváhagyása
• Az Invoice Power Editor használata
• Ellenőrzési tippek

Számlák elérése

1. Válassza a [Számlák] → [Összes megtekintése] lehetőséget az oldalsó navigációs sávon.

2. Az Összes számla megtekintése táblázatos nézetből a következő feladatokat végezheti el:

1. Szűrheti az összes számlát állapot szerint.
2. Használja a [Keresés] funkciót az áttekinteni kívánt számla megkereséséhez.
3. [Oszlopok kezelése] a táblázatban megjelenített oszlopok megjelenítéséhez vagy elrejtéséhez. 
4. Kattintson a [Számlaszám] mezőre a Számla megnyitásához.
5. Vigye a kurzort a [Hivatkozás] fölé a számlahivatkozás hozzáadásához vagy szerkesztéséhez. Ez csak akkor lehetséges, ha a számla 'Nyitott' vagy 'Jóváhagyásra vár' állapotban van.
6. Vigye a kurzort a [Költségszámla] fölé azon részleg vagy fiók hozzáadásához vagy szerkesztéséhez, amelyre a számla elszámolásra kerül. Ez csak akkor lehetséges, ha a számla 'Nyitott' vagy 'Jóváhagyásra vár' állapotban van.
7. [Megrendelés]. Megállapíthatja, hogy a számla párosítva lett-e egy megrendeléshez. További információkért tekintse meg a Megrendelés párosítása számlához című cikkünket.
8. Megtekintheti a számla [Állapotát].
9. [Bevételi bizonylatok]. Megtekintheti a számlához kapcsolódó Árubevételi bizonylatokat, vagy létrehozhat egy új árubevételi bizonylatot a számlához párosított megrendeléshez. 
10. Megtekintheti a számla [PDF-másolatát]. Ez az opció akkor érhető el, ha a számla PDF-ből jött létre, a PurchasePlus papírmentes számlázási megoldásán keresztül.

Számlák frissítése

Általánosságban elmondható, hogy a 'Nyitott' vagy 'Jóváhagyásra vár' állapotú számlákat bármely olyan felhasználó frissítheti, aki rendelkezik a 'Számlák és jóváíró számlák kezelése' és/vagy a 'Számla- és jóváíró számla sorok kezelése' jogosultsággal (attól függően, hogy mit kíván frissíteni).

A Nyitott vagy Jóváhagyásra vár állapotokon kívüli számlák frissítéséhez további lépések szükségesek a módosítások elvégzése előtt:

• Egy 'Egyeztetett' állapotú számla frissítéséhez a számlát újra meg kell nyitni a számla fejlécében található [Továbbiak] menüben a 'Számla újranyitása' gombra kattintva:
• Az 'Exportálásra kész' vagy 'Exportált' állapotú számla frissítéséhez a számlát először a fejlécében lévő [Továbbiak] menüben a [Visszaállítás egyeztetettre] opcióval vissza kell állítani, majd a fentiek szerint újra meg kell nyitni.

Miután a szükséges módosításokat elvégezte a számlán, annak újra végig kell haladnia az adott szervezeti egységre vonatkozó számlajóváhagyási munkafolyamatokon.

Számlák jóváhagyása

Ha egy számla 'Jóváhagyásra vár' állapotban van, az azt jelenti, hogy sikeresen át kell mennie egy Jóváhagyási munkafolyamaton ahhoz, hogy a számla 'Egyeztetett' állapotba kerüljön.

Számos oka lehet annak, hogy egy számla megjelölést kap, és jóváhagyást igényel. Minden megjelölési ok megjelenik a Számlamegjelölések lapon, valamint a számlasorok megjelölései is láthatók az egyes számlasorok Megjelölések oszlopában.

Kijelölt jóváhagyóként áttekintheti az egyes megjelölési okokat, és eldöntheti, hogy feloldja-e a megjelölés okát, vagy jóváhagyja a számlát a megjelölések egy részének vagy egészének feloldása nélkül.

A számla- és jóváíró számla jóváhagyási munkafolyamatok részletes ismertetéséhez külön cikk szükséges. További információkért olvassa el ezt az útmutatót.

Az Invoice Power Editor használata

Azok a felhasználók, akik rendelkeznek a 'Kezelheti a számlákat és jóváíró számlákat' jogosultsággal, használhatják az Invoice Power Editor eszközt a számlák áttekintésére és frissítésére a PurchasePlus felületén, egymás mellett megjelenítve a papírmentes számlázási e-mail-címükre érkezett PDF-számlával.

Az Invoice Power Editor használatának megkezdéséhez:

1. Válasszon ki egy számlát a [Számlák] → [Összes megtekintése] vagy a [Számlák] → [Saját jóváhagyásomra vár] területről.
2. A számla fejlécében válassza a [Power Editor] lehetőséget.
3. Ha a számla úgy jött létre a PurchasePlus rendszerben, hogy a beszállító e-mailben elküldte a PDF-számlát az Ön papírmentes számlázási e-mail-címére, akkor a PDF-et a számlaszerkesztő oldal jobb oldalán láthatja a PurchasePlus felületén, így kényelmesen hivatkozhat rá a számla frissítésekor.

Ellenőrzési tippek

Megrendelések és számlák párosítása

• Ha a szervezeténél alkalmazandó, a megjelölési okok áttekintése előtt győződjön meg arról, hogy a megrendelés párosítva van a számlához.
• Szükség esetén kapcsolja össze a számlatételeket a megrendelés tételeivel.

Áruk és szolgáltatások átvétele

• Ellenőrizze, hogy a tételek beérkeztek-e. Ha a szervezeténél alkalmazandó, a megrendelés bevételezése kritikus lépés annak biztosításában, hogy a tételek kiszállítása megtörtént, és jelzi a számla jóváhagyójának, hogy a számla jóváhagyható.

A számla tételeinek ellenőrzése a jóváhagyás előtt

• Ha eltérés van a megrendelés ára és a számla ára között, érdemes lehet felvenni a kapcsolatot a beszállítóval az esetleges különbözetről szóló jóváíró számla kiállítása érdekében.