Papírmentes e-mailek

Ugrás ide:

• Mi az a 'Papírmentes e-mailek' terület?
• Papírmentes e-mailek megtekintése
• Szkennelési feladat
  • Szkennelési feladatok állapotai
• Szkennelési feladatok megtekintése
  • Szkennelési feladatok zárolása és feloldása
  • Szkennelési feladatok forrásai
  • Gyors navigációs tippek
• Új szkennelési feladatok létrehozása
  • Több fájl egyidejű szkennelése
  • Mit észlel és tölt ki előre az AI Scanner?
• Szkennelési feladatok átalakítása Számlákká vagy Jóváíró számlákká
• Szkennelési feladatok törlése

Papírmentes e-mailek

A PurchasePlus Papírmentes e-mailek területén a következőket teheti:

1. Megtekintheti azokat az e-maileket, amelyeket a Beszállítói (vagy a Szervezetének más felhasználói) küldtek a dedikált Papírmentes számlázási e-mail-címére,
2. Nyomon követheti a munkát, amelyet a Papírmentes számlázási AI végez a dokumentumokkal, és megtekintheti az eredményül kapott Számlákat és Jóváíró számlákat a rendszerünkben.

Ha engedélyezve van a Szervezete számára, a Papírmentes e-mailek funkció [Papírmentes e-mailek] néven jelenik meg az oldalsó navigációs sávban:

A Papírmentes e-mailek terület két alrészből áll:

• [Összes megtekintése] Papírmentes e-mailek: itt megtekintheti a Beszállítói által a dedikált Papírmentes számlázási e-mail-címére küldött összes e-mailt. Ide tartoznak azok az e-mailek is, amelyeket a rendszerünk automatikusan „kiszűr” – vagyis nem használ fel Számlák vagy Jóváíró számlák létrehozására –, például a folyószámla-kivonatok, a marketingtartalmak és a duplikált dokumentumok.
• [Teendők]: ahol áttekintheti és módosíthatja azokat a Szkennelési feladatokat (további információkért lásd alább), amelyeknél hiányzik a Beszállító.
• [Szkennelési feladatok]: amelyek afféle félúti állomást képeznek a Beszállítója e-mailje (beleértve a PDF-mellékletet) és a rendszerünkben létrejövő Számla vagy Jóváíró számla között.

Papírmentes e-mailek megtekintése

Az összes Papírmentes e-mail táblázatos megtekintéséhez kattintson a [Papírmentes e-mailek] → [Összes megtekintése] lehetőségre az oldalsó navigációs sávban. Ebből a nézetből a következőket teheti:

• Kereshet egy adott e-mailt a Feladó e-mail, Címzett e-mail és egyéb adatok alapján,
• Gyorsan megtekintheti a hivatkozásokat azokra az eredményül kapott Szkennelési feladatokra, Számlákra és/vagy Jóváíró számlákra, amelyeket a rendszerünk az e-mailből hozott létre:
• Részletesebben megtekintheti az eredeti e-mailt a táblázat [E-mail] értékére kattintva. Az eredetileg csatolt fájlok az e-mail alján is letölthetők:

Szkennelési feladat

Amikor egy Beszállító PDF-számlát vagy jóváíró számlát küld e-mailben a Papírmentes számlázási e-mail-címére (vagy amikor Ön manuálisan feltölt egy PDF-számlát vagy jóváíró számlát az AI szkennelési funkciónkba), az AI létrehoz egy Szkennelési feladatot, és hozzárendel egy egyedi Szkennelési számot.

A [Szkennelési feladatok] szakaszban megtekintheti ezeket a feladatokat, valamint a Szkennelési feladatból végül generált dokumentumokat:

A Szkennelési feladatra úgy tekinthet, mint a Beszállítója PDF-számlája vagy jóváíró számlája, valamint a szoftverünk segítségével egyeztetett és exportált PurchasePlus Számla vagy Jóváíró számla közötti köztes lépésre.

Szkennelési feladatok állapotai

A Szkennelési feladatok az alábbi Állapotok egyikében lehetnek:

• Szkennelés alatt (szürke): A Szkennelési feladat nemrég indult el, és még folyamatban van a szkennelés.
• Szkennelés alatt (piros): A Szkennelési feladat már több mint 5 perce szkennel, és az AI feladta, de technikailag a feladat még nem minősül sikertelennek.
• Beszkennelve (kék): A Szkennelési feladat sikeresen feldolgozta a PDF-fájlt, de nem felelt meg az üzleti szabályainknak, ezért emberi ellenőrzést igényel. A 0–24 órás számlázási csapatunk néhány órán belül foglalkozik vele. Alternatív megoldásként bármikor elvégezheti a szükséges javításokat a folyamat felgyorsítása érdekében.
• Befejezve (zöld): A Szkennelési feladatból létrejött egy Számla vagy Jóváíró számla, és már nem igényel beavatkozást. Megőrizzük a Szkennelési feladat nyilvántartását, így a felhasználók gyorsan megtekinthetik a feladatból generált tényleges dokumentumot (Számlát vagy Jóváíró számlát).
• Sikertelen (piros): A Szkennelési feladat valamilyen okból meghiúsult. Megnyithatja és megtekintheti a Sikertelen szkennelési feladatot, valamint manuálisan áttekintheti és frissítheti azt.

Az egérmutatót az állapotjelző fölé húzva további információkat tudhat meg az adott Szkennelési feladat állapotáról.

Szkennelési feladatok megtekintése

A Szervezete összes Szkennelési feladatának nyilvántartását megtekintheti az oldalsó navigációs sáv [Papírmentes e-mailek] → [Szkennelési feladatok] menüpontjára lépve:

Ebben a táblázatos nézetben fontos információkat láthat az egyes Szkennelési feladatokról, beleértve a következőket:

• Szkennelési szám: Az az egyedi feladatazonosító, amelyet az AI Scanner hozzárendelt ehhez a Szkennelési feladathoz.
• Zárolási állapot: Azt jelzi, hogy egy másik felhasználó zárolta-e a feladatot szerkesztésre. 
• Beszállító: Az a Beszállító, amelyik az eredeti PDF-et elküldte az Ön Szervezetének. 
• Beszerző: Az a Szervezet, amelyhez a dokumentum hozzá lett rendelve.
• Létrehozott dokumentum: Hivatkozás a Szkennelési feladatból generált Számlára vagy Jóváíró számlára.
• Dokumentumtípus: Azt jelzi, hogy a Szkennelési feladatot Számlaként vagy Jóváíró számlaként azonosították-e.
• Állapot: Az az állapot, amelyben a Szkennelési feladat jelenleg található. Az egérmutatót az állapotjelző fölé húzva további információkat kaphat a feladat állapotáról. További információért lásd fent a Szkennelési feladatok állapotai részt.
• PDF-fájl: Hivatkozás az AI Scannerbe feltöltött eredeti PDF-fájlra.
• Létrehozás ideje: A Szkennelési feladat létrehozásának dátuma és ideje.  

A További oszlopok kezelése opció kiválasztásával további adatpontokat is hozzáadhat. 

Bármelyik Szkennelési feladatot megtekintheti, ha a táblázatban a [Szkennelési szám]-ra kattint:

Ebben a nézetben szükség esetén frissítheti a Szkennelési feladatot, és Létrehozhatja a Számlát vagy a Jóváíró számlát. Erről bővebben alább olvashat.

Szkennelési feladatok zárolása és feloldása

A Szkennelési feladatok lehetnek „Zároltak” vagy „Feloldottak”. A felhasználó zárolhatja az általa éppen áttekintett Szkennelési feladatot, hogy jelezze a többi felhasználónak, hogy szerkesztés alatt áll, a munka befejeztével pedig feloldhatja azt.

Lehetősége van arra is, hogy Új szkennelési feladatot hozzon létre már eleve Zárolt állapotban.

Szkennelési feladatok forrásai

A Szkennelési feladatok oldalon minden olyan Szkennelési feladat megjelenik, amely:

• E-mailben (PDF-melléklettel) érkezett a Beszállítóitól (vagy a saját szervezetének felhasználóitól),
• Közvetlenül a Szkennelési feladatok oldalon keresztül lett létrehozva, és
• Az Új számla létrehozása és Új jóváíró számla létrehozása folyamatok során jött létre, amennyiben a felhasználó a [PDF húzása és ejtése] opciót választotta:

Gyors tippek a Szkennelési feladatok oldalon történő navigációhoz

A Szkennelési feladatok oldal három fő navigációs segédfunkcióval rendelkezik, amelyek megkönnyítik a megfelelő Szkennelési feladat gyors megtalálását:

1. Szűrés állapot szerint: Az oldal tetején található fülek segítségével a felhasználó gyorsan leszűrheti a Szkennelési feladatok listáját a következő állapotok valamelyike szerint: Szkennelés alatt, Beszkennelve, Befejezve, Letiltva, Sikertelen, Törölve.
2. Részletes keresés, amely magában foglalja a következőket: 
   1. Keresés dokumentumszám alapján: A felhasználók az AI által a Szkennelési feladatból generált Számla vagy Jóváíró számla létrehozásakor megadott Dokumentumszám alapján kereshetnek.  
   2. Keresés a Feladó e-mail alapján: A felhasználók a feladó e-mail-címe alapján megkereshetik az adott e-mailről küldött összes számlát.  
   3. Szűrés Számlákra, Jóváíró számlákra vagy mindkettőre.
3. Keresés beszállító neve alapján: Adja meg egy Beszállító nevét (ahogyan az a PurchasePlus-ban szerepel) azon Szkennelési feladatok listájának megtekintéséhez, ahol ez a Beszállító lett beazonosítva az eredeti PDF feladójaként.

Új szkennelési feladatok létrehozása 

Új Szkennelési feladat közvetlenül a Szkennelési feladatok oldalon történő manuális létrehozásához kattintson az [Új szkennelési feladatok létrehozása] gombra:

Lehetősége lesz megadni, hogy a feladat Számlára vagy Jóváíró számlára vonatkozik-e, mielőtt feltöltené a szkennelni kívánt PDF-fájl(oka)t:

Kiválaszthatja, hogy megadja-e azt a Beszállítót, amelyre a dokumentum vonatkozik; ha nem adja meg, az AI Scanner megpróbálja felismerni a Beszállítót a szkennelés során.

Végül eldöntheti, hogy a Szkennelési feladat Zároltként legyen-e megjelölve.

Ha a [Megjelölés zároltként] opciót választja, a létrejövő feladat Zárolt lesz, és a Beszkennelve állapotban marad. Emberi ellenőrzésre lesz szükség, mielőtt a Számla vagy a Jóváíró számla létrejönne.

Kattintson az [Indítás] gombra, ha készen áll a szkennelés megkezdésére.

Figyelmeztetést kap, ha a létrehozni kívánt Számla vagy Jóváíró számla valószínűleg duplikátum lesz; ellenkező esetben a Szkennelési feladat megjelenik a [Szkennelési feladatok] táblázatban „Szkennelés alatt”, majd röviddel ezután „Beszkennelve” állapottal.

Miután a PDF átkerült a Beszkennelve állapotba, lehetősége lesz áttekinteni a kinyert adatokat, mielőtt a [Számla megtekintése] vagy [Jóváíró számla megtekintése] gombra kattintana. A [Vissza a szkennelési feladatokhoz] gombra kattintva el is mentheti és elhagyhatja a felületet.

Ebben a nézetben a bal oldali panelen lefelé görgetve megtekintheti az automatikusan párosított Megrendelést (Purchase Order):

A dokumentum tételeit is szerkesztheti a Számla vagy a Jóváíró számla megtekintése előtt:

(Fent): Kiválaszthatja a Szkennelési feladat egy vagy több tételét a következő műveletekhez:

• A tétel [Törlése],
• A tétel [Leválasztása], hogy eltávolítsa a meglévő Katalógus-termékekkel való bármilyen társítást, 
• [Adószázalék beállítása] a kiválasztott tételek adószámítási értékének frissítéséhez, vagy
• [Kijelölés törlése] a kiválasztott tételek kijelölésének megszüntetéséhez.

Miután [Leválasztott] egy tételt, a számlatétel egyes adatait szerkesztheti úgy, hogy az egérmutatót a sor fölé viszi, és a ceruza ikonra kattint:

Itt számos mezőt frissíthet, például a Termékkódot, a Márkát, az Értékesítési mennyiséget és egyebeket. Ezenkívül a tételsortól balra található [Összekapcsolás], [Törlés] vagy [Sor beszúrása] opciók segítségével szükség esetén további módosításokat is végezhet a Szkennelési feladaton.

Több szkennelési feladat egyidejű létrehozása

Dönthet úgy is, hogy ugyanazon művelet részeként több PDF-fájlt tölt fel. Ebben az esetben az AI Scannerünk PDF-enként egy Szkennelési feladatot hoz létre. Ez egy rendkívül hatékony módja annak, hogy gyorsan nagy mennyiségű PDF-számlát vagy jóváíró számlát vigyen be a PurchasePlus rendszerbe.

Tipp: Ha a Szkennelési feladat(ok) létrehozása során a „Számla” vagy a „Jóváíró számla” opciót választja, ez a döntés az összes létrejövő Szkennelési feladatra érvényes lesz, és a szkennelés után jelenleg nem módosítható. Javasoljuk, hogy töltse fel az összes PDF-számlát, indítsa el a Szkennelési feladatot, majd ismételje meg a folyamatot az összes PDF-jóváíró számlával.

Mit tud kinyerni a PDF-ből és előre kitölteni az AI Scanner?

• A Beszállítót (ha található egyezés),
• A Megrendelésszámot (ha található PO-szám),
• A Részleget és a Főkönyvi számlakódot (adott esetben),
• Az egyes számlatételeken szereplő Terméket (ha található egyezés), valamint
• Minden egyes új termék Kategóriáját és Alkategóriáját a számlatételeken.

Szkennelési feladatok átalakítása Számlákká vagy Jóváíró számlákká

A Szkennelési feladatot a Szervezetén belül egy PurchasePlus felhasználónak ellenőriznie kell, és manuálisan Számlává vagy Jóváíró számlává kell alakítania.

Ehhez először kattintson a Szkennelési feladat Szkennelési számára az AI Szkennelési Beérkező levelek között. A Szkennelési feladatnak Beszkennelve állapotban kell lennie:

Ekkor a Számla- vagy Jóváíró számla-létrehozó képernyőre jut, amely az AI Scanner által kinyert és előre kitöltött adatokat az eredeti PDF mellett jeleníti meg.

Itt lehetősége van arra, hogy szükség szerint áttekintse és módosítsa a kinyert adatok többségét (például a Hivatkozást, a Főkönyvi számlakódot, a Tételeket és az Egységárakat).

Ha az adatok megfelelőek, kattintson a [Számla létrehozása] vagy a [Jóváíró számla létrehozása] gombra:

Beállítás: Manuális vs. Automatikus feldolgozás

A Szervezetére érvényes beállítástól függően, amikor a [Számla létrehozása] vagy a [Jóváíró számla létrehozása] gombra kattint, a létrejövő dokumentum automatikusan feldolgozható a Jelölőbeállításai és Küszöbértékei szerint, így kezdetben Jóváhagyásra vár vagy Egyeztetett állapotban jelenik meg. Ha ez a beállítás le van tiltva a Szervezete számára, a Számla vagy a Jóváíró számla kezdetben Nyitott állapotban jelenik meg.

Szkennelési feladatok törlése

A Szkennelési feladatok törléséhez kattintson a [Törlés] gombra a [Továbbiak] menüben a Szkennelési feladatok oldalon:

Lehetősége lesz megadni a Törlés okát, amelyet a megfelelő jogosultsággal rendelkező többi felhasználó is láthat.

A Szkennelési feladat a Befejezve állapoton kívül bármely más állapotban törölhető.