Áttekintés
Áttekintés
Ugrás ide:
- Áttekintés
- Új bevásárlólista létrehozása
- Termékek kezelése
- Bevásárlólista importálása vagy exportálása
- Igénylés létrehozása
- Speciális
Áttekintés
A bevásárlólisták hatékony eszközt jelentenek a beszerzési döntések egységesítésére és automatizálására egy szervezeten belül – biztosítva, hogy a beszerzők a megfelelő termékeket a megfelelő beszállítóktól a megfelelő áron vásárolhassák meg.
A bevásárlólista olyan előre összeállított „bevásárlólista”, amely a beszerzőt érdeklő Termékeket gyűjti össze. A bevásárlólista megjeleníti az adott termékekhez elérhető összes árajánlatot a beszállítók Katalógusaiból.
A bevásárlólisták értéke megsokszorozódik, amikor a „Bevásárlólista-igénylések létrehozása” jogosultsággal rendelkező felhasználó egy bevásárlólista-igénylést hoz létre.
A rendszer végigvezeti a felhasználót az előre meghatározott termékek hozzáadásán az Igényléshez, és arra ösztönzi, hogy az adott terméket kínáló Beszállítók közül a legalacsonyabb árajánlatot válassza ki.
Miután a felhasználó benyújtotta az igénylést, és a szükséges jóváhagyók jóváhagyták azt, az több Megrendelésre bomlik szét, és kiküldésre kerül az igénylésben megjelölt beszállítóknak.
Új bevásárlólista létrehozása
A „Bevásárlólisták kezelése” jogosultsággal rendelkező beszerző felhasználók a bal oldali navigációs sáv [Bevásárlólisták] → [Új bevásárlólista] menüpontjában hozhatnak létre új bevásárlólistát, és elkezdhetik a termékek hozzáadását.
További információért kérjük, olvassa el az Új bevásárlólista létrehozása című cikkünket.
Bevásárlólista importálása és exportálása
A „Bevásárlólisták kezelése” jogosultsággal rendelkező beszerző felhasználók CSV-feltöltéssel is feltölthetik a bevásárlólistát termékekkel a [Bevásárlólista] → [Importálások] fülön. Rendkívül fontos, hogy a CSV megfelelően legyen formázva; az [Exportálás] funkció segítségével olyan formátumú CSV-fájlt hozhat létre, amely helyesen használható az importálásokhoz.
A bevásárlólista importálása és exportálása fülként jelenik meg a bevásárlólista fejlécében:
Termékek kezelése
A „Tételek hozzáadása a bevásárlólistákhoz” jogosultsággal rendelkező beszerző felhasználók termékeket adhatnak hozzá egy meglévő bevásárlólistához, illetve távolíthatnak el onnan.
Amikor termékeket ad a bevásárlólistákhoz (különösen azokhoz, amelyeket regisztrált beszállítóknak szóló igénylések létrehozására szánnak), kifejezetten javasolt, hogy ahol csak lehetséges, a Beszállító által kezelt katalógusból válasszon tételeket (és ne a Saját kezelésű katalógusból).
Ez segít biztosítani, hogy a termékadatok (kódok, árak, mértékegységek stb.) pontosak, naprakészek és a beszállító által felismertek legyenek. Ezáltal csökken az eltérések, a rendelések elutasításának vagy az utólagos manuális javításoknak a kockázata.
Emellett a beszállítói katalógusok idővel változhatnak; termékek kerülhetnek be, frissülhetnek, cserélődhetnek vagy megszűnhetnek – ezért érdemes rendszeresen áttekinteni a bevásárlólistákat.
További információért kérjük, olvassa el a Termékek kezelése a bevásárlólistában című cikkünket.
Igénylés létrehozása
A „Bevásárlólista-igénylések létrehozása” jogosultsággal rendelkező felhasználók új igénylést hozhatnak létre a bevásárlólistából. További információért kérjük, olvassa el az Igénylés létrehozása bevásárlólistából című cikkünket.
Speciális
A bevásárlólista tulajdonjoga és a hierarchia következményei
Minden bevásárlólistának van egy „Tulajdonosa”, amely az a szervezet, amely alatt a bevásárlólistát eredetileg létrehozták:
A PurchasePlus szervezetei általában hierarchiában léteznek – vagyis a szervezeteknek lehetnek „szülő-” és „gyermekszervezeteik”, amelyek az adott szervezet felett, illetve alatt helyezkednek el. A PurchasePlus a bevásárlólista „Tulajdonosa” alapján határozza meg, hogy a hierarchia mely szervezeteinek mely felhasználói kezelhetik a bevásárlólistát.
- A felhasználók:
- Megtekinthetik, kezelhetik a beállításait, és kezelhetik a termékeket az éppen bejelentkezett szervezetük tulajdonában lévő bevásárlólistában.
- Megtekinthetik az összes olyan bevásárlólistát, amely az éppen bejelentkezett szervezetük felett vagy alatt lévő szervezetek tulajdonában van.
- Kezelhetik az éppen bejelentkezett szervezetük gyermekszervezete tulajdonában lévő bevásárlólista beállításait (pl. a nevét, részlegét stb.).
- Termékeket adhatnak hozzá és távolíthatnak el az éppen bejelentkezett szervezetük gyermekszervezete tulajdonában lévő bevásárlólistából.
- A felhasználók nem tehetik a következőket:
- Nem kezelhetik az éppen bejelentkezett szervezetük szülőszervezete tulajdonában lévő bevásárlólista beállításait (pl. a nevét, részlegét stb.),
- Nem adhatnak hozzá termékeket az éppen bejelentkezett szervezetük szülőszervezete tulajdonában lévő bevásárlólistához,
- Nem távolíthatnak el termékeket az éppen bejelentkezett szervezetük szülőszervezete tulajdonában lévő bevásárlólistából.
Ez a logika – a bevásárlólisták kezelésére vonatkozó megfelelő felhasználói jogosultságokkal kombinálva – lehetővé teszi a PurchasePlus számára a bevásárlólisták fentről lefelé történő (top-down) kezelését anélkül, hogy csorbulna a felhasználók azon képessége, hogy a közvetlen felügyeletet igénylő, telephely- vagy részlegspecifikus bevásárlólistáikat kezeljék.
Végezetül, a bevásárlólista tulajdonosa nem módosítható. Ha egy bevásárlólistát feljebb vagy lejjebb szeretne mozgatni a szervezeti hierarchiában, exportálnia, majd importálnia kell a bevásárlólistát a szervezeti hierarchia kívánt szintjén.
Részleg és főkönyvi számlakód bevásárlólistánként
Amikor egy „Bevásárlólisták kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználó új bevásárlólistát hoz létre, opcionálisan megadhat egy alapértelmezett részleget és főkönyvi számlakódot a bevásárlólistához. Amikor a bevásárlólista használatával igénylés készül, az igénylés alapértelmezés szerint erre a részlegre és főkönyvi számlakódra lesz beállítva. Ez bármikor módosítható a bevásárlólista Beállítások fülén.
Részleg és főkönyvi számlakód bevásárlólista-tételenként
Amikor egy „Bevásárlólisták kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználó megtekint egy meglévő bevásárlólistát (pl. amikor új terméket ad hozzá a bevásárlólistához), lehetősége van alapértelmezett részleget és főkönyvi számlakódot megadni a bevásárlólista bármely termékéhez.
Engedélyezett beszállítók bevásárlólistánként
Időnként előfordulhat, hogy meg szeretné határozni, mely beszállítók árajánlatai legyenek elérhetők a Bevásárlólistából igénylést létrehozó felhasználók számára. Ez a funkció a bevásárlólista [Beállítások] fülén található:
Alapértelmezés szerint minden bevásárlólista lehetővé teszi, hogy az összes beszállító árajánlatot adjon a bevásárlólistán szereplő termékekre. Ha meg szeretné határozni az árajánlatadásra jogosult beszállítókat, kattintson a [Beszállítók engedélyezése] gombra, majd keresse meg és jelölje ki az engedélyezni kívánt beszállítókat a beszállító neve melletti jelölőnégyzet bejelölésével. A módosítások érvényesítéséhez kattintson a [Módosítások mentése] gombra:
