Egyeztetés
Egyeztetés
Ugrás ide:
Számlakivonatok
A számlakivonat-egyeztetés a táblázat- és e-mail-alapú egyeztetés platformon belüli kiváltása. Ön feltölti a beszállítói számlakivonatot, a rendszer kinyeri a tételsorokat, megkeresi a már a PurchasePlus rendszerben lévő egyező számlákat és jóváíró számlákat, megjelöli mindazt, ami nem egyezik, és egyetlen közös felületet biztosít az összes kivétel feloldásához és a számlakivonat lezárásához.
A cél egyszerű: megszüntetni a havi egyeztetéssel járó fáradságos munkát, időben feltárni a hiányzó számlákat, és olyan ellenőrzési nyomvonalat biztosítani, amely a pénzügyi auditokon is megállja a helyét.
- 1. fázis Manuális betöltés és alapszintű egyeztetés A felhasználók feltöltik a számlakivonatokat az AI-alapú adatkinyeréshez, és áttekintik az egyeztetési eredményeket. Már elérhető
- 2. fázis Automatizált adatbetöltési folyamat Az e-mailben küldött számlakivonatok automatikusan bekerülnek a rendszerbe, feldolgozásra kerülnek, és megjelennek az irányítópulton. Fejlesztés alatt < 3 hónap
- 3. fázis Beszállítói együttműködés és nyomon követés Automatizált beszállítói kommunikáció, közvetlen hivatkozás az előre kitöltött feltöltési űrlapra, valamint kivételkezelési munkafolyamatok. Fejlesztés alatt < 6 hónap
Számlakivonat
A számlakivonat egy olyan dokumentum, amelyet a beszállító küld Önnek – általában havonta –, és amely tartalmazza az adott időszak összes számláját és jóváíró számláját. A számlakivonat minden sora egy kivonatsor, és egy kivonatsor egy számlának vagy egy jóváíró számlának felel meg.
Az egyeztetés tételsor szinten történik. A rendszer megpróbálja megkeresni az egyező számlát a PurchasePlus-ban, összehasonlítja a végösszegeket, és a négy állapot egyikét rendeli hozzá az egyes sorokhoz. Miután feldolgozta a figyelmet igénylő tételeket, kattintson a Megjelölés egyeztetettként gombra, és a számlakivonat lezárul.
A számlakivonatok automatikusan nem zárulnak le. Még ha az összes sor automatikusan egyeztetésre is kerül, a számlakivonat mindaddig Nyitott marad, amíg egy felhasználó jóvá nem hagyja. Ez az emberi ellenőrzési pont a folyamat végén szándékosan működik így.
Számlakivonatok engedélyezése
A Számlakivonatok funkció használatához a következők szükségesek:
- A Számlakivonat-egyeztetés funkció engedélyezve legyen az Ön szervezeti egységénél.
- Az Ön szerepköre rendelkezzen a Számlakivonat-egyeztetés kezelése jogosultsággal.
- A számlakivonat az Ön aktuális szervezeti egységéhez vagy annak valamelyik részlegéhez tartozzon.
Számlakivonat feltöltése és egyeztetése
- Lépjen a [Számlák] \> [Számlakivonatok] menüpontra.
- Válassza ki a [Beszállító] elemet a legördülő menüből, húzza be vagy tallózza be a számlakivonat PDF- vagy képfájlját, majd kattintson az [Importálás indítása] gombra.
- Kattintson az [Összekapcsolás] gombra az egyezés nélküli sorok megfelelő számlához vagy jóváíráshoz történő hozzárendeléséhez.
Megjegyzés\- A sorok státusza Függőben lévő lesz, ha a hozzájuk kapcsolódó dokumentum még nincs Egyeztetve. A nem egyeztetett kivonatsorok kezelésével kapcsolatos további információkért tekintse meg a Számlakivonat-státuszok feldolgozása című cikket.
- Miután az összes kivonatsor Egyeztetett állapotba került, kattintson az [Egyeztetés] gombra.
Megjegyzés\- Ha nem tud egyeztetni egy kivonatsort, alkalmazhatja az Egyeztetés kényszerítése lehetőséget. Lásd: Számlakivonat-státuszok feldolgozása.
- Kattintson a [Megerősítés] gombra a számlakivonat-egyeztetés befejezéséhez.
A számlakivonat mostantól Egyeztetett állapotban van.