Hóvégi leltározás

A leltározás a legjobb módja annak, hogy rendszeresen ellenőrizze a raktárhelyekre be- és onnan kikerülő raktári tételek mennyiségét egy adott időszakban. Ez a cikk részletesen bemutatja szakértőink által javasolt hóvégi leltározási folyamatot a Készlet modulunk felhasználói számára. 

Ugrás a következőre:

• Jogosultságok
• Mielőtt elkezdené
• Hóvégi leltár indítása
• Hóvégi leltározás elvégzése
• Eltérések kezelése és a hóvégi leltár lezárása
• Hasznos jelentések
• Gyakran Ismételt Kérdések
• Haladó tippek és trükkök

Jogosultságok

Az ebben a cikkben részletezett műveletek elvégzéséhez a felhasználóknak a következő jogosultságokra lesz szükségük:

• Átmozgatások kezelése (Manage Transfers)
• Átmozgatások befejezése (Complete Transfers)
• Leltárok kezelése (Manage Stocktakes)
• Leltárok lezárása (Close Stocktakes)
• Jelentések kezelése (Manage Reports - ajánlott)

Mielőtt elkezdené

A leltározás megkezdése előtt a Készlet modul felhasználóinak érdemes elvégezniük néhány lépést a sikeres leltár érdekében.

1. Futtassa a Megrendeléssorok jelentést (PO Lines Report), és győződjön meg arról, hogy minden releváns Megrendelés (azaz amely arra a hónapra vonatkozik, amelyre a leltárt végzi) bevételezésre került. Ha vannak olyan Megrendelések, amelyeket kiszállítottak a szervezetéhez, de még nincsenek Bevételezve megjelöléssel ellátva a PurchasePlus-ban, kérjük, végezze el az Áruk bevételezése a készletbe műveletet minden egyes Megrendelésnél. 2. Futtassa a Készletértékelési részletező jelentést (Stock Valuation Detail Report). Ez a jelentés segíthet azonosítani az egységértékek és az egységszámok közötti nyilvánvaló eltéréseket.

3. Fejezze be a függőben lévő Átmozgatásokat, amelyek Nyitott (Open) vagy Jóváhagyásra vár (Awaiting Approval) állapotban vannak.

Hóvégi leltár indítása

1. Kattintson az [Új leltár indítása] gombra a [Készlet] → [Leltárak] oldalon.

2. Válasszon aközött, hogy egyetlen helyen vagy az összes helyen indít leltárt. Ha az [Egyetlen raktárhely] opciót választja, a rendszer kéri a raktárhely megadását. 

3. Adja meg a leltározási időszakot (azaz a lezáruló vagy nemrégiben lezárult hónapot). 

4. Választhatja a „vak” (Blind) leltározást is, ami azt jelenti, hogy a leltárt végző felhasználók nem látják a raktárhelyen elvárt raktári tételek mennyiségét. 

Hóvégi leltározás elvégzése

1. Lépjen a [Készlet] → [Leltárak] menüpontra, és kattintson annak a raktárhelynek a nevére, amelyet meg szeretne számolni:

2. Írja be a megszámlált mennyiségeket a [Számolt] oszlopba az egyes raktári tételek mellett. A darabszámokat rögzítheti közvetlenül a PurchasePlus-ban a választott mobileszközén vagy asztali gépén (lásd az alábbi képet), vagy a leltári mennyiségek CSV-fájlként történő exportálásával, majd importálásával:

3. Ismételje meg az 1. és 2. lépést minden olyan raktárhelynél, amelyet a leltár részeként leltároz.

Variances and close

1. Miután megszámolta az összes szükséges raktárhelyet, futtassa a Készleteltérési jelentést (Stock Variation Report) a leltárban lévő összes eltérés és a hozzájuk kapcsolódó pénzügyi értékek azonosításához. Vegye figyelembe (és szükség esetén javítsa) a számlálás során felmerülő jelentősebb eltéréseket vagy problémákat, például:

• Értékes termékek 0 darabszáma,
• Szokatlanul nagy eltérések,
• Szokatlan eltérések az egységérték és a mennyiségi érték között.

2. Kezelje a számlálás során felmerült eltéréseket úgy, hogy eltérési átmozgatásokat (Variance Transfer) hoz létre a raktárhelyről egy eltérési (vagy költség-) helyre. Ha több raktárhelyet számolt meg, javasoljuk, hogy először a fő raktárhely eltéréseit rendezze, elkerülve a felesleges többszöri átmozgatást vagy a feltételezhetően elszámolt/elkeveredett készlet mozgatását.

Az eltéréseket átmozgathatja egyenként:

Vagy létrehozhat tömeges készleteltérést a raktárhely számlálásának összes eltérésére, célként az „Eltérések” (Variances) vagy az „Eladott áruk beszerzési értéke” (Cost of Goods Sold) helyet kiválasztva:

3. Ezután elvégezheti a végső átmozgatásokat más költséghelyekre vagy selejtre, amennyiben a szervezete belső folyamatai ezt megkövetelik.

4. Zárja le az egyes leltárakat minden megszámolt raktárhelyen:

5. Miután az összes leltárt lezárta, futtassa a következő jelentéseket. Exportálja és mentse a jelentéseket egy biztonságos helyre:

• Készletértékelési részletező jelentés (Stock Valuation Detail Report) – a leltár utáni aktuális darabszámok megtekintéséhez.
• Eladott áruk beszerzési értéke jelentés (Cost of Goods Sold Report) 

6. Ürítse ki a költséghelyeket, hogy nullázza az összes raktári tétel mennyiségét az összes költséghelyen. Ez a művelet automatikusan létrehoz egy könyvelési átmozgatást (Accounting Transfer) minden költséghelyhez, és átvezeti a raktári tételek egyenlegét a költséghelyről az Időszak végi felhasznált javak költsége (Period-End Cost of Goods Used) rendszerhelyre:

Helpful Reports

A hóvégi leltározás során a következő jelentések nyújthatnak segítséget:

• Átmozgatások jelentés (Transfers Report)
• Készletegyeztetési jelentés (Stock Reconciliation Report) 
• Eladott áruk beszerzési értéke jelentés (Cost of Goods Sold Report) 
• Készletértékelési összefoglaló jelentés (Stock Valuation Summary Report) 
• Készletértékelési részletező jelentés (Stock Valuation Detail Report) 
• Időszak végi egyenlegek részletező jelentés (Period End Balances Detail Report) 
• Leltárlista jelentés (Stock Take List Report) 
• Készleteltérési jelentés (Stock Variation Report) 
• Átmozgatási sorok jelentés (Transfer Lines Report) 
• Készletegyeztetési sorok jelentés (Stock Reconciliation Lines Report) 
• Megrendeléssorok jelentés (Purchase Order Lines Report) 
• Megrendelések jelentés (Purchase Orders Report) 
• Raktári tételek és helyettesítők jelentés (Stock Items and Substitutes Report) 

Frequently Asked Questions

• Növeli-e a raktárhelyen lévő darabszámot, ha egy új bevételezési bizonylatot hoznak létre, miközben a leltár folyamatban van? 

Igen. Ebben az esetben az új áruk raktárkészletre történő bevételezése növelni fogja a darabszámot.

• Befolyásolja-e a jelentéseket az egységértékek megváltoztatása? 

Igen. Az egységértékek megváltoznak minden olyan jelentésben, amely az egységértékek frissítése után készül. 

• Visszavonható egy leltár?

Nem. A leltárt be kell fejeznie, és egy újat kell nyitnia. 

• Hogyan tudok megfelelően bevételezni egy olyan megrendelést, amely bevételezettként van megjelölve, de nem készletre lett bevételezve?

Ha a megrendelés bevételezésre került, de nem a raktárkészletbe, akkor érvénytelenítenie kell a bevételezési bizonylatot, és újra be kell vételeznie azt a készletbe. 

Advanced Tips & Tricks

• A Leltárlista jelentés futtatásával egy exportálható listát kap az összes nyitott leltárhelyről és a hozzájuk tartozó raktári tételekről. Ez használható az egyes helyek leltárának külön-külön történő exportálása helyett.
• A leltár elvégzése vonalkód-leolvasással is lehetséges a PurchasePlus-ban, ami nagyszerű módja a leltározás felgyorsításának. Ehhez a vonalkódokat először minden ügyfélnek be kell állítania.
• A PurchasePlus-ban lehetséges a „Leltározás nélküli készletkezelés” is. Ehhez a Point of Sale modulunk és a külső POS rendszerrel való integráció szükséges. A POS terminálon végzett értékesítések össze vannak kapcsolva a raktárhelyeken található raktári tételekkel, és a készlet rendszeres időközönként automatikusan csökken.
• Kizárólag olyan szervezetek számára, amelyek nem használják a Receptek és/vagy a POS modulokat: érdemes felkeresni az egyes megszámolt raktárhelyeket, és kiüríteni a 0 mennyiségű raktári tételeket (Clear 0 Quantity Stock Items), hogy a raktárhely átláthatóbb legyen, és ne jelenítse meg azokat a raktári tételeket, amelyeket már nem tartanak azon a helyen: