Megrendelések
Megrendelések
Ugrás ide:
- Bevezetés – Mi az a Megrendelés?
- Megrendelések megtekintése
- Megrendelések létrehozása
- Megrendelések összevonása
- Megrendelések elküldése
- Megrendelések törlése
- Bevételezési bizonylatok
- Megrendelés lezárása
- Megrendelések és számlák párosítása
- Megrendelések nyomtatása
- Gyakran Ismételt Kérdések
Megrendelés
A Megrendelés egy olyan dokumentum, amelyet a Beszerző szervezet küld a Szállító szervezetnek. Meghatározza a megvásárolandó termékeket vagy szolgáltatásokat, a kívánt mennyiségben és a várt áron.
A Megrendelés olyan fontos információkat is tartalmazhat, mint a Szállítási cím, a Várható szállítási dátum, valamint egyéb hasznos adatok, amelyek segítik a Beszerző és a Szállító közötti kommunikációt a Megrendeléssel kapcsolatban.
Megrendelések megtekintése
A Megrendelések megkereséséhez válassza a [Megrendelések] → [Összes megtekintése] lehetőséget az oldalsó navigációs sávban:
A Megrendeléseket státusz szerint is szűrheti: [Nincs elküldve], [Elküldve], [Lezárva], [Törölve], vagy kereshet egy konkrét Megrendelésre is.
Egyetlen Megrendelés megtekintése
Kattintson a Megrendelés számára a Megrendelések táblázatban a dokumentum részletesebb áttekintéséhez.
Minden egyes Megrendelésen a következő műveletek érhetők el:
- Gyorsműveletek érhetők el a Megrendelés fejlécében. [Megrendelés megjelölése elküldöttként], [Áruk bevételezése], [Számla párosítása], [Részletek megjelenítése vagy elrejtése], [Kapcsolódó dokumentumok megtekintése], valamint egy [További műveletek menü] → [Auditnapló megtekintése] → [Nyomtatás] → [Megrendelés lezárása] → [Megrendelés törlése] → [Segítségkérés]. További információkért tekintse meg a Megrendelés elküldése és a Megrendelés és számla párosítása című cikkünket.
- Hasznos információk megtekintése: Státusz, Áruátvételi jelző és Számlázási jelző.
- Megrendelés lapfülei: [Termékösszesítő], [Beállítások], [Megjegyzések], [Számlák], [Bevételezési bizonylatok], [Küldési események].
- [Részletes nézet]. Kattintson az összevont Megrendelés-altételek megtekintéséhez.
- [Áruk bevételezése]. Kattintson Bevételezési bizonylat létrehozásához.
- [Termékek keresése]. Adja meg a termék nevét a tétel Megrendelésben való kereséséhez.
- [Oszlopok kezelése]. Kattintson a táblázat oszlopainak megjelenítéséhez és elrejtéséhez.
- Megrendelés-tételek. Kattintson az [Infó] gombra a Megrendelés-tételhez kapcsolódó részletes információk megtekintéséhez. Ez hasznos lehet az egyes Megrendelés-tételek Számlázott és Bevételezett státuszának megértéséhez.
- Tekintse meg az egyes Megrendelés-tételek Ár- és Adóinformációit.
- Tekintse meg a Megrendelés végösszegeit.
Gyorspanelek széles képernyős monitorokon
Azok a haladó felhasználók, akik a PurchasePlus rendszert nagyméretű monitoron használják, kihasználhatják a Megrendelés jobb oldalán megjelenő Gyorspanelek előnyeit is:
A Gyorspanel beállítható úgy, hogy a következőket jelenítse meg:
- Bármely megjegyzés, amelyet a Megrendeléshez a szervezete egy másik felhasználója, vagy maga a Szállító fűzött hozzá, amennyiben használja a PurchasePlus rendszert,
- A Kapcsolódó dokumentumokra mutató hivatkozások – pl. a Megrendeléshez párosított Számla, vagy az adott Megrendeléshez kapcsolódó Bevételezési bizonylatok,
A Gyorspanel jobb felső sarkában található [Kezelés] gomb segítségével beállíthatja, hogy mi jelenjen meg a paneleken.
A Gyorspanel nem jelenik meg, ha a monitor nem elég nagy ahhoz, hogy minden más elférjen a képernyőn.
Megrendelés-státuszok
A Megrendelés többféle állapotban lehet:
- Nincs elküldve: A Nincs elküldve státuszú Megrendelés egy Jóváhagyott igénylésből jött létre, de még nem küldték el a Szállítónak. Az elküldés előtt a Megrendelésen szereplő tételeket nem lehet Bevételezni vagy Számlázni.
- Elküldve: Az Elküldött Megrendelés elküldöttként lett megjelölve, és a rajta lévő tételek most már bevételezhetők és számlázhatók. Miután a Megrendelésen szereplő összes tételt bevételezték és kiszámlázták, a Megrendelés Lezárható.
- Lezárva: A Megrendelés akkor zárható le, ha már Elküldték, és a Megrendelésen szereplő összes tételt teljes mértékben Bevételezték. A Lezárva a Megrendelés végső állapota, és azt jelzi, hogy a Megrendelés tételeit sikeresen bevételezték és kiszámlázták.
- Törölve: A Megrendelés a teljes feldolgozása előtt törölhető. Ez a művelet megszakítja a rendelést, és érvényteleníti a hozzá kapcsolódó tranzakciókat. A Törölve állapot azt jelzi, hogy a Megrendelés nem halad tovább a teljesítés felé. Fontos: Ha a megrendelést már elküldték, a szállító értesítést kap a törlésről. A téves áruszállítás elkerülése érdekében fontos, hogy a megrendelést a lehető leghamarabb törölje, és közvetlenül is vegye fel a kapcsolatot a szállítóval a törlés megerősítése céljából. Amikor rendszerezés, takarítás részeként régebbi megrendeléseket töröl, kifejezetten javasoljuk, hogy előre értesítse a szállítót. Ez segít az egyértelmű elvárások kialakításában, és csökkenti a félreértések vagy a nem kívánt szállítások kockázatát. Tudjon meg többet a Megrendelések törléséről.
Megrendelések létrehozása
A Megrendelések (PO-k) a PurchasePlus rendszerben automatikusan létrejönnek, amikor egy Igénylést jóváhagynak. Nem lehetséges Megrendelést indítani egy Igénylés előzetes létrehozása és jóváhagyása nélkül. A Megrendeléshez a létrehozása után már nem adhatók hozzá termékek – ehelyett új Igénylést kell létrehozni (és beállítástól függően jóváhagyni).
A Megrendelések a beállításaikat (pl. a hozzárendelt Főkönyvi számlakódot, a Szállítási címet stb.) abból a Jóváhagyott igénylésből öröklik, amelyből létrejöttek, és a Szállító(k)nak történő elküldés előtt aligha (vagy egyáltalán nem) szükséges őket módosítani.
Megrendelések összevonása
Két vagy több, ugyanattól a Szállítótól származó Megrendelés összevonásával egyetlen (új) Megrendelés jön létre, és minden Altétel-részlet elérhető lesz az újonnan létrehozott Megrendelésben. Az eredeti Megrendelések rejtve maradnak, és úgy tűnik majd, mintha már nem is léteznének a PurchasePlus rendszerben. Ez egy hatékony eszköz lehet a Beszerzők és Szállítóik számára, de használata odafigyelést igényel. Tudjon meg többet a Megrendelések összevonásáról.
Megrendelések elküldése
A Nincs elküldve állapotban lévő Megrendelés manuálisan, elektronikusan elküldhető a Szállítónak, vagy előfordulhat, hogy az Igénylésnél be volt állítva a Megrendelések automatikus elküldése az Igénylés jóváhagyásakor.
A Megrendelések Szállítóknak történő elektronikus elküldéséhez a következők szükségesek:
- A felhasználó rendelkezzen a 'Megrendelések küldése' jogosultsággal, és
- A Szállító rendelkezzen Elektronikus célállomással (például e-mail fiókkal vagy egy másik szoftverrendszerrel) beállítva a Szervezetéhez a PurchasePlus rendszerben.
A Megrendelés elküldése és a Megrendelés elküldöttként való megjelölése nem ugyanaz; a felhasználó dönthet például úgy, hogy a Megrendelést Elküldöttként jelöli meg, de nem küldi el elektronikusan (például ha telefonon adta le a rendelést a Szállítónak).
Végezetül, a már Elküldöttként megjelölt Megrendelések újraküldhetők ugyanarra vagy egy másik Elektronikus célállomásra (ha a Szállító szervezeténél több Célállomás van konfigurálva).
Megrendelések törlése
A Megrendelések nem törölhetők, ha bármelyik árut bevételezték (azaz bevételezési bizonylat készült hozzá) vagy leszámlázták. A PurchasePlus nem engedélyezi a törlést, mivel a Bevételezett vagy Számlázott áruk nyilvántartása a Megrendelésre támaszkodik a jelentések pontossága érdekében.
Megrendelés törléséhez kövesse az alábbi lépéseket:
- Navigáljon a törölni kívánt Megrendeléshez.
- Kattintson a jobb felső sarokban található három pontra [⋮], és válassza a menüből a [Megrendelés törlése] lehetőséget:
- Írja be a törlés okát a mezőbe, majd kattintson a piros [Megerősítés és törlés] gombra. Miután a [Megerősítés és törlés] gombra kattint, a megrendelés véglegesen lezárul, és nem nyitható meg újra.
- Értesítse a Szállítót. Mivel a rendszerértesítések elkerülhetik a figyelmet, egyeztessen manuálisan is, hogy biztosan ne szállítsák ki az árut.
- E-mailben: Küldjön egy rövid üzenetet a Megrendelésszámmal és a Végösszeggel, kérve őket, hogy erősítsék meg a törlés tudomásulvételét.
- Telefonon: Hívja fel a kapcsolattartóját. Hivatkozzon a Megrendelésszámra, és kérje meg őket, hogy azonnal állítsák le a feladást.
Bevételezési bizonylatok
Amikor a Szállító szállítmánya megérkezik a Beszerző Szállítási címére, az áruk Bevételezettként jelölhetők meg (vagy az esetleges eltérések elszámolhatók) egy Bevételezési bizonylat létrehozásával.
Ha az áruk több külön szállítmányban érkeztek, több Bevételezési bizonylat is létrehozható, és a Megrendelés Elküldve állapotban marad, amíg az összes megrendelt terméket be nem vételezik (és le nem számlázzák).
Kérjük, olvassa el az Áruk bevételezéséről szóló cikkünket, ha többet szeretne megtudni a Bevételezési bizonylatokról.
Megrendelés lezárása
A Lezárva a Megrendelés végső állapota, és azt jelzi, hogy a Megrendelés tételeit sikeresen bevételezték.
A Megrendelések akkor zárhatók le, ha:
- Elküldték,
- a Megrendelésen szereplő összes tételt teljes mértékben Bevételezték.
Ha ezek a feltételek teljesülnek, a Megrendelést manuálisan lezárhatja a Megrendelésen belüli [Továbbiak] menüben a [Megrendelés lezárása] gombra kattintva:
A Megrendelést az Összes megrendelés táblázatból is lezárhatja úgy, hogy bejelöli a kérdéses megrendelés(ek) melletti jelölőnégyzetet, majd az Elérhető műveletek listájában a [Lezárás] gombra kattint:
Miután egy Megrendelés Lezárult, többé nem hozható létre hozzá Bevételezési bizonylat, és a Számlák sem párosíthatók hozzá manuálisan. Emiatt, ha a Megrendelést számlához kell párosítani, javasoljuk, hogy ne zárja le mindaddig, amíg a Számla párosítása meg nem történt.
Megrendelések és számlák párosítása
Amikor a Szállító Számlát küld a Beszerzőnek, a bevált gyakorlat szerint a Számlát egyeztetni kell a kifizetés jóváhagyása előtt.
A PurchasePlus kétféle módon segíti a Beszerzőket a Számlák egyeztetésében, attól függően, hogy a Pénzügyi osztály hogyan kíván dolgozni:
- A Megrendelés és a Számla párosításával, annak ellenőrzésére, hogy amit a Szállító kiszámlázott a Beszerzőnek, valóban megegyezik-e azzal, amit a Beszerző megrendelt. Ezt néha „kétoldalú (2-way) kötelezettség-egyeztetésnek” nevezik.
- A Megrendelés és a hozzá tartozó Bevételezési bizonylatok Számlához történő párosításával és összehasonlításával, annak ellenőrzésére, hogy amit a Szállító kiszámlázott a Beszerzőnek, valóban megegyezik-e azzal, amit a Beszerző megrendelt és átvett. Ezt néha „háromoldalú (3-way) kötelezettség-egyeztetésnek” nevezik.
A Megrendelés, a Bevételezési bizonylatok és a Számla közötti eltéréseket a PurchasePlus automatikusan észleli, és Számlajelzők formájában kiemeli, amelyeket a megfelelő Beszerző felhasználóknak kell kezelniük, mielőtt a számla Jóváhagyható lenne kifizetésre.
Megrendelések nyomtatása
Egyetlen Megrendelés kinyomtatásához válassza a [Továbbiak] → [Nyomtatás] lehetőséget a [Megrendelések] → [Összes megtekintése] táblázatban:
Egy vagy több Megrendelés egyidejű kinyomtatásához jelölje be a táblázatban a megfelelő Megrendelések melletti jelölőnégyzetet, majd kattintson a táblázat fejlécében található [Nyomtatás] gombra:
A Megrendelések egyetlen PDF-fájlba kerülnek összevonásra, amely letölthetővé vagy kinyomtathatóvá válik.
Gyakran Ismételt Kérdések
Kérdés: Módosíthatom a megrendelést a jóváhagyása után?
Válasz: Nem, miután a megrendelés (PO) létrejött egy jóváhagyott igénylésből, már nem módosítható. A legtöbb esetben a megrendelések automatikusan elküldésre kerülnek a szállítónak a felhasználói beállításai alapján. Ezt a Státusz oszlop ellenőrzésével ellenőrizheti. Ha a megrendelés teljesen hibás, a következő lépésekkel törölheti:
- Kattintson a Megrendelés jobb felső sarkában található 'További információ' ikonra (három pont).
- Válassza a 'Megrendelés törlése' lehetőséget.
Fontos: A Szállító értesítést kap a törlésről, ha az "Elküldve" státuszban van. A helytelen áruk kiszállításának megelőzése érdekében elengedhetetlen a megrendelés haladéktalan törlése. Ezenkívül közvetlenül is fel kell vennie a kapcsolatot a szállítóval a törlés megerősítése és a szállítás elkerülése érdekében.
Azokban az esetekben, amikor az ügyfelek régebbi megrendelések rendszerezését, törlését végzik, szintén nyomatékosan javasoljuk, hogy értesítsék a szállítót erről a tevékenységről, mivel ez segít az egyértelmű elvárások kialakításában, és csökkenti a félreértések vagy esetleges problémák kockázatát.
Kérdés: Megnyithatok újra egy törölt megrendelést (PO)?
Válasz: Nem, miután egy megrendelést (PO) töröltek, nem nyitható meg újra.
Mindazonáltal létrehozhat egy új beszerzési igénylést (PR) a számlából. Miután a PR új megrendelést generál, a számlát hozzá tudja párosítani az újonnan létrehozott megrendeléshez.