Áttekintés

Ugrás ide:

• Bevezetés
• Új igénylés létrehozása
• Igényléstípusok
• Igénylés beállításai
• Alapvető vs. Haladó vásárlási mód
• Igénylés jóváhagyása
• Kapcsolódó dokumentumok
• Igénylés állapotai
• Hibaelhárítás
  • A beszállítói termékek nincsenek raktáron

Mi az az igénylés?

Az igénylés egy árukra vonatkozó kérés, amelyet a beszerző a beszállítóitól szeretne megvásárolni.

A PurchasePlus rendszerben a beszerző szervezet felhasználója létrehozhat egy igénylést, hozzáadhatja a megvásárolni kívánt termékeket, és megadhatja az adott termék megvásárolni kívánt mennyiségét. Miután a felhasználó elégedett az igénylésével, beküldheti azt jóváhagyásra a szervezetén belüli osztályvezetőnek, operatív vagy pénzügyi vezetőnek.

Amint az igénylést benyújtják jóváhagyásra, a benne szereplő termékek árai „pillanatfelvételt” kapnak (rögzítésre kerülnek), és átkerülnek a megrendelésekre, függetlenül az igénylés benyújtása utáni árváltozásoktól.

Ha a felhasználó igénylését jóváhagyják, a rendszer automatikusan megrendeléseket generál (és az igénylés beállításaitól függően elküldi azokat) az igénylésben szereplő minden egyes beszállítónak.

Igénylés létrehozása

A felhasználók az alábbi lehetőségek egyikére kattintva hozhatnak létre új igénylést:

• [Igénylések] → [Új igénylés] az oldalsó navigációs sávban,
• Az [Új igénylés létrehozása] gombra kattintva az [Igénylések] → [Összes megtekintése] táblázat tetején,
• [Megrendelések] → [Új megrendelés] az oldalsó navigációs sávban, vagy
• [Vásárlás indítása] az Irányítópulton.

Mindegyik lehetőség az Új beszerzési igénylés létrehozása oldalra viszi a felhasználót:

A beszerző felhasználói jogosultságaitól és szervezete konfigurációs beállításaitól függően többféle igényléstípus érhető el. Kattintson az egyes igényléstípusokra további információkért.

1. Összes beszállító típusú igénylés, amely a szervezethez kapcsolt összes beszállító által kínált összes termék listáját jeleníti meg a felhasználónak. Ez nagyszerű módja a vásárlásnak és az árajánlatok összehasonlításának a termékek széles választékában.
2. Egyetlen beszállító típusú igénylés, amely egyetlen kiválasztott beszállítótól a szervezete számára jelenleg elérhető összes termék listáját mutatja.
3. Vásárlási lista típusú igénylés, amely termékek előre meghatározott listája. A vásárlási listák kiváló lehetőséget biztosítanak a vezetők és osztályvezetők számára, hogy pontosan meghatározzák, milyen termékeket vásárolhatnak a szervezetük más felhasználói egy igénylés létrehozásakor. Az engedélyezett beszállítók árajánlatai megjelennek a vásárlási lista minden egyes tételénél.
4. Egyéni igénylés, amely lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy eseti tételeket rendeljen az engedélyezett beszállítóktól. Az egyéni igénylés akkor használható, ha a többi igényléstípus egyike sem megfelelő.
5. Külső igénylés, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy igénylést hozzanak létre egy beszállító külső e-kereskedelmi webhelyén vásárolva, amennyiben a beszállító ezt engedélyezte a PurchasePlus szolgáltatással. A felhasználó a beszállító webhelyének teljes funkcionalitását használhatja az áruk megrendeléséhez. Miután befejezte a vásárlást a beszállító weboldalán, visszairányításra kerül a PurchasePlus-ba, és a kiválasztott termékek, árak és mennyiségek automatikusan bekerülnek a PurchasePlus igénylésébe.
6. Újrarendelési igénylés, amely lehetőséget biztosít a felhasználóknak egy korábbi igénylésből, megrendelésből vagy számlából származó tételek újrarendelésére.
7. Raktárhelyi igénylés, amely lehetővé teszi a Készlet modul felhasználói számára egy adott raktárhely készletcikkeinek feltöltését, olyan kiegészítő funkciókkal segítve a munkát, amelyek biztosítják a megfelelő termékek megfelelő mennyiségben történő beszerzését, és ezáltal a készletszintek szigorú ellenőrzését.

Az igénylések a Gyors létrehozás segítségével is létrehozhatók. Ha a Gyors létrehozás engedélyezve van egy szervezet számára, a [Kezdőlap] oldalon a [Vásárlás indítása] gombra kattintó felhasználók egy letisztult igényléslétrehozási folyamattal találkoznak, amely mindössze egy (opcionális) Hivatkozás mezőt igényel. Az igénylés „Összes beszállító” típusú igénylésként jön létre, és Alapvető vásárlási módra lesz állítva (bár a felhasználónak továbbra is lehetősége lesz más típusú igényléseket is létrehozni).

Igénylés beállításai

Minden igényléstípushoz különböző beállítások tartoznak. Ezek a beállítások fontosak lehetnek a beszállítók számára (például a szállítási cím vagy a szállítási dátum), vagy a felhasználó munkatársai számára (például az igénylés hozzárendelése egy részleghez és főkönyvi számlakódhoz).

Ezeket a beállításokat először az [Új igénylés létrehozása] űrlapon lehet megadni:

Alapértelmezés szerint a [Megrendelések elküldése a beszállítóknak] jelölőnégyzet be van jelölve, ami azt jelenti, hogy a megrendelés a teljes jóváhagyást követően automatikusan elküldésre kerül a beszállítónak. Az alábbi esetekben:

1. Ha visszamenőleg hoz létre megrendelést (azaz az áruk már bevételezésre és számlázásra kerültek), vagy
2. Olyan beszerzés rögzítésekor, amely a PurchasePlus rendszeren kívül történt (pl. telefonon),

...fontos törölni a jelölést a [Megrendelések elküldése a beszállítóknak] jelölőnégyzetből a félreértések vagy a duplikált rendelések elkerülése érdekében.

Miután az igénylés létrejött és Nyitott állapotba került, a beállításait a megfelelő jogosultságokkal rendelkező felhasználók módosíthatják (a) az adott beállítás fölé húzva az egeret az [Igénylések] → [Összes megtekintése] táblázatban:

...vagy (b) a táblázatból az igénylésre kattintva, majd a [Beállítások] fülre vagy az [Információs panelre] navigálva:

Itt megkeresheti és módosíthatja a beállítás(oka)t, majd a [Módosítások mentése] gombra kattinthat:

Kérjük, vegye figyelembe: egyes beállítások rendszermezők, ezért a felhasználók nem szerkeszthetik őket.

Alapvető vs. Haladó vásárlási mód

Az igénylések létrehozhatók Alapvető vásárlási módban vagy Haladó vásárlási módban.

Az Alapvető vásárlási mód az alapértelmezett, kártya alapú, erősen vizuális vásárlási felület, amellyel a felhasználók az igénylések létrehozásakor találkoznak:

Ha a felhasználó az igénylés létrehozási oldalán a [Haladó vásárlás engedélyezése] lehetőséget választja, egy hatékony, kevésbé vizuális táblázatos felület jelenik meg az igénylések létrehozásához:

Igénylés jóváhagyása

Amikor egy felhasználó beküld egy igénylést jóváhagyásra, az Jóváhagyásra vár állapotba kerül, és bekerül az igénylés megadott részlegére és számlakódjára érvényes jóváhagyási munkafolyamatba.

A jóváhagyási munkafolyamat első szintjén megjelölt felhasználók e-mailt kapnak, amely értesíti őket az igénylés benyújtásáról, és arról, hogy jóváhagyhatják az igénylést. Ezek a felhasználók jellemzően a beszerző szervezet osztályvezetői, pénzügyi vagy operatív vezetői.

A kijelölt jóváhagyók az [Igénylések] → [Jóváhagyásomra vár] menüpontra kattintva érhetik el a jóváhagyásra váró igényléseket:

Miután az igénylés végighaladt a jóváhagyási munkafolyamat összes releváns szakaszán, létrejön egy vagy több megrendelés, amelyek elküldhetők a beszállító(k)nak, akiknek a termékei szerepeltek az igénylésben.

Az újonnan létrehozott megrendelések kézzel is elküldhetők a beszállítóknak, de gyakran előfordul, hogy a felhasználó engedélyezte az automatikus [Megrendelések elküldése a beszállítóknak] beállítást az igénylésen, vagy ugyanez a beállítás felhasználói preferenciaként van engedélyezve, így a PurchasePlus azonnal elküldi a megrendeléseket a beszállító preferált célhelyére, amint az igénylést jóváhagyták.

Miután egy igénylést jóváhagytak (és a létrejövő megrendelések elkészültek), az igénylés már nem szerkeszthető. A szükséges módosítások bizonyos esetekben elvégezhetők a generált megrendelés(ek)en, a megrendelés [Beállítások] fülére navigálva.

Kapcsolódó dokumentumok

Az igénylések kapcsolódhatnak az alábbiakhoz:

• Egy vagy több megrendelés, amely az igénylés jóváhagyásakor jön létre,
• Egy vagy több számla, amely az igénylés jóváhagyásakor létrejött megrendelésekhez van párosítva,
• Mellékletek, amelyek az igényléshez feltöltött fájlok, hogy környezetet és fontos információkat biztosítsanak a jóváhagyóknak és más megtekintőknek.

Igénylés állapotai

Az igénylések többféle állapotban lehetnek, és ez fontos információkat közöl az igénylésről.

• Nyitott: A Nyitott állapotban lévő igénylés tervezettként (piszkozatként) fogható fel – valójában az igénylést létrehozó felhasználó megtekintheti azt a „Piszkozataim” rész(ek)ben a PurchasePlus alkalmazás különböző helyein. Amíg az igénylés Nyitott állapotban van, szerkeszthető, termékek adhatók hozzá vagy távolíthatók el, illetve visszavonható. Az igénylés továbbviteléhez jóváhagyásra kell beküldeni az [Igénylés beküldése] gombra kattintva.
• Jóváhagyásra vár: A Jóváhagyásra váró igénylés be lett küldve jóváhagyásra, de még nem kapta meg a végső jóváhagyást. A jóváhagyási munkafolyamatban szereplő összes releváns felhasználónak jóvá kell hagynia, hogy az igénylés Jóváhagyottá váljon. További információért kérjük, olvassa el az Igénylés jóváhagyása című cikkünket.
• Törölve: A törölt igénylés olyan igénylés, amelyet akkor vontak vissza/töröltek, amikor Nyitott, Jóváhagyásra vár vagy Elutasított állapotban volt. A törölt igénylés nem nyitható meg újra, és a továbbiakban egyáltalán nem használható a szervezeténél. Törölt igénylésen semmilyen művelet nem végezhető.
• Jóváhagyva: A jóváhagyott igénylés olyan igénylés, amelyet jóváhagyásra nyújtottak be, majd a jóváhagyási munkafolyamat megfelelő felhasználói jóváhagyták. A jóváhagyott igénylés megrendeléseket generál az igénylésben szereplő minden beszállító számára. A jóváhagyott igénylés lezárható, vagy Jóváhagyott állapotban hagyható.
• Elutasítva: Az elutasított igénylés olyan igénylés, amelyet jóváhagyásra benyújtottak, majd a jóváhagyási munkafolyamat egyik jóváhagyó felhasználója elutasított. Az elutasított igénylés törölhető, vagy a vásárlás folytatható, és az igénylés újra beküldhető.
• Lezárva: A lezárt igénylés az igénylés végső lehetséges állapota.

Hibaelhárítás

A beszállítói termékek nincsenek raktáron

Alkalmanként előfordulhat, hogy egy beszállító az egyik termékét „Nincs raktáron” jelöléssel látja el. A beszerzők figyelmeztetést kapnak arról, hogy a termék nincs raktáron az igénylés létrehozásakor:

A beszerző számára nem tiltott a termék hozzáadása az igényléshez – ez csupán figyelmeztetés –, de ügyeljen arra, hogy ha a termékre sürgősen szükség van, akkor:

1. Ugyanarra a termékre egy másik beszállítói ajánlatot kell rendelni (miután felmérte, hogy az árkülönbség vagy „felár” megéri-e a gyorsaságot), vagy
2. Helyettesítő terméket kell rendelni.