Paperless AI
Paperless AI
Ugrás ide:
- Bevezetés
- Hogyan érkeznek a dokumentumok
- Hogyan olvassa be az MI a PDF-eket
- Beolvasott számlák és jóváíró számlák feldolgozása
- Jelenlegi korlátok és hibaelhárítás
- Beolvasott számla- és jóváíró számla PDF-ek elérése
- Gyakran ismételt kérdések
- Megjegyzés a Legacy PurchasePlus felhasználóknak
Papírmentes számlázás
A Papírmentes számlázás a PurchasePlus olyan modulja, amely a szervezet számára konfigurált feldolgozási szabályok (pl. Jelzők (Flags) és Küszöbértékek) szerint saját célfejlesztésű MI-szolgáltatásunk segítségével fogadja, beolvassa és feldolgozza mind a Számlákat, mind a Jóváíró számlákat a Beszállítóktól.
Gyakorlatilag egy olyan szállítói számla-koordinátor szerepét tölti be, aki a nap 24 órájában, a hét minden napján, rendkívül gyors ütemben dolgozik, lehetővé téve csapata számára, hogy a magasabb hozzáadott értékű és proaktív feladatokra koncentrálhasson.
Hogyan érkeznek a dokumentumok
E-mailben
Minden ügyfél kap egy dedikált MI beolvasási e-mail-címet, például: „yourhotel.au@invoices.purchaseplus.com”, amelyet megoszthat beszállítóival mint preferált szállítói számla-beérkezési fiókot. A kapott számlákat vagy jóváíró számlákat Ön is továbbíthatja erre az e-mail-címre, amennyiben egy beszállító közvetlenül Önnek küldte volna azokat. Az erre a címre érkező e-mailek a [Papírmentes e-mailek] → [Összes megtekintése] menüpontban lesznek láthatók:
MI-beolvasónk figyeli ezt a postaládát, intelligensen felismeri a számla- és jóváíró számla PDF-eket, és létrehoz egy „Beolvasási feladatot” az adatok kinyeréséhez és feldolgozásához. A beolvasási feladatok – amint az adatkinyerési munka megkezdődik – a [Papírmentes e-mailek] → Beolvasási feladatok menüpontban láthatók (ha engedélyezve van a szervezete számára).
A beolvasás befejezése után a feladat állapota Beolvasás alatt értékről Beolvasva értékre módosul, és megtekinthetővé, valamint szerkeszthetővé válik.
A felhasználói felületen keresztül
A beolvasó MI elindítható úgy is, hogy új számlát (vagy jóváíró számlát) hoz létre a felhasználói felületen, és a [PDF számla húzása és ejtése] lehetőséget választja az Új számla létrehozása, az Új jóváíró számla létrehozása vagy az Új beolvasási feladat létrehozása műveletek valamelyikéből.
Egyszerre legfeljebb 10 számlát vagy jóváíró számlát tölthet fel – az MI mindegyik számlát vagy jóváíró számlát külön-külön olvassa be.
A felületen keresztül feltöltött számlák és jóváíró számlák a [Papírmentes e-mailek] → [Beolvasási feladatok] menüpontban jelennek meg, amint megkezdődik az adatkinyerés, „Beolvasás alatt” állapottal.
Hogyan olvassa be az MI a PDF-eket
Fájlok szétbontása külön számlákra
A rendszer ellenőrzi a fájlokban, hogy több számla vagy jóváíró számla található-e bennük; ha többet észlel, a fájlt külön beolvasási feladatokra bontja.
A felosztás a következő logikát követi: az első oldallal kezdve az új számla vagy jóváíró számla kezdeténél bontja szét a dokumentumot. Ha kísérő mellékleteket szeretne a számlához csatolni, ügyeljen arra, hogy azok a vonatkozó számla után következzenek, például:
- Számla
- Kísérő dokumentum
- Számla
- Kísérő dokumentum
És NEM így:
- Számla
- Számla
- Kísérő dokumentum
- Kísérő dokumentum
Adatok kinyerése
Amint az MI biztos abban, hogy egyedi számlákkal dolgozik, a rendszer optikai karakterfelismerő (OCR) technológiával kinyeri az adatokat az egyes dokumentumokból, megtisztítja a hibák eltávolítása érdekében (és megfelelően formázza a rendszerünk számára), majd többször ellenőrzi azokat, biztosítva, hogy kizárólag a helyes értékek menjenek át emberi beavatkozás nélkül.
A dokumentumból fejlécszintű és tételsorszintű információk kerülnek kinyerésre, és a releváns mezők előre kitöltődnek a PurchasePlus számla- vagy jóváíró számla-létrehozójában, ahol a kinyert adatokat egymás mellett tekintheti át a beolvasott PDF-fel:
Mit tud az MI kinyerni és előre kitölteni?
Beszállítók párosítása
Az MI képes azonosítani a beszállítókat, amennyiben szervezete engedélyezte az adott beszállítót a Saját beszállítók menüpontban. Az MI nem azonosít olyan beszállítót, amellyel az Ön szervezetének nincs kapcsolata, még akkor sem, ha az a beszállító létezik az adatbázisunkban.
Ha számlát vagy PDF-et tölt fel a kezelőfelületen keresztül, lehetősége van kiválasztani a beszállítót egy legördülő listából:
Ellenkező esetben a beszállító automatikusan azonosítható az adószáma/cégjegyzékszáma (pl. ABN Ausztráliában) alapján, feltéve, hogy az be van állítva az adott beszállítónál a Saját beszállítók között:
Ha azonban a beszállító azonosítószáma (pl. ABN Ausztráliában) nem szerepel a számlán vagy a jóváíró számlán, az MI nem fogja automatikusan azonosítani a beszállítót.
Ha a beszállító automatikusan párosításra kerül, az MI ezt követően a termékeket és a (Nyitott állapotú) Megrendeléseket is automatikusan párosítani tudja. Ha több, egyező megrendeléssel rendelkező beszállító is található, nem kerül kiválasztásra beszállító. Ha nem található egyező beszállító, a beolvasási folyamat a beszállító adatai nélkül folytatódik.
Végül a beszállítók azonosíthatók úgy is, hogy a Beszállító azonosítóját (megjegyzés: NEM az adószámot/cégjegyzékszámot) hozzáadja egy másodlagos papírmentes e-mail-címhez, pl. „yourhotel.au+1234@invoices.purchaseplus.com”, ahol az 1234 a beszállító azonosítója. Ez hasznos lehet olyan beszállítók esetében, amelyek nem tüntetik fel adószámukat a számláikon; szervezete egyszerűen megadhat ezeknek a beszállítóknak egy „egyedi” e-mail-címet, amelyre elküldhetik a számláikat.
Részlegek és számlakódok párosítása (Automatikus kódolás)
MI-nk rendelkezik egy opcionális, „Automatikus kódolás” nevű alfunkcióval, amely alapértelmezés szerint ki van kapcsolva. Ez megpróbálja automatikusan felajánlani a pénzügyi kódolást egy beolvasott számlához az elérhető részleg- és számlakód-beállítások alapján, bizonytalan esetekben (vagy ha nincsenek beállítások) pedig figyelembe veszi, hogy a hasonló számlákat korábban hogyan szokták lekönyvelni.
Elsőként a részleg- és számlakódok előre kitölthetők a Vevő és a Beszállító közötti Kereskedelmi kapcsolat beállításai alapján. Ezeket a beállításokat a beszállító profiljának Általános lapján tekintheti meg és frissítheti (a [Saját beszállítók] menüponton keresztül elérve): 
Ha a Saját beszállító rekordjában nincs részleg- vagy számlakód-beállítás, de egy Megrendelés hozzá lett rendelve a beolvasott számlához, az MI a Megrendelésen szereplő részleg- és számlakódot fogja beemelni helyette: 
Ha nincsenek részleg- vagy számlakód-beállítások a Megrendelésen (vagy ha nem található megrendelés), az MI megpróbálja automatikusan beállítani a fejlécszintű részleget és főkönyvi számlát, valamint a tételsorszintű részleget és főkönyvi számlát (ha bármelyik eltér a fejlécétől), a korábbi hasonló számlák és/vagy jóváíró számlák alapján.
Egyéb fejlécszintű adatok
Egyéb fejlécszintű információk is kinyerhetők a PDF-ből és előre kitölthetők, többek között:
- Dátum,
- Pénznem,
- Végösszegek,
- Adóértékek,
- Szállítási díjak (beleértve az Áfa%-ot).
Termékek párosítása
Az MI kinyeri a számla vagy jóváíró számla minden egyes tételét, és először megpróbál meglévő, az adott tételsornak megfelelő Termékeket keresni az adatbázisunkban.
- Először az MI megpróbálja megfeleltetni a tételeket a Beszállító tulajdonában lévő Termékekkel, a rendelkezésre álló termékkód(ok) használatával az egyezések megtalálásához. Ha talál olyan Terméket, amelynek az adott Beszállító a tulajdonosa, akkor előre kitölti az adatokat a Beszállító termékéből (pl. P+ kód, márka, egységméret stb.).
- Másodszor megpróbálja megtalálni a beszállító tulajdonában lévő termék pontos egyezését (anélkül, hogy figyelembe venné a rendelkezésre álló termékkódokat). Több egyezés esetén a rendszer a legjobb egyezést választja ki.
- Harmadszor megpróbál egy pontos egyezést találni egy Marketboomer-tulajdonú Főtermékkel (Master Product). Több azonos Marketboomer-tulajdonú Főtermék találata esetén a rendszer előnyben részesíti a rendszerünkben legrégebben szereplő terméket, valamint azokat a termékeket, amelyekhez tartozik kép. A párosított termékek zároltként jelennek meg a kezelőfelületen, és a rendszer adatbázisában az adott termékhez szereplő adatokat mutatják.
A rendszer a pontos egyezéseket részesíti előnyben, majd a részleges egyezéseket. Abban az esetben, ha az egyezés nem határozható meg kellő biztonsággal, a tételsor új termékként jön létre rendszerünkben..
Bármely párosítást eltávolíthat a Számlakészítő űrlap tételsorának bal oldalán található Beállítások gomb használatával, majd a [Termék törlése] lehetőségre kattintva.
Ha több lehetséges egyezés található, a Legjobb választás (Best Choice) algoritmusunk minden egyezést pontoz, majd a legmagasabb pontszámot elérő Termék kerül kiválasztásra. Döntetlen esetén a lista első találata kerül kiválasztásra.
Ha nem áll rendelkezésre egyezés, az MI teljesen új Termékeket hoz létre, és automatikusan hozzárendel egy Kategóriát és Alkategóriát az új Termék(ek)hez a rendelkezésre álló termékadatok és a Beszállító neve alapján. Az új Termékek tulajdonosa a számlát vagy jóváíró számlát küldő Beszállító lesz. Tudjon meg többet a Terméktulajdonról.
Egyéb tételsorszintű adatok
Egyéb tételsorszintű információk is kinyerhetők és előre kitölthetők, többek között:
- Mértékegység és egység neve,
- Értékesítési csomag mérete és értékesítési csomag mennyisége,
- Mennyiség,
- Egységár,
- Áfa %,
- És a Tételsor összege, amely valójában egy számított érték (nem pedig kinyert érték).
Kérjük, vegye figyelembe, hogy minden közüzemi számla egyetlen összesített számlaösszegként kerül kinyerésre a telekommunikációs, gáz- és villamosenergia-számlák összetett számlázási struktúrája miatt.
Utasítások (Prompts)
A PurchasePlus adminisztrációs csapatának lehetősége van „Utasításokat” (prompts) adni az MI-nek, segítve a helyes döntések meghozatalát. Ezek az „Utasítások” opcionálisak, és nem kötelező őket átvenniük az MI-beolvasási szolgáltatást használó Beszerző Szervezeteknek.
Például: „A PDF-en szereplő »Vevői hivatkozás« értelmezése »Megrendelésszámként«”. Ily módon kezelni tudjuk a valós életbeli bizonytalanságokat, és folyamatosan fejleszthetjük az MI működését.
Ha javaslata van egy MI-utasításra, kérjük, vegye fel a kapcsolatot ügyfélmenedzserével.
Átlagos beolvasási idő dokumentumonként
Egy átlagos számla beolvasási ideje körülbelül 30 másodperc (2024. novemberi állapot szerint).
Támogatott nyelvek
Jelenleg minden nyelv beolvasására képes az MI. A termékleírásokat azonban nem fordítjuk le (például ha a számlán a termékleírások franciául szerepelnek, az MI franciául fogja beolvasni és előre kitölteni a termékleírásokat).
Beolvasott számlák és jóváíró számlák feldolgozása
Miután a kinyert adatok kitöltésre kerültek a számla- vagy jóváíró számla-készítőben, az MI automatikusan megkísérli feldolgozni a számlát az Ön számlajelzői, küszöbértékei és a kapcsolódó szervezeti beállítások szerint.
Ha a feldolgozási kísérlet sikertelen, a beolvasási feladatok Beolvasva állapotban maradnak, és kézi felhasználói áttekintést igényelnek a számlaként vagy jóváíró számlaként történő létrehozásuk előtt. Szervezetének jogosult felhasználói elvégezhetik ezt a feladatot, vagy dedikált csapatunk egyik tagja felülvizsgálja és feldolgozza a dokumentumot legfeljebb 3 órán belül; a kézi ellenőrzés átlagos ideje jelenleg körülbelül 30 perc.
Jelenlegi korlátok és hibaelhárítás
- A Papírmentes számlázás MI kizárólag PDF-fájlokat tud beolvasni. A fájlok lehetnek digitális PDF-ek vagy beolvasott (szkennelt) PDF-ek.
- Beolvasásonként legfeljebb 10 oldal támogatott.
- A legjobb eredmény érdekében győződjön meg arról, hogy a beolvasott dokumentumok álló helyzetben (megfelelő tájolással) szerepelnek a beküldött fájlban.
- A WET-adóval (bortermelői adó) ellátott számlák még nem támogatottak teljes körűen, és következetlen eredményeket adhatnak.
- A több pénznemben megadott értékeket tartalmazó számlák esetében előfordulhatnak eltérések.
- A kinyert kézzel írott szöveg nem olyan pontos, mint a gépelt szöveg.
- A szkennelt vagy digitális PDF-re írt kézírásos szöveg is bekerül a beolvasásba, és nem kívánt szöveghez vezethet az adatkinyerés során.
Beolvasott számlák és jóváíró számlák elérése
A beolvasott PDF-ek (egyénileg) megtekinthetők és letölthetők a [Papírmentes e-mailek] → [Beolvasási feladatok] menüpontban, a kapcsolódó dokumentumokkal és adatokkal együtt:
Gyakran ismételt kérdések
- Milyen dokumentumtípusokat támogat a Papírmentes számlázás MI-beolvasója?
Támogatjuk a PDF-eket – mind a digitális, mind a beolvasott dokumentumokat. A beolvasott PDF-ek minősége befolyásolja a kinyert adatok pontosságát. A beszállítók saját API-nkon vagy a nemzetközi PEPPOL szabványokon keresztül is elküldhetik számláikat.
- Bármilyen e-mail-címről küldhetek számlát?
A számlákat mindig hivatalos, bejegyzett vállalati e-mail-címről kell elküldeni. Személyes vagy nyilvános domainek (például Gmail vagy Outlook) használata esetén a rendszer biztonsági és ellenőrzési okokból letilthatja a számlákat.
- Mi a fájlméret korlátja?
Javasoljuk, hogy a fájl mérete ne haladja meg a 10 MB-ot. Bár az MI megpróbálja beolvasni és feldolgozni az ennél nagyobb fájlokat is, ez jóval tovább tart, és a beolvasási feladat automatikusan sikertelen lesz, ha 15 percen belül nem sikerül feldolgozni.
- Van korlátozás arra vonatkozóan, hogy hány oldal olvasható be egyetlen fájlban?
Fájlfeltöltésenként legfeljebb 10 oldal megengedett.
- Mennyi ideig tart egy dokumentum beolvasása?
- júniusi állapot szerint egy számla vagy jóváíró számla beolvasásának átlagos ideje a PurchasePlus rendszerben kevesebb mint 26 másodperc.
- Hány dokumentumot tölthetek fel egyszerre?
Egyszerre 10 számlát vagy jóváíró számlát tölthet fel (az MI beolvasási postaládát használva, nem a Számla vagy Jóváíró számla létrehozása műveleteket). Ha több fájlt tölt fel a felületen keresztül, egy feltöltéssel csak azonos típusú fájlokat adhat meg (azaz vagy mind számla, vagy mind jóváíró számla). Ha a fájlok e-mailben érkeznek, lehetnek számlák és jóváíró számlák vegyesen is.
- Tanul ez az eszköz a javításaimból?
Igen, valahányszor kézileg javítanak egy számlát vagy jóváíró számlát, a rendszer rögzíti a szerkezeti változtatást, hogy javítsa az adott beszállítóra vonatkozó jövőbeli kinyerési pontosságot.
- Mi történik, ha egy számla vagy PDF nem felel meg az MI érvényesítési szabályainak?
Ha egy dokumentum nem felel meg az érvényesítési szabályoknak, az „MI beolvasási postaládába” kerül emberi felülvizsgálatra. Lehetősége van arra, hogy ezt az ellenőrzést saját maga azonnal elvégezze, vagy rábízhatja a feldolgozást dedikált operációs csapatunkra. Csapatunk 24/7 rendszerben működik, biztosítva a gyors átfutási időt: a legtöbb dokumentumot három órán belül felülvizsgálják és feldolgozzák, az átlagos idő pedig mindössze 30 perc.
- Miért „Sikertelen” vagy „Törölt” az Adatkinyerés állapota?
A Sikertelen vagy Törölt állapot általában arra utal, hogy a rendszer észlelte: a számla vagy jóváíró számla bizonylatszáma már szerepel az adott Beszállítótól (duplikáció).
- **Mennyi időbe telik, amíg egy újonnan hozzáadott beszállító elérhetővé válik a „Saját beszállítók” között (és a kapcsolódó legördülő menükben az alkalmazás egészében)?
**Csúcsidőszakban akár 6 óra is lehet, de általában 1-2 óra.
- **Miért kerül néhány számlám egyeztetésre anélkül, hogy jóváhagyást kapott volna?
**Ennek oka a 3-utas egyeztetési (3-way matching) folyamat lehet, amelynek során a számlák automatikusan egyeztetésre kerülnek, ha a megadott tűréshatárokon belül egyeznek a megfelelő Megrendeléssel és Áruátvételi bizonylattal. Tudjon meg többet a 3-utas egyeztetésről.
Megjegyzés a Legacy PurchasePlus felhasználóknak
A Papírmentes számlázás MI a P+i utódja, és kizárólag a PurchasePlus rendszerben érhető el.
A korábbi P+i modulról itt talál további információt.