Pénzügyi csapatok

Ugrás a következőre:

• Igénylések jóváhagyása
• Nyitott, zárolt és feldolgozás alatti állapotú Számlák áttekintése
• Megjelölt Számlák jóváhagyása
• Egyeztetett Számlák és Jóváíró számlák exportálása
  • A típus - Egyedi exportálás
  • B típus - Kötegelt exportfájl
• Tippek az egyszerűbb Számlafeldolgozáshoz

Igénylések jóváhagyása

Mielőtt bármilyen Megrendelés létrejönne, az Igényléseket jóvá kell hagynia a kijelölt Jóváhagyó(k)nak. Ha Ön Jóváhagyó, egy piros számot fog látni az [Igénylések] → [Jóváhagyásomra vár] szakaszban.

Az Igényléseket jóváhagyhatja tömegesen vagy egyenként is. Lehetősége van egy Igénylés Elutasítására is.

Ne feledje

Jóváhagyóként az Igénylés jóváhagyása előtt áttekintheti és módosíthatja annak részleteit, beleértve a következőket:

• Termékek, árak és mennyiségek
• Részlegek és Főkönyvi számlakódok a tételsorokon és a teljes igénylésen.
• A Szállítóknak szóló rendelési utasítások

Számlák áttekintése állapot szerint

A Számlák több különböző Állapotban lehetnek. Ezeket rendszeresen érdemes áttekinteni.

Ha a Számla nem felel meg a Beállított határértékeknek és a Számlajelölési beállításoknak, a Számla felülvizsgálatra megjelölt lesz a Számlajóváhagyási munkafolyamatnak megfelelően. Ezeket a következő helyen tekintheti meg: [Számlák] → [Jóváhagyásomra vár].

A legjobb gyakorlat az, ha a Számlákat lehetőség szerint egy Megrendeléshez párosítja. Párosítsa egy meglévő Megrendeléshez, vagy ha szükséges, hozzon létre egy visszamenőleges Igénylést, amennyiben még nem létezik ilyen. Itt találja a Megjelölt Számlák és Jóváíró számlák felülvizsgálatára vonatkozó bevált gyakorlatokat.

Ne feledje

• ### Minden Számlához be kell állítani egy Részleget és Főkönyvi számlakódot.
• Előfordulhat, hogy egy Számlát több Részleg és Főkönyvi számlakód között kell felosztani, ezt a Részletes nézet módban teheti meg.
• Néhány Számlához soha nem fog Megrendelés vagy Áruátvételi bizonylat tartozni (pl. közüzemi számlák).
• Ha visszamenőleges Igénylést hoz létre egy Számlához való párosításhoz, ügyeljen arra, hogy törölje a jelet a [Küldés a szállítónak] jelölőnégyzetből.

Megjelölt számlák és jóváíró számlák jóváhagyása

Miután meggyőződött arról, hogy a Számlával vagy Jóváíró számlával kapcsolatos összes probléma megoldódott, Jóváhagyhatja a bizonylatot.

Ne feledje

• Ha problémája merül fel a Számlázott egységárral vagy a tételsor Mennyiségével kapcsolatban, vegye fel a kapcsolatot a szállítójával egy új Számla kiállításához.
• A számlaszámoknak egyedinek kell lenniük, ellenkező esetben a rendszer elutasítja azokat.
• A Számlák Törölhetők (visszavonhatók), ha soha nem kerülnek kifizetésre.

Egyeztetett Számlák és Jóváíró számlák exportálása

A Kötelezettség-kezelési (AP) beállításoktól függően a Számlák és Jóváíró számlák Kötelezettség-kezelési rendszerbe történő elküldésének módja kissé eltérhet. Megtekintheti, hogy szervezete melyik típust használja, ha a PurchasePlus jobb felső sarkában a saját [Szervezet nevére] kattint → [Névjegy] → [Szervezet adatai] → [AP-rendszer típusa].

A típus - Egyedi exportálás

Ennél a módszernél az Egyeztetett Számlák és Jóváíró számlák egyenként kerülnek exportálásra, és automatikusan létrejön egy exportfájl az adott Számláról vagy Jóváíró számláról, amely elküldésre kerül az Ön AP-rendszerébe.

A [Számlák] → [Egyeztetett számlák] szakaszban nyissa meg az exportálni kívánt Számlát, majd kattintson az [Exportálás] gombra.

Miután az Exportálási folyamat sikeresen befejeződött, a Számla állapota automatikusan Exportált állapotra vált. A Számlának a külső könyvelési rendszerbe is meg kell érkeznie. Az exportálási feladatról a [Számlák] → [Exportközpont] menüpontban található nyilvántartás.

B típus - Kötegelt exportfájl

A [Számlák] → [Egyeztetett számlák] szakaszban nyissa meg az exportálni kívánt Számlát, majd kattintson a [Megjelölés exportálásra készként] gombra.

Amikor készen áll arra, hogy létrehozza az AP-rendszerbe importálandó Kötegfájlt, lépjen a [Számlák] → [Exportközpont] menüpontra, és használja az [Új exportfájl létrehozása] gombot egy új Kötegfájl létrehozásához. Itt megadhatja a paramétereket az exportálásra kész Számlákhoz és/vagy Jóváíró számlákhoz, amelyeket kötegbe kíván foglalni.

Amint a Kötegfájl Feldolgozása befejeződött, letöltheti azt az [Exportközpontból], hogy importálja az AP-rendszerébe.

Ne feledje

• B típus – A Kötegfájl létrehozásához használt beállításoktól függően előfordulhat, hogy a [Továbbiak] → [Megjelölés exportáltként] gombot kell használnia az AP-rendszerbe való sikeres importálás megerősítéséhez.

Tippek az egyszerűbb Számlafeldolgozáshoz

• Beállíthat alapértelmezett Részleget és Főkönyvi számlakódokat a Szállító Számláihoz.
• A részlegek eltérő Számlahatárértékekkel és Számlajelölési beállításokkal rendelkezhetnek.
• Keressen új Szállítókat a [Szállítók] → [Szállítói jegyzék] alatt, mielőtt új Saját kezelésű szállítót hozna létre.
• Állítson be egy Megrendelés-kézbesítési célhelyet (e-mail-címet) az újonnan létrehozott Szállítókhoz.