Automatikus kontírozás megrendelés (PO) nélkül

Automatikus kontírozás megrendelés (PO) nélkül

Amikor egy számla hozzá tartozó megrendelés nélkül érkezik, a PurchasePlus beolvassa a dokumentumot, és a számlaadatok, a beszállítói alapértelmezett beállítások, valamint az Ön korábbi kontírozási előzményei alapján automatikusan alkalmazza a főkönyvi kódokat az egyes tételekre. Ezt nevezzük megrendelés nélküli automatizált kontírozásnak. Önnek csak ellenőriznie kell, szükség esetén módosítania, majd jóváhagynia.

Ez ugyanaz a beolvasó motor, amely a PurchasePlus összes számlájánál működik. A különbség a megrendelés nélküli számláknál az, hogy nincs olyan megrendelés, amelyről át lehetne másolni a kontírozást, így a rendszer ehelyett a beszállítói alapértelmezésekből és a korábbi kontírozási előzményekből vezeti le a kódolást.

Ez a folyamat azonban nem teljesen automatikus felügyelet nélküli. A megrendelés nélküli számlák az egyeztetés (Reconcile) előtt mindig emberi jóváhagyást igényelnek. A PurchasePlus elvégzi a nehezét, de egy személynek továbbra is jóvá kell hagynia azt.

Hogyan határozza meg a rendszer a kontírozást?

A PurchasePlus a következő adatokat vizsgálja meg sorrendben a kontírozás alkalmazásához:

1. Beszállítói alapértelmezés – A rendszer megkeresi a beszállító adatlapján beállított alapértelmezett főkönyvi kódot és részleget, majd alkalmazza azt.

2. Ha nincs beállítva beszállítói alapértelmezés, a PurchasePlus automatikusan alkalmazza a főkönyvi kódokat az Ön korábbi kontírozási szokásai alapján. Általában legalább három következetes választás mintájára van szüksége ahhoz, hogy kellő bizonyossággal tudjon automatikusan alkalmazni egy főkönyvi kódot.

Minél következetesebben kontíroz, a PurchasePlus annál hamarabb képes átvenni a feladatot. Minden alkalommal, amikor egy hasonló tételt ugyanúgy kontíroz, arra tanítja a rendszert, hogy legközelebb ezt önállóan végezze el Ön helyett.

Felkészülés a pontos automatikus kontírozásra

Némi beállítással és következetes kontírozási szokásokkal a PurchasePlus egyre nagyobb pontossággal fogja automatikusan kontírozni a megrendelés nélküli számlákat.

• Beszállítói alapértelmezések beállítása \- A Beszállító adatai oldalon beállíthat egy alapértelmezett részleget és egy alapértelmezett főkönyvi kódot. Ez a leggyorsabb módja annak, hogy egy beszállító számlái már az első naptól kezdve helyesen legyenek kontírozva. 
• Következetes kontírozás - Ha ugyanazt a beszállítót és tételtípust minden alkalommal ugyanúgy kontírozza, a PurchasePlus megtanulja ezeket a kódokat önállóan alkalmazni.
• Termékkódok \- A saját kezelésű katalógusokban szereplő pontos beszállítói termékkódok elősegítik a pontos tételpárosítást.

Ellenőrzés, javítás, jóváhagyás

A megrendelés nélküli számlákat a jóváhagyás előtt mindig érdemes ellenőrizni.

1. Ellenőrizze az egyes tételek főkönyvi kódját és részlegét \- módosítsa azokat a tételeket, ahol az alkalmazott kód nem megfelelő. A PurchasePlus tanul a következetes javításokból.
2. Ellenőrizze a végösszegeket - győződjön meg arról, hogy a tételsorok összege megegyezik a számla végösszegével. Az eltérés egy Összeg hibajelzést (Total flag) eredményez.
3. Jóváhagyás - ha mindent rendben talál, adja meg a jóváhagyást az egyeztetéshez.

A hibajelzést feloldhatja (kijavítva a mögöttes problémát), vagy elfogadhatja (tudomásul véve azt és továbblépve). Mindkét út az Egyeztetve állapotba viszi a számlát. A döntés a jóváhagyók kezében van.

Megrendelés nélküli számlák megjelölése (Flagging)

A megrendelés nélküli számlák mindig jóváhagyásra váró megjelölést (Flagged for Approval) kapnak, mivel nem kapcsolódik hozzájuk megrendelés. Ez azt jelenti, hogy az egyeztetés előtt mindig szükségük lesz a megfelelő jóváhagyásra. Ez szándékosan működik így, biztosítva az emberi felügyeletet az olyan kiadásoknál, amelyek nem a szokásos beszerzési folyamaton mentek keresztül.

Kötelezettségek (Accounts Payable) munkafolyamat:

1. A PurchasePlus beolvassa a számlát és előre kitölti a kontírozást.
2. A számla megjelölt (Flagged) állapotba kerül.
3. A Kötelezettségek (Accounts Payable) csapata ellenőrzi a kontírozást és a hibajelzéseket.
4. Ön javítja a kontírozást vagy elfogadja azt, majd jóváhagyja.
5. A számla átkerül az Egyeztetve (Reconciled) állapotba, és készen áll a pénzügyi rendszerbe történő exportálásra.