Katalógus létrehozása vagy frissítése

Ugrás ide:

• Katalógus létrehozása vagy frissítése
  • Katalógus láthatósága a szervezeti hierarchiában
• Saját kezelésű katalógus létrehozása
• Termékek hozzáadása
  • Katalógustermékek importálása vagy frissítése CSV-feltöltéssel
  • Termékek manuális hozzáadása
  • Importálás számlasorokból
• Frissítés manuálisan
• Bevált gyakorlati tippek

Katalógus létrehozása vagy frissítése

A Katalógusokat közvetlenül a regisztrált Beszállítók kezelhetik (Beszállító által kezelt katalógusok), vagy belsőleg az Ön beszerzési szervezete (Saját kezelésű katalógusok). A saját kezelésű katalógusok szoros, közvetlen ellenőrzést biztosítanak a szervezet számára a termékek és az árak felett, ezért egyes szervezetek úgy döntenek, hogy maguk kezelik belső beszerzéseiket.

Megjegyzés – Bár technikailag lehetséges saját kezelésű katalógust létrehozni egy regisztrált beszállító nevében (feltéve, hogy létezik Aktív kereskedelmi kapcsolat), ez általában nem ajánlott. Ez ugyanis megzavarhatja a meglévő integrációkat, megszakíthatja az automatizált megrendelési folyamatokat, és adathibákat, ütközéseket okozhat. Ezt a módszert csak átmeneti megoldásként szabad alkalmazni, ha a beszállító még dolgozik a kifejezetten az Ön szervezete számára készülő katalógus létrehozásán. Forduljon ügyfélszolgálatunkhoz, ha regisztrált beszállítói katalógusra van szüksége, vagy frissíteni kell egyet.

Katalógus láthatósága a szervezeti hierarchiában

A szervezeti hierarchia szülői szintjén beállított saját kezelésű katalógusok „lefelé öröklődnek” – azaz láthatók és használhatók az alattuk lévő szervezetek számára.

Saját kezelésű katalógus létrehozása

1. Győződjön meg arról, hogy a beszállító be van állítva a [Beszállítók] → [Saját beszállítóim] menüpontban. Lehetnek saját kezelésű beszállítók vagy aktív kereskedelmi kapcsolattal rendelkező regisztrált beszállítók.
2. Válassza a [Katalógusok] → [Új katalógus] lehetőséget az oldalsó navigációs sávban.
3. Adjon meg egy [Katalógusnevet]. Példa: „Saját kezelésű - Brad Péksége”
4. [Válasszon ki] egy beszállítót a legördülő menüből. Ezután kattintson a [Katalógus létrehozása] gombra.

Termékek hozzáadása

Háromféleképpen adhat hozzá termékeket egy saját kezelésű katalógushoz:

1. CSV importálásával (ajánlott),
2. Termékek manuális hozzáadásával a saját kezelésű katalógushoz, valamint
3. A számlasorok importálása folyamaton keresztül.

Olvasson tovább, ha többet szeretne megtudni e három módszer mindegyikéről.

Katalógustermékek importálása vagy frissítése CSV-feltöltéssel

Az importálási funkció segítségével frissítheti a katalógusban szereplő meglévő termékek árait, valamint további termékeket adhat hozzá a katalógushoz, feltéve, hogy rendelkezik a hozzáadni kívánt új termék P+ termékkódjával.

Tudjon meg többet a termékek saját kezelésű katalógushoz való hozzáadásáról CSV-feltöltéssel.

FONTOS: Ezen az importálási folyamaton keresztül nem hozhat létre teljesen új termékeket a PurchasePlus rendszerben. Új termék létrehozásához tekintse meg az Új termék létrehozása című cikkünket.

Termékek manuális hozzáadása saját kezelésű katalógushoz

1. Kattintson a [+] gombra a termékek katalógushoz való hozzáadásának megkezdéséhez.

2. [Keressen] rá a katalógushoz hozzáadni kívánt termékre.

3. Adja meg az [Adó %]-ot és az [Egységárat], majd kattintson az [Elem hozzáadása] gombra.

4. Másik lehetőségként választhatja az [Új termék létrehozása] lehetőséget, vagy használhatja a [Részletes keresést]. További segítségért látogasson el az Új termék létrehozása és a Részletes termékkeresés cikkeinkhez.

5. Ezzel hozzáadta a termékeket a saját kezelésű katalógusához.

Importálás számlasorokból folyamat

Ez az opció úgy működik, hogy a számlatételeket átalakítja egy saját kezelésű katalógusban szereplő termékekké, és kifejezetten hasznos a Saját kezelésű beszállítók esetén.

1. Futtassa a Számla- és jóváírási értesítő sorok jelentést, különös figyelmet fordítva a „Szűkítés dátumtartomány szerint” és a „Szűkítés típus szerint” szűrőkre:
2. Töltse le a jelentést CSV formátumban:
3. Nyissa meg a letöltött CSV-fájlt. Keresse meg az(oka)t a beszállító(ka)t tartalmazó sorokat, amely(ek)hez a saját kezelésű katalógust létrehozza, és törölje a többi sort.
4. Töltse le a Katalógusimportálási sablont. Ha ez a letöltési link nem működik, exportálhat egy meglévő saját kezelésű katalógust is a sablon beszerzéséhez.
5. Másolja át a következő mezőket a Számla- és jóváírási értesítő sorok jelentés megmaradt soraiból a Katalógusimportálási sablon megfelelő cellájába:

6. Módosítsa a szükséges mezőket, és távolítsa el azokat a termékeket (azaz sorokat), amelyeket nem kíván importálni.

7. Győződjön meg arról, hogy a katalógus helyes/legfrissebb árát használja (ez egyszerű, ha a katalógus exportált változatát használja).

8. Mentse a fájlt, és importálja úgy, ahogyan a normál Katalógusimportálási feladatot végezné.

Frissítés manuálisan

A katalógusok frissítésére szolgáló CSV-importálási funkció mellett a „Saját kezelésű katalógusok kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók manuálisan is frissíthetik a saját kezelésű katalógusban található termékek egységárát és adószázalékát az alábbi lépések végrehajtásával:

1. Az oldalsó navigációs sávban lépjen a [Katalógusok] → [Összes megtekintése] menüpontra, majd válassza a [Saját kezelésű] lehetőséget a szervezete által kezelt katalógusok szűréséhez.
2. Keresse meg a katalógust a katalógus neve vagy a beszállító neve alapján
3. Kattintson a **[Katalógus nevére]:

**

1. Keresse meg a kívánt terméket:
   • A listában görgetve, vagy
   • Termékleírás alapján keresve, vagy
   • Részletes keresést használva, ha konkrét adatok ismertek
2. Miután megtalálta az elemet:
   • Írja be az Adó %-ot és/vagy az Egységárat közvetlenül a megfelelő mezőkbe
   • Nyomja meg az [Enter] billentyűt, vagy kattintson bárhová a rendszerben a módosítások alkalmazásához.

Bevált gyakorlati tippek

• Ha rendszeresen vásárol egy saját kezelésű beszállítótól, érdemes saját kezelésű katalógust létrehozni, hogy elkerülje az egyedi (azaz ad-hoc) igénylések készítését minden egyes megrendeléskor. A saját kezelésű katalógus létrehozása lehetővé teszi, hogy egy bevásárlólistából vagy a [Saját beszállítóim] menüpontból hozzon létre igénylést.
• Javasoljuk, hogy a saját kezelésű katalógusokat a szervezeti hierarchia legmagasabb megfelelő szintjén hozza létre (pl. a szálloda szintjén, nem pedig az osztály szintjén), így az adott szervezeti szinten és az alatt lévő többi felhasználó is használhatja a saját kezelésű katalógust.
• Javasoljuk, hogy alkalmazzon következetes elnevezési struktúrát a saját kezelésű katalógusoknál, hogy gyorsan azonosítani lehessen a megfelelő katalógust az árjelentések futtatásakor. A következő formátumot javasoljuk: „Saját kezelésű - Beszállító kereskedelmi neve”.

Tudjon meg többet a katalógusokról az alábbiakban:

• Beszállítók megtekintése és kezelése
• Beszállítói katalógusok megtekintése
• Saját kezelésű katalógus importálása

Ha további segítségre van szüksége egy saját kezelésű katalógus létrehozásához, kérjük, forduljon segítőkész ügyfélszolgálati csapatunkhoz a PurchasePlus-nál.