Számlajelzők
Számlajelzők
Ugrás ide:
- Bevezetés: Mik azok a Számla- és Jóváíró számla-jelzők?
- Egyeztetés vagy benyújtás
- Jelzőbeállítások
- Számlajelzők
- Jóváíró számla-jelzők
Mik a jelzők?
A PurchasePlus folyamatosan elemzi az összes 'Megnyitott' és 'Jóváhagyásra vár' állapotban lévő Számlát és Jóváíró számlát, és fejléc- vagy tételszintű jelzőket (Flag) helyez el a bizonylaton a Szervezetéhez beállított szabályoknak megfelelően.
A 'Jelző' (Flag) egy felvetett figyelmeztetés a Számlán vagy a Jóváíró számlán, amely felhívja a figyelmet a bizonylattal kapcsolatos bármilyen problémára, amelyet ellenőrizni kell, mielőtt azt a Szervezeténél kijelölt felhasználó(k) jóváhagyná(k). A jelzők biztosítják, hogy csak azok a Számlák és Jóváíró számlák léphessenek Egyeztetett állapotba a PurchasePlus felületén kézi beavatkozás nélkül, amelyek megfelelnek a Szervezet egyedi követelményeinek.
A jelzővel ellátott Számlák és Jóváíró számlák könnyen azonosíthatók a PurchasePlus-ban. A bizonylatra vonatkozó összegző (fejléc) szintű információkat az Állapot (Status) szakaszban tekintheti meg:
Egy tételszintű jelzőre kattintva pedig további részletek jelennek meg a megjelölt tételről:
Egyeztetés vagy benyújtás
Amikor egy Számlát vagy Jóváíró számlát manuálisan hoznak létre a PurchasePlus rendszerben, az általában 'Megnyitott' (Open) állapotban indul. A Megnyitott állapot azt jelzi, hogy a bizonylat Vázlat, még szerkesztés alatt áll, vagy további adatokat kell hozzáadni. A kényelem érdekében a PurchasePlus a 'Megnyitott' állapotban lévő Számlákon és Jóváíró számlákon is megjeleníti a jelzőket, segítve azonosítani a kezelendő problémákat a feldolgozás során.
Amint a munka befejeződött a 'Megnyitott' Számlán vagy Jóváíró számlán, és készen áll a következő állapotba lépésre, egy elsődleges műveletet talál a 'Megnyitott' Számla fejlécében:
- Ha a Számlán vagy Jóváíró számlán nulla jelző található, az elérhető elsődleges művelet a [Megjelölés egyeztetettként] (Mark as Reconciled) lesz. A Megjelölés egyeztetettként gombra kattintva a Számla vagy Jóváíró számla 'Egyeztetett' (Reconciled) állapotba kerül, és nem lesz szükség Jóváhagyásra. Ennek az az oka, hogy a Szervezetéhez beállított szabályok szerint a bizonylat minden feltételnek megfelelt, így nem keletkezett jelző.
- Ha egy vagy több jelző található a Számlán vagy Jóváíró számlán, az elérhető elsődleges művelet a [Benyújtás jóváhagyásra] (Submit for Approval) lesz. Erre a gombra kattintva a bizonylat 'Jóváhagyásra vár' állapotba kerül, és jóváhagyásra lesz szükség. Ennek az az oka, hogy a Szervezeténél érvényes beállítások szerint a Számla vagy Jóváíró számla nem felelt meg minden feltételnek (ezért jöttek létre a jelzők), és ezeket a jelzőket egy olyan felhasználónak kell felülvizsgálnia, aki jogosult eldönteni, hogy a bizonylat a jelzők ellenére jóváhagyható-e, vagy a jelzőket előbb fel kell oldani. Amint a jóváhagyás megtörtént a Számlán vagy Jóváíró számlán, a bizonylat 'Egyeztetett' állapotba lép.
A PurchasePlus-ban minden Számla és Jóváíró számla célja az 'Egyeztetett' állapot elérése. Az Egyeztetett állapotba kerülés után készen állnak az exportálásra a külső könyvelési platform felé. Tekintse meg a Számla vagy jóváíró számla exportálása vagy a Számla és jóváíró számla kötegelt exportfájl létrehozása című cikkeinket az Egyeztetett Számlák és Jóváíró számlák exportálásával kapcsolatos további részletekért.
Jelzőbeállítások – Összefoglalás
A számlajelzők testreszabhatók az egyes Szervezetek egyedi igényei szerint, és beállításuk általában a PurchasePlus bevezetése során, csapatunkkal szoros együttműködésben történik.
Ha úgy látja, hogy a Számlák nem megfelelő vagy értelmetlen okokból kapnak jelzőt, kérjük, forduljon Szervezetének rendszergazdájához, vagy vegye fel a kapcsolatot ügyfélszolgálatunkkal a Szervezet jelzőbeállításainak felülvizsgálatához.
Jelzőbeállítások és szervezeti hierarchiák
Ezek a beállítások szervezeti és részlegi szintre vonatkoznak, és nem öröklődnek automatikusan a szervezeti hierarchiában lefelé; a szervezeti struktúra minden szintjét külön kell konfigurálni.
Jelzőküszöbök és szervezeti hierarchiák
A PurchasePlus Számláihoz és Jóváíró számláihoz elérhető egyes jelzők Küszöbértékek (Thresholds) segítségével tovább testreszabhatók. A küszöbértékek lehetővé teszik, hogy a kisebb eltéréseket mutató Számlák ne váltsanak ki egy adott jelzőt, segítve a Számlák és Jóváíró számlák Egyeztetett állapotba juttatását kevesebb kézi beavatkozással.
A küszöbértékek hierarchikusan érvényesülnek. Ha egy adott Szervezeten nem állítottak be küszöbértéket, az a közvetlen szülőszervezet vagy a legközelebbi olyan felmenő szervezet beállításaiból öröklődik, amelyen be van állítva a küszöbérték.
További információkért olvassa el az Útmutató a számlajelző-küszöbértékekhez című cikkünket.
Jelzőállapotok
Minden egyes Számla- és Jóváíró számla-jelző (az alábbiakban részletezve) Kikapcsolva (Off), Normál (Regular) vagy Fontos (Important) állapotra állítható a Szervezet követelményei alapján.
- [Kikapcsolva] (Off): A jelző nem érvényesül a Szervezeténél.
- [Normál] (Regular): A Számlát vagy Jóváíró számlát a Jóváhagyó továbbra is jóváhagyhatja, ha a bizonylaton kizárólag Normál jelzők találhatók.
- [Fontos] (Important): A Számlát vagy Jóváíró számlát a Jóváhagyó nem hagyhatja jóvá, ha a bizonylaton egy vagy több Fontos jelző található. Minden Fontos jelzőt fel kell oldani, mielőtt a Jóváhagyó jóváhagyhatná a Számlát vagy Jóváíró számlát.
A PurchasePlus Rendszergazdák számára a Jelzőbeállítások és -állapotok így jelennek meg, és szükség szerint válthatók:
Számlajelzők
A Számlákhoz az alábbi jelzőbeállítások konfigurálhatók.
5 számlatételszintű jelző létezik, amelyek a Számla minden egyes tételére vonatkoznak, és 10 számlafejléc-szintű jelző, amelyek a teljes Számlára érvényesek.
Számlatétel-jelzők
| Tétel egységár jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlatétel egységára és a Megrendelés tételi egységára közötti különbség meghaladja a Szervezet tétel-egységárra meghatározott küszöbértékét. Ehhez a jelzőhöz Számlaküszöb állítható be. |
|---|---|
| Tétel rendelt mennyiség jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlatétel teljes számlázott mennyisége és a Megrendelés tételi rendelt mennyisége közötti különbség meghaladja a Szervezet tételmennyiségre meghatározott küszöbértékét. Ehhez a jelzőhöz Számlaküszöb állítható be. |
| Tétel bevételezett mennyiség jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlatétel teljes számlázott mennyisége és a Megrendelés tételi bevételezett mennyisége közötti különbség meghaladja a Szervezet tételmennyiségre meghatározott küszöbértékét. Ehhez a jelzőhöz Számlaküszöb állítható be. |
| Tétel nincs összekapcsolva jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlatétel még nincs összekapcsolva egy Megrendelés-tétellel. |
| Eredeti tételösszeg jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlatétel jelenlegi számított végösszege és az eredeti Számlatétel végösszege közötti különbség meghaladja a 0,00 értéket. Ez a jelző csak olyan Számlákra vonatkozik, amelyeket a PurchasePlus Paperless Invoicing (papírmentes számlázás) funkciójával hoztak létre. Az eredeti tételösszeg a Számla beolvasásakor és a Paperless Invoicing általi létrehozásakor rögzül. |
Számlafejléc-jelzők
| Megjelölt tétel jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlán egy vagy több megjelölt tétel található. |
|---|---|
| Megrendelés jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számla még nincs párosítva egy Megrendeléssel. |
| Bevételezési bizonylatok jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlához párosított Megrendeléshez nincsenek rögzítve árubevételezési jegyek. |
| Összeg eltérés jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számla végösszege és a Számlarészek összege közötti különbség meghaladja a Szervezet számlaösszegre vonatkozó küszöbértékét. Ehhez a jelzőhöz Számlaküszöb állítható be. |
| Hivatkozás jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlán nincs megadva Hivatkozási szám. |
| Szállítói azonosító jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlát beküldő Beszállítóhoz nincs Szállítói azonosító (Supplier Number) beállítva. |
| Részleg jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlán nincs Részleg beállítva. |
| Főkönyvi számla jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számlán nincs Főkönyvi kód / számlaszám beállítva. |
| Pénznem jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számla pénzneme nem egyezik meg a Megrendelés pénznemével. |
| Jóváhagyás szükséges jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Számla még nem kapott jóváhagyást. Ez a jelző azt eredményezi, hogy minden Számla jelzőt kap és Jóváhagyást igényel, még akkor is, ha egyébként automatikusan egyeztetésre kerülne. Ez a jelző nem állítható Fontos állapotra. |
Jóváíró számla-jelzők
A Jóváíró számlákhoz az alábbi jelzőbeállítások konfigurálhatók.
1 jóváíró számla tételszintű jelző létezik, amely a Jóváíró számla minden egyes tételére vonatkozik, és 6 jóváíró számla fejléc-szintű jelző, amelyek a teljes Jóváíró számlára érvényesek.
Jóváíró számla tételszintű jelzői
| Összeg eltérés jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számla végösszege és a Jóváíró számla tételeinek összege közötti különbség meghaladja a Szervezet jóváíró számla összegére vonatkozó küszöbértékét. |
|---|
Jóváíró számla fejléc-jelzői
| Számla jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számla még nincs párosítva egy Számlával. |
|---|---|
| Hivatkozás jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számlán nincs megadva Hivatkozási szám. |
| Szállítói azonosító jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számlát beküldő Beszállítóhoz nincs Szállítói azonosító beállítva. |
| Részleg jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számlán nincs Részleg beállítva. |
| Főkönyvi számla jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számlán nincs Főkönyvi kód / számlaszám beállítva. |
| Jóváhagyás szükséges jelző | Ez a jelző akkor aktiválódik, ha a Jóváíró számla még nem kapott jóváhagyást. Ez a jelző azt eredményezi, hogy minden Jóváíró számla jelzőt kap és Jóváhagyást igényel, még akkor is, ha egyébként automatikusan egyeztetésre kerülne. Ez a jelző nem állítható Fontos állapotra. |