Leltározások
Leltározások
Leltározás
A leltározás egy módszer a készlethelyen tárolt készletcikkek mennyiségének ellenőrzésére. A leltározás egy adott készlethelyen történik, és meghatározott „Időszakkal” rendelkezik (azaz egy naptári évvel és hónappal). A leltározás lehetővé teszi a szervezet felhasználói számára, hogy megszámolják a készlethelyen lévő készletcikkek tényleges darabszámát, így ez a szám összehasonlítható a készlethelyen lévő készletcikkek várt darabszámával. A tényleges és a várt darabszám közötti különbséget egy eltérés-átvezetéssel kell elszámolni a leltározás lezárása előtt.
A Leltározások kezelése és a Leltározások lezárása funkciókat független felhasználói jogosultságok szabályozzák, jelezve a leltározások kiemelt jelentőségét a megfelelő készletkezelésben. A Leltározások kezelése jogosultsággal rendelkező felhasználók a folyamatban lévő leltározásokat törölhetik is.
Leltározások megtekintése
A felhasználók az oldalsó navigációs sávban a [Készlet] → [Leltározások] menüpontra kattintva tekinthetik meg szervezetük leltározásait.
A táblázat bal szélén található készlethely nevére kattintva megtekintheti a táblázatban szereplő bármelyik leltározás részleteit.
Leltározás állapota
A leltározás két állapot egyikében lehet:
- Folyamatban: A leltározás elindult és folyamatban van. Amikor egy készlethelyen folyamatban lévő leltározás van, a készletbevételezések a készletbe nem automatikusak. Ehelyett a felhasználóknak meg kell keresniük a bevételezési átvezetést, és manuálisan kell a [Megjelölés készként] gombra kattintaniuk, amikor készen állnak rá. Amint a leltározás befejeződött, a készletbevételezések ismét automatikussá válnak.
- Lezárva: A leltározás készként lett megjelölve, és az összes eltérést elszámolták.
Számlálási állapot
A leltározás rendelkezik egy számlálási állapottal is, amely eltér a leltározási állapottól. A különböző számlálási állapotok a következők:
- Nincs megszámlálva: A készlethelyen található készletcikkek egyikéhez sem rögzítettek számolási értéket.
- Részben megszámlálva: A készlethelyen található készletcikkek egy részéhez rögzítettek számolási értéket, de nem mindegyikhez.
- Teljesen megszámlálva: A készlethelyen található összes készletcikkhez rögzítettek számolási értéket.
Új leltározás indítása
A „Leltározások kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók a [Készlet] → [Leltározások] oldalon az [Új leltározás indítása] gombra kattinthatnak.
A felhasználók választhatnak, hogy egyetlen helyen vagy az összes helyen indítanak leltározást:
Leltározás indítása egyetlen készlethelyen.
Az „Egyetlen készlethely” opció kiválasztása új leltározást nyit meg a megadott készlethelyen „Folyamatban” állapottal és „Nincs megszámlálva” számlálási állapottal.
Leltározás indítása az összes készlethelyen.
Az „Összes készlethely” opció kiválasztása új leltározást nyit meg az aktuális szervezet minden készlethelyén „Folyamatban” állapottal és „Nincs megszámlálva” számlálási állapottal. Kérjük, vegye figyelembe: nem indíthat leltározást az összes helyen, ha a kiválasztott leltározási időszakban már létezik létrehozott leltározás.
Leltározási időszak
Minden leltározáshoz tartoznia kell egy „Leltározási időszaknak”, amely általában az a naptári hónap és év, amelyben a leltározás történik. Létrehozhat leltározást olyan leltározási időszakban is, amelyben már van lezárt leltározás.
Vakleltárok
A leltározás létrehozásakor (vagy módosításakor) a felhasználó „vakká” teheti a leltározást, ami azt jelenti, hogy a leltározást végző felhasználók nem fogják látni, hogy hány készletcikk jelenléte várható az adott helyen. Ez hatékony módja lehet annak biztosítására, hogy a készletcikkeket gondosan számolják meg. Vakleltár esetén csak a „Leltározások lezárása” jogosultsággal rendelkező felhasználók láthatják egy készletcikk várt darabszámát.
Leltározás végrehajtása (számlálás)
Bármely felhasználó rögzíthet számolási értéket egy készletcikkhez a leltározás során, még akkor is, ha nem rendelkezik a „Leltározások kezelése” jogosultsággal.
A felhasználó közvetlenül beírhatja a termék mennyiségét a [Megszámolt] oszlopba, és/vagy használhatja a beviteli mező két oldalán található fel és le léptetőgombokat:
A [Oszlopok kezelése] segítségével megjelenítheti a Kategóriát, Alkategóriát és Márkát a leltárszámlálásban. A listát rendezheti Kategória, Alkategória, Márka, Készletcikk vagy Beszerzői kód szerint. A [Rendezés kezelése] funkcióval a készletcikkeket behúzhatja a készlethely bejárási sorrendjébe. Az oszloprendezés és az egyéni bejárási sorrend egyszerre csak külön-külön használható; válassza a [Nincs] lehetőséget a rendezési beállításoknál a mentett egyéni sorrend visszaállításához.
Amint az összes készletcikkhez rögzítettek számolási értéket a leltározásban, a leltározás számlálási állapota „Teljesen megszámlálva” értékre frissül.
Vonalkódos beolvasás
A számlálási folyamat felgyorsítása érdekében a felhasználó kereshet a készletcikkhez a PurchasePlus rendszerben hozzáadott vonalkódok alapján is, elkerülve a készlethely (akár hosszú) készletcikk-listájának görgetését.
További információért tekintse meg a Vonalkód-leolvasó felhasználói útmutatót.
Leltáreltérések
Az „eltérést” – azaz a várt és a tényleges darabszám közötti különbséget – mutató leltározásokat a lezárás előtt rendezni kell.
Az eltérések tételenként is megtekinthetők:
...valamint a folyamatban lévő leltározás teljes eltérési értéke megtekinthető a leltározás fejlécében található információs panelen:
Az eltéréseket úgy kell rendezni, hogy a készlethelyről egy költséghelyre (vagy egy másik készlethelyre, ha ismert, hová került a készletcikk) egy készleteltérési átvezetést hajtanak végre. Ennek elsődleges célja az eredeti készlethelyen lévő készletcikk-mennyiség frissítése a tényleges számolási értéknek megfelelően.
Az eltérések tételenként is átvezethetők (korábbi nevén [Gyors átvezetés]):
..Vagy az eltérések tömegesen is átvezethetők a leltározás fejlécében található [Összes eltérés átvezetése] gomb segítségével:
A leltáreltérések átvezetésekkel történő kezeléséhez a felhasználónak rendelkeznie kell az „Átvezetések kezelése” jogosultsággal.
Leltárszámlálás importálása vagy exportálása
A „Leltározások lezárása” jogosultsággal rendelkező felhasználók bármely Folyamatban állapotú leltározás készletszámlálását importálhatják a leltározás [Importálások] lapján található [Új importálás létrehozása] gomb segítségével:
Az importálandó CSV-fájlnak mindössze három oszlopra van szüksége:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Kifejezetten javasolt, hogy amennyiben használni kívánja az importálási funkciót, először használja az exportálási funkciót, hogy hozzáférjen a helyes leltárszámlálási azonosítókhoz (amelyek eltérnek a termékazonosítóktól).
A leltározás exportálásához lépjen a leltározás [Exportálások] lapjára, majd kattintson az [Új exportálás létrehozása] gombra, és töltse le a létrehozott fájlt. Ezután beírhatja a számolt értékeket (azaz a mennyiségeket) a táblázatba, és importálhatja a fájlt.
Szükség esetén eltávolíthat egy sort a táblázatból. A fájl importálásakor ennek a készletcikknek a mennyisége a PurchasePlus rendszerben az importálás előtti állapotban marad. A mennyisége nem módosul 0-ra, és nem törlődik a készlethelyről sem. Továbbá táblázatimportálással nem adhat hozzá új készletcikkeket a készlethelyhez.
Offline mód
A leltározások „Offline módban” is elvégezhetők olyan helyzetekben, amikor a gyenge hálózati kapcsolat problémát jelent.
Az offline mód lehetővé teszi a felhasználó számára a leltározás végrehajtását még akkor is, ha az eszköze elveszíti az internetkapcsolatot. Amikor a felhasználó készen áll az offline mód befejezésére, ismét internethez kell csatlakoznia, hogy minden leltározási adata szinkronizálásra kerüljön.
Ha offline módot szeretne használni egy leltározáshoz, kattintson a leltározás fejlécében a [További lehetőségek] → [Offline mód indítása] gombra:
Leltározás lezárása
A leltározás akkor zárható le, ha:
- Folyamatban állapotban van.
- [Javasolt] Minden készletszámláláshoz rögzítettek számolási értéket. Lehetséges részben megszámlált leltározást is lezárni. Ha a [Leltározás lezárása] gombra kattint, amikor a számlálási állapot „Nincs megszámlálva” vagy „Részben megszámlálva”, a rendszer az összes meg nem számlált készletcikket automatikusan feltölti az aktuális várt darabszámmal.
- Nincsenek elszámolatlan eltérések a várt és a tényleges darabszám között a leltározásban szereplő készletcikkek egyikénél sem.
A leltározás lezárásához kattintson a leltározás fejlécében található [Leltározás lezárása] gombra. Ezt a funkciót a „Leltározások lezárása” jogosultság szabályozza.
Összes leltározás lezárása
Ezenkívül több leltározást is lezárhat az Összes leltározás táblázatnézetében található többes kijelölési oszlop segítségével. Kérjük, vegye figyelembe: Ez a művelet csak azoknál a kijelölt leltározásoknál lesz sikeres, amelyek megfelelnek a leltározás lezárásának fenti feltételeinek.
Folyamatban lévő leltározás törlése
A Leltározások kezelése jogosultsággal rendelkező felhasználók törölhetik a folyamatban lévő leltározást és annak számlálásait a leltározások listájából, a csempés nézetből vagy a leltározás oldaláról.
- Nyissa meg a [Készlet] → [Leltározások] menüpontot.
- Nyissa meg a folyamatban lévő leltározást, vagy nyissa meg a [További lehetőségek] menüt az adott sorban.
- Kattintson a [Leltározás törlése] gombra.
- A megerősítésnél kattintson a [Leltározás törlése] gombra.
Megjegyzés – A lezárt leltározás nem törölhető.
Költséghelyek ürítése
A [Költséghelyek ürítése] művelet nullázza az összes készletcikk mennyiségét az összes költséghelyen. Ez a művelet automatikusan létrehoz egy könyvelési átvezetést minden egyes költséghelyhez, és átvezeti a készletcikkek egyenlegét a költséghelyről az Időszak végi felhasznált javak költsége rendszerszintű helyre. Általában a költséghelyeket közvetlenül az adott időszakra vonatkozó összes leltározás lezárása előtt ürítik ki.
A költséghelyek ürítése előtt minden olyan eltérés-átvezetést el kell végezni, amely az eltérési mennyiségek költséghelyre történő átvezetéséhez szükséges.
Következő: hóvégi leltározás
A fenti információk célja, hogy alapszintű áttekintést nyújtsanak a leltározásokról és azok működéséről a PurchasePlus rendszerben.
Lépésről lépésre követhető útmutatóért a hónap végi leltározás elvégzéséhez platformunkon – beleértve a cikkben nem szereplő további funkciók használatát is –, kérjük, látogasson el ide:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Ez a Bevezetés a készletkezelésbe sorozatunk 5. része.
- Bevezetés a készletkezelésbe, 1. rész elolvasása
- Bevezetés a készletkezelésbe, 2. rész: Készletcikkek elolvasása
- Bevezetés a készletkezelésbe, 3. rész: Készlethelyek elolvasása
- Bevezetés a készletkezelésbe, 4. rész: Átvezetések elolvasása
Hogyan kezdhetem el használni a Készlet modult?
Ha szervezete szeretné elkezdeni a PurchasePlus Készlet moduljának használatát, kérjük, forduljon ügyfélmenedzseréhez vagy barátságos Ügyfélsiker csapatunkhoz a modul bekapcsolásához és a felhasználók képzésének megszervezéséhez.
Megjegyzés a Legacy PurchasePlus rendszert használó beszerzők számára
A PurchasePlus Készlet modulja megújult, és jelentősen eltér a Legacy PurchasePlus Készlet moduljától. A Legacy PurchasePlus rendszerről a PurchasePlus rendszerre átálló szervezetek további migrációs támogatásban részesülnek.