Leltározások
Leltározások
Ugrás ide:
- Bevezetés
- Leltározások megtekintése
- Leltározási és számlálási állapotok
- Új leltározás indítása
- Leltározás végrehajtása (számlálás)
- Leltározás lezárása
- Költséghelyek ürítése
- Következő: hóvégi leltározás
Leltározás
A leltározás egy módszer a készlettételek mennyiségének ellenőrzésére egy adott készlethelyen. A leltározás egy készlethelyen történik, és meghatározott „időszakkal” rendelkezik (azaz egy naptári évvel és hónappal). A leltározás lehetővé teszi a szervezet felhasználói számára, hogy megszámolják a készlethelyen található készlettételek tényleges darabszámát, így ez a szám összevethető a készlethelyen várt készlettételek számával. A tényleges és a várt mennyiség közötti különbséget egy eltérési átvezetésben kell elszámolni a leltározás lezárása előtt.
A Leltározások kezelése és a Leltározások lezárása független felhasználói jogosultságokhoz kötött, ami jól mutatja a leltározás fontosságát a megfelelő készletkezelésben.
Leltározások megtekintése
A felhasználók megtekinthetik szervezetük leltározásait, ha az oldalsó navigációs sávban a [Készlet] → [Leltározások] menüpontra lépnek.
A táblázat bal szélén található Készlethely nevére kattintva megtekintheti a táblázatban szereplő bármely leltározás részleteit.
Leltározás állapota
Egy leltározás a következő két állapot egyikében lehet:
- Folyamatban: A leltározás megkezdődött és jelenleg is tart. Ha egy készlethelyen folyamatban lévő leltározás van, a készletre való bevételezések nem automatikusak. Ehelyett a felhasználóknak meg kell keresniük a bevételezési átvezetést, és manuálisan a [Megjelölés készként] gombra kell kattintaniuk, amikor készen állnak rá. Amint a leltározás befejeződik, a készletre való bevételezések ismét automatikussá válnak.
- Lezárva: A leltározás készként lett megjelölve, és az esetleges eltéréseket elszámolták.
Számlálás állapota
A leltározás egy számlálási állapottal is rendelkezik, amely eltér a leltározás állapotától. A különböző számlálási állapotok:
- Nincs számlálva: A készlethelyen található készlettételek egyikéhez sem rögzítettek még megszámolt mennyiséget.
- Részben számlálva: A készlethelyen található készlettételek egy részéhez rögzítettek már mennyiséget, de nem az összeshez.
- Teljesen számlálva: A készlethelyen található összes készlettételhez rögzítettek megszámolt mennyiséget.
Új leltározás indítása
A Leltározások kezelése jogosultsággal rendelkező felhasználók rákattinthatnak az [Új leltározás indítása] gombra a [Készlet] → [Leltározások] oldalon.
A felhasználóknak lehetőségük van egyetlen helyszínen vagy az összes helyszínen leltározást indítani:
Leltározás indítása egyetlen készlethelyen
Az „Egyetlen készlethely” opció kiválasztásával egy új leltározás jön létre a megadott készlethelyen „Folyamatban” állapottal és „Nincs számlálva” számlálási állapottal.
Leltározás indítása az összes készlethelyen
Az „Összes készlethely” opció kiválasztásával új leltározás jön létre az aktuális szervezet minden készlethelyén „Folyamatban” állapottal és „Nincs számlálva” számlálási állapottal. Kérjük, vegye figyelembe: nem indíthat leltározást az összes helyszínen, ha a kiválasztott leltározási időszakban már létezik létrehozott leltározás.
Leltározási időszak
Minden leltározáshoz tartoznia kell egy „Leltározási időszaknak”, amely általában az a naptári hónap és év, amelyben a leltározás történik. Létrehozhat leltározást olyan leltározási időszakban is, amelyben már van lezárt leltározás.
Vakleltározások
A leltározás létrehozásakor (vagy frissítésekor) a felhasználó „vakleltárrá” alakíthatja azt, ami azt jelenti, hogy a leltározást végző felhasználók nem látják a készlethelyen elvárt készlettétel-mennyiséget. Ez hatékony módszer lehet annak biztosítására, hogy a készlettételeket gondosan számolják meg. Csak a „Leltározások lezárása” jogosultsággal rendelkező felhasználók láthatják a várt mennyiséget vakleltározás esetén.
Leltározás végrehajtása (számlálás)
Bármely felhasználó rögzíthet mennyiséget egy készlettételhez a leltározás során, még akkor is, ha nem rendelkezik a „Leltározások kezelése” jogosultsággal.
A felhasználó közvetlenül megadhatja a termék mennyiségét a [Számlálás] oszlopban, és/vagy használhatja a beviteli mező két oldalán található fel és le léptetőgombokat:
Amint minden készlettételhez rögzítettek egy számlált értéket, a leltározás számlálási állapota „Teljesen számlálva” állapotra frissül.
Beolvasás vonalkóddal
A felhasználó kereshet a termékhez a PurchasePlus-ban hozzáadott vonalkódok alapján is a számlálási folyamat felgyorsítása érdekében, így nem szükséges végiggörgetni a készlethely készlettételeinek (esetleg hosszú) listáját.
További információért kérjük, tekintse meg a Vonalkód-leolvasó felhasználói útmutatót.
Leltáreltérések kezelése
Az „eltérésekkel” – vagyis a várt és a tényleges számlálás közötti különbséggel – rendelkező leltározásokat a lezárás előtt rendezni kell.
Az eltérések tételenként megtekinthetők:
...és a folyamatban lévő leltározás teljes eltérési értéke megtekinthető a leltározás fejlécében található információs panelen:
Az eltéréseket egy készleteltérési átvezetés végrehajtásával kell kezelni a készlethelyről egy költséghelyre (vagy egy másik készlethelyre, ha ismert, hová került a készlettétel). Ennek elsődleges célja a készlettétel mennyiségének frissítése az eredeti készlethelyen, hogy az a tényleges darabszámot tükrözze.
Az eltérések átvezethetők tételenként (korábbi nevén [Gyors átvezetés]):
..Vagy az eltérések tömegesen is átvezethetők a leltározás fejlécében található [Összes eltérés átvezetése] gomb segítségével:
A leltáreltérések átvezetésekkel történő kezeléséhez a felhasználónak rendelkeznie kell az Átvezetések kezelése jogosultsággal.
Leltárszámlálás importálása vagy exportálása
A „Leltározások lezárása” jogosultsággal rendelkező felhasználók bármely Folyamatban lévő leltározás számlálási adatait importálhatják a leltározás [Importálások] fülén található [Új importálás létrehozása] gombbal:
Az importálandó CSV-fájlnak mindössze három oszlopot kell tartalmaznia:
- stock_take_id
- stock_count_id
- quantity
Kifejezetten ajánlott, hogy ha az importálási funkciót tervezi használni, először végezzen exportálást, így hozzáférhet a megfelelő készletszámlálási azonosítókhoz (stock_count_id), amelyek eltérnek a termékazonosítóktól.
A leltározás exportálásához lépjen a leltározás [Exportálások] fülére, kattintson az [Új exportálás létrehozása] gombra, majd töltse le a generált fájlt. Ezután beírhatja a megszámolt mennyiségeket a táblázatba, és importálhatja a fájlt.
Szükség esetén törölhet egy sort a táblázatból. A fájl importálásakor ennek a készlettételnek a mennyisége a PurchasePlus-ban változatlan marad a korábbi állapothoz képest. A mennyisége nem módosul 0-ra, és nem törlődik a készlethelyről sem. Emellett táblázatimportálással nem adhat hozzá új készlettételeket a készlethelyhez.
Offline mód
A leltározások „Offline módban” is elvégezhetők olyan helyzetekben, ahol a gyenge hálózati kapcsolat problémát jelent.
Az Offline mód lehetővé teszi a felhasználó számára a leltározás elvégzését akkor is, ha az eszköze elveszíti az internetkapcsolatot. Amikor a felhasználó befejezi az Offline módot, újra csatlakoznia kell az internethez, hogy a leltározási adatok szinkronizálódjanak.
Ha offline módot szeretne használni egy leltározáshoz, kattintson a leltározás fejlécében található [További beállítások] → [Offline mód indítása] lehetőségre:
Leltározás lezárása
A leltározás akkor zárható le, ha:
- Folyamatban állapotban van.
- [Ajánlott] Minden készletszámláláshoz rögzítettek egy értéket. Lehetséges részben megszámolt leltározást is lezárni. Ha a [Leltározás lezárása] gombra kattint, amikor a számlálás állapota „Nincs számlálva” vagy „Részben számlálva”, az összes meg nem számlált készlettétel automatikusan feltöltődik az aktuálisan várt mennyiséggel.
- A leltározásban szereplő készlettételek egyikénél sincsenek elszámolatlan eltérések a várt és a tényleges számlálás között.
A leltározás lezárásához kattintson a leltározás fejlécében található [Leltározás lezárása] gombra. Ezt a műveletet a „Leltározások lezárása” jogosultság szabályozza.
Összes leltározás lezárása
Emellett több leltározást is lezárhat egyszerre az Összes leltározás táblázatnézet többes kijelölési oszlopának használatával. Kérjük, vegye figyelembe: Ez a művelet csak azoknál a kiválasztott leltározásoknál lesz sikeres, amelyek megfelelnek a leltározás lezárására vonatkozó fenti feltételeknek.
Költséghelyek ürítése
A [Költséghelyek ürítése] művelet nullázza az összes költséghelyen található készlettétel mennyiségét. Ez a művelet automatikusan létrehoz egy könyvelési átvezetést minden egyes költséghelyhez, és átvezeti a készlettételek egyenlegét a költséghelyről az Időszak végi felhasznált javak költsége (COGS) rendszerhelyre. A költséghelyeket általában közvetlenül az adott időszakra vonatkozó összes leltározás lezárása előtt ürítik ki.
Minden olyan eltérési átvezetést, amely a különbözeti mennyiségek költséghelyre történő átvezetéséhez szükséges volt, még a költséghelyek ürítése előtt be kell fejezni.
Következő: hóvégi leltározás
A fenti információk célja, hogy alapszintű ismereteket nyújtsanak a leltározásokról és azok működéséről a PurchasePlus-ban.
A platformunkon történő hóvégi leltározás lépésről lépésre történő végrehajtásához – beleértve a cikkben nem szereplő további funkciók használatát is – kérjük, látogasson el ide:
/docs/for-purchasers/end-of-month-stocktake-process
Ez a Készletkezelési bevezető sorozatunk 5. része.
- Olvassa el: Bevezetés a készletkezelésbe, 1. rész
- Olvassa el: Bevezetés a készletkezelésbe, 2. rész: Készlettételek
- Olvassa el: Bevezetés a készletkezelésbe, 3. rész: Készlethelyek
- Olvassa el: Bevezetés a készletkezelésbe, 4. rész: Átvezetések
Hogyan kezdhetem el a Készlet modul használatát?
Ha szervezete szeretné elkezdeni használni a PurchasePlus Készlet modulját, kérjük, forduljon ügyfélmenedzseréhez vagy barátságos ügyfélsiker-csapatunkhoz (Customer Success) a modul engedélyezésével és a felhasználók képzésének megszervezésével kapcsolatban.
Megjegyzés a Legacy PurchasePlus rendszert használó beszerzőknek
A PurchasePlus Készlet modulja megújult, és jelentősen eltér a Legacy PurchasePlus Készlet moduljától. A Legacy PurchasePlus rendszerről a PurchasePlus rendszerre áttérő szervezetek számára további támogatást nyújtunk az átálláshoz.