Számlák megtekintése

A PurchasePlus Invoice Processing technológiát kínál a hálózatunkban lévő Vásárlóknak, amely magában foglalja a funkciót a Beszállítóik által nekik küldött számlák (és jóváírások) fogadására, értelmezésére, megjelölésére vagy egyeztetésére.

Ennek a modulnak a legfőbb előnye, hogy szoftverünk azonnal össze tudja hasonlítani: a) mit számláztak ki, b) mit rendeltek meg, és c) mi érkezett be, így az eltéréseket egy ember áttekintheti, vagy a szoftver automatikusan egyezteti a megfelelő számlákat a gyorsabb kifizetés érdekében.

Az, hogy a számlaadatok a PurchasePlus rendszerben vannak, azt jelenti, hogy Ön mint Beszállító megtekintheti a számla állapotára vonatkozó információkat (pl. Awaiting Approval állapotban van-e a számlán lévő egy vagy több jelölés miatt, vagy Reconciled állapotú és készen áll a kifizetésre a következő fizetési ciklusban), valamint szükség esetén megjegyzést is hagyhat a Vásárlóknak.

Ugrás ide:

• Minden számla
• Számlaállapotok
• Miért van a számlám Jóváhagyásra vár állapotban?
• Megjegyzés írása

---

Minden számla

Minden olyan számla, amely:

a) bekerült a PurchasePlus rendszerbe, és

b) az Ön Beszállítói Szervezetéhez lett rendelve mint „Beszállító”,

..megtekinthető a [Számlák] → [Összes megtekintése] területen:

Bár a PurchasePlus rendszerben lévő számlaszám eltérhet az Ön számlaszámától, a táblázatban bármely számla [Számlaszám] elemére kattintva további információk jelennek meg az adott számláról.

1. Invoice Balance Panel. Ez a szakasz mutatja meg, hogy a számla végösszege és a számlatételek összege megegyezik-e. 
2. Status Panel. Ez a szakasz mutatja meg, hogy a számla jelenleg milyen Status állapotban van. 
3. Invoice Tab Views. Ezekkel a fülekkel válthat az összegzés nézet (Summary – fent látható), a számlán hagyott megjegyzések (Comments), a számlához csatolt mellékletek (Attachments) között, és ha a számla Awaiting Approval Status állapotban van, a Flags fülre kattintva megtekintheti a számlán lévő jelöléseket.
4. Invoice Lines. Minden sor alapvető információkat tartalmaz a számlázott termékről (Product), a mennyiségről (Quantity), az egységárról (Unit Price) és az összegről (Total), de további információkat is nyújt, például hogy a számlasort a PurchasePlus (vagy a Vásárló szervezetének egyik felhasználója) hozzárendelte-e egy megrendelés (Purchase Order) sorához, átvettként lett-e megjelölve (Marked as Received), és így tovább.
5. Totals. A számlasorok táblázatának alján találhatók az összegek (Totals), ahol olyan információkat tekinthet meg, mint a számla nettó végösszege (adó nélkül), a teljes adóösszeg és a számlán szereplő szállítási díjak.
6. The Info Panel. Az [i] ikonra kattintva még több adat jelenik meg a számláról a PurchasePlus kontextusában, például a részleg (Department), amelyre a számlát könyvelték, a párosított megrendelés, és még sok más.
7. The Invoice PDF. Kattintson erre a gombra a PurchasePlus által fogadott PDF megtekintéséhez, amely a képernyőn látható számla alapját képezi.
8. More Options. Itt kinyomtathatja a számlát, megtekintheti a naplózási előzményeket (Audit Log), és további műveleteket végezhet.
9. Advanced View. Itt további információkat tekinthet meg arról, hogyan kódolták vagy osztották meg az egyes sorokat a számlán, és így tovább.
10. Invoice Line Information. Itt böngészhet az adott számlasorra vonatkozó részletes információk között. Ez hasznos lehet a sor összekapcsolási és beérkezési állapotának megértéséhez, valamint a számla ára és a megrendelés ára közötti eltérések felderítéséhez.

Számlaállapotok

A PurchasePlus rendszerben minden számla az alábbi állapotok valamelyikében található:

• Open: A nyitott (Open) számla már létrejött, de még nem került egyeztetésre (Reconciled). A Vásárló beállításaitól függően a nyitott számlát párosítani kellhet egy megrendeléshez (Purchase Order), vagy a párosított megrendelés alapján áruátvételi bizonylatokat (Goods Receiving Notes) kell készíteni. A Vásárlók folytathatják a munkát a nyitott számlán, a számlajóváhagyók pedig feloldhatják a felmerült jelöléseket. Ha a számlán nincsenek jelölések, manuálisan egyeztetettként (Reconciled) jelölhetik meg, vagy a szoftver automatikusan elvégzi ezt helyettük.
• Awaiting Approval: A számlán egy vagy több számlajelölés található, és a szervezet kijelölt jóváhagyóinak jóváhagyása szükséges. Miután a jóváhagyásokat megadták, a számla Reconciled állapotba kerül.
• Reconciled: Az egyeztetett (Reconciled) számla megfelelt a Vásárló által előírt összes ellenőrzésen, és készen áll a Vásárló külső könyvelési platformjára történő exportálásra. 
• Parked: A félretett (Parked) számlát a Vásárló szervezetének egyik felhasználója parkoltatta, mivel további megfontolást vagy egyeztetést igényelhet. 
• Cancelled: A törölt (Cancelled) számlát a Vásárló szervezetének egyik felhasználója érvénytelenítette, és már nincs használatban.
• Export Ready or Exported: A számlát a Vásárló egyeztetettként (Reconciled) jelölte meg, és készen áll az exportálásra (vagy már exportálásra került) a könyvelési rendszerükbe kifizetés céljából.

Jóváhagyásra vár

A PurchasePlus folyamatosan elemzi az összes 'Open' és 'Awaiting Approval' állapotban lévő számlát és jóváírást (Credit Note), és a Vásárló által megadott beállítások alapján fejléc- vagy tételszintű jelöléseket (Flag) hoz létre a bizonylaton.

A „Flag” (jelölés) egy olyan felvetés, amely a számlán vagy jóváíráson merül fel, felhívva a figyelmet a dokumentummal kapcsolatos problémákra, amelyeket a Vásárló szervezetének kijelölt felhasználóinak át kell vizsgálniuk a jóváhagyás előtt. A jelölések biztosítják, hogy manuális beavatkozás nélkül csak azok a számlák és jóváírások juthassanak egyeztetett (Reconciled) állapotba a PurchasePlus rendszerben, amelyek megfelelnek a szervezet egyedi követelményeinek.

Ha egy számla Awaiting Approval állapotban van, az azt jelenti, hogy egy vagy több jelölés szerepel rajta. Megtekintheti a [Jelölések] fület a jóváhagyásra váró számlán, hogy lássa az adott állapotot előidéző konkrét jelöléseket:

Kérjük, látogasson el az alábbi linkre a számlákra vagy jóváírásokra helyezhető egyes jelölések részletesebb leírásáért, de vegye figyelembe, hogy a cikk egy Vásárlói útmutató (azaz Vásárlók számára íródott). 

Végezetül, Beszállítóként szinte soha nem fogja tudni saját műveleteivel feloldani a jelöléseket a PurchasePlus rendszerben. Használhatja azonban a megjegyzések funkciót a számlán, ha kommunikálni szeretne a Vásárlóval a PurchasePlus platformon, így a számlára vonatkozó minden információ egy helyen marad. 

Megjegyzés írása

1. lépés: Navigáljon a [Számlák] → [Összes megtekintése] menüpontra az oldalsó navigációs sávban:

2. lépés: Keresse meg a kívánt számlát, és kattintson a [Számlaszám] elemére a táblázatban: 

3. lépés: Kattintson a számla [Megjegyzések] fülére:

4. lépés: Írja be a megjegyzését, mindenképp jelölje be a [Külső megjegyzés] jelölőnégyzetet, majd nyomja meg az Enter billentyűt a megjegyzés beküldéséhez a Vásárlók számára:

***

További kérdések vagy támogatás esetén lépjen kapcsolatba velünk: invoicing.team@purchaseplus.com