Számlák

Ugrás ide:

• Bevezetés
• Számlák kezelése
• Papírmentes számlázás
• Számlák létrehozása
• Számlaállapotok
• Megrendelések és átvételi bizonylatok egyeztetése
  • Számlasorok és megrendeléssorok összekapcsolása
• Számlajelzők és küszöbértékek
• Haladó mód a számlakezeléshez
  • Gyorsnézet panelek széles képernyős monitorokon
• Számlák jóváhagyása
• Számlák exportálása

Számla

A Számla egy olyan dokumentum, amelyet a Beszállító küld a Beszerzőnek, feltüntetve azokat a Termékeket és Mennyiségeket, amelyeket a Beszállító leszállított a Beszerzőnek, és amelyek kifizetését igényli.

A Számla tartalmazza a Beszerző részére leszállított áruk adatait – például az egyes Termékek Egységárát megszorozva az egyes leszállított Termékek Mennyiségével, valamint tartalmazza az Adóértékeket és a Végösszeget, amelynek kifizetésére a Beszállító számít.

A Számlák a Beszállítóra vonatkozó adatokat is tartalmazhatnak (pl. Kapcsolattartási adatok, Adószám, Fizetési feltételek, Bankszámlaadatok), amelyek megkönnyítik a Beszerző számára a Beszállító felé történő biztonságos kifizetést.

Számlák kezelése

Teljes körű Procure-to-Pay (beszerzéstől a fizetésig terjedő) rendszerként a Számlák a PurchasePlus rendkívül fontos részét képezik, és szoftverünk számos funkcióval segíti a Beszerzőket a Beszállítói Számlákra fordított kiadásaik kezelésében.

Számlakezelési funkciónk alapvetően segít ellenőrizni, hogy amit a Beszállító kiszámlázott az Ön Szervezetének, az (a) valóban az-e, amit megrendelt, (b) ténylegesen leszállításra került-e, és (c) kifizetését jóváhagyta-e a Szervezetében minden szükséges felhasználó. 

Papírmentes számlázás

A PurchasePlus kínálatának különösen hatékony része a Papírmentes számlázás modul, amely opcionálisan elérhető a PurchasePlus rendszerében. 

A Papírmentes számlázás modult használó Szervezetek egy dedikált Papírmentes számlázási e-mail-címet kapnak, amelyre:

• Az Ön Szervezetének felhasználói (azaz belső munkatársai) elküldhetik a Beszállító PDF-számláját, amelyet a rendszer automatikusan beolvas, és új Számlaként hoz létre a PurchasePlus-ban.
• Megosztható a Beszállítókkal, így ők közvetlenül erre az e-mail-címre küldhetik Számláikat, amelyek ezután automatikusan létrejönnek a PurchasePlus-fiókjában.

A Papírmentes számlázás optikai karakterfelismerést (OCR), mesterséges intelligenciát (AI), gépi tanulást (ML) és egyedülálló Human-In-The-Loop (emberi felügyelettel kiegészített) szolgáltatásunkat használja a következőkhöz:

1. Digitálisan „kiolvassa” a Papírmentes számlázási e-mail-címre küldött PDF-számlákat, amelyeket Ön vagy Beszállítói küldtek,
2. Automatikusan létrehozza a Számlát a PurchasePlus-ban,
3. Megkísérli „egyeztetni” a Számlát egy Megrendeléssel, és
4. Tételenként feldolgozza a számlasorokat az Ön Szervezete által beállított Számlajelző küszöbértékek figyelembevételével. 

A Papírmentes számlázási e-mail-címre érkezett e-mailek (beleértve a PDF-mellékleteket is) megtekinthetők és kezelhetők az oldalsó navigációs sáv [Papírmentes e-mailek] menüpontjában:

Tudjon meg többet a Papírmentes e-mailekről.

Számlák létrehozása

A „Számlák és jóváíró számlák kezelése” jogosultsággal rendelkező felhasználók manuálisan is létrehozhatnak Számlát a PurchasePlus-ban az oldalsó navigációs menü [Számlák] → [Új számla] lehetőségére kattintva.

További információért olvassa el az Új számla létrehozásáról szóló cikkünket.

Számlaállapotok

A Számlák a következő állapotok egyikében lehetnek:

• Nyitott: A Nyitott számla már létrejött, de még nincs Egyeztetve. Szervezete beállításaitól függően a Nyitott számlát szükség lehet párosítani egy Megrendeléssel, vagy Átvételezési bizonylatokat kell létrehozni a párosított Megrendeléshez. A Nyitott számlát tovább szerkesztheti a felmerült Jelzők feloldása érdekében. Ha a Számlán Jelzők szerepelnek, megjelölheti Jóváhagyásra váróként, és az érintett Jóváhagyók értesítést kapnak. Ha nincsenek Jelzők a Számlán, megjelölheti Egyeztetettként. A Nyitott számla Felfüggeszthető vagy Törölhető is.
• Jóváhagyásra vár: A Jóváhagyásra váró számla egy vagy több Számlajelzővel rendelkezik, és jóváhagyást igényel az Ön Szervezetének egy vagy több Jóváhagyójától. A jóváhagyások megadása után a Számla Egyeztetett állapotba kerül.
• Egyeztetett: Az Egyeztetett számla megfelelt az Ön Szervezete által megkövetelt összes ellenőrzésen, és készen áll a Szervezet külső könyvelési platformjára történő exportálásra. Egyeztetett állapotban lévő Számlán nem végezhet módosításokat. Ha módosítani szeretne, Újranyithatja a Számlát.
  • Kérjük, vegye figyelembe: A „Számlák és jóváíró számlák szuperjóváhagyása” jogosultsággal rendelkező felhasználók módosíthatnak bizonyos mezőket az Egyeztetett számlákon. Tudjon meg többet.
• Felfüggesztett: A Felfüggesztett számlát a Szervezet valamelyik felhasználója parkolópályára állította, mivel további mérlegelést vagy egyeztetést igényelhet. Felfüggesztett állapotban lévő Számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén Újranyithatja a Számlát a módosítások folytatásához. 
• Törölt: A Törölt számlát egy felhasználó visszavonta/törölte, és a továbbiakban már nincs használatban a Szervezetnél. Törölt állapotban lévő Számlán nem végezhet módosításokat. Ha vissza szeretné állítani a Számlát és módosításokat szeretne végezni rajta, Újranyithatja a Számlát.
• Exportálásra kész: Az Exportálásra kész számla elérhető a [Számlák] → [Exportközpont] menüpontban, hogy bekerüljön egy közelgő Exportfájlba. Miután a Számlát sikeresen exportálta a Szervezet külső könyvelési platformjára, a Számla állapota Exportáltra változik. Exportálásra kész állapotban a Számla nem módosítható. Szükség esetén Visszaállíthatja a Számlát Egyeztetett állapotba, majd Újranyithatja a módosítások elvégzéséhez.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez az állapot csak a B típusú Szervezetek számára érhető el.
• Exportálás alatt: Az Exportálás alatt álló számla exportálása jelenleg folyamatban van az Ön Szervezetének külső könyvelési platformjára. Ez a folyamat általában néhány percet vesz igénybe. A sikeres exportálás után a Számla állapota Exportáltra módosul. Az Exportálás alatt lévő Számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén Visszaállíthatja a Számlát Egyeztetett állapotba az újbóli exportáláshoz, vagy Újranyithatja a módosítások elvégzéséhez.
  • Kérjük, vegye figyelembe: Ez az állapot csak az A típusú Szervezetek számára érhető el.
• Exportált: Az Exportált számla bekerült egy vagy több Exportfájlba, és sikeresen exportálva lett a Szervezet külső könyvelési platformjára. Exportált állapotban a Számlán nem végezhetők módosítások. Szükség esetén visszaállíthatja a Számlát Egyeztetett állapotba, majd Újranyithatja a módosítások végrehajtásához.

Megrendelések és átvételi bizonylatok egyeztetése

Amikor a Beszállító Számlát küld a Beszerzőnek, bevált gyakorlat ellenőrizni, hogy a Számla Egyeztetve van-e, mielőtt jóváhagynák a kifizetését. 

A PurchasePlus kétféle módon segíti a Beszerzőket a Számlák egyeztetésében, attól függően, hogy a pénzügyi osztály milyen munkamenetet részesít előnyben:

• A Megrendelés és a Számla összekapcsolásával, annak ellenőrzésére, hogy amit a Beszállító kiszámlázott a Beszerzőnek, az valóban megegyezik-e azzal, amit a Beszerző megrendelt. Ezt néha „kétirányú számlaegyeztetésként” (2-Way AP Matching) emlegetik.
• A Megrendelés és annak Átvételi bizonylatai Számlához történő egyeztetésével, annak ellenőrzésére, hogy amit a Beszállító kiszámlázott a Beszerzőnek, az valóban megegyezik-e azzal, amit a Beszerző megrendelt és átvett. Ezt néha „háromirányú számlaegyeztetésként” (3-Way AP Matching) emlegetik: 

Számlasorok és megrendeléssorok összekapcsolása

A PurchasePlus-ban az Ön Szervezetére vonatkozó beállításoktól függően, amikor egy Számlát egy Megrendeléshez párosítanak, a Számla összes tétele összehasonlításra kerül a Megrendelés összes tételével, és ahol két tétel megegyezik, ott Összekapcsolódnak egymással. További információért kérjük, olvassa el a Számlasorok és megrendeléssorok összekapcsolása vagy szétkapcsolása című részt. 

Számlajelzők és küszöbértékek

Amikor egy Megrendelést egy Számlához párosítanak, a PurchasePlus összehasonlítja a Számlasor szintű adatokat a Kapcsolt megrendeléssor szintű adataival, hogy segítsen eldönteni, felmerül-e olyan eltérés, amely aggodalomra adhat okot. Eltérések esetén rendszerünk Számlajelzőt állít be, amely megakadályozza a Számla automatikus Egyeztetését (és Exportálását) mindaddig, amíg a Jelzőt fel nem oldják.

Egyes Jelzők finomhangolhatók egy Számlajelző küszöbérték megadásával, amely pontosan meghatározza a rendszerünk számára, hogy a Megrendelés és a Számla közötti mekkora eltérés elfogadható még a Szervezet számára, és mely esetekben szükséges Jelzőt aktiválni.

Haladó mód a számlakezeléshez

A PurchasePlus tapasztalt felhasználói a Számla Haladó módját használhatják fontos adatok hozzáadására a Számlához, annak tételeihez vagy altételeihez számviteli és exportálási célokból. További információért olvassa el a Számlasorok frissítése Haladó módban című cikkünket.

Gyorsnézet panelek széles képernyős monitorokon

Azok a haladó felhasználók, akik nagy monitoron használják a PurchasePlus-t, a Számla jobb oldalán megjelenő Számla Gyorsnézet panelek előnyeit is élvezhetik:

A Számla Gyorsnézet panel beállítható úgy, hogy a következőket jelenítse meg:

• A Szervezet egy másik felhasználója, vagy a Beszállító által (amennyiben használja a PurchasePlus-t) a Számlához fűzött megjegyzéseket,
• A Kapcsolódó dokumentumokra mutató hivatkozásokat – pl. a Számlához párosított Megrendelést vagy az adott Megrendeléshez kapcsolódó Áruátvételi bizonylatokat,
• A Számlán lévő függőben lévő Jelzőket (ha vannak), valamint
• Információkat a Jóváhagyási munkafolyamatról, amelybe ez a Számla bekerült. 

A panelek tartalmának konfigurálásához használhatja a Gyorsnézet panel jobb felső sarkában található [Kezelés] gombot.

A Gyorsnézet panel nem jelenik meg, ha a monitor mérete nem elég nagy ahhoz, hogy a képernyőn minden más is elférjen.

Számlák jóváhagyása

Ha egy Számla nem megy át automatikusan a rendszerünk által végzett összes ellenőrzésen (azaz egy vagy több Számlajelző aktiválódik), akkor a Számlát egy vagy több felhasználónak Jóvá kell hagynia, mielőtt Egyeztetett állapotba kerülhetne és exportálhatóvá válna a Könyvelési rendszerébe.

A Számlák jóváhagyására jogosult felhasználó(ka)t a Számlajóváhagyási munkafolyamatok határozzák meg, amelyeket a Szervezet Adminisztrátorai konfigurálnak a PurchasePlus platform szakértőivel együttműködve. További információért olvassa el a Számlák jóváhagyásáról szóló cikkünket.

Számlák exportálása

A Számlák a PurchasePlus-ból kétféle módon exportálhatók a Könyvelési rendszerbe, a Szervezet Típusától függően.

A típusú vs. B típusú Szervezetek

• Az A típusú Szervezetek manuálisan, egyenként exportálják a Számlákat (és Jóváíró számlákat). Ez bármikor megtörténhet azt követően, hogy a számla Egyeztetett állapotba került.
• A B típusú Szervezetek először Exportálásra készként jelölik meg a Számlát (vagy Jóváíró számlát), majd létrehoznak és elküldenek egy Kötegelt exportfájlt, amely tartalmazza az összes olyan Számlát és Jóváíró számlát, amelyet a legutóbbi exportálás óta Exportálásra készként jelöltek meg. 

Pénzügyi rendszerek célhelyei és exportformátumok

Az Exportfájlok pontos elektronikus célhelye és formátuma mind az A típusú, mind a B típusú Szervezetek esetében a PurchasePlus rendszer bevezetése során kerül konfigurálásra, de a bevezetést követően szükség esetén módosítható a PurchasePlus csapatával szorosan együttműködve. További információért forduljon bizalommal Ügyfélsiker csapatunkhoz.