Beszerzés és áruátvétel

Ugrás ide:

• Igénylés indítása
• Igénylés jóváhagyása
• Megrendelések elküldése
• Áruk átvétele

Igénylés indítása

Nyújtson be egy beszerzési kérelmet (Igénylést) az osztályos kiadás jóváhagyásához. Az Igénylések típusai eltérőek, némelyik ár-összehasonlítást és egyszerre több beszállítótól történő rendelést is lehetővé tesz. Hozzon létre egy új Igénylést a bal oldali menüben a [Requisitions] (Igénylések) → [New Requisition] (Új igénylés) pont alatt.

A jóváhagyást követően a PurchasePlus egy Megrendelést (Purchase Order) hoz létre az Igénylésben szereplő minden egyes beszállítóhoz.

Igényléstípusok

Az F&B, a Konyha, a Front Office, a Housekeeping és egyéb olyan részlegek számára, amelyek elsősorban fizikális termékeket rendelnek proaktív módon, a leggyorsabb beszerzési eljárást a 'Buy List' (Bevásárlólista) típus használata jelenti a bevált gyakorlat szerint.

Más, eseti megrendeléseket feladó részlegek használhatják a 'Single Supplier' (Egyetlen beszállító) típust, a Számla alapján visszamenőleges Megrendeléseket létrehozók pedig a 'Re-Order' (Újrarendelés) típust.

Ne feledje

• Adjon meg egy Hivatkozást (Reference), hogy később könnyen azonosíthassa az Igénylést (pl. általános leírás, esemény neve stb.).
• Válassza ki a megfelelő Részleget (Department) és Főkönyvi számlakódot (Account Code) a megrendeléséhez.
• Adjon hozzá belső megjegyzéseket a munkatársak számára, vagy külső megjegyzéseket a beszállítóknak.
• Döntse el, hogy a PurchasePlus küldjön-e másolatot a Megrendelésről a Beszállítónak.
• Eseti (ad-hoc) tételek bármely igényléstípushoz hozzáadhatók, de ha olyan dologról van szó, amit rendszeresen vásárol, Ön vagy szervezete PurchasePlus felelőse (Champion) felveheti azt valamelyik Katalógusba.
• Nincs ideje befejezni az Igénylés létrehozását? Piszkozat állapotban marad mindaddig, amíg be nem nyújtja jóváhagyásra.
• Visszamenőleges Megrendelés is létrehozható egy már beérkezett Számlához, ehhez használjon Re-Order Igénylést a számlaszámra hivatkozva. Ügyeljen arra, hogy törölje a jelölést a [Send Copy of PO to the Supplier] (PO másolatának küldése a beszállítónak) opcióból (ha nem szeretné, hogy a Megrendelés kiküldésre kerüljön a Beszállítónak).

Igénylés jóváhagyása

A Megrendelések legenerálása előtt az Igényléseket a kijelölt Jóváhagyó(k)nak jóvá kell hagyniuk. Ha Ön Jóváhagyó, egy piros számot fog látni a [Requisitions] → [Awaiting My Approval] (Jóváhagyásomra vár) szekcióban.

Az igényléseket jóváhagyhatja tömegesen vagy egyenként is. Lehetősége van egy Igénylés elutasítására (Decline) is.

Ne feledje

A jóváhagyók a jóváhagyás előtt áttekinthetik és módosíthatják az Igénylés részleteit, beleértve az alábbiakat:

• Termékek, árak és mennyiségek
• Részlegek és Főkönyvi számlakódok a tételsorokon és a teljes igénylésen
• Rendelési utasítások a Beszállítóknak

Megrendelések elküldése

Amennyiben szervezeténél nincs engedélyezve a Megrendelések automatikus elküldése, a Megrendeléseket manuálisan kell elküldenie a Beszállítónak. A Megrendeléseket a [Purchase Orders] → [View All] menüpont alatt tekintheti meg.

Kattintson a Send oszlopban található szürke nyíl [Send] gombra a beszállítónak történő elküldéshez.

A zöld nyíl azt jelzi, hogy a Megrendelés már elküldöttként van megjelölve. Az itt megjelenő szám azt mutatja, hogy hány e-mail vagy egyéb küldési esemény került kézbesítésre a Beszállítónak.

Ne feledje

• A Megrendelést akkor is elküldöttként (Sent) kell megjelölni, ha a 'Send a Copy of the PO to the supplier' opció bejelölését törölte az Igénylés létrehozásakor. A PurchasePlus rendszerben az Elküldöttként való megjelölés jelzi, hogy a rendelés leadásra került, így már átvehető és számlázható.

Áruk átvétele

Erősítse meg a termékek és szolgáltatások beérkezését a Megrendelések alapján a szürke [Teherautó] gomb segítségével.

Ne feledje

• Az átvett áruk mennyiségének pontos követése biztosítja, hogy csak azért fizessen, ami valóban megérkezett.