Pour les acheteurs

Achats, facturation, inventaire et fiches techniques pour les acheteurs.

Vue d'ensemble

Achats et réceptions — Soumettez une demande d'achat (demande d'achat) pour approbation des dépenses par le service. Les types de demandes d'achat varient, certains permettant la comparaison des prix et la commande auprès de plusieurs
Factures et avoirs — Les factures envoyées à votre adresse e-mail de facturation dématérialisée PurchasePlus sont automatiquement numérisées et ajoutées à la plateforme.
Catalogues et listes d'achats — PurchasePlus dispose d'un réseau mondial de milliers de fournisseurs ; il est donc fort probable que votre fournisseur propose ses produits et ses prix dans PurchasePlus.
Équipes financières — Avant de générer des bons de commande, les demandes d'achat doivent être approuvées par le ou les approbateurs désignés. Si vous êtes approbateur, vous verrez un numéro rouge dans le

Demandes d'achat

Vue d'ensemble — Une demande d'achat est une demande d'articles qu'un acheteur souhaite commander auprès de ses fournisseurs.
Devis — Un devis correspond au prix d'un produit que vous pouvez acheter auprès d'un fournisseur. Les devis sont créés lorsqu'un produit est inclus dans un catalogue avec un prix unitaire
Achats simples — Lors de la création de tout type de demande d'achat, vous pouvez choisir d'activer ou non le mode d'achat avancé :
Achats avancés — Lors de la création de tout type de demande d'achat, vous pouvez choisir d'activer le mode d'achat avancé :
Tous les fournisseurs — Le type de demande d'achat « Tous les fournisseurs » met à votre disposition la liste de tous les devis disponibles auprès de l'ensemble de vos fournisseurs activés. C'est un excellent moyen de comparer et de
Fournisseur unique — Le type de demande d'achat « Fournisseur unique » vous présente la liste de tous les devis actuellement disponibles pour votre organisation auprès du seul fournisseur que vous
À partir d'une liste d'achats — Une liste d'achats est une sélection contrôlée de produits qui définit précisément les biens et services parmi lesquels les membres de votre équipe peuvent choisir lorsqu'ils
Demande d'achat personnalisée — Une demande d'achat personnalisée vous permet de commander des articles ponctuels auprès de vos fournisseurs. Vous pouvez l'utiliser lorsqu'aucun autre type de demande d'achat ne convient.
Demande d'achat externe — Une demande d'achat externe vous permet de créer une demande d'achat en passant commande directement sur le site e-commerce externe d'un fournisseur. Vous bénéficierez de toutes les fonctionnalités
À partir d'un réapprovisionnement — Le type de demande d'achat « Réapprovisionnement » vous permet de commander à nouveau des articles à partir d'une demande d'achat, d'un bon de commande ou d'une facture existants.
À partir d'un emplacement de stock — Un emplacement de stock peut représenter un lieu physique au sein de votre organisation où sont conservés les articles en stock, comme une réserve, un entrepôt ou une cuisine.
Recherche avancée de produits — De nombreuses actions dans PurchasePlus (par exemple, la création d'une demande d'achat ou l'ajout d'un produit à une liste d'achats) font appel à la fonctionnalité de recherche avancée de produits.
Brouillons de demandes d'achat — Les demandes d'achat restent à l'état de brouillon jusqu'à ce qu'elles soient soumises pour approbation. Les utilisateurs souhaitant revenir sur un brouillon de demande d'achat pour le consulter, le modifier ou l'annuler
Approuver une demande d'achat — Dans PurchasePlus, lorsqu'une demande d'achat est soumise pour approbation, son statut passe à « EN ATTENTE D'APPROBATION ». La demande d'achat est alors placée dans

Bons de commande et réception

Bons de commande — Un bon de commande est un document qu'une organisation acheteuse envoie à une organisation fournisseur. Il précise les produits ou services commandés, dans une
Regrouper les bons de commande — « Regrouper » signifie fusionner deux bons de commande ou plus en un (nouveau) bon de commande unique, afin de simplifier la gestion administrative et de réduire le risque
Envoyer un bon de commande — Une fois qu'une demande d'achat a été entièrement approuvée, un bon de commande est généré pour chaque fournisseur concerné et peut ensuite être envoyé à chacun
Bons de réception — Un bon de réception est un document associé créé à partir d'un bon de commande, utilisé pour consigner la quantité exacte reçue pour chaque ligne d'article du bon de commande
Réceptionner des marchandises — Marquer les lignes d'articles d'un bon de commande comme reçues permet d'indiquer aux utilisateurs de votre organisation à quel moment le bon de commande peut être clôturé.
Modifier le prix unitaire lors de la réception — Lorsqu'un bon de commande et une facture sont rapprochés et que les lignes de produits sont associées, le bon de réception reprend le prix unitaire indiqué sur la facture.

Factures et avoirs

Factures — Une facture est un document envoyé par un fournisseur à un acheteur, indiquant les produits et les quantités livrés ainsi que le montant dû
Créer une facture — Les utilisateurs de PurchasePlus peuvent créer une facture afin d'enregistrer de manière électronique une facture reçue d'un fournisseur, qui pourra ensuite être rapprochée d'un
Consulter et modifier les factures — 1. Sélectionnez [Factures] → [Tout afficher] dans la barre de navigation latérale.
Envoyer à PurchasePlus — PurchasePlus propose une solution de facturation dématérialisée pour les organisations désireuses de réduire le temps passé à vérifier et à rapprocher les factures qui
Rapprocher un bon de commande — Lorsqu'une facture est créée via la méthode de facturation dématérialisée, PurchasePlus associe automatiquement un bon de commande à la facture s'il détecte une correspondance logique
Dissocier un bon de commande — Les bons de commande sont « rapprochés » des factures dans le cadre du processus de réconciliation des factures. Cela permet à notre système (ou à un vérificateur) de s'assurer que ce que
Lier ou dissocier des lignes — Selon les paramètres configurés pour votre organisation dans PurchasePlus, lorsqu'une facture est rapprochée d'un bon de commande, toutes les lignes de la facture sont
Mode avancé — Dans PurchasePlus, les lignes de facture peuvent être consultées en mode avancé afin d'afficher toutes les informations complémentaires associées à chaque ligne. Une ligne de facture peut comporter une ou
Indicateurs d'anomalie de facture — PurchasePlus analyse en continu l'ensemble des factures et avoirs aux statuts « Ouvert » et « En attente d'approbation », et signale les anomalies au niveau de l'en-tête ou des lignes sous forme de drapeaux
Seuils de tolérance — Certains des indicateurs d'anomalie de facture dans PurchasePlus peuvent être affinés à l'aide de seuils de tolérance. Ces seuils permettent aux factures présentant des écarts mineurs de ne pas
Avoirs — Un avoir est un document constatant le remboursement de sommes à un acheteur. Il est généralement émis par un fournisseur à la suite de l'annulation d'une commande
Créer un avoir — Un avoir est un document constatant le remboursement de sommes à un acheteur. Il est généralement émis par un fournisseur à la suite de l'annulation d'une commande
IA de facturation dématérialisée — La facturation dématérialisée est un module de PurchasePlus qui s'appuie sur notre IA propriétaire sur mesure pour réceptionner, numériser et traiter à la fois les factures et les avoirs
E-mails dématérialisés — La section E-mails dématérialisés de PurchasePlus vous permet de :
Imputation automatique sans bon de commande — Lorsqu'une facture parvient sans bon de commande associé, PurchasePlus extrait les informations du document et applique les paramètres par défaut du fournisseur ainsi que vos règles d'imputation
Approuver des factures — Lorsqu'une facture ou un avoir affiche le statut « En attente d'approbation », il comporte un ou plusieurs indicateurs d'anomalie (écarts) nécessitant la vérification et la validation d'un
Exporter des factures — Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez exporter les factures et avoirs individuellement (Type A) ou sous la forme d'un fichier d'export par lot (Type B).
Marquer comme prêt pour l'export — Votre organisation peut être configurée pour exporter les factures et les avoirs individuellement (méthode dite « Type A ») ou sous la forme d'un fichier d'export par lot (méthode dite
Fichier d'export par lot — Selon la configuration de votre organisation, vous pouvez exporter les factures et avoirs individuellement (Type A) ou sous la forme d'un fichier d'export par lot (Type B).
Marquer comme exporté — 1. Accédez au Tableau de bord, cliquez sur Factures, puis sélectionnez Tout afficher.

Circuits d'approbation

Vue d'ensemble — Dès la réception d'une facture ou d'un avoir, PurchasePlus analyse en permanence chaque document au statut « Ouvert » et « En attente d'approbation »

Relevés

Rapprochement — Le rapprochement des relevés remplace directement sur la plateforme les vérifications manuelles par feuille de calcul et e-mails. Téléversez un relevé fournisseur, et le système
Statuts des relevés — Une ligne de relevé peut présenter l'un des quatre états possibles. Ce statut est déterminé par les factures rapprochées ainsi que l'indicateur de rapprochement forcé, et s'actualise automatiquement dès que
FAQ — Le montant total du relevé ne correspond pas à la somme des lignes. Que faire ? Le relevé est tout de même enregistré. Un indicateur d'écart de solde s'affiche dans l'en-tête de la vue détaillée.

Gestion des fournisseurs

Vue d'ensemble — Les « fournisseurs » sont les organisations auprès desquelles vous achetez des biens ou des services. Un fournisseur dans PurchasePlus est simplement une organisation de type « Fournisseur » (par
Afficher et gérer les fournisseurs — En utilisant PurchasePlus en tant qu'acheteur, vous pouvez consulter et administrer les fournisseurs auxquels vous êtes connecté.
Activer ou désactiver un fournisseur — « Activé » signifie que votre organisation et vous-même pouvez passer des commandes auprès du fournisseur. Le fournisseur peut attribuer des catalogues, des produits et des tarifs à votre organisation, et
Se connecter à un fournisseur inscrit — Les fournisseurs inscrits sont des entités ayant créé un compte fournisseur PurchasePlus. Ils s'y connectent pour gérer eux-mêmes leurs produits, leurs catalogues et les attribuer
Créer un fournisseur auto-géré — Dans PurchasePlus, un fournisseur peut être :

Produits

Vue d'ensemble — Les produits dans PurchasePlus correspondent aux articles et services réels achetés par votre organisation auprès de vos fournisseurs et utilisés dans l'ensemble de votre
Créer un produit — Les produits dans PurchasePlus correspondent aux articles et services réels achetés par votre organisation auprès de vos fournisseurs et utilisés dans l'ensemble de votre

Catalogues

Vue d'ensemble — Un catalogue regroupe des produits assortis de prix proposés par les fournisseurs avec lesquels votre organisation entretient une relation commerciale active.
Fournisseur vs auto-géré — Un catalogue est une sélection de produits et de tarifs disponibles à l'achat auprès d'un fournisseur lors de la création de vos demandes d'achat.
Créer ou modifier un catalogue — Les catalogues peuvent être administrés directement par des fournisseurs inscrits (catalogues gérés par le fournisseur) ou en interne par votre organisation acheteuse (catalogues auto-gérés).
Importer un catalogue — Grâce à la fonctionnalité d'importation, vous pouvez mettre à jour les prix des produits existants dans le catalogue ou y ajouter de nouvelles références, dès lors que

Listes d'achats

Vue d'ensemble — Les listes d'achats offrent un moyen efficace de standardiser et d'automatiser les décisions d'approvisionnement dans toute l'organisation, garantissant ainsi que les acheteurs commandent les bons produits
Créer une liste d'achats — Les listes d'achats offrent un moyen efficace de standardiser et d'automatiser les décisions d'approvisionnement dans toute l'organisation, garantissant ainsi que les acheteurs commandent les bons produits
Gérer les produits — Les listes d'achats offrent un moyen efficace de standardiser et d'automatiser les décisions d'approvisionnement dans toute l'organisation, garantissant ainsi que les acheteurs commandent les bons produits

Inventaire

Vue d'ensemble — L'inventaire est un module optionnel disponible avec votre abonnement PurchasePlus, conçu pour vous aider à mieux maîtriser et à réduire vos coûts d'approvisionnement en :
Articles de stock — Un article de stock est un produit référencé dans votre inventaire qui peut être affecté et conservé dans un ou plusieurs de vos emplacements de stock.
Emplacements de stock — Un emplacement de stock peut représenter un espace physique de votre organisation où sont stockés les articles, tel qu'une réserve, un entrepôt ou une cuisine.
Transferts — Un transfert permet d'organiser (et de comptabiliser) le déplacement d'articles de stock entre différents emplacements de stock.
Inventaires physiques — L'inventaire physique est une méthode permettant de vérifier la quantité d'articles de stock réellement présents dans un emplacement de stock. Il s'effectue sur place et comporte
Valorisation du stock — Découvrez comment PurchasePlus sélectionne le prix appliqué lors de la réception des marchandises dans l'inventaire, et comment ce montant se répercute sur la valeur de votre stock.
Inventaire de fin de mois — Les inventaires périodiques constituent la méthode idéale pour vérifier régulièrement les entrées et sorties d'articles au sein de vos emplacements de stock sur une période donnée. Cet article
Réception des marchandises — Dès réception d'une livraison liée à un bon de commande, PurchasePlus vous permet de « réceptionner » les marchandises (c'est-à-dire d'enregistrer informatiquement les articles et
Transfert de solde initial — L'alimentation initiale de vos emplacements de stock avec des articles s'effectue très simplement à l'aide d'un transfert de solde initial.
Points de vente (POS) — Le point de vente (POS) est un module optionnel qui déduit automatiquement les articles de stock d'un emplacement donné lors d'une vente effectuée dans votre restaurant, bar ou café.
Ventes groupées POS — Une vente groupée regroupe l'ensemble des lignes de vente réalisées sur vos terminaux de caisse physiques. Notre système traite ces lignes de vente par lot (généralement
Lecteur de codes-barres — Le lecteur PurchasePlus DS6510B-M9 est une douchette à code-barres conçue pour une lecture rapide et fiable des codes 1D et 2D. Il se branche directement à votre ordinateur

Fiches techniques et recettes

Vue d'ensemble — Les fiches techniques sont une option disponible dans votre environnement PurchasePlus ; elles représentent un moyen idéal de maximiser le potentiel de notre logiciel au-delà de nos
Menus — Un menu regroupe plusieurs recettes ou fiches techniques. Les menus sont couramment utilisés pour gérer les approvisionnements et maîtriser le coût des ingrédients entrant dans la composition de vos plats réels
Ingrédients — Les ingrédients sont les produits qui composent vos fiches techniques. Selon qu'il s'agisse d'une recette avec gestion de stock ou hors stock, la définition des
Allergènes — PurchasePlus intègre une gestion des allergènes dédiée aux utilisateurs du module Fiches techniques, permettant de mieux suivre les allergènes présents dans les recettes et ingrédients.

Rapports

Générer un rapport — Une quantité importante de données est générée (et conservée) dans votre solution PurchasePlus. L'accès global à ces données sous forme de rapports téléchargeables est un

Gestion des organisations

Vue d'ensemble — Bien appréhender le modèle d'organisations de PurchasePlus et ses implications constitue l'un des meilleurs moyens de devenir un utilisateur expert de la plateforme.
Créer des organisations — Voici le volet 2 de notre série de présentation des organisations. Nous vous recommandons de lire la première partie avant de poursuivre.

Budgets

Vue d'ensemble — « Budgets » est un module optionnel qui permet aux organisations de mieux maîtriser et suivre leurs dépenses auprès de leurs fournisseurs, par année/mois et

Mise à niveau

Mise à niveau — Qu'est-ce que la nouvelle version de PurchasePlus ? Une refonte complète de notre plateforme d'approvisionnement et de facturation (procure-to-pay) basée sur des technologies modernes. La même vocation, la même équipe, pour une expérience bien supérieure