Achats avancés
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Achats avancés
Lors de vos achats pour tout type de demande d'achat, vous pouvez choisir d'activer le mode Achats avancés :
L'activation du mode Achats avancés présente un tableau compact permettant de visualiser et de comparer les prix de vos fournisseurs pour chaque produit disponible au sein d'un seul et même tableau. Ce mode est adapté aux utilisateurs expérimentés de PurchasePlus et se révèle particulièrement utile lors de la création d'une demande d'achat à partir d'une liste d'achats :
Le mode avancé comprend également plusieurs fonctionnalités performantes, telles que la modification directe des devis fournisseurs pour les utilisateurs disposant de l'autorisation « Peut créer des devis temporaires », ainsi que d'autres fonctions conçues pour répondre aux besoins de nos utilisateurs avancés.
Si vous n'activez pas les Achats avancés, vous accéderez à notre mode d'achat standard, très visuel, conçu pour les utilisateurs occasionnels ou de département de PurchasePlus. Vous pourrez commander des produits auprès de vos fournisseurs dans une expérience d'achat en ligne familière, avec un panier d'achat que vous pouvez consulter avant de finaliser la commande :
Poursuivez votre lecture pour découvrir les fonctionnalités disponibles lors de vos achats en mode standard.
Créer une demande d'achat
Une fois que vous avez créé un type de demande d'achat avec le mode avancé activé, vous pouvez finaliser votre demande d'achat en quelques étapes simples :
- Consulter les produits et les devis,
- Ajouter des produits à la demande d'achat,
- Vérifier votre demande d'achat,
- Soumettre pour approbation.
Poursuivez votre lecture pour découvrir chaque étape du processus.
1. Consulter les produits et devis
- Cliquez sur [Gérer les colonnes] pour définir vos préférences de tri et choisir les colonnes que vous souhaitez afficher ou masquer :
Ces préférences seront enregistrées sur votre compte et appliquées à cette vue à chacune de vos visites. Consultez notre article Gérer les colonnes du tableau pour en savoir plus sur les préférences de colonnes et de tri. - Dans le tableau, cliquez sur [Description du produit] ou sur [Image du produit] pour consulter :
- Les [Détails du produit].
- Les [Détails du fournisseur].
- Les [Frais de livraison].
- Les [Codes-barres].
- Cliquez sur [Gérer le produit] pour accéder aux détails généraux et aux paramètres de code-barres du produit.
Nous mettons tout en œuvre pour rassembler les images de produits de l'ensemble de nos fournisseurs et les maintenir à jour. Contactez notre équipe de support client si vous constatez que certains produits de fournisseurs n'ont pas d'image.
Comprendre les devis des fournisseurs
En mode Achats avancés, le devis le moins cher pour un produit s'affiche par défaut et est automatiquement sélectionné, sauf modification spécifique par l'utilisateur. Si plusieurs fournisseurs proposent exactement le même devis pour un produit, PurchasePlus sélectionne aléatoirement l'un de ces devis pour l'afficher par défaut.
Cliquez sur le bouton [Nombre de devis] dans la colonne [Devis] pour afficher tous les devis disponibles auprès de vos fournisseurs pour un produit donné, et pour sélectionner un fournisseur différent si nécessaire :
Dans la fenêtre des devis fournisseurs, vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Sélectionner un autre devis fournisseur.
- Créer un devis temporaire. Un devis temporaire vous permet d'ajouter un fournisseur, un prix et un pourcentage de taxe à n'importe quel produit afin de commander ce dernier auprès du fournisseur choisi s'il n'est pas disponible dans le type de demande d'achat sélectionné. Le devis temporaire n'est enregistré dans aucun catalogue de PurchasePlus et est considéré comme un devis ponctuel (c'est-à-dire temporaire).
Utiliser la recherche pour trouver des produits
Les options de recherche suivantes sont disponibles pour vous aider à trouver les produits adéquats à ajouter à votre demande d'achat :
- Rechercher par nom de produit ou par marque, à l'aide de la barre de recherche.
- Filtrer par fournisseurs : recherchez et ajoutez ou supprimez des fournisseurs de votre filtre.
- Filtrer par catégorie : recherchez et ajoutez ou supprimez des catégories et des sous-catégories de votre filtre.
- Rechercher par code produit P+.
- Rechercher par code produit fournisseur.
- Rechercher par code produit acheteur.
- Consultez notre article Recherche avancée de produits pour en savoir plus sur les fonctionnalités de recherche.
Dépannage : Je ne trouve pas un produit ou un devis qui devrait être présent.
Le type de demande d'achat détermine les produits qui apparaîtront dans une demande d'achat et pourront être sélectionnés. Par exemple, si vous créez une demande d'achat de type Liste d'achats, seuls les produits ayant été ajoutés à cette liste d'achats apparaîtront.
Si nécessaire, vous pouvez ajouter à la demande d'achat un nouveau produit qui ne figure pas déjà dans la liste de produits. Cliquez sur [Ajouter un produit] :
Ici, vous pourrez parcourir les produits existants dans la base de données PurchasePlus ou ajouter un tout nouveau produit. Une fois le produit sélectionné ou créé, vous devrez choisir un fournisseur, saisir la quantité, le prix unitaire et le pourcentage de taxe du produit, et il sera ajouté à votre demande d'achat. Consultez notre article Créer un nouveau produit pour en savoir plus sur la création de nouveaux produits dans PurchasePlus.
De plus, seuls les devis de fournisseurs figurant dans un catalogue et :
- attribués à votre organisation par un fournisseur enregistré, ou
- inclus dans un catalogue autogéré
peuvent apparaître comme devis « officiels » dans votre demande d'achat.
Ajouter des produits
1. Saisissez la [Quantité] du produit que vous souhaitez commander en cliquant dans le champ Quantité et en indiquant la quantité requise.
2. Ajoutez des instructions de commande pour un produit en particulier, si nécessaire.
3. Ajoutez le département et le code comptable pour un produit spécifique, s'ils doivent différer du département et du code comptable sélectionnés pour la demande d'achat.
4. Supprimez un produit de la demande d'achat en définissant la quantité sur zéro ou en cliquant sur l'icône de suppression.
5. Cliquez sur [Plus d'options] pour un produit particulier, puis sur [Ajouter à la liste d'achats], si nécessaire.
Vérifier votre demande d'achat
Masquer les articles à quantité zéro
Cliquez sur [Masquer les articles à quantité zéro] si vous souhaitez afficher uniquement les produits auxquels vous avez ajouté des quantités :
Il s'agit d'un moyen rapide de vérifier quels produits vous avez inclus dans votre demande d'achat.
Afficher ou masquer les détails
Cliquez sur [Afficher ou masquer les détails] pour consulter les informations détaillées de la demande d'achat, par exemple le département, le code comptable, la date de livraison, ainsi que d'autres informations généralement renseignées lors de la création d'une demande d'achat.
Si vous devez modifier l'un des champs du panneau d'informations, vous pouvez cliquer sur l'onglet [Paramètres].
Consulter et modifier les paramètres de la demande d'achat
1. Cliquez sur [Paramètres] pour vérifier ou modifier :
- La référence de la demande d'achat.
- Le choix d'envoyer ou non les bons de commande aux fournisseurs.
- L'adresse de livraison.
- La date de livraison.
- Le département et le code comptable.
- Le cas échéant, la devise dans laquelle sont libellés les prix de la demande d'achat.
Laisser un commentaire
Cliquez sur [Commentaires] pour ajouter un commentaire interne, visible par les autres utilisateurs de votre organisation.
Vous pouvez également cocher [Commentaire externe] pour ajouter un commentaire externe qui sera inclus dans les bons de commande générés à partir de la demande d'achat après approbation et envoyés à vos fournisseurs.
Téléverser une pièce jointe
Cliquez sur l'onglet [Pièces jointes], puis sur [Téléverser une nouvelle pièce jointe] pour joindre des fichiers relatifs à cette demande d'achat :
Plus d'options
Cliquez sur le [Menu Plus] en haut à droite de votre écran pour effectuer l'une des actions suivantes :
- [Ouvrir la demande d'achat dans Legacy PurchasePlus].
- [Passer aux achats standards].
- [Annuler la demande d'achat].
- [Obtenir de l'aide] pour accéder au Centre d'aide.
Soumettre une demande d'achat pour approbation
Cliquez sur [Soumettre la demande d'achat] en haut à droite pour soumettre la demande d'achat à approbation.
La demande d'achat passera au statut « EN ATTENTE D'APPROBATION » et sera intégrée au circuit d'approbation correspondant. Les approbateurs du premier niveau du circuit recevront une notification par e-mail les informant que la demande d'achat peut être approuvée ou refusée.
Une fois la demande d'achat approuvée, des bons de commande seront automatiquement générés et envoyés aux fournisseurs dont les produits ont été sélectionnés dans la demande d'achat.