Factures et avoirs

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• Approuver une facture ou un avoir signalé

Factures et avoirs dématérialisés

Les factures envoyées à votre adresse e-mail de facturation dématérialisée PurchasePlus sont automatiquement numérisées et ajoutées à la plateforme.

PurchasePlus essaiera de rapprocher automatiquement la facture de son bon de commande et du bon de réception des marchandises. Le système compare ensuite les articles à la ligne. Si tous correspondent, la facture est automatiquement rapprochée en utilisant le département et le code comptable du bon de commande auquel elle est associée.

Rappel

• Les factures qui passent avec succès le rapprochement automatique sont rapprochées automatiquement, car la dépense a été approuvée lors de l'étape de la demande d'achat.
• Une facture peut nécessiter d'être ventilée sur plusieurs départements et codes comptables ; cela peut être effectué dans le mode [Vue avancée].

Examiner les factures et avoirs signalés

Si la facture ne respecte pas vos seuils et vos paramètres de signalement de factures, elle sera signalée pour examen. Celles-ci peuvent être consultées dans [Factures] --> [En attente de mon approbation].

Il est recommandé de rapprocher vos factures d'un bon de commande, le cas échéant. Rapprochez-la d'un bon de commande existant ou, le cas échéant, créez une demande d'achat rétroactive s'il n'en existe pas encore. Vous trouverez ici les meilleures pratiques pour examiner les factures et avoirs signalés.

Rappel

• Certaines factures n'auront jamais de bon de commande ni de bon de réception de marchandises (par exemple, les factures d'énergie).
• Si vous créez une demande d'achat rétroactive à rapprocher d'une facture, veillez à décocher [Envoyer au fournisseur].

Approuver les factures et avoirs signalés

Une fois que vous avez vérifié que tout problème lié à une facture ou à un avoir a été résolu, vous pouvez approuver le document. Les règles d'approbation des factures signalées sont basées sur le montant total de la facture et le département.

Rappel

• Si vous rencontrez un problème avec le prix unitaire facturé ou la quantité d'un article, contactez votre fournisseur pour obtenir une nouvelle facture.
• Les numéros de facture doivent être uniques, faute de quoi ils seront rejetés par le système.