Lier ou dissocier des lignes

Selon les paramètres appliqués à votre organisation dans PurchasePlus, lorsqu'une Facture est rapprochée d'un Bon de commande, toutes les lignes de la facture sont comparées à toutes les lignes du bon de commande et, lorsque deux lignes sont identiques, elles sont liées l'une à l'autre.

PurchasePlus compare ensuite les détails au niveau de la ligne de facture avec les détails de la ligne de bon de commande liée correspondante, afin de vous aider à déterminer si l'écart entre la quantité et le prix unitaire de la ligne de facture et la quantité et le prix unitaire de la ligne de bon de commande liée est préoccupant ou acceptable, compte tenu des paramètres d'alertes et de seuils de votre organisation.

En fin de compte, PurchasePlus vous aide à déterminer si les détails de la ligne de facture correspondent à ce que vous avez commandé et à ce que vous avez reçu. 

Aller à :

• Pourquoi les lignes sont dissociées
• Lier manuellement
• Lier des lignes
• Dissocier une ligne
• Que se passe-t-il si je ne lie pas les lignes ?

Pourquoi les lignes sont dissociées

Les lignes d'une facture peuvent se trouver dans un état dissocié pour l'une des raisons suivantes :

• Aucun bon de commande n'a été rapproché de la facture.
• Le bon de commande rapproché n'a pas été lié à la facture ou a été lié après la création de la facture dans PurchasePlus.
• Le produit de la ligne de facture n'est pas identique ou suffisamment similaire à un Produit figurant sur le bon de commande.

Lier manuellement

Pour les raisons mentionnées ci-dessus, il peut arriver que vous deviez lier manuellement une ligne de facture à une ligne de bon de commande. Lorsque vous liez manuellement les lignes, selon les paramètres appliqués à votre organisation, PurchasePlus effectuera les actions suivantes :

• Comparer le prix unitaire de la ligne de facture avec le prix unitaire de la ligne de bon de commande, et signaler la ligne de facture en cas d'écart inacceptable.
• Comparer la quantité de la ligne de facture avec la quantité de la ligne de bon de commande, et signaler la ligne de facture si la quantité de la ligne de facture est supérieure à celle du bon de commande.
• Comparer la quantité de la ligne de facture avec la quantité reçue de la ligne de bon de commande (issue des bons de réception associés au bon de commande), et signaler la ligne de facture si la quantité de la ligne de facture est supérieure à la quantité reçue.

Lier des lignes

1. Dans l'onglet Récapitulatif des produits de la facture, trouvez la ligne de facture que vous souhaitez lier manuellement à une ligne de bon de commande. Cliquez sur l'icône grise [Lier] située sur la ligne de facture

2. Examinez la « Ligne de facture sélectionnée » et comparez-la aux « Lignes de bon de commande disponibles ». Si une correspondance logique est disponible, cochez la case [Lier], puis cliquez sur [Appliquer le lien].

La ligne de facture est désormais liée à la ligne de bon de commande.

Dissocier une ligne

1. Dans l'onglet Récapitulatif des produits de la facture, trouvez la ligne de facture que vous souhaitez dissocier d'une ligne de bon de commande. Cliquez sur l'icône bleue [Lier] sur la ligne de facture

2. Dans la fenêtre qui s'affiche, cliquez sur l'option [Dissocier la ligne], et la ligne de facture sera dissociée de la ligne de bon de commande. 

Si vous ne liez pas les lignes

Dans certains cas, il peut être impossible de lier chaque ligne. S'il reste des lignes de facture non liées sur votre facture, celle-ci peut tout de même être approuvée par vos approbateurs opérationnels et financiers et passer à l'état « Rapprochée ».