Bons de réception
Bons de réception
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- Qu'est-ce qu'un bon de réception ?
- Afficher les bons de réception
- Créer des bons de réception
- Réceptionner dans les stocks
- Rapprocher les bons de commande et les factures
- Annuler un bon de réception
Qu'est-ce qu'un bon de réception ?
Un bon de réception est un document complémentaire créé pour un bon de commande et utilisé pour indiquer qu'une quantité spécifique de chaque ligne du bon de commande a été physiquement reçue. De cette façon, nous pouvons voir quand un bon de commande a été honoré par le fournisseur.
Il s'agit d'une étape importante pour les organisations qui souhaitent savoir si les articles d'un bon de commande ont été intégralement reçus, lors de la comparaison d'une facture avec un bon de commande, avant d'approuver une facture pour paiement.
Statuts des bons de réception
Un bon de réception peut être dans l'un des états suivants :
- l'état « Brouillon », ce qui signifie qu'un bon de réception a été créé mais que les marchandises n'ont pas été marquées comme reçues, ou
- l'état « Reçu », ce qui signifie que l'utilisateur confirme que la quantité spécifiée de marchandises a été physiquement reçue.
- l'état « Annulé », ce qui signifie qu'un utilisateur a manuellement annulé un bon de réception à l'état Brouillon ou Reçu.
En fonction du nombre d'expéditions physiques dans lesquelles un fournisseur divise le bon de commande, plusieurs bons de réception peuvent être nécessaires pour qu'un bon de commande puisse passer de l'état « Envoyé » à l'état « Clôturé ».
Afficher les bons de réception
Un bon de commande peut faire l'objet de plusieurs bons de réception, car tous les produits figurant sur le bon de commande ne sont pas nécessairement livrés physiquement en même temps. Il existe plusieurs manières d'afficher les bons de réception créés pour vos bons de commande :
- Accédez à [Bons de commande] → [Bons de réception],
- Accédez à un bon de commande spécifique et cliquez sur l'onglet [Bons de réception], ou
- Accédez à [Bons de commande] → [Tout afficher], puis cliquez sur la valeur dans la colonne [Bons de réception] (ou vous pouvez cliquer sur l'icône de camion pour créer un nouveau bon de réception).
Afficher un bon de réception spécifique
Cliquez sur [Bon de réception] à l'état « REÇU » pour afficher la quantité enregistrée comme reçue pour chaque article. Lorsqu'un bon de réception est créé, il contient les mêmes articles que ceux figurant sur le bon de commande correspondant.
Effectuez les actions suivantes selon vos besoins :
- Afficher les détails de la ligne de produit
- Afficher la quantité commandée par rapport à la quantité reçue
- Accéder aux paramètres [Avancés] pour :
- - Afficher le récapitulatif des quantités,
- Afficher les lignes de facture associées,
- Afficher le prix unitaire de réception / remplacer le prix unitaire,
- Afficher le commentaire de la ligne d'article,
- Afficher la date d'expiration du produit,
- Afficher la température du véhicule,
- Afficher la température du produit.
- Afficher le prix unitaire et les totaux de la ligne d'article.
- Afficher les valeurs du total du bon de commande par rapport au total de réception.
- [Afficher ou masquer les détails] du bon de réception.
- [Imprimer] le bon de réception.
- [Plus d'options] → [Afficher le journal d'audit] → [Ouvrir dans Legacy P+] → [Annuler le bon de réception] → [Obtenir de l'aide].
- Ouvrir le [Bon de commande] associé.
- Afficher les [Paramètres].
- [Gérer les colonnes].
Créer des bons de réception
Dans PurchasePlus, les bons de réception doivent être créés pour des bons de commande. Il n'est pas possible de créer un bon de réception indépendamment d'un bon de commande.
Les bons de réception ne peuvent être générés que pour des bons de commande à l'état ENVOYÉ. Une fois que toutes les marchandises d'un bon de commande ont été reçues et que la facture a été rapprochée du bon de commande, celui-ci peut être clôturé.
Consultez notre article Réceptionner des marchandises à partir d'un bon de commande pour en savoir plus sur la création d'un bon de réception de marchandises.
Réceptionner dans les stocks
Si votre organisation utilise le module Stock de PurchasePlus, la création de bons de réception devient encore plus précieuse, car vous pouvez faire correspondre les marchandises reçues aux produits spécifiques que vous détenez en stock.
Cela augmentera les articles en stock dans l'emplacement de stock cible de la quantité reçue, et ils seront disponibles pour les transferts, les inventaires physiques et plus encore.
Consultez notre article Réceptionner des marchandises dans les stocks pour plus d'informations.
Imprimer un bon de réception
Les organisations ayant activé notre module Stock peuvent imprimer un bon de réception en cliquant sur le bouton [Imprimer] dans l'en-tête du bon de réception :
Une boîte de dialogue du navigateur apparaîtra, vous invitant à sélectionner votre imprimante et vos options d'impression.
Rapprocher les bons de commande et les factures
Lorsque le fournisseur envoie une facture à l'acheteur, il est de bonne pratique de s'assurer que la facture est rapprochée avant de l'approuver pour paiement.
PurchasePlus aide nos acheteurs à rapprocher les factures de deux manières, selon les méthodes de travail de leur service financier :
- En rapprochant un bon de commande d'une facture, pour s'assurer que ce que le fournisseur a facturé à l'acheteur correspond bien à ce que l'acheteur a commandé. Cela est parfois appelé « rapprochement comptable à 2 voies ».
- En rapprochant un bon de commande et ses bons de réception d'une facture, pour s'assurer que ce que le fournisseur a facturé à l'acheteur correspond bien à ce que l'acheteur a commandé et reçu. Cela est parfois appelé « rapprochement comptable à 3 voies ».
Les écarts entre le bon de commande, les bons de réception et une facture sont détectés automatiquement par PurchasePlus et mis en évidence sous la forme d'indicateurs de facture, qui doivent être traités par les utilisateurs acheteurs appropriés avant de pouvoir être approuvés pour paiement.
Annuler un bon de réception
Vous pouvez annuler un bon de réception à l'état « BROUILLON » et « REÇU ». Cette action est permanente et ne peut pas être annulée.
1. Sélectionnez [Bons de commande] → [Bons de réception] dans la barre de navigation latérale.
2. Cliquez sur le [Bon de réception] que vous souhaitez annuler.
3. Sélectionnez [Plus d'options] → [Annuler le bon de réception] dans le coin supérieur droit.
4. Cliquez sur [Annuler] pour confirmer l'annulation.
5. De plus, un bon de réception à l'état « BROUILLON » peut également être annulé depuis la page de vue d'ensemble des bons de réception. Sélectionnez [Bons de commande] → [Bons de réception] dans la barre de navigation latérale.
6. Recherchez le bon de réception à l'état « BROUILLON » que vous souhaitez annuler, puis cliquez sur [Plus] → [Annuler le bon de réception].
Veuillez noter : si vous avez réceptionné des marchandises dans les stocks, vous ne pourrez pas annuler le bon de réception. Si nécessaire, vous pouvez effectuer un transfert avec la destination fournisseur indiquée comme destination du transfert afin de corriger vos niveaux de stock. En savoir plus.