Créer et gérer des utilisateurs

Un utilisateur est une personne disposant d'un compte PurchasePlus qui utilise notre logiciel dans le cadre de ses fonctions professionnelles quotidiennes.

Si vous disposez de la permission « Gérer les utilisateurs », vous avez accès à un certain nombre de fonctionnalités supplémentaires de type Administrateur.

Accéder directement à :

• Créer de nouveaux utilisateurs
• Gérer les paramètres généraux de l'utilisateur
• Gérer les préférences de l'utilisateur
• Gérer les permissions de l'utilisateur
• Départements et organisations
• Notifications

Créer de nouveaux utilisateurs

1. Sélectionnez [Utilisateurs] → [Nouvel utilisateur] dans la barre de navigation latérale.

2. Vous pouvez également sélectionner [Utilisateurs] → [Afficher tout], puis cliquer sur le [+] dans le coin supérieur droit pour créer un nouvel utilisateur.

3. Remplissez le formulaire « Créer un nouvel utilisateur ».

1. Saisissez l'[E-mail] et le [Nom complet]. L'adresse e-mail saisie sera l'adresse e-mail utilisée pour se connecter à PurchasePlus. Ces champs sont obligatoires. 

Une adresse e-mail ne peut être associée qu'à un seul profil d'utilisateur dans PurchasePlus. Si vous ne pouvez pas créer l'utilisateur, veuillez vérifier l'onglet [Non activé] sur la page Utilisateurs pour voir si l'adresse e-mail est déjà utilisée. Si c'est le cas, vous pouvez soit [Activer] l'utilisateur, soit contacter notre équipe d'assistance pour que nous supprimions l'utilisateur à votre place.

1. Le poste, le numéro de téléphone et le code du personnel sont des champs facultatifs et peuvent être utilisés pour aider à identifier l'utilisateur à certains endroits du système et dans les documents générés.

4. Cliquez sur [Créer l'utilisateur].

L'utilisateur recevra un e-mail contenant une invitation à définir son mot de passe, qu'il utilisera désormais pour se connecter à PurchasePlus. En savoir plus.

Gérer les paramètres généraux de l'utilisateur

Il existe un certain nombre de paramètres que les utilisateurs disposant de la permission « Gérer les utilisateurs » peuvent mettre à jour concernant les utilisateurs existants.

Pour modifier les paramètres généraux d'un utilisateur :

1. Sélectionnez [Utilisateurs] → [Afficher tout] dans la barre de navigation latérale.

2. [Recherchez] l'utilisateur, puis cliquez sur l'[Utilisateur] pour ouvrir ses paramètres.

Vous pouvez :

• Activer ou désactiver l'utilisateur. 
  • Un utilisateur activé pourra se connecter à PurchasePlus et utiliser PurchasePlus au nom de son organisation, conformément à ses permissions. Un utilisateur activé peut être désactivé à tout moment ultérieurement.
  • Un utilisateur désactivé ne pourra pas se connecter à PurchasePlus et ne recevra plus de communications de PurchasePlus. Un utilisateur désactivé peut être activé à tout moment ultérieurement.
• Nom complet,
• Poste,
• Numéro de téléphone,
• Code du personnel.

L'adresse e-mail d'un utilisateur ne peut être modifiée que par un administrateur PurchasePlus. Veuillez contacter notre sympathique équipe de support client si vous devez mettre à jour l'adresse e-mail d'un utilisateur.

Gérer les préférences de l'utilisateur

1. Sélectionnez [Utilisateurs] → [Afficher tout] dans la barre de navigation latérale.

2. [Recherchez] l'utilisateur, puis cliquez sur l'[Utilisateur] pour ouvrir ses paramètres.

3. Sélectionnez l'onglet [Préférences]. Vous pouvez gérer les préférences utilisateur suivantes :

1. Sélectionnez la [Langue] que l'utilisateur préfère utiliser. Recommandation : si vous créez un utilisateur et que vous n'êtes pas sûr de sa langue préférée, mais que vous connaissez le pays de son organisation, définissez la langue sur la langue officielle de ce pays.
2. Décidez si vous souhaitez [Activer la MFA]. Remarque - Si l'utilisateur se connecte à PurchasePlus via l'authentification unique (SSO) Microsoft, l'authentification multifacteur ne sera pas disponible.
3. Sélectionnez la préférence d'affichage [Normal] ou [Compact]. Recommandation : laissez la préférence définie sur sa valeur par défaut (« Normal ») et laissez l'utilisateur la modifier lui-même.
4. Décidez si vous souhaitez [Activer le mode expert] pour l'utilisateur. Recommandation : laissez la préférence définie sur sa valeur par défaut (« Désactivé ») et laissez l'utilisateur la modifier lui-même.
5. Sélectionnez [Envoyer automatiquement les bons de commande], le cas échéant. Recommandation : laissez la préférence définie sur sa valeur par défaut (« Désactivé ») et laissez l'utilisateur (ou un administrateur autorisé de son organisation) la modifier lui-même.

Gérer les permissions de l'utilisateur

Remarque - Téléchargez nos Permissions utilisateur recommandées par groupe d'utilisateurs PurchasePlus pour en savoir plus sur chaque permission individuelle.

1. Sélectionnez l'onglet [Permissions] de l'utilisateur. Deux options s'offrent à vous pour définir les permissions :

a. Copier les permissions d'un utilisateur existant

1. Cliquez sur [Sélectionner un utilisateur...] dans le menu déroulant sous « Copier les permissions ».

2. Cliquez sur [Enregistrer les modifications]. Cela copiera les permissions de l'utilisateur sélectionné. Si l'option [Enregistrer les modifications] n'apparaît pas, c'est que les permissions sont identiques à celles déjà définies pour cet utilisateur.

b. Définir les permissions individuellement 

1. Sélectionnez les [Permissions] que vous souhaitez attribuer à l'utilisateur.

2. Désélectionnez les [Permissions] que vous ne souhaitez pas attribuer à l'utilisateur.

3. Cliquez sur [Enregistrer les modifications] une fois que toutes les permissions ont été correctement attribuées.

Départements et organisations

Lorsqu'un utilisateur est membre d'une organisation, il a automatiquement accès à tous les niveaux d'organisation imbriqués sous cette organisation dans la hiérarchie. En supposant que vous disposiez de la permission appropriée, vous pouvez ajouter l'utilisateur à n'importe quelle organisation dont vous êtes membre, ou à toute organisation imbriquée sous une organisation dont vous êtes membre.

1. Sélectionnez l'onglet [Organisations]. Vous pouvez afficher les départements ou organisations auxquels l'utilisateur a déjà accès.

2. Cliquez sur [Ajouter une organisation]. 

3. [Recherchez] et [sélectionnez] le département ou l'organisation supplémentaire que vous souhaitez ajouter. Cliquez ensuite sur [Ajouter une organisation].

Mettre à jour l'organisation par défaut

L'organisation par défaut définit l'organisation à laquelle appartient l'utilisateur lorsqu'il se connecte à PurchasePlus.

1. Cliquez sur [Organisation par défaut] et sélectionnez l'organisation par défaut requise dans le menu déroulant.

2. Cliquez sur [Enregistrer les modifications].

Notifications

Les utilisateurs reçoivent des e-mails de notification (par exemple, des rappels d'approbation de facture) pour chaque organisation. Pour choisir si les utilisateurs doivent ou ne doivent pas recevoir de notifications, procédez comme suit :

1. Accédez à [Utilisateurs] → [Afficher tout] dans la barre de navigation latérale, puis sélectionnez l'utilisateur concerné. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche à cet effet.
2. Accédez à l'onglet [Organisations] de l'utilisateur :
3. Cliquez sur le menu [Plus] dans le tableau des organisations, puis sélectionnez [Gérer] :
4. Cochez ou décochez la case « Envoyer des notifications », puis cliquez sur [Mettre à jour] :

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Si vous avez besoin d'une assistance supplémentaire pour créer et gérer des utilisateurs, veuillez contacter notre sympathique équipe de support client chez PurchasePlus.