Valorisation des stocks

Découvrez comment PurchasePlus détermine le prix à appliquer lors de la réception de marchandises dans les stocks, et comment ce prix influe sur la valeur de vos stocks.

En résumé : lorsque vous réceptionnez des marchandises dans vos stocks, PurchasePlus les valorise au prix le plus précis disponible à cet instant. Si la facture du fournisseur est déjà présente dans le système, le prix facturé est utilisé.

Remarque : Cet article décrit le fonctionnement du module Inventaire dans PurchasePlus. Le module Inventaire de PurchasePlus a été repensé et présente des différences substantielles par rapport au module Inventaire de Legacy PurchasePlus.

L'ordre de priorité

Le prix imputé aux stocks correspond systématiquement au prix indiqué sur la ligne du bon de réception au moment où celui-ci est finalisé. PurchasePlus préremplit ce prix à l'aide des meilleures informations disponibles :

1. Prix de la facture. Si une ligne de facture a été associée à la ligne de bon de commande dans PurchasePlus, le prix facturé est appliqué. Il s'agit du prix effectivement facturé, représentant ainsi la valeur la plus exacte possible. Veuillez noter que la facture doit être liée au niveau de la ligne. Une facture qui correspond simplement au bon de commande ne suffit pas, et la ligne de facture associée n'a pas besoin de porter sur le même produit.
2. Prix du bon de commande. Si aucune ligne de facture n'est liée, le prix du bon de commande est utilisé. Il s'agit du montant que votre organisation a accepté de payer, constituant ainsi la meilleure estimation disponible au moment de la réception.

La personne réceptionnant les articles peut remplacer le prix prérempli sur n'importe quelle ligne avant de finaliser le bon de réception. Cela s'avère particulièrement utile lorsque la facture n'est pas encore parvenue mais qu'un bordereau de livraison indique le prix réel, ou pour les articles au poids dont le poids ou le prix livré diffère de la commande. Quel que soit le prix affiché sur la ligne lors de la finalisation du bon de réception, c'est ce dernier qui est comptabilisé dans les stocks.

Pourquoi cela importe pour la valeur des stocks

Dans PurchasePlus, les stocks sont valorisés selon une moyenne pondérée. Chaque réception est intégrée à la valeur unitaire moyenne de cet article de stock à cet emplacement de stockage. Cela signifie que le prix utilisé au moment de la réception se répercute directement sur la valeur de vos stocks, puis dans les inventaires, les rapports d'écarts et le calcul du coût de revient des fiches techniques de stock.

Vous pouvez consulter à tout moment la valeur unitaire actuelle et la valeur totale de vos articles de stock en accédant à [Inventaire] → [Emplacements de stockage] et en cliquant sur un emplacement de stockage. Consultez notre article Introduction à l'inventaire, Partie 3 : Emplacements de stockage pour en savoir plus.

Que se passe-t-il lorsque la facture arrive plus tard ?

Il s'agit du point essentiel à retenir. Dans le secteur de l'hôtellerie-restauration, il est tout à fait courant que les marchandises arrivent avant la facture. Dans ce cas, la réception est valorisée au prix du bon de commande. Si la facture parvient ultérieurement avec un prix différent, la valeur du stock n'est pas ajustée rétroactivement. PurchasePlus ne recalcule pas rétroactivement la valeur des stocks déjà réceptionnés.

À la place, la différence entre le bon de commande et la facture est détectée automatiquement par le rapprochement de factures (Invoice Match) et mise en évidence sous la forme d'alertes de facturation destinées à votre équipe de comptabilité fournisseurs. Consultez notre article Introduction aux bons de réception pour en savoir plus sur le signalement des écarts.

Exemple concret

Un hôtel commande 10 cartons de poulet à 50,00 $ le carton. Les marchandises arrivent le lundi, mais la facture n'est pas encore arrivée.

• La réception comptabilise 10 cartons en stock à 50,00 $ l'unité (500,00 $ au total), sur la base du prix du bon de commande.
• La facture arrive le mercredi à 52,00 $ par carton. Le rapprochement de factures signale l'écart de 2,00 $ par carton par rapport au bon de commande, et l'équipe de comptabilité fournisseurs résout l'écart.
• Le stock déjà présent reste valorisé à 50,00 $ le carton. La différence de 20,00 $ n'est pas répercutée dans le stock, mais la prochaine réception (et ultérieurement l'inventaire) réalignera la moyenne avec la réalité.

Si, à l'inverse, la facture avait été enregistrée dans le système avant la réception des marchandises, celle-ci aurait été immédiatement comptabilisée à 52,00 $ le carton.

Exemples pratiques

1. Prix de la facture appliqué (la facture était présente dans le système au moment de la réception)

Un hôtel réceptionne 1 800 unités de mouchoirs en papier dans le cadre d'un bon de commande permanent. Le prix du bon de commande était de 1,6400 $ par unité, mais plusieurs factures étaient déjà parvenues dans PurchasePlus à 1,6389 $ par unité avant la finalisation du bon de réception. Le stock a été valorisé au prix facturé de 1,6389 $, et non au prix du bon de commande. Il s'agit d'un faible écart, mais d'une démonstration claire de l'application de la première règle de priorité.

2. Prix du bon de commande appliqué, la facture arrivant plus tard à un prix différent

Un complexe hôtelier finalise un bon de réception en soirée, avant la réception de la moindre facture. Chaque ligne entre en stock au prix du bon de commande. La facture est arrivée deux jours plus tard, et une ligne de boissons commandée à 56,60 $ l'unité a été facturée à 63,30 $. Les 10 unités restent valorisées en stock à 56,60 $, et l'écart de 6,70 $ n'est jamais répercuté dans l'inventaire. Il apparaît en revanche dans le rapprochement de factures, où l'équipe de comptabilité fournisseurs peut régulariser la situation auprès du fournisseur.

Ce qu'il faut retenir en une phrase

Le prix de la facture est appliqué s'il est disponible, sinon c'est le prix du bon de commande. Le rapprochement de factures garantit que tout écart est identifié et résolu, même si le stock déjà réceptionné ne fait pas l'objet d'une réévaluation.

Articles connexes

• Réceptionner des marchandises à partir d'un bon de commande
• Introduction aux bons de réception
• Introduction à l'inventaire, Partie 2 : Articles de stock
• Introduction à l'inventaire, Partie 3 : Emplacements de stockage
• Introduction à l'inventaire, Partie 5 : Inventaires

Si votre organisation souhaite commencer à utiliser le module Inventaire de PurchasePlus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou notre équipe Customer Success pour obtenir de l'aide sur l'activation du module et organiser des formations pour vos utilisateurs (si nécessaire).