Réceptionner des marchandises
Réceptionner des marchandises
Accéder directement à :
- Qu'est-ce que la réception en inventaire ?
- Avancé : comment fonctionne la réception en inventaire ?
- Guide : Comment réceptionner des marchandises en inventaire
- Retourner du stock à un fournisseur
Réception en inventaire
Lorsque vous recevez une livraison liée à un Bon de commande, vous pouvez utiliser PurchasePlus pour « réceptionner » les marchandises (c'est-à-dire enregistrer numériquement les articles et les quantités reçus), afin de savoir quand votre Bon de commande est honoré et de pouvoir payer la Facture du fournisseur en toute confiance. Cette fonctionnalité est standard dans presque toutes les configurations de PurchasePlus.
Les utilisateurs de notre module optionnel Inventaire peuvent aller encore plus loin et choisir de « Réceptionner les marchandises en inventaire », ce qui signifie que les quantités des Articles en stock dans un Emplacement de stock spécifié sont mises à jour automatiquement. Les marchandises nouvellement reçues peuvent ainsi être immédiatement consultées dans les Rapports, utilisées dans des Transferts, comptabilisées lors d'un Inventaire physique ou commandées à nouveau dans une Demande d'achat depuis un emplacement de stock.
Comment cela fonctionne
Afin d'harmoniser la place de marché d'achats décentralisée et axée sur l'efficacité de PurchasePlus avec le contrôle précis des stocks requis par les gestionnaires d'inventaire, nous avons introduit trois concepts majeurs sur notre plateforme :
- Éligibilité des articles en stock
- « Réceptionner en tant que »
- « Produits maîtres » et correspondance de produits
Nous recommandons à chaque utilisateur du module Inventaire de bien comprendre ces trois principes avant de réceptionner des marchandises en inventaire.
Concept 1 : Éligibilité des articles en stock
Lorsque vous réceptionnez avec succès des marchandises en inventaire, le résultat est que vos Articles en stock sont incrémentés (c'est-à-dire que la quantité augmente) dans l'emplacement de stock spécifié :
Dans PurchasePlus, les articles en stock doivent être :
- Des Produits qui « appartiennent » à votre organisation – c'est-à-dire des Produits « appartenant à l'acheteur ».
- Des produits avec un Conditionnement de vente défini sur « Unité de 1 ».
Concernant le point 1 ci-dessus, cela signifie que vous ne pouvez pas conserver des Produits appartenant au fournisseur comme articles en stock. Cela permet d'éviter qu'un fournisseur ne modifie son produit appartenant au fournisseur (changement de nom, de conditionnement de vente ou d'unité de mesure), ce qui affecterait vos niveaux de stock et vos valorisations d'inventaire hors de votre contrôle.
Cette restriction permet un contrôle rigoureux et granulaire de votre inventaire dès le départ, mais la Création et la Gestion des articles en stock peuvent nécessiter un certain temps lors de la configuration initiale par les acheteurs. Cela dit, le processus en lui-même est simple et notre équipe est disponible à tout moment pour vous aider.
Concept 2 : « Réceptionner en tant que »
Lorsque vous réceptionnez des marchandises en inventaire, il arrive fréquemment que les marchandises reçues soient très proches, mais pas identiques, aux articles en stock que vous gérez dans votre inventaire.
À titre d'exemple simple : vous pouvez choisir de gérer un article en stock générique « Tomate ». Lorsque vous commandez des tomates auprès de votre fournisseur, il peut vous livrer :
- Tomate Roma
- Tomate Cœur de bœuf
- Tomate Celebrity
...que vous pouvez toutes Réceptionner en tant que votre article en stock « Tomate » afin d'incrémenter son niveau de stock. C'est à vous de décider entièrement, lors du processus de réception, quels articles vous Réceptionnez en tant que votre article en stock ; il est même possible de réceptionner des articles sans rapport (par ex. « Canette de soda ») en tant que votre article en stock (par ex. « Tomate ») et d'en incrémenter le stock.
CONSEIL : Définissez des articles en stock assez génériques pour favoriser la flexibilité et la rapidité lors du processus de réception.
Rassurez-vous : vous n'avez pas besoin de sélectionner manuellement les bons articles en stock à associer lors du processus de réception. PurchasePlus suggère intelligemment et préremplit les articles en stock qui correspondent étroitement aux articles livrés par le fournisseur afin d'accélérer vos flux de travail.
Pour en savoir plus sur cette stratégie de correspondance, consultez la section suivante.
Concept 3 : Produits maîtres et correspondance de produits
PurchasePlus héberge des millions de produits appartenant aux acheteurs et aux fournisseurs dans sa base de données. De plus, nous gérons en interne une liste complète de « Produits maîtres » qui nous « appartiennent ». Vous verrez parfois des produits dont le propriétaire est « Marketboomer » : il s'agit de l'entreprise à l'origine de PurchasePlus !
Les produits appartenant aux acheteurs (par ex. les articles en stock) ou les produits appartenant aux fournisseurs peuvent être « mis en correspondance » avec l'un de nos produits maîtres par notre équipe d'experts :
Cela permet aux acheteurs de :
- Accéder à des comparaisons de prix en temps réel pour un même article vendu par plusieurs fournisseurs (par exemple lors de la création d'une Demande d'achat),
- Créer des listes d'achats efficaces et faciles à utiliser pour les membres de leur organisation, et
- Accélérer le processus de réception en inventaire.
Zoom détaillé : Comment les produits maîtres et les produits de substitution accélèrent la réception en inventaire
La réception en inventaire implique une « affectation » complexe entre :
- L'article en stock que vous souhaitez incrémenter dans votre inventaire, et
- Le produit réel et unique que votre fournisseur vous a envoyé.
La manière dont PurchasePlus facilite cette affectation sans obliger l'utilisateur à assigner manuellement un article en stock à chaque produit du Bon de commande repose sur les produits associés à un produit maître et les produits de substitution.
- Produits maîtres : Si vos articles en stock ont été associés à un produit maître par notre équipe, ET que vos fournisseurs proposent des tarifs sur ce produit maître, alors lorsque vous commandez un produit maître (par exemple, dans une Demande d'achat depuis une liste d'achats), votre article en stock associé est automatiquement sélectionné lors de la réception de cette livraison en inventaire.
- Produits de substitution : comme mentionné ci-dessus, un article en stock doit avoir un conditionnement de vente de type « Unité de 1 ». Cependant, le produit de votre fournisseur peut être vendu en carton de 24. Ils sont considérés comme des produits différents dans notre système, mais ils peuvent être « liés » aux fins de la réception en inventaire en créant une Relation de produit de substitution.
Si vous réceptionnez une livraison en inventaire et qu'il n'y a ni correspondance avec un produit maître ni relation de produit de substitution établie entre le produit du fournisseur et votre article en stock, PurchasePlus fera de son mieux pour suggérer d'autres correspondances (selon plusieurs critères tels que la similarité du produit). Il est toutefois recommandé d'examiner attentivement les correspondances et éventuellement de choisir manuellement l'article en stock (ou de créer un tout nouvel article en stock) vous-même. La première fois que vous ferez cela, notre système créera automatiquement la relation de produit de substitution et la mémorisera pour les futures réceptions en inventaire !
Réceptionner des marchandises en inventaire
La réception en inventaire commence par la création d'un nouveau Bon de réception. Dans PurchasePlus, les bons de réception doivent être créés à partir de bons de commande ; il n'est pas possible de créer un bon de réception en dehors d'une relation avec un bon de commande.
Pour créer un nouveau Bon de réception :
Étape 1 : Accédez à [Bons de commande] → [Afficher tout] dans la barre de navigation latérale. Cliquez sur l'icône de [Camion] dans la colonne Bon de réception pour créer un bon de réception associé au Bon de commande :
Étape 2 : Sélectionnez [Réceptionner en inventaire] :
...et renseignez les champs qui s'affichent :
- « Emplacement de stock de destination » est l'emplacement de stock où les articles en stock seront incrémentés.
- « Réceptionner tous les articles en attente » signifie que chaque article du bon de réception sera prérempli avec la quantité restante à recevoir. Vous pouvez toujours vérifier manuellement chaque article avant de finaliser le bon de réception.
- « Date physique » correspond à la date à laquelle les marchandises ont été physiquement reçues, celle-ci pouvant souvent différer de la date de création du bon de réception.
Une fois ces trois champs remplis, cliquez sur [Créer un bon de réception].
Étape 3 : La page qui s'affiche est un Bon de réception au statut Brouillon. Nous vous recommandons d'examiner attentivement chaque ligne du bon de réception pour vous assurer que la quantité d'articles que vous recevez est correcte et que l'article en stock associé à chaque ligne est le bon :
Si vous avez sélectionné « Réceptionner tous les articles en attente » à l'étape 2 ci-dessus, vous devrez peut-être modifier la quantité d'articles à réceptionner si vous avez reçu plus ou moins que prévu.
Si vous devez sélectionner un article en stock différent de celui sélectionné automatiquement par PurchasePlus, cliquez d'abord sur le bouton [Options avancées] sur la ligne concernée (voir l'image ci-dessous). Remarque : S'il s'agit de la première fois que vous recevez cet article en stock, vous devrez d'abord Créer un nouvel article en stock.
Cliquez ensuite sur l'icône de corbeille pour effacer la sélection :
Enfin, vous serez invité à choisir parmi une liste d'articles suggérés ou à rechercher un article en stock spécifique :
Cliquez sur [Appliquer les modifications].
Étape 4 : Cliquez sur [Marquer comme reçu] pour finaliser le bon de réception. Les articles en stock identifiés seront incrémentés de la quantité reçue dans l'emplacement de stock cible au moyen d'un Transfert d'entrée en stock.
Veuillez noter : Lorsqu'un emplacement de stock fait l'objet d'un Inventaire physique en cours, les transferts d'entrée en stock dans l'inventaire ne sont pas finalisés automatiquement. Les utilisateurs doivent retrouver le transfert d'entrée en stock et cliquer manuellement sur [Marquer comme terminé] lorsqu'ils sont prêts à le faire.
Une fois l'inventaire physique terminé, les entrées en stock dans l'inventaire redeviennent automatiques.
Retourner du stock à un fournisseur
Une fois que le stock a été réceptionné en inventaire, son niveau de stock ne peut être ajusté qu'à l'aide de transferts.
Dans le cas où du stock doit être retourné à un fournisseur, veuillez suivre ces étapes.
Tout d'abord, créez un nouveau Transfert de type « Ajustement de stock », définissez comme emplacement d'origine l'emplacement de stock où le stock a été initialement reçu, et définissez comme emplacement de destination le fournisseur auquel le stock est retourné :
Ensuite, recherchez les articles en stock à retourner au fournisseur. Indiquez la quantité à retourner, puis répétez l'opération pour chaque article en stock retourné. Vous pouvez utiliser le filtre [[Masquer les articles à quantité nulle]](/docs/for-purchasers/introduction-to-inventory-transfers#HideZeroQuantity) pour faciliter la vérification du transfert.
Une fois que vous avez ajouté tous les articles en stock et leurs quantités au transfert, vous pouvez soumettre le transfert pour approbation ou cliquer sur [Marquer comme terminé] (selon vos autorisations utilisateur) :
Une fois le transfert marqué comme terminé, les niveaux de stock seront correctement ajustés dans PurchasePlus. Toutefois, la communication avec le fournisseur et le transporteur (le cas échéant) devra s'effectuer en dehors de la plateforme.