Transferts

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• Introduction
• Types de transferts
• Statuts des transferts
• Afficher les transferts
  • Masquer les lignes à quantité nulle dans un transfert ouvert
  • Imprimer un transfert
  • Joindre un fichier à un transfert
• Créer et gérer des transferts
• Importer et exporter des transferts
• Finaliser des transferts
  • Annuler des transferts
• Journaux de transfert

Transfert

Un transfert est un moyen de gérer (et de comptabiliser) le déplacement d'articles de stock entre différents emplacements de stock. 

Un transfert peut être créé manuellement à tout moment si l'utilisateur dispose de l'autorisation « Gérer les transferts », ou il peut être généré automatiquement lors de certaines actions – par exemple, la réception de marchandises ou lors de la configuration initiale des soldes d'ouverture dans un emplacement. 

Des bons de transfert sont créés pour chaque type de transfert, où vous pouvez consulter un récapitulatif détaillé de l'Origine, de la Destination, des Articles de stock transférés et d'autres informations importantes.

Types de transferts

Il existe plusieurs types de transferts dans le module Stock de PurchasePlus :

• Transfert de stock : utilisé pour déplacer des articles de stock d'un emplacement à un autre,
• Ajustement de stock : utilisé pour ajuster la quantité d'un ou plusieurs articles de stock dans un emplacement de stock,
• Écart de stock : utilisé pour transférer l'écart entre la quantité prévue et la quantité réelle des articles de stock dans un emplacement de stock. Cela se fait généralement dans le cadre d'un inventaire.
• Transfert de solde d'ouverture : utilisé pour renseigner pour la toute première fois des articles de stock dans un emplacement. La quantité d'ouverture initiale sera transférée depuis votre emplacement des soldes d'ouverture. Cela peut être effectué via l'importation d'un fichier CSV. Veuillez consulter notre article Importer des soldes d'ouverture par CSV pour plus d'informations.
• Entrée de stock : utilisé pour comptabiliser un transfert d'articles de stock de l'un de vos fournisseurs vers votre emplacement de stock. Ce transfert est créé automatiquement lors de la réception de marchandises à partir d'un bon de commande vers un emplacement de stock.

Statuts des transferts

Chaque transfert a un statut qui indique où il se trouve dans son cycle de vie. Les statuts de transfert possibles sont :

• Ouvert : Le transfert a été créé, mais n'est pas encore terminé. À l'état Ouvert, un transfert peut être modifié par les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les transferts ». Des articles de stock peuvent encore être ajoutés au transfert, et certains paramètres du transfert peuvent être modifiés dans cet état. Le moment venu, un transfert ouvert peut être marqué manuellement comme Terminé par tout utilisateur disposant de l'autorisation « Finaliser les transferts ».
• En attente d'approbation : Le transfert est en attente d'approbation par un utilisateur habilité au sein de votre organisation. Seuls les approbateurs peuvent apporter des modifications à un transfert sous ce statut.
• Terminé : Le transfert a été finalisé, soit manuellement par un utilisateur disposant de l'autorisation « Finaliser les transferts », soit automatiquement lors de certaines actions – par ex., la réception d'articles de stock dans votre inventaire. Les articles de stock indiqués sur le bon de transfert ont été déduits de l'emplacement d'origine et ajoutés à l'emplacement de destination. Aucun nouvel article de stock ne peut être ajouté au transfert, et aucun paramètre ne peut être modifié sur un transfert terminé. Une fois à l'état Terminé, le transfert ne peut être ni annulé ni inversé, car le déplacement des articles de stock et tous les calculs importants qui en découlent ont été exécutés. 
• Annulé : Un transfert ouvert peut être « Annulé » avant d'être marqué comme Terminé, et aucune autre action ne peut être effectuée sur le transfert une fois qu'il est à l'état Annulé.

Afficher vos transferts

Les utilisateurs peuvent visualiser les transferts sur l'ensemble de leurs emplacements en accédant à [Stock] → [Transferts] dans la barre de navigation latérale.

You can click on the Transfer (i.e. 'TX01234') to view a Transfer in more detail, including the Origin, Destination, Stock Items and Quantities included in the Transfer:

Vous pouvez consulter des informations détaillées sur un transfert, par exemple l'heure et la date de création du transfert, l'utilisateur qui en est à l'origine ou le document à partir duquel le transfert a été généré automatiquement, en cliquant sur le bouton [Afficher ou masquer les détails] dans l'en-tête du transfert :

Masquer les lignes à quantité nulle dans un transfert ouvert

Lorsque vous consultez un transfert à l'état Ouvert (par exemple lors de la création initiale du transfert ou de sa vérification avant finalisation), vous pourrez voir tous les articles de stock disponibles dans l'emplacement d'origine, au cas où vous souhaiteriez en ajouter au transfert.

Vous souhaiterez parfois masquer les articles de stock ayant une quantité nulle sur un transfert, afin de ne voir que les articles en cours de transfert.

Vous pouvez cocher la case [Masquer les articles à quantité nulle] à cette fin :

Imprimer un transfert

Pour générer une version imprimable d'un transfert, cliquez sur [Imprimer le transfert] dans l'en-tête du transfert :

Une boîte de dialogue du navigateur s'affiche, vous invitant à sélectionner votre imprimante et vos options d'impression.

Joindre un fichier à un transfert

Les utilisateurs peuvent joindre un fichier d'une taille maximale de 5 Mo à un transfert en cliquant sur [Téléverser une nouvelle pièce jointe] dans l'onglet [Pièces jointes] du transfert :

Importer et exporter des transferts

Importer des transferts

Les transferts de solde d'ouverture (c'est-à-dire l'intégration initiale d'articles de stock dans un emplacement de stock) peuvent être effectués via un import CSV. Veuillez lire l'article Créer un transfert de solde d'ouverture via un import CSV pour connaître le format CSV requis et les règles de validation avant de téléverser votre fichier CSV.

Exporter des transferts

N'importe quel transfert peut être « exporté », ce qui signifie que les données du transfert (données produit, quantité, valeurs) peuvent être téléchargées sous forme de fichier CSV.

Pour exporter un transfert, accédez au transfert concerné, puis cliquez sur l'onglet [Exportations]. Enfin, cliquez sur [Créer une nouvelle exportation] et confirmez l'action :

L'exportation apparaîtra dans le tableau des exportations dès que son traitement sera terminé et qu'elle pourra être téléchargée.

Créer et gérer des transferts

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les transferts » peuvent : 

• La méthode recommandée pour créer un nouveau transfert consiste à cliquer sur le bouton [Créer un nouveau transfert] en haut à droite de la page [Stock] → [Transferts]. Chaque transfert nécessite la sélection d'une origine et d'une destination avant d'être créé. Les articles de stock inclus dans le transfert seront transférés de l'origine vers la destination lors de la finalisation du transfert.

• Le formulaire [Créer un nouveau transfert] créera un transfert à l'état Ouvert ; des articles de stock pourront alors être ajoutés au transfert et certains paramètres pourront être modifiés. Pour la plupart des types de transferts, tous les articles de stock contenus dans l'emplacement d'origine apparaîtront sur le transfert, avec une quantité de transfert égale à zéro. La quantité de n'importe quel article de stock peut être modifiée pour une valeur supérieure à zéro, ce qui déclenchera le transfert de cette quantité vers l'emplacement de destination lors de la finalisation du transfert.
• Tout transfert à l'état Ouvert peut être modifié par un utilisateur disposant de l'autorisation « Gérer les transferts ». De plus, les utilisateurs autorisés peuvent mettre à jour l'emplacement de destination d'un transfert à l'état Ouvert.
• De plus, les transferts peuvent être créés à partir d'un emplacement de stock. En savoir plus.

Finaliser des transferts 

Pour marquer un transfert comme Terminé (ce qui déduira les quantités d'articles de stock dans l'emplacement d'origine et les ajoutera dans l'emplacement de destination), cliquez sur le bouton [Marquer comme terminé] dans l'en-tête du bon de transfert. Une fois à l'état Terminé, le transfert ne peut être ni annulé ni inversé, car le déplacement des articles de stock et tous les calculs importants qui en découlent ont été exécutés. Cette action est régie par l'autorisation « Finaliser les transferts ».

Annuler des transferts

Un transfert à l'état Ouvert peut être annulé depuis la page [Stock] → [Transferts] en cliquant sur [Plus], puis sur [Annuler le transfert]. Cette action est irréversible.

De plus, si un approbateur refuse un transfert, celui-ci est annulé. Cette action est irréversible.

Journaux de transfert

Lors de la consultation d'un article de stock au sein d'un emplacement de stock, vous pouvez afficher des détails supplémentaires concernant les variations de quantité et de valeur résultant des entrées et sorties de cet article dans l'emplacement de stock. Ces détails prennent la forme d'un journal de transfert.

Pour afficher un journal de transfert, accédez d'abord à un emplacement de stock, puis cliquez sur [Afficher le journal des transferts] dans le menu [Plus] situé à côté de n'importe quel article de stock :

En cliquant sur [Afficher le journal des transferts], une fenêtre s'affiche dans laquelle vous pouvez consulter les transferts impliquant cet article de stock dans cet emplacement spécifique, les quantités entrantes, sortantes et le solde, les valeurs unitaires et les valeurs du solde, ainsi que tous les commentaires laissés sur le transfert :

Remarque : Les journaux de transfert sont spécifiques à un article de stock au sein d'un emplacement de stock donné – vous ne pouvez pas visualiser le journal de transfert d'un article de stock sur l'ensemble de vos emplacements de stock dans une seule et même vue.

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Ceci est la 4e partie de notre série d'introduction à la gestion des stocks. 

• Lire Introduction à la gestion des stocks, partie 1
• Lire Introduction à la gestion des stocks, partie 2 : Articles de stock
• Lire Introduction à la gestion des stocks, partie 3 : Emplacements de stock
• Lire Introduction à la gestion des stocks, partie 5 : Inventaires

Comment commencer à utiliser le module Stock ?

Si votre organisation souhaite commencer à utiliser le module Stock de PurchasePlus, veuillez contacter votre gestionnaire de compte ou notre sympathique équipe Customer Success pour obtenir de l'aide sur l'activation du module et organiser des formations pour vos utilisateurs.

Remarque pour les acheteurs utilisant Legacy PurchasePlus

Le module Stock de PurchasePlus a été repensé et est sensiblement différent de celui de Legacy PurchasePlus. Les organisations effectuant la migration de Legacy PurchasePlus vers PurchasePlus bénéficieront d'un accompagnement supplémentaire lors de la transition.