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Ce que sont les stocks
Les stocks sont un module optionnel qui peut être inclus dans votre forfait PurchasePlus pour vous aider à mieux contrôler et réduire vos coûts d'approvisionnement grâce à :
- La réception des produits issus des livraisons de vos fournisseurs directement dans vos stocks, et le suivi de vos niveaux de stock,
- Le suivi de la valeur financière totale de tous les articles en stock dans vos emplacements de stockage,
- La comptabilisation des transferts d'articles en stock entre emplacements (ou d'autres mouvements d'articles en stock, par ex. les écarts lors des inventaires),
- La réalisation d'inventaires périodiques pour vérifier les niveaux de stock dans ces emplacements.
Si votre organisation a activé les stocks, la section [Stocks] sera disponible dans la barre de navigation latérale :
Ce qui est inclus
Le module Stocks comprend quatre fonctionnalités majeures : Articles en stock, Emplacements de stockage, Transferts et Inventaires. Nous examinerons chacune de ces quatre fonctionnalités plus en détail ci-dessous.
Articles en stock
Un article en stock est un produit disponible dans vos stocks et pouvant être ajouté et conservé dans un ou plusieurs de vos emplacements de stockage.
En tant qu'article en stock, vous pourrez réceptionner des lignes de bon de commande sur celui-ci, ainsi que l'inclure dans des transferts, des collections ou des articles de point de vente. Si votre organisation crée un nouvel article en stock, il apparaîtra également sous forme de produit dans sa section Tous les produits, et votre organisation sera définie comme propriétaire du produit.
Consultez notre article Introduction aux articles en stock pour plus d'informations.
Emplacements de stockage et emplacements système
Un emplacement de stockage peut être représentatif d'un lieu physique au sein de votre organisation où les articles en stock sont entreposés. Les emplacements de stockage peuvent également servir de point d'origine ou de destination pour un transfert de stock, d'emplacement où réceptionner des articles en stock sur un bon de réception, et d'emplacement où un inventaire peut être effectué.
Un emplacement système est un emplacement non physique utilisé à des fins comptables — par exemple, transférer un article en stock d'un emplacement de stockage vers un emplacement système afin d'enregistrer un écart lors d'un inventaire.
Vous pouvez consulter les emplacements de stockage et système sur leurs pages respectives sous la rubrique [Stocks] dans la barre de navigation latérale :
Consultez notre article Introduction aux emplacements de stockage pour plus d'informations.
Transferts
Un transfert est un moyen de comptabiliser le mouvement d'articles en stock entre des emplacements de stockage et/ou système.
Un transfert peut être créé manuellement à tout moment si l'utilisateur possède l'autorisation « Gérer les transferts », ou bien il peut être créé automatiquement lors de certaines actions — par exemple, la réception de marchandises ou lors de la configuration initiale des soldes d'ouverture d'un emplacement.
Des bons de transfert sont créés pour chaque type de transfert, afin qu'un récapitulatif détaillé de l'Origine, de la Destination, des articles en stock transférés et d'autres informations importantes puisse être consulté.
Consultez notre article Introduction aux transferts pour plus d'informations.
Inventaires
Un inventaire est une méthode permettant de vérifier systématiquement la quantité de produits que vous détenez dans un emplacement de stockage. Dans PurchasePlus, un inventaire est effectué dans un emplacement de stockage et comporte une « période » définie (c.-à-d. une année et un mois calendaires). L'inventaire permet aux utilisateurs de votre organisation de compter le nombre réel d'articles en stock dans l'emplacement, afin que ce décompte puisse ensuite être comparé au nombre théorique d'articles en stock dans l'emplacement. L'écart entre le décompte réel et le décompte théorique doit être comptabilisé dans un transfert d'écart avant la clôture de l'inventaire.
Les autorisations de gérer et de clôturer les inventaires sont contrôlées par des droits utilisateur, afin de garantir la qualité des données de chaque inventaire.
Consultez notre article Introduction aux inventaires pour plus d'informations.
Comment le stock est valorisé
Dans le monde de la gestion des stocks et des progiciels de gestion intégrés (ERP), connaître avec exactitude la valeur de votre stock peut être une cible mouvante ; les prix des fournisseurs peuvent fluctuer régulièrement en raison de l'inflation, des remises sur volume ou des variations saisonnières.
Pour lisser ces fluctuations, la plupart des systèmes modernes (y compris PurchasePlus) adoptent la méthode du Coût Moyen Unitaire Pondéré (CMUP) (ou WAC en anglais). Contrairement à la méthode FIFO (Premier entré, premier sorti), qui suit des lots spécifiques, le CMUP combine les coûts de toutes les unités disponibles pour créer un prix unitaire unique et « pondéré ».
La formule principale
Pour calculer avec précision le prix stocké, vous ne pouvez pas simplement faire la moyenne des prix unitaires (par exemple, 10 $ et 20 $ ne donnent pas nécessairement une moyenne de 15 $). Vous devez également tenir compte du volume d'articles achetés à chaque niveau de prix.
Par conséquent, Prix stocké = Coût total du stock disponible / Quantité totale disponible.
Exemple concret de stock : Le café
Voyons comment un système ERP calculerait la valeur des « Grains d'espresso » sur un mois de livraisons.
- Le stock initial. Vous commencez le mois avec un reliquat de stock de la période précédente.
- Quantité : 50 kg
- Prix unitaire : 12,00 $
- Sous-total : 600,00 $
- La nouvelle livraison. Au milieu du mois, vous achetez davantage de grains, mais le fournisseur a augmenté ses prix.
- Quantité : 150 kg
- Prix unitaire : 15,00 $
- Sous-total : 2 250,00 $
- Le calcul du CMUP. Pour déterminer votre nouveau prix stocké, l'ERP combine ces deux « lots » de stock :
| Origine de l'article | Quantité | Coût unitaire | Coût total |
|---|---|---|---|
| Stock initial | 50kg | 12,00 $ | 600,00 $ |
| Nouvelle livraison | 150kg | 15,00 $ | 2250,00 $ |
| Totaux | 200kg | 2850,00 $ |
En appliquant la formule du CMUP : Prix stocké : 2850,00 $/200kg = 14,25 $
Pourquoi utiliser le CMUP ?
- Cohérence : Il évite les « pics de profit ». Si vous vendez un paquet de café à 30 $, votre marge bénéficiaire reste stable, que vous ayez pris sur l'étagère le paquet « bon marché » ou le paquet « cher ».
- Simplicité : Dans les environnements à volume élevé (comme un entrepôt contenant des milliers de boulons ou de vis identiques), il est matériellement impossible de suivre quelle unité spécifique a été achetée à quel prix. Le CMUP traite l'inventaire comme un ensemble unique.
- Précision automatisée : Les systèmes ERP et de gestion des stocks mettent à jour ce « Prix stocké » chaque fois qu'un nouveau bon de réception (GRN) est enregistré, garantissant que votre bilan comptable est toujours à jour.
Conseil : Bien que le CMUP soit idéal pour le commerce de détail général, l'hôtellerie-restauration et la fabrication, il peut ne pas convenir aux articles avec date de péremption ou aux biens uniques de grande valeur (comme les bijoux), pour lesquels le suivi des coûts spécifiques est plus critique.
Comment le POS met à jour les stocks
Le Point de vente (POS) est un module optionnel qui vous permet de déduire des articles en stock (ou des recettes contenant des articles en stock) d'un emplacement de stockage lorsque vous effectuez une vente dans votre restaurant, bar ou café. De plus, il vous permet de conserver un historique des données de vente dans PurchasePlus, vous permettant ainsi de recouper les mouvements de stock, les prix de vente et bien plus encore.
Pour mettre en place le module POS, votre organisation doit d'abord déployer nos modules Stocks et Recettes.
En savoir plus sur le module POS de PurchasePlus.
Paramètre Niveaux de stock négatifs
Toutes les organisations utilisant les stocks dans PurchasePlus ont le paramètre « Autoriser les niveaux de stock négatifs » activé par défaut.
Ceci est la 1ère partie de notre série d'introduction aux stocks.
- Lire Introduction aux stocks, partie 2 : Articles en stock
- Lire Introduction aux stocks, partie 3 : Emplacements de stockage
- Lire Introduction aux stocks, partie 4 : Transferts
- Lire Introduction aux stocks, partie 5 : Inventaires
Premiers pas avec les stocks
Si votre organisation souhaite commencer à utiliser le module Stocks de PurchasePlus, veuillez contacter votre chargé de compte ou notre sympathique équipe Customer Success pour obtenir de l'aide sur l'activation du module et organiser des formations pour vos utilisateurs.
Remarque pour les acheteurs utilisant Legacy PurchasePlus
Le module Stocks de PurchasePlus a été repensé et diffère sensiblement du module Stocks de Legacy PurchasePlus. Les organisations effectuant une migration depuis Legacy PurchasePlus vers PurchasePlus bénéficieront d'un accompagnement supplémentaire à la migration.