Rapprochement
Rapprochement
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Relevés
Le rapprochement des relevés est la solution intégrée à la plateforme pour remplacer le rapprochement par feuilles de calcul et e-mails. Vous téléversez un relevé fournisseur, le système extrait les lignes, trouve les factures et avoirs correspondants déjà présents dans PurchasePlus, signale toute anomalie et vous offre un espace de travail unique pour résoudre chaque exception et clôturer le relevé.
L'objectif est simple : éliminer la corvée mensuelle du rapprochement, détecter les factures manquantes au plus tôt et conserver une piste d'audit conforme aux exigences financières.
- Phase 1 Importation manuelle et rapprochement de base Les utilisateurs téléversent les relevés pour une extraction par IA et examinent les résultats du rapprochement. Disponible dès maintenant
- Phase 2 Pipeline d'importation automatisée Les relevés envoyés par e-mail sont automatiquement importés, analysés et affichés dans le tableau de bord. En cours de développement < 3 mois
- Phase 3 Collaboration avec les fournisseurs et suivi Communications automatisées avec les fournisseurs, liens directs vers un formulaire de téléversement pré-rempli et flux de travail de résolution des exceptions. En cours de développement < 6 mois
Relevé
Un relevé est un document qu'un fournisseur vous envoie, généralement tous les mois, répertoriant chaque facture et avoir pour la période concernée. Chaque ligne du relevé est une ligne de relevé, et une ligne de relevé correspond à une facture ou à un avoir.
Le rapprochement s'effectue au niveau de la ligne. Le système tente de trouver la facture correspondante dans PurchasePlus, compare les totaux et attribue à chaque ligne l'un des quatre statuts. Une fois que vous avez traité les éléments nécessitant une attention particulière, vous cliquez sur Marquer comme rapproché et le relevé est clôturé.
Il n'y a pas de clôture automatique du relevé. Même si chaque ligne est automatiquement rapprochée, le relevé reste ouvert jusqu'à ce qu'une personne le confirme. Cette étape de validation humaine finale est intentionnelle.
Activer les relevés
Pour pouvoir utiliser la fonctionnalité des relevés, les conditions suivantes sont requises :
- L'option de fonctionnalité Rapprochement des relevés doit être activée pour votre unité organisationnelle.
- Votre rôle doit disposer de l'autorisation Gérer le rapprochement des relevés.
- Le relevé appartient à votre unité organisationnelle actuelle ou à l'un de ses services.
Téléverser et rapprocher un relevé
- Allez dans [Factures] \> [Relevés].
- Sélectionnez le [Fournisseur] dans le menu déroulant, glissez-déposez ou sélectionnez le fichier PDF ou image du relevé, puis cliquez sur [Démarrer l'importation].
- Cliquez sur le bouton [Lier] pour associer les lignes non associées à leur facture ou avoir correspondant.
Remarque : les lignes auront le statut En attente si le document auquel elles se rapportent n'est pas encore rapproché. Consultez l'article Comprendre les statuts des relevés pour en savoir plus sur la gestion des lignes de relevé non rapprochées.
- Une fois que toutes vos lignes de relevé sont rapprochées, cliquez sur [Rapprocher].
Remarque : si vous ne pouvez pas rapprocher une ligne de relevé, vous pouvez forcer le rapprochement. Consultez Comprendre les statuts des relevés.
- Cliquez sur [Confirmer] pour terminer le rapprochement de votre relevé.
Votre relevé est désormais rapproché.