Avoirs

Avoir

Un avoir est un document qui indique un remboursement de fonds à un acheteur. Il est généralement émis par un Fournisseur suite à l'annulation d'un Bon de commande, à une erreur de Facture, ou à des articles perdus ou endommagés. Les avoirs peuvent être utilisés pour rembourser une transaction en totalité ou en partie.

Afficher les avoirs

Vous pouvez accéder à vos avoirs en cliquant sur [Avoirs] → [Tout afficher].

Ici, vous pouvez consulter vos avoirs dans un tableau et personnaliser les colonnes du tableau selon vos préférences. Dans [Tout afficher] et [En attente de mon approbation], vous pouvez afficher une colonne Code personnalisé via [Gérer les colonnes].

Vous pouvez cliquer sur n'importe quel avoir pour afficher les détails concernant le(s) produit(s) et les montants à créditer, la référence, les commentaires et les pièces jointes.

Créer des avoirs

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les factures et les avoirs » peuvent créer un nouvel avoir depuis la section [Avoirs] dans la barre de navigation latérale en cliquant sur [Nouvel avoir] :

Un utilisateur peut créer un avoir de trois manières :

1. Manuellement,
2. En téléversant un PDF dans notre outil de numérisation par IA, ou
3. En sélectionnant un document (c'est-à-dire une Facture, un Bon de commande ou un Bon de réception), et en créant automatiquement un avoir qui correspond au document ligne par ligne.

Veuillez lire notre article sur la Création d'avoirs pour plus d'informations et pour un didacticiel étape par étape pour chaque méthode de création d'avoir.

Mettre à jour et gérer

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les factures et les avoirs » peuvent actuellement mettre à jour n'importe laquelle des lignes (indiquant les produits, quantités, prix), les paramètres, publier un commentaire ou téléverser une pièce jointe sur un avoir.

De plus, les utilisateurs autorisés peuvent suspendre, annuler et supprimer un avoir. S'il n'y a aucun indicateur d'alerte sur l'avoir, ils peuvent également marquer l'avoir comme rapproché.

Lier des avoirs à des factures

Les avoirs peuvent être « liés » à des factures, ce qui est utile pour rattacher l'avoir à une facture à des fins comptables. 

Conseil : Une seule facture peut être liée à un avoir, tandis que plusieurs avoirs peuvent être liés à la même facture.

Vous pouvez lier la facture à un avoir : \- Dans le panneau d'informations de l'en-tête d'un avoir, \- Lors de la vérification d'une tâche de numérisation par IA de type avoir, ou \- Lors de la vérification d'un avoir en cours de création à partir d'un document.

Vous pouvez également afficher la liste des avoirs liés à une facture à partir de l'onglet [Avoirs] lors de la consultation d'une facture :

Statuts des avoirs

Les avoirs peuvent se trouver dans l'un des différents états suivants :

• Ouvert : Un avoir ouvert a été créé et peut être modifié, mais n'est pas encore rapproché. 
• En attente d'approbation : Un avoir à l'état En attente d'approbation comporte un ou plusieurs indicateurs, et une approbation est maintenant requise par un approbateur de votre organisation. Une fois les approbations accordées, l'avoir passera à l'état Rapproché.
• Rapproché : Un avoir rapproché a passé avec succès toutes les vérifications requises par votre organisation et peut désormais être exporté vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Vous ne pouvez pas apporter de modifications à un avoir lorsqu'il est à l'état Rapproché. Si vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez rouvrir l'avoir.
  • Remarque : Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Peut super-approuver les factures et les avoirs » peuvent mettre à jour certains champs sur un avoir rapproché. En savoir plus.
• Suspendu : Un avoir suspendu a été mis en attente par un utilisateur de votre organisation car il peut nécessiter un examen plus approfondi ou une discussion. Aucune modification ne peut être apportée à un avoir lorsqu'il est à l'état Suspendu. Si nécessaire, vous pouvez rouvrir l'avoir pour continuer à y apporter des modifications. 
• Annulé : Un avoir annulé a été annulé par un utilisateur et n'est plus utilisé au sein de votre organisation. Vous ne pouvez pas modifier un avoir à l'état Annulé. Si vous souhaitez rétablir l'avoir et y apporter des modifications, vous pouvez le rouvrir.
• Prêt pour l'exportation : Un avoir Prêt pour l'exportation est désormais disponible dans [Factures] → [Centre d'exportation] pour être inclus dans un prochain fichier d'exportation. Une fois l'avoir exporté avec succès vers la plateforme comptable externe de votre organisation, le statut de l'avoir passera à Exporté. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état Prêt pour l'exportation. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché, puis le rouvrir pour y apporter des modifications.
  • Remarque : Ce statut est uniquement disponible pour les Organisations de type B.
• En cours d'exportation : Un avoir en cours d'exportation est actuellement en cours de transfert vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Ce processus prend généralement quelques minutes. Une fois l'exportation réussie, le statut de l'avoir passera à Exporté. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état En cours d'exportation. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché pour l'exporter à nouveau, ou rouvrir l'avoir pour y apporter des modifications.
  • Remarque : Ce statut est uniquement disponible pour les Organisations de type A.
• Exporté : Un avoir exporté a été inclus dans un ou plusieurs fichiers d'exportation et a été exporté vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état Exporté. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché, puis le rouvrir pour y apporter des modifications.

Indicateurs et seuils d'avoir

Un « indicateur » (ou Flag) est une alerte levée sur un avoir afin d'attirer l'attention sur tout problème lié au document nécessitant un examen et une approbation. Les indicateurs garantissent que seuls les avoirs répondant aux critères spécifiques de votre organisation peuvent passer à l'état Rapproché dans PurchasePlus, sans intervention manuelle. 

En savoir plus sur les indicateurs de facture et d'avoir.

Exporter des avoirs

Tout comme les factures, les avoirs peuvent être exportés vers votre plateforme comptable externe de deux manières, selon le type de votre organisation.

Organisations de type A vs organisations de type B

• Les organisations de type A exportent manuellement les avoirs (et les factures) individuellement. Cela peut se faire à tout moment après qu'un avoir a atteint l'état Rapproché.
• Les organisations de type B marquent d'abord un avoir (ou une facture) comme prêt pour l'exportation, puis créent et envoient un fichier d'exportation par lot qui inclut tous les avoirs et factures marqués comme prêts pour l'exportation depuis votre dernier export. 

Destinations du système AP et formats d'exportation

La destination électronique exacte et le format des fichiers d'exportation pour les organisations de type A et de type B sont configurés lors du déploiement de votre système PurchasePlus, mais peuvent être modifiés après le déploiement en étroite collaboration avec l'équipe PurchasePlus si nécessaire. Veuillez contacter notre sympathique équipe Customer Success pour plus d'informations.