Avoirs

Avoirs

Accéder directement à :

Avoir

Un avoir est un document qui indique un remboursement de fonds à un acheteur. Il est généralement émis par un Fournisseur suite à l'annulation d'un Bon de commande, à une erreur sur une Facture, ou à des articles perdus ou endommagés. Les avoirs peuvent être utilisés pour rembourser une transaction en totalité ou en partie.

Consulter les avoirs

Vous pouvez accéder à vos avoirs en cliquant sur [Avoirs] → [Afficher tout].

Vous pouvez y consulter vos avoirs dans un tableau et personnaliser les colonnes du tableau selon vos préférences :

Tableau Afficher tout des avoirs

Vous pouvez cliquer sur n'importe quel avoir pour afficher les détails concernant le ou les produits et les montants à créditer, la référence, les commentaires et les pièces jointes.

Détails de l'avoir

Créer des avoirs

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les factures et les avoirs » peuvent créer un nouvel avoir depuis la section [Avoirs] du menu de navigation latéral en cliquant sur [Nouvel avoir] :

Bouton Nouvel avoir

Il existe trois méthodes pour créer un avoir :

  1. Manuellement,
  2. En téléversant un fichier PDF dans notre outil de numérisation IA, ou
  3. En sélectionnant un document (c'est-à-dire une Facture, un Bon de commande ou un Bon de réception), et en générant automatiquement un avoir qui correspond ligne par ligne au document.

Veuillez consulter notre article sur la Création d'avoirs pour plus d'informations et pour accéder à un tutoriel étape par étape pour chaque méthode de création d'avoir.

Mettre à jour et gérer

Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Gérer les factures et les avoirs » peuvent actuellement mettre à jour n'importe quelle ligne (indiquant les produits, quantités, prix), les paramètres, publier un commentaire ou ajouter une pièce jointe à un avoir.

De plus, les utilisateurs autorisés peuvent suspendre, annuler et supprimer un avoir. S'il n'y a aucun signalement sur l'avoir, ils peuvent également marquer l'avoir comme Rapproché.

Associer des avoirs à des factures

Les avoirs peuvent être « liés » à des factures, ce qui est utile pour rattacher l'avoir à une facture à des fins comptables. 

Astuce : Une seule facture peut être liée à un avoir, tandis que plusieurs avoirs peuvent être liés à la même facture.

Vous pouvez lier la facture à un avoir : \- Dans le volet d'informations de l'en-tête d'un avoir, \- Lors de la vérification d'une tâche de numérisation IA de type Avoir, ou \- Lors de la révision d'un avoir en cours de création à partir d'un document.

Vous pouvez également afficher la liste des avoirs liés à une facture depuis l'onglet [Avoirs] lors de la consultation d'une facture :

Avoirs liés

Statuts des avoirs

Les avoirs peuvent se trouver dans différents états :

  • Ouvert : Un avoir ouvert a été créé et peut être modifié, mais n'a pas encore été rapproché. 
  • En attente d'approbation : Un avoir à l'état En attente d'approbation comporte un ou plusieurs Signalements, et nécessite désormais l'approbation d'un approbateur au sein de votre organisation. Une fois les approbations accordées, l'avoir passera à l'état Rapproché.
  • Rapproché : Un avoir rapproché a passé avec succès toutes les vérifications requises par votre organisation et est désormais prêt à être exporté vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Vous ne pouvez pas modifier un avoir lorsqu'il est à l'état Rapproché. Si vous souhaitez apporter des modifications, vous pouvez rouvrir l'avoir.
    • Remarque : Les utilisateurs disposant de l'autorisation « Super approbateur de factures et d'avoirs » ont la possibilité de modifier certains champs sur un avoir rapproché. En savoir plus.
  • Suspendu : Un avoir suspendu a été mis en attente par un utilisateur de votre organisation car il peut nécessiter un examen approfondi ou des discussions supplémentaires. Aucune modification ne peut être apportée à un avoir lorsqu'il est à l'état Suspendu. Si nécessaire, vous pouvez rouvrir l'avoir pour continuer à le modifier. 
  • Annulé : Un avoir annulé a été annulé par un utilisateur et n'est plus utilisé au sein de votre organisation. Vous ne pouvez pas modifier un avoir à l'état Annulé. Si vous souhaitez réactiver l'avoir et y apporter des modifications, vous pouvez le rouvrir.
  • Prêt pour l'exportation : Un avoir Prêt pour l'exportation est désormais disponible dans [Factures] → [Centre d'exportation] pour être inclus dans un prochain Fichier d'exportation. Une fois l'avoir exporté avec succès vers la plateforme comptable externe de votre organisation, son statut passera à Exporté. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état Prêt pour l'exportation. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché, puis le rouvrir pour y apporter des modifications.
  • En cours d'exportation : Un avoir en cours d'exportation est en train d'être transféré vers la plateforme comptable externe de votre organisation. Ce processus prend généralement quelques minutes. Dès que l'exportation réussit, le statut de l'avoir passe à Exporté. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état En cours d'exportation. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché pour l'exporter à nouveau, ou le rouvrir pour le modifier.
  • Exporté : Un avoir exporté a été inclus dans un ou plusieurs fichiers d'exportation et a été transmis à la plateforme comptable externe de votre organisation. Aucune modification ne peut être apportée à l'avoir lorsqu'il est à l'état Exporté. Si nécessaire, vous pouvez rétablir l'avoir à l'état Rapproché, puis le rouvrir pour le modifier.

Signalements et seuils sur les avoirs

Un « Signalement » est une alerte déclenchée sur un avoir afin d'attirer l'attention sur d'éventuels problèmes nécessitant un examen et une approbation. Les signalements garantissent que seuls les avoirs répondant aux critères spécifiques de votre organisation peuvent passer à l'état Rapproché dans PurchasePlus, sans intervention manuelle. 

En savoir plus sur les signalements de factures et d'avoirs.

Exporter des avoirs

Tout comme les factures, les avoirs peuvent être exportés vers votre plateforme comptable externe de deux manières différentes, selon votre type d'organisation.

Organisations de type A vs Organisations de type B

Destinations des systèmes de comptabilité fournisseurs et formats d'exportation

La destination électronique exacte et le format des fichiers d'exportation pour les Organisations de type A et de type B sont configurés lors du déploiement de votre système PurchasePlus, mais peuvent être modifiés après l'implémentation en étroite collaboration avec l'équipe PurchasePlus si nécessaire. Veuillez contacter notre chaleureuse équipe Customer Success pour plus d'informations.

Related articles